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Comment être plus productif : le guide du minimalisme

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Je suis à la recherche d'un style de vie minimaliste depuis des années. J'ai adopté une garde-robe minimaliste, j'ai jeté toutes les vieilleries de la maison, et j'ai même déménagé dans une appartement plus petit, avec moins de rangements et plus d'espace au sol.

L'attrait que j'ai pour le minimalisme vient de cette idée que la vie peut être plus simple, plus organisée et réduite sans sacrifier la qualité.

Cette idée ne m'est venue que récemment… la qualité primant sur la quantité, pourquoi ne pas appliquer cette méthode pour répondre à la problématique : comment être plus productif au travail. Qui ne voudrait pas avoir moins de travail, qu’il soit mieux fait, et toujours être à jour ?

Un style de vie minimaliste commence en se sentant vraiment (très très) à l'aise avec l'idée que plus ne veut pas dire mieux.

Le guide minimaliste de comment être plus productif débute avec une théorie simple. Beaucoup d'éléments de votre liste to-do n'ont pas besoin d'être là. En planifiant votre journée différemment et en se focalisant uniquement sur les objectifs importants, vous pouvez vous offrir plus de temps sur les choses qui comptent réellement et ainsi faire du travail de grande qualité.

Décidez ce qui est important

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Vous n'êtes pas superman. Vous n'avez pas besoin de tout faire.

Le minimalisme ne fonctionne pas vraiment sans avoir un objectif clair et spécifique à l'esprit. Vous ne pouvez pas décider de vous débarrasser de quelque chose sans savoir ce que vous voulez accomplir. Avoir un style de vie minimaliste ne veut pas dire tout jeter. C'est plus en rapport avec le fait d'avoir tout ce dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs… rien de plus.

Pour décider quelles tâches sont importantes et lesquelles peuvent être supprimées, essayez de vous focaliser sur un objectif global. Définissez un énoncé de mission personnelle qui englobe vos objectifs.

Au travail, votre mission peut être "accroître les ventes de 300 % dans les 180 prochains jours et garder tous les clients existants". À la maison votre mission peut être de "mener un style de vie moins toxique et réduire le stress personnel".

Définissez votre mission et pour chaque tâche ajoutée à votre liste to-do, demandez-vous si elle contribue à la réalisation de votre mission. Si ce n'est pas le cas, il est toujours temps de vous en débarrasser.

Comment être plus productif ? Il faut Commencer par dire "non" aux tâches et engagements qui n'appuient pas votre objectif. Comme c'est le cas dans la vie en général, apprendre à dire "non " est l'une des compétences les plus précieuses du minimalisme.

Définissez vos TPI

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Commencez chaque jour avec un plan. Quel que soit l'outil que vous utilisez pour tenir votre liste to-do à jour, il doit être utilisé, mis à jour et pensé chaque jour.

Prenez l'habitude de dédier quelques minutes de votre journée pour organiser votre liste to-do et prioriser vos tâches.

Définissez votre 3 TPI (Tâches les Plus Importantes) pour la journée et structurez vos choix en fonction d'eux. Pensez à eux comme votre produit minimum viable (MVP). Si rien d'autre n'est fait, ces 3 choses vous sauveront.

Il est difficile d'être productif quand il y a des distractions (et il y en a toujours). Quand les opportunités surgissent, quand vous êtes très fatigués et que vous envisagez de faire une sieste, vous pouvez décider correctement quoi faire en considérant l'impact que cela aura sur vos tâches les plus importantes.

Éliminez les distractions

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Il y a de nombreuses études qui prouvent qu'être multitâche vous rend en fait moins productif. En effet, une recherche de American Psychological Association explique que notre cerveau n'est pas fait pour être multitâche.

Il y a trois différents types de multitâches, et tous gaspillent notre temps, notre argent, et notre capacité cérébrale. Le style de vie minimaliste encourage la concentration et la qualité, et d'un point de vue théorique, cette vision ne correspond pas avec le fait d'être multitâches.

Choisissez une tâche et pendant que vous la complétez, laissez de côté tout le reste.

Un appel téléphonique ? Soyez présent pour votre ami/famille/client et arrêtez de regarder facebook. En train d'écrire un email ? Rédigez-le bien, rapidement, et optez pour ne pas répondre aux 25 messages que vous recevez pendant que vous travaillez dessus. Si vous essayez de lire un site web ou un ebook, fermez les 50 onglets de votre navigateur. Prenez la décision de vous concentrer sur une seule chose à la fois, et arrêtez de diviser votre attention pour tout un tas de choses qui ne sont pas vraiment importantes.

Est-ce que vérifier vos messages facebook vous aidera à accomplir votre mission personnelle ? Est-ce que ça fait partie de vos TPI du jour ? Est-ce que le monde (ou votre entreprise) risque d'exploser si vous attendez 25 minutes pour répondre ? Si la réponse à toutes ces questions est "non", vous pouvez fermer la fenêtre, ignorer la notification, et vous investir entièrement dans la tâche que vous DEVRIEZ être en train de faire.

Automatisation et sprint

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Un jour j'ai mené une expérience dans laquelle je tenais à jour une liste to-do de toutes les tâches que je pensais devoir faire chaque jour et toutes celles que j'ai réellement effectuées pendant 2 semaines. Ce que j'ai découvert c'est qu'il y avait vraiment BEAUCOUP de tâches répétitives.

J'ai planifié de Tweeter journalièrement. J'ai actualisé les informations de mon CRM plusieurs fois par jour. Pendant ces 2 semaines j'ai saisi une tonne d'entrées dans mon logiciel comptable.

En réfléchissant à comment être plus productif, j'ai pris le temps de chercher des options d'automatisation (comme connecter mon compte en banque à mon logiciel comptable, définir des réponses automatiques pour un certain genre d'e-mails, et utiliser IFTTT pour re-partager mes tweets à mon autre réseau social automatiquement). Ensuite j'ai pris le temps de compléter une série de tâches en une seule fois.

Il existe beaucoup d'options d'automatisation développées pour faire à votre place les tâches les plus simples et les plus monotones. IFTTT a des centaines d'options pour vous aider avec l'automatisation de l’envoi de données des tableaux excel vers Trello.

Sprinter, c'est simplement le fait de combiner ensemble des tâches similaires et les compléter toutes en une seule fois, comme la programmation d'une semaine de Tweets.

Découvrez quelles tâches de votre liste peuvent être automatisées, et lesquelles sont similaires et peuvent être regroupées pour un sprint, puis planifiez votre agenda en conséquence. Essayez de ne pas sauter au plafond quand vous verrez tout le temps que vous avez épargné, et comment vous pouvez être plus productifs.

Moins est Plus

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Il y a de nombreuses applications à votre disposition. Ne tombez pas dans le piège en passant plus de temps à mettre à jour votre application de listes to-do que d'accomplir vos tâches. Ce n'est pas comme ça que vous apprendrez comment être plus productif. Ça peut sembler ridicule maintenant, mais ça arrive aux meilleurs d'entre nous.

Choisissez un endroit (application, calepin, post-it au mur) qui servira en tant que base de projet et collectez-y vos tâches à faire. Seulement à cet endroit.

J'utilise Trello pour gérer ma liste to-do aussi bien que n'importe quoi d'autre pour mon entreprise. Trello est mon QG, quelle est le vôtre ?

Soyez flexible

Les emplois du temps rigides et les listes de choses à faire chronométrées fonctionnent rarement bien avec les entrepreneurs. On a l’habitude de l'inattendu, n'est-ce pas ? Un état d'esprit minimaliste vous aidera à charger moins votre journée et vous aurez du temps pour ce qui est vraiment important.

Créez un agenda flexible et ne vous sentez pas coupable si vous vous éloignez un peu du plan prévu.

Le minimalisme c'est avant tout favoriser la qualité par rapport à la quantité. Se focaliser sur la création et la livraison d'un travail de grande qualité pour impressionner votre public grâce à vos talents.

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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