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Faites évoluer vos vues grâce au nouveau calendrier de l'espace de travail

Par | Publié le | 5 min. de lecture
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Nous sommes ravis de pouvoir fournir une visibilité et une flexibilité accrues à votre équipe. Le tout nouveau calendrier de l'espace de travail vous permet de mieux cerner les projets et les initiatives. Grâce à lui, vous pouvez visualiser les dates limites dans plusieurs tableaux de votre espace de travail. 

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Grâce au calendrier de l'espace de travail, vous pouvez gérer le travail d'équipe soumis à des dates limites ou à un cadre temporel spécifique. Pour les projets complexes répartis sur plusieurs tableaux, le calendrier vous fournit une vue d'ensemble pour voir le travail qui vous attend, ce sur quoi vous concentrer et les dates limites à respecter. L'aperçu des dates de début et dates limites vous permet de connaître avec précision la charge de travail de votre équipe au cours des prochaines semaines. 

Tout le monde reste sur la bonne voie grâce au calendrier de l'espace de travail

Avant de nous pencher sur son fonctionnement, voyons d'abord comment donner le meilleur de vous-même en tirant pleinement parti du calendrier de l'espace de travail : 

  • Faites en sorte que les membres de votre équipe soient plus efficaces et plus performants dans le cadre de différentes initiatives, répartissez de manière optimale la charge de travail entre les personnes impliquées et définissez des dates limites réalistes.
  • Surveillez chaque semaine les tâches de tous les membres dans les différents projets, et communiquez clairement les priorités et les points sur lesquels se concentrer.
  • Gérez des campagnes marketing intégrées sur plusieurs canaux, et assurez-vous que les principaux livrables sont lancés au bon endroit et au bon moment.
  • Clarifiez les tâches liées à la collaboration transverse (par exemple, les services commerciaux et juridiques), et faites-vous une meilleure idée des obligations et de la disponibilité de chaque membre de l'équipe.
  • Gardez une trace des dates importantes pour votre pipeline de recrutement, comme les entretiens, les activités d'intégration des nouveaux employés et les jours cible clés pour les membres de l'équipe que vous gérez.

Comment créer un calendrier de l'espace de travail

Plongeons dans le vif du sujet et créons un calendrier de l'espace de travail qui inclut les tâches de tous les membres d'une équipe dont le travail est réparti sur plusieurs tableaux.

Dans ce cas, nous voulons clarifier les tâches et les dates limites des projets de l'équipe marketing concernant les campagnes, le marketing de contenu et les lancements de produits. Nous allons donc configurer rapidement un calendrier sur plusieurs tableaux.

Vous pouvez accéder au calendrier de l'espace de travail de deux façons :

  • Sur l'écran d'accueil, sélectionnez l'espace de travail correspondant à votre équipe, puis cliquez sur « Vues ».
  • À partir d'un espace de travail ou d'un tableau d'espace de travail, cliquez sur la barre de navigation de gauche, puis sur le signe « + » en regard de « Vues de l'espace de travail ». 

Créons maintenant la vue (d'ensemble) parfaite :

  1. Dans la fenêtre contextuelle « Créer une vue », attribuez un nom approprié à cette vue.  Par exemple, « Marketing et ventes T3 ».
  2. Choisissez « Calendrier » dans la section « Afficher en tant que ». 
  3. Rendez la vue visible pour tous les membres de l'espace de travail afin de pouvoir la partager et l'utiliser lors des prochaines réunions d'équipe.
  4. Sélectionnez maintenant dans la liste les tableaux à intégrer à la vue Calendrier de votre espace de travail, ou saisissez simplement le nom du tableau. Nous sélectionnons ici des tableaux marketing liés aux campagnes, au design et aux initiatives de création de contenu. 
  5. Nous enregistrerons ensuite la vue. Elle sera automatiquement alimentée avec les tâches et les cartes des tableaux sélectionnés. Vos cartes seront classées en fonction de leur date limite. Les étiquettes, les membres ou les checklists qui y auront été ajoutés seront également visibles. 

Et voilà. Nous disposons maintenant d'un aperçu clair du premier trimestre de l'année pour l'équipe marketing. Faites défiler pour voir les prochaines étapes, et zoomez sur les semaines et les jours pour connaître la charge de travail des membres de l'équipe marketing au cours du prochain trimestre.

En outre, le calendrier de l'espace de travail comporte toutes les fonctionnalités introduites au lancement du calendrier au niveau du tableau. Vous pouvez ainsi planifier et replanifier les échéances en modifiant les dates limites ou en faisant glisser des cartes sur le calendrier. 

Lorsque vous rendez votre vue Calendrier visible pour tous les membres de l'espace de travail, tous les coéquipiers verront la vue enregistrée avec ses paramètres préférés dans leur barre de navigation de gauche. 

Petite remarque sur la confidentialité : lorsque d'autres personnes accèdent au calendrier visible par l'espace de travail à partir de la barre latérale, les membres ne pourront voir que les cartes des tableaux auxquels ils ont déjà accès dans Trello.

Concentrez-vous sur les tâches importantes grâce aux options de filtre améliorées

Vous pouvez également affiner la vue Calendrier de votre espace de travail. Puisque vous pouvez revenir rapidement à une vue personnalisée de votre travail, vous avez la flexibilité nécessaire pour travailler comme bon vous semble. 

Examinons les membres spécifiques de l'équipe marketing qui travaillent sur des tâches dans des tableaux liés au marketing et aux ventes. 

Cliquez sur l'option « Filtre » en haut à droite de votre tableau et recherchez ou sélectionnez un membre dans la section correspondante. La vue Calendrier mettra automatiquement à jour la carte correspondant à votre sélection.

Vous pouvez également filtrer par listes, étiquettes et dates. Par exemple, vous pouvez sélectionner les tâches à venir le mois prochain et récupérer les tâches qui figurent dans les listes « À venir » et « En cours » de vos tableaux. 

Sur mobile, la vue Calendrier n'est actuellement disponible que pour les tableaux d'espace de travail individuels. 

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