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Guide de l'entrepreneur pour faire découler vos affaires

Lorsque vous avez une équipe gigantesque, un budget énorme et des outils hors du commun, vous n'avez pas de soucis à vous faire quant à votre productivité personnelle. Si vous ne voulez pas accomplir une tâche, vous pouvez choisir l'un de vos nombreux employés ayant les compétences requises pour la faire à votre place.

En tant qu'entrepreneur, qu'il s'agisse de poursuivre votre carrière, de démarrer un projet parallèle ou de travailler sur une nouvelle startup, vous n'avez pas ce luxe.

Vous devez tirer le meilleur parti de chaque heure de la journée. Pour beaucoup, devenir un bon entrepreneur, cela signifie passer des nuits blanches à boire trop de café, sans même prendre de douche. Mais ce genre de comportement conduit rapidement au burnout et met HS n'importe quel entrepreneur.

L'attitude d'un entrepreneur ne devrait pas être synonyme de sacrifice de soi constant et éreintant. Si vous avez tendance à ne pas compter vos heures au point d'en ressentir les effets négatifs, la bonne nouvelle est que beaucoup de choses peuvent être automatisées, programmées ou optimisées à moindre coût.

Comment devenir un bon entrepreneur ? Ce guide vous aidera à optimiser votre temps, à travaillez mieux et à vous sentir mieux tout en développant votre entreprise.

Économisez votre énergie en automatisant

connexions-automatisation

Personne n'aime la saisie de données, mais la plupart du temps, c'est un mal nécessaire. La bonne nouvelle est que la plupart des tâches de saisie de données peuvent être automatisées, et ce, très simplement.

Par exemple, chez Process Street, j'ai mis en place une automatisation qui ajoute des tâches à Trello, récapitule les informations dans Slack, transmet les données aux feuilles de calcul et ajoute des contacts à notre CRM.

Plus besoin de coller, mettre à jour, vérifier ou notifier manuellement. Apprenez à intégrer vos outils et simplifiez-vous la vie.

Automatisez la communication de votre équipe

Tous vos outils SaaS (Trello, Evernote, Slack) peuvent dialoguer entre eux. Par exemple, si vous communiquez avec votre équipe via Slack, vous pouvez utiliser l'intégration native de Trello pour Slack. Grâce à ça, toutes les chaînes recevront des notifications automatiques de nouvelles tâches, et vous pourrez continuer à travailler dans Trello sans changer d'application tout le temps.

L'attitude Slack pour des entrepreneur plus productifs

Cela vous évite de mettre à jour Trello, puis de copier les informations sur Slack. L’intégration supprime les notifications de Trello et de vos boîtes mails et les transfère là où votre équipe à l'habitude de vérifier les infos durant la journée.

Non seulement cela vous évite de communiquer deux fois la même chose, mais cela permet également à votre équipe de rester à jour. Et en plus, tout le monde reçoit un résumé des activités de chaque appli réuni au même endroit.

Un autre conseil d'entrepreneur pour gagner du temps lorsqu'il s'agit de transmettre des tâches vers d'autres outils : réunissez vos outils de gestion de projet et ceux de gestion des tâches dans Evernote. À l'aide de Zapier, vous pouvez déterminer un tag qui envoie automatiquement des notes en tant que tâches à Trello ou autre. Ainsi, au lieu de lancer l'application pertinente à chaque fois, utilisez Evernote comme tableau de bord pour la création de tâches et le partage d'informations avec votre équipe.

Automatisez vos calendriers de réunion

On passe déjà tellement de temps à gérer nos e-mails qu'il est indispensable de simplifier la planification de réunions en évitant les échanges interminables d'e-mails pour se mettre d'accord sur une date.

J'utilise un outil, x.ai qui me fournit une assistante intelligente d'e-mail capable de gérer ce travail: Amy (intelligence artificielle). L'outil fonctionne lorsque vous mettez Amy en copie dans vos mails et que vous lui demandez de définir une date à laquelle vous pourrez rencontrer le destinataire. Elle se chargera des échanges d'e-mails, puis mettra automatiquement à jour votre calendrier.

Amy x.ai vous simplifie la vie

Vous hésitez à confier cette tâche à une l'IA ? Ne vous inquiétez pas, ça marche parfaitement. Depuis le lancement de la version bêta privée, nous utilisons x.ai chez Process Street et nous organisons des réunions avec tout le monde, des investisseurs aux meilleurs clients, sans aucun problème.

Automatisez votre communication marketing

Les e-mails marketing présentent deux dangers pour votre productivité et votre image personnelle :

    1. Vous n'en envoyez aucun, ou
    2. Vous consacrez trop de temps à les envoyer

Le meilleur moyen de ne plus perdre de temps en matière de gestion des e-mails est de configurer des réponses automatiques. Tout le matériel nécessaire (tels que des articles de blog, des offres spéciales, des infos ou encore des mises à jour) sera envoyé automatiquement suivant une séquence prédéfinie afin de développer une véritable relation avec votre public.

N'est-ce pas trop impersonnel ? Pas forcément. Il se peut que des e-mails marketing non pertinents soient envoyés, mais vos contacts vous diront ce qu'ils veulent si vous utilisez les outils adéquats, vous permettant de traiter leurs réponses.

Avec un outil tel que GetResponse, vous pouvez configurer des processus marketing dans lesquels les actions du destinataire ont une incidence sur ce qu’elles reçoivent par mail. Par exemple, les prospects qui se sont inscrits via des formulaires différents recevront des e-mails différents. De cette façon, la communication est toujours adaptée au contexte dans lequel ils interagissent avec vous.

Les réponses automatiques sont l’un des outils que vous pouvez configurer et utiliser en toute confiance sans craindre qu'elles ne tombent dans le spam ni ne soient trop impersonnelles. Un bon conseil pour réussir en tant qu'entrepreneur: mieux vaut consacrer plus de temps là où vous ajoutez de la valeur pour le client final, en créant une expérience de qualité pour vos contacts, plutôt que de perdre du temps à envoyer des e-mails manuellement.

Programmez maintenant, détendez-vous plus tard

Conseils entrepreneur

Si vous ne pouvez pas automatiser, programmez.

Rien ne me laisse plus serein au travail que de savoir qu’une machine s'occupe de la gestion de mon agenda, et me permet de consacrer du temps sur mon blog, mes réseaux sociaux, mes rappels et e-mails.

Programmez les articles de blog

Actualiser votre blog personnel ou celui de votre entreprise peut rapidement devenir une véritable épreuve si vous travaillez sans relâche jusqu'aux dates limites pour chaque projet.

Tout en sachant qu'un article doit être publié tous les mardis, vous commencez la semaine en sachant que n'importe quel tâche et projet apparaissant sur votre route risque de vous éloigner de votre objectif.

Ainsi, au lieu de bâcler le travail, écrivez plusieurs articles à l’avance et programmez leur publication.

Créez une méthodologie pour les publications sur les réseaux sociaux

Même si tout automatiser sur les réseaux sociaux n’est pas l'idéal, cela vous évitera de vous perdre dans les méandres distrayants de Twitter et Facebook plusieurs fois par jour.

Il existe de nombreux plug-ins et intégrations qui vont automatiquement tweeter à partir d'un flux RSS. Assurez-vous donc de bien les configurer pour publier instantanément les nouveaux articles sur les réseaux sociaux.

... Mais pour devenir un bon entrepreneur, vous allez probablement vouloir aller plus loin.

Pourquoi ne pas créer un flux continu à partir de vos articles déjà publiés, des articles de presse qui vous citent, ainsi que des thèmes pertinents pour votre public cible ?

Buffer Bulk

Alors un bon conseil pour devenir un entrepreneur agile : utilisez Buffer et Bulk Buffer pour créer une réserve de posts sur vos réseaux sociaux. Pour créer automatiquement un flux de curation de contenu pertinent, connectez Buffer à un outil tel que Quuu et devenez un entrepreneur incontournable et de bon conseil dans votre domaine.

Rappels d'agenda

Je dois avouer que si je n'avais pas mon téléphone pour me rappeler qu'il faut que je travaille, j'oublierais ce qu'il faut que je fasse durant la journée. En programmant des rappels récurrents, vous n'avez pas besoin d'avoir une mémoire plus performante que celle d'un poisson rouge.

Si vous avez des tâches hebdomadaires, la meilleure attitude en tant qu'entrepreneur pour gérer les rappels consiste à utiliser par exemple les répéteurs de cartes automatiques dans Trello , les rappels iOS ou Todoist et à configurer une tâche récurrente avec notification. Dans mon cas, cela me rappelle qu'un article de blog doit être prêt chaque mardi et jeudi.

Cette astuce fonctionne bien si votre calendrier est déjà rempli, car vous pouvez séparer les tâches récurrentes des événements uniques et obtenir un aperçu clair et rapide de vos tâches à effectuer.

Programmez la communication par mail

N'essayez même pas de garder une trace de toutes les personnes avec qui vous correspondez par mail : votre cerveau va exploser, et cela ne vous aidera pas à réussir dans les affaires. Vous parlez probablement avec des clients, des investisseurs et des prospects, il est donc compréhensible que vous ne parveniez pas à tout retenir. Vous pouvez planifier le suivi de plusieurs manières, ou au moins vous rappeler que vous avez des mails à envoyer :

Notez vos pensées, tâches et idées

Astuces de brainstorming

Votre esprit ne fonctionne pas de la même manière que votre liste de tâches. Malheureusement, vous commencerez à oublier des informations importantes si vous essayez de tout faire en comptant uniquement sur votre mémoire vive. Pour devenir un bon entrepreneur, vous avez besoin d'un moyen de capturer des idées où que vous soyez.

Vous pouvez utiliser un cahier papier ou une application telle que Apple Notes ou OneNote. Quel que soit le support, l'essentiel est d'en avoir un. Cela contribue à ce que votre cerveau vous envoie de bonnes idées, car vous savez que ces dernières ne seront pas perdues.

Une bonne attitude d'entrepreneur est de faire un brainstorming chaque soir ou à la fin de chaque semaine. Écrivez noir sur blanc tout ce qui vous passe par la tête, que cela vous paraisse pertinent ou non. La prochaine fois que vous consulterez cette liste, vous pourrez la transformer en liste de tâches et les ajouter à votre gestionnaire.

Rédigez votre liste de tâches de façon appropriée

La façon dont vous écrivez votre liste de tâches peut influencer la façon dont vous accomplissez votre travail. Les éléments peu clairs, généraux ou non transformables en action demandent une réflexion supplémentaire avant de pouvoir commencer.

À titre indicatif, utilisez la formulaire «verbe, nom, objet» comme modèle pour nommer les tâches. Par exemple, «envoyer un mail à James sur la carte mémoire».

En outre, dans son livre "S'organiser pour réussir" ("Getting Things Done"), David Allen nous apprend que si une tâche est trop grande pour être traitée en une fois, il faut la découper en sous-tâches qui constitueront la première étape.

Avec ces conseils simples, votre liste de tâches sera beaucoup plus facile à gérer.

N'essayez pas de réinventer la roue

Le chemin est déjà tracé

Des erreurs bêtes se produisent lorsque vous vous reposez trop sur votre mémoire ou que vous essayez de déléguer une tâche avec instructions trop succinctes. Pour tout ce que vous allez réaliser à trois reprises ou plus, cela vaut la peine de créer un processus.

Mais pourquoi?

  1. Les processus sont le moyen le plus rapide d'expliquer une tâche à un nouvel employé ou de présenter une nouvelle tâche à votre équipe.
  2. Les processus sont le moyen le plus sûr pour vous ou quiconque travaille pour vous de vérifier que le travail est bien fait.

Créer autre chose qu'un livrable peut ne pas vous sembler un bon conseil d'entrepreneuriat. Mais lorsque vous expliquerez la même tâche ou commettrez la même erreur pour la cinquantième fois, vous serez bien content/e d'avoir une documentation formelle pour vous aider.

Pour commencer à créer des processus, notez simplement les tâches que vous effectuez chaque semaine. Gardez un cahier sur votre bureau et notez-les au fur et à mesure. Il peut s’agir de la relecture d’un article, du traitement des factures ou de la promotion d’un nouveau contenu.

Le fait est que vous ne voudrez pas faire ce genre choses éternellement. Vous voudrez les déléguer. Le moment venu, vous aurez à disposition un ensemble d'instructions sans faille qui sera très utile pour celui qui prendra la relève.

Prenez soin de vous

Conseils aux entrepreneurs : prenez soin de vous

Toutes les applications, automatisations et processus du monde entier ne vous aideront pas si vous n’êtes pas physiquement en mesure d'en tirer parti. Les jours où je me mens à moi-même en pensant que je suis trop occupé pour boire un verre d'eau ou prendre un petit-déjeuner, je m'effondre toujours vers 14 heures, surtout si je dois faire preuve de créativité.

Même si vous avez tendance à ne pas vous alimenter correctement, vous pouvez éviter cette baisse de forme en prenant votre petit déjeuner, que cela vous plaise ou non. Prévoir une alimentation consistante permet de ne pas ressentir trop rapidement la faim, et vous permet de rester concentré plus longtemps. Pensez aux effets de l'alimentation sur la productivité et lisez cet article sur les bienfaits d'un bonne hydratation sur votre journée de travail.

Le sommeil est également important, même s'il varie d'une personne à l'autre. Selon la National Sleep Foundation, la quantité de sommeil dont un individu à besoin peut varier de 6 à 11 heures par nuit. Il est intéressant de tester cette variation.

Ces conseils pour «passer une meilleure nuit de sommeil» vous semble aller à l'encontre de l’attitude même du bon entrepreneur, qui est sensé être aux aguets 24h/24 ? Et bien sachez que rien ne vous entravera plus qu’une semaine entière à ne dormir que 4 heures par nuit. Mais à l'inverse, si vous dormez trop, la meilleure solution est une appli/réveil intelligent de suivi de sommeil. J'utilise Sleep Cycle, qui détecte le meilleur moment pour se réveiller, et je me suis rendu compte que je dormais trois heures en trop par nuit. Il n'y a pas de solution plus simple pour gagner 180 minutes dans la journée !

Ensuite ?

Pour bien organiser vos semaines de travail, devenir un bon entrepreneur et ne pas vous laisser submerger par la gestion de votre entreprise, considérez que vous êtes entrain de construire une pyramide : vous avez besoin d’une base solide avant de pouvoir vous concentrer sur les petits détails.

Des études montrent que prendre soin de sa santé et de son bien-être améliore votre efficacité. Cela signifie que vous devez d'abord vous occuper de votre sommeil, de votre alimentation et de votre hydratation avant de vous pencher sur vos e-mails, vos projets ou encore l'automatisation de vos tâches.

Première étape : équilibrez votre apport énergétique (pensez à planifier vos repas) et reposez-vous suffisamment. Et après ? Éliminez les tâches qui vous font perdre du temps et concentrez-vous sur l'automatisation autant que possible.

Voilà quelques conseils pour vous aider à adopter des bonnes postures et attitudes pour devenir un bon entrepreneur et réussir ! Vous avez l'énergie, la créativité et l'ingéniosité nécessaires pour transformer les habitudes qui vous aideront à réussir dans les affaires !


Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

À lire également : Un guide Trello pour optimiser son organisation personnelle par le créateur de Trello

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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