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Comment être efficace au travail en étant multitâche? C'est possible!

multitâche efficace

Le multitâche : est-ce que cela contribue ou nuit à l'efficacité au travail ? Des études scientifiques démontrent qu'il existe des moyens de gérer efficacement plusieurs tâches. 

Vous vous asseyez devant votre ordinateur pour effectuer un travail—ce qui implique souvent de faire constamment des aller-retours entre votre boîte de réception et votre projet en cours. Vous faites défiler sans conviction vos timelines sur les réseaux sociaux lorsque vous êtes en réunion. Vous participez à une téléconférence alors que vous vous rendez au travail. Vous vous brossez les dents en lisant le dernier mail de votre patron.

Cela vous dit quelque chose ? Pour la plupart d'entre nous, la journée de travail moyenne implique énormément de situation multitâches.

À moins que vous ne fassiez délibérément la sourde oreille à tous les conseils de productivité de ces dernières années, vous êtes probablement déjà au courant que votre inclination à faire plusieurs choses à la fois risque de faire chuter drastiquement votre efficacité personnelle au travail. Des études récentes affirment que le multitâche peut diminuer votre productivité de 40%.

Mais voilà : nous continuons tous à le faire. Par exemple, en écrivant cet article, j’écoute également un podcast et je relance régulièrement à mon chien cet espèce de jouet qui lance des "Pweeeet" horribles à chaque coup de dent.

Alors, même en sachant tout cela, pourquoi succombons-nous tous au chant des sirènes du multitâche ? Et si tout le monde y a recours, est-ce quelque chose de si grave ?

La différence entre le multitâche et le changement de tâches

Bien que vous entendiez beaucoup parler du concept de «multitâche» dans diverses recherches et études scientifiques, ce terme n’est pas toujours utilisé de façon adéquate.

« Nous ne pouvons vraiment pas nous concentrer sur plusieurs tâches à la fois, à l’exception de tâches automatiques telles que digérer ou respirer », déclare Susan Weinschenk, Ph.D., PDG et chef du département scientifique du comportement chez The Team W.

De nombreux avertissements contre le multitâche que vous avez probablement lus font plutôt référence au concept de « commutation de tâches ». «La commutation de tâches consiste à transférer votre attention d’une chose à l’autre. Vous pouvez basculer entre deux tâches, voire davantage », ajoute Weinschenk.

Vérifiez vos mails pendant que vous rédigez un rapport, par exemple. Ce processus est souvent qualifié de multitâche—mais vous ne faites pas ces deux choses en même temps. Au lieu de cela, vous faites rapidement un va-et-vient entre elles comme une balle de ping-pong. Vous êtes en fait un monotâche effréné. Votre boîte de réception retient votre attention pendant quelques secondes avant de vous recentrer sur le document sur lequel vous travaillez.

En fin de compte, c’est cette commutation frénétique (et non pas vraiment deux choses à la fois) qui soulève tant d'alertes de la part des psychologues et des experts en productivité. « Chaque fois que vous changez de tâches, cela prend du temps et votre cerveau consomme du glucose», explique Weinschenk. Le glucose est la principale source d’énergie du cerveau —c’est ce qui nous tient en alerte et nous maintient concentrés.

Alors, épuisez votre glycémie en effectuant trop de tâches et vous vous sentirez fatigué/e, stressé/e, exténué/e et angoissé/e à la fin de votre journée de travail.

De plus, ce changement fréquent est tout simplement contre-productif. « Cela a un coût », explique Laura Vanderkam, auteure de What the Most Successful People Do Before Breakfast (ou, en français, Ce que les gens qui ont le plus de succès font avant le petit-déjeuner), «Vous perdez du temps à chaque transition d'activité.»

Le multitâche peut-il alors vous rendre réellement efficace au travail ?

Donc, voici ce que nous savons jusqu’à présent : faire des allers-retours entre vos tâches et les onglets du navigateur Internet mine votre efficacité. Mais qu'en est-il de faire deux choses ou plus à la fois, en bonne et due forme ? En tant que spécialiste multitâche auto-proclamée (me tapoter la tête tout en me frottant le ventre, c’est mon tour de passe-passe), je n’étais toujours pas convaincue que la combinaison de certaines tâches était une idée à proscrire indubitablement.

Effectivement, le multitâche n’est pas mauvais en soi. «Nous y avons tous recours, plusieurs fois par jour. Cela fait partie de notre processus d’adaptation à ce qui se passe autour de nous », ajoute Weinschenk.

Quelques faits intéressants semblent indiquer que le multitâche ne soit pas toujours quelque chose d'épouvantable.

1. Le multitâche peut améliorer les performances

Multitâche Efficacité Prouvée

Dans la société d’aujourd’hui connectée en permanence, le multitâche au travers de l'utilisation des médias est très fréquent. Par exemple, vous écoutez de la musique pendant que vous accomplissez votre liste de tâches à faire. Ou bien, vous achetez en ligne sur votre téléphone pendant que vous vous détendez devant la télévision le soir.

De nombreux chercheurs affirment que cette surconsommation de médias peut être mauvaise pour vous. Cependant, une expérience a révélé que le multitâche multimédia peut en réalité être bénéfique.

Dans cette étude menée par Kelvin Lui et Alan Wong à l'Université chinoise de Hong Kong, 63 participants ont été invités à effectuer un test de recherche visuelle. Ils devaient identifier une forme particulière sur un écran d'ordinateur rempli d'images similaires—qui étaient toutes en train de changer de couleur.

Pour mettre un peu de piment, un son était émis lors de certains tests non pas pour indiquer l’emplacement de la forme, mais pour indiquer le moment exact où la forme de l'image cible changeait de couleur.

Les résultats ? Les participants les plus habitués à être multitâche vis à vis de leur utilisation des médias étaient beaucoup plus efficaces en matière d’intégration multi-sensorielle. Pour faire simple, le changement aléatoire de couleur ne les gênait pas du tout. Au contraire—cela les a aidé à identifier plus rapidement la forme cible.

«Il semble que leur capacité à capter régulièrement des informations provenant de sources différentes leur a permis d'utiliser plus facilement le signal auditif inattendu dans la tâche simultanément avec la couleur, ce qui a entraîné une nette amélioration des performances avec le son», selon le résumé de l'étude.

Mais qu’en est-il du multitâche qui n’a aucun rapport avec les médias ?

Une étude menée en 2015 à l'Université de Floride partage le même type de conclusion vis à vis du multitâche. Les participants ont été invités à s'asseoir sur des vélos d'intérieur et à pédaler à une vitesse confortable pendant deux minutes.

Après cela, il leur a été demandé de pédaler à nouveau, avec un écran devant eux présentant douze tests cognitifs de différents niveaux de difficulté. Ensuite, ils ont été invités à passer les mêmes tests cognitifs assis sur une chaise.

Les résultats ont même surpris les chercheurs. Non seulement les participants n'ont pas fait pire lors des tests sur le vélo—mais ils ont en fait pédalé 25% plus vite. Ainsi, le multitâche n'a eu aucun effet désastreux sur leur fonction cognitive. Mieux encore, cela a amélioré leurs performances physiques. Bref, ils étaient bien plus efficaces.

2. Le multitâche peut “optimiser” votre temps

Multitâche pour gagner du temps

« Il existe une façon de tirer profit du multitâche, que j’appelle "harmonisation" », explique Vanderkam. « Cela signifie optimiser le temps, pas le fragmenter ».

Vanderkam donne l'exemple concret, du jogging avec un ami. « Vous courez, mais vous parlez et entretenez votre relation en même temps. C’est un multitâche efficace », dit-elle. Peter Bregman mentionne une utilisation similaire du temps dans son article pour Forbes, dans lequel il explique comment il a réussi à combiner sport et déplacement lorsqu'il se rend au travail.

Le secret de l'utilisation du multitâche pour mieux gérer votre temps et être plus efficace au travail réside en fin de compte dans la recherche de l'association de tâches compatibles entre elles —comme dans les exemples ci-dessus.

« En d’autres termes, vous pouvez effectuer plusieurs tâches à la fois si vous faites deux choses qui ne stimulent pas les mêmes parties de votre cerveau », explique Bregman, « Écrire un mail lors d’une téléconférence ? Mauvaise idée. Mais faire du sport et se déplacer d'un point A vers un point B ? C’est un exemple parfait de mariage multitâche réussi. "

Certaines recherches étayent la thèse de Bregman. Dans une étude publiée dans Psychological Science(Vol. 12, N ° 2) par Eric H. Schumacher, Ph.D. de l’Université de Californie à Berkeley, trois expériences différentes ont conclu que les personnes peuvent effectivement effectuer deux tâches différentes à la fois—en particulier celles qui sont pratiquées sans être physiquement en conflit—c'est à dire sans trop d'interférence.

Ainsi, dans ce genre de circonstances, le multitâche peut réellement servir à optimiser votre gestion du temps, plutôt qu'à le perdre.

"Le secret pour utiliser le multitâche pour travailler plus efficacement réside en fin de compte dans la recherche de tâches qui ne causent pas beaucoup de conflits les unes avec les autres."

Monotâche ou multitâche, telle est la question

Alors... que faire? Comment être efficace au travail et tacler au mieux votre liste des tâches à faire? Mieux vaut-il céder à la tentation du multitâche ou revêtir l'habit du monotâche ?

Cela dépend si vous faites référence au changement de tâches ou au multitâche réel.

Une chose est sûre, si l'on se base sur l'ensemble des recherches : le changement de tâche, ou le basculement fréquent entre différentes tâches, est une mauvaise chose. Cela épuise vos ressources mentales, vous fait perdre du temps et vous laissera un sentiment d’épuisement excessif.

Le multitâche, cependant, peut avoir un certain mérite. Bien que vous ayez probablement entendu dire qu’il est physiquement impossible de faire deux choses à la fois, cette règle ne s’applique réellement qu’aux tâches qui nécessitent les mêmes ressources cognitives. Il est difficile d’écrire un mail tout en parlant à un collègue, par exemple.

Mais si vous pouvez combiner deux tâches suffisamment différentes—écouter un podcast éducatif en route vers le boulot, vous entraîner pour une présentation tout en accumulant des kilomètres sur le tapis roulant ou réfléchir à des idées d'articles tout en faisant la vaisselle—le multitâche peut réellement être utile et booster votre efficacité.

Dans le pif, farouches opposants au multitâche ! 👊


Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

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