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À la recherche du temps perdu. Ou comment glaner quelques minutes au travail

optimiser son temps

La journée standard de 24 heures semble raccourcir. Nous recherchons tous des conseils d'experts ou des astuces miraculeuses pour dénicher 60 minutes supplémentaires dans notre emploi du temps, souvent à notre détriment.

Dormir quatre heures par jour pour pouvoir faire du yoga et lire avant de travailler? Bien sûr. Boire des smoothies à chaque repas pour ne pas avoir à vous soucier de faire la cuisine ou à faire la queue dans les restaurants? Faisable, mais un peu limitant.

Ces stratégies peuvent vous faire gagner du temps au travail, mais elles compromettent également votre santé et votre bien-être. Il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas dormir huit heures par jour et avoir l'impression d'avoir suffisamment de temps pour accomplir tout ce que vous voulez. Vous pourriez réorganiser votre emploi du temps en fonction de vos heures les plus productives.

Au lieu de prendre des mesures drastiques, essayez quatre changements simples de votre routine afin d'optimiser votre temps de travail. Vous ne pourrez sans doute économiser que dix minutes par-ci par-là, mais mises bout à bout, elles feront la différence.

Transformez les pertes de temps en gain de temps

Nous connaissons tous les coupables qui nous font perdre du temps au travail : les réunions et les e-mails. Mais existent aussi des pertes de temps sous-estimées, comme la fatigue décisionnelle ou la répétition de la même tâche à de nombreuses reprises. Bien qu'il soit difficile de bannir définitivement ces mauvaises habitudes (mecci l'automatisation!), vous pouvez changer votre façon de les aborder et vous verrez comment gagner du temps au travail. 

Voici les causes des plus grandes pertes de temps au travail et comment les transformer et optimiser son temps de travail.

1. Planifions (encore) une réunion à ce sujet...

Si vous avez l'impression que votre travail n'est qu'une succession de réunions, vous n’êtes pas seul/e. 

La durée et la fréquence des réunions ont augmenté au cours des 50 dernières années : les cadres y consacrent en moyenne près de 23 heures par semaine (contre moins de 10 heures dans les années 60). 

Et pour couronner le tout, la plupart de ces réunions ne sont même pas utiles. Selon le rapport 2019 sur l'état des réunions créé par l'application Doodle, près de 71% des professionnels disent perdre du temps chaque semaine en raison de réunions inutiles ou annulées. Lorsque des réunions ont lieu, 43% affirment que les mesures à prendre sont peu claires et prêtent à confusion ; 38% disent qu'une mauvaise organisation des réunions entraîne une perte de concentration sur les projets et 31% pensent que les participants non pertinents ralentissent les progrès.

réunions inutiles

Comment optimiser son temps de travail

La prochaine fois que vous recevez une invitation pour participer à une réunion qui n'est pas pertinente ou qu'une conversation personnelle rapide serait mieux adaptée... suspens ... dites non. Bien que les réunions puissent être ancrées dans la culture d'entreprise, rappelez-vous ceci : si l'on parle de demande de réunion, c'est pour une bonne raison. Quelqu'un demande à se réunir avec vous et vous avez le droit de refuser si ce n'est pas la meilleure méthode ou la meilleure manière d'utiliser votre temps efficacement.

La revue Harvard Business offre de bons exemples de comment vous pouvez refuser poliment une invitation à une réunion:

  1. « C'est un sujet intéressant. D'après nos priorités pour l'année en cours, je ne suis pas sûr/e que nous soyons déjà prêts pour une conversation productive. Serait-il possible de repousser cette réunion et de laisser le groupe de travail progresser un peu plus avant de nous réunir? »

  2. « Je suis impatient/e de prendre certaines décisions à ce sujet. D'après la description de la réunion, il ne semble pas que le département de production soit impliqué. J'aimerais attendre que quelqu'un de la Production accepte de se joindre à nous. Sinon, nous ne pourrons prendre aucune décision. »

  3. « Sur la base des informations contenues dans l'invitation, il semble que cette réunion soit purement informative. Serait-il possible de me faire parvenir un résumé plutôt que d'organiser une réunion ? »

Vous ne voulez pas refuser une demande de réunion ?

Il y a encore de l’espoir : vous pouvez économiser de précieuses minutes même lorsque vous devez assister à une réunion.

Tout d'abord, essayez la règle des 20/50. La plupart des réunions de 30 ou 60 minutes peuvent être réduites à 20 ou 50 minutes. Ces dix dernières minutes d'une réunion sont souvent les moins productives : les participants parlent de choses qui n'ont pas forcément un lien direct avec le sujet. En éliminant ces dix minutes, vous pouvez tous prendre une décision plus rapidement. 

Deuxièmement, changez l'environnement de la réunion. Lorsque la réunion se déroule autour d'une table dans une petite salle, elle peut facilement devenir monotone. Au lieu de cela, planifiez une réunion debout ou une réunion-promenade pour changer le rythme et la dynamique. 

2. Ping ! Vous avez un nouveau e-mail

Selon une analyse du McKinsey Global Institute, le professionnel moyen passe 28% de sa journée de travail à lire et à répondre aux e-mails. Cela représente tout de même 2h06 perdues et 120 messages reçus par jour.

Nous passons tellement de temps à penser aux e-mails qui arrivent que nous oublions d'optimiser les e-mails qui sortent. Vous êtes peut-être un/e pro des étiquettes, des dossiers et de l'archivage, mais le processus réel de composition d'un e-mail est une énorme perte de temps. Et, pour une raison quelconque, lorsque nous pensons automatisation de nos processus de travail, les e-mails ne sont pas les premiers à nous venir en tête. 

Et aucune règle Outlook ou d'archivage automatique ne peut compenser le temps passé à cliquer sur «répondre», à taper un message et à cliquer sur «envoyer».

Comment gagner du temps au travail

L'un des moyens les plus simples de gagner du temps au travail avec votre boîte de réception est d'éviter de répondre inutilement à tous les e-mails. Par exemple, supposons que vous échangiez des e-mails avec une collègue pour résoudre un problème. Elle répond à votre dernier e-mail en disant : «Super, merci d'avoir envoyé toutes ces informations. Je vous recontacterai dans quelques jours après notre réunion. » 

L'étiquette sociale peut vous persuader de donner suite par un autre e-mail, en disant simplement «Merci!» ou «Merci de me tenir au courant». Il s'agit d'un cas classique d'e-mail sans fin. Votre réponse n'ajoute aucune valeur et ne fait pas avancer la conversation. Au lieu de cela, vous auriez dû simplement supprimer l'e-mail ou le déplacer dans un dossier. 

Si vous sentez que vous devez *absolument * répondre aux e-mails par un «Merci», «À bientôt» ou «Bon à savoir», créez des modèles d'e-mails et des réponses standardisés afin de ne pas réécrire la même réponse à chaque fois.

3. L'avalanche de décisions 

Nous prenons des centaines de petites décisions chaque jour, en commençant la journée par choisir une tenue et en la terminant par le choix complexe entre un biscuit aux pépites de chocolat ou un brownie pour le dessert. 

Au travail, des décisions anodines s'accumulent également, vous obligeant à choisir sur quelles tâches travailler, comment signer un e-mail ou comment répondre à la question d'un collègue. À la fin d'une journée, en moyenne, nous avons pris 35 000 décisions !

fatigue décisionnelle
Plus vous faites de choix tout au long de la journée, plus chacun d'entre eux devient difficile pour votre cerveau.

Ce phénomène, appelé fatigue décisionnelle, et théorisé par le psychologue social Roy F. Baumeister. Il conduit votre cerveau à rechercher des raccourcis. Soit vous deviendrez téméraire et agirez de manière impulsive, soit vous ne ferez plus rien du tout. Dans les deux cas, la perte de temps s'accumule : ou vous êtes obligé/e de revenir en arrière et corriger une décision imprudente ou vous passer d'inutiles minutes à peser le pour et le contre pour une décision que vous finirez par repousser.

Comment optimiser son temps de travail

Il existe deux façons de lutter contre la fatigue décisionnelle : réduire le temps consacré à la prise de décisions et limiter les options. 

La stratégie la plus simple consiste à limiter le nombre de choix que vous devez évaluer. Par exemple, supposons que vous soyez chargé/e de trouver une nouvelle agence pour mettre en oeuvre votre stratégie marketing. Ne tombez pas dans l'approche qui consiste à comparer toutes les agences situées à moins de 50 km de votre bureau.

Cette approche accumule de l'anxiété et du stress. Et même si vous parvenez à prendre une décision, vous ne serez probablement pas satisfait/e du résultat.


"Nous sommes moins satisfaits du résultat de notre choix que nous ne le serions si nous avions moins d'options", a déclaré le psychologue et professeur de théorie sociale Barry Schwartz dans un article de The Guardian

Demandez plutôt des recommandations à vos collègues dans lesquels vous avez confiance et comparez uniquement les trois principales agences. Ensuite, une fois que vous avez pris une décision, tenez-vous y. 

Gagner ne serait-ce que 20 secondes par décision, cela peut déjà faire une grande différence lorsque nous faisons des centaines de choix chaque jour. La clé est de pratiquer cette approche avec des décisions mineures et de progresser tranquillement vers des décisions plus importantes.

Dans un article de The Muse, Nell Wulfhart, coach en décision, dit: 

"Si vous êtes indécis de façon chronique, construisez ce muscle décisionnel en commençant modestement. Donnez-vous 30 secondes pour décider ce que vous ferez pour le dîner, quel film regarder ou si vous voulez sortir ce soir. Suivez cette décision. Recommencez. Ensuite, visez un peu plus haut ... Prendre de petites décisions en temps opportun vous aidera à entraîner votre cerveau à réfléchir plus rapidement aux vrais problèmes. » 

4. Tâches manuelles à la chaîne (Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+C, Ctrl+V)

Une grande partie des responsabilités de nombreuses personnes implique de travailler avec des outils et des systèmes, d'effectuer des tâches telles que la collecte de données, l'attente de confirmation, et le partage de mises à jour. Bien que la plupart des gens découvrent des raccourcis clavier et des astuces efficaces pour gagner du temps au travail, cela ne suffit pas. 

Selon un rapport Automation in the Workplace, par le logiciel de gestion du travail Smartsheet, plus de 40% des travailleurs interrogés consacrent au moins un quart de la semaine de travail à des tâches répétitives, aux e-mails, à la collecte de données et la saisie de données (ce qui prend le plus de temps). 

Cela touche tout le monde, à tous les niveaux. Un rapport de ServiceNow a révélé que près de 70% des gestionnaires disent que les processus manuels leur laissent moins de temps pour les initiatives stratégiques. Et plus d'un tiers disent qu'ils utilisent principalement des processus manuels sur leur lieu de travail. 

Comment optimiser son temps de travail

Dans la même étude Smartsheet, près de 60% des travailleurs estiment qu'ils pourraient économiser six heures ou plus par semaine (presque une journée complète de travail!) si les tâches répétitives de leur travail étaient automatisées. 

L'automatisation du travail était auparavant intimidante. Il fallait soit apprendre à coder, soit maîtriser entièrement un programme informatique pour créer des règles et des solutions complexes. Aujourd'hui, il existe un certain nombre d'applications puissantes et intuitives qui permettent à quiconque d'automatiser les tâches manuelles. 

En voici quelques unes :

  • Trello a une automatisation intégrée avec Butler, ce qui peut vous faire gagner du temps sur les tâches de routine de gestion de projet. Butler fournira même des "recommandations" ou suggestions basées sur vos actions fréquentes, pour vous faire gagner du temps au travail de manière automatique !
  • Zapier vous permet de vous connecter avec les applications que vous utilisez tous les jours. Vous pouvez rechercher vos applications préférées (comme Trello) et choisir dans une liste de «Zaps» (intégrations) ou créer votre propre processus de travail. Par exemple, vous pouvez créer automatiquement des cartes Trello à partir de nouvelles lignes sur Google Sheets ou à partir de vos messages Slack favoris.

  • IFTTT vous permet également de rechercher des intégrations d'applications prêtes à l'emploi, appelées Applets, ou de créer les vôtres. Vous pouvez choisir des intégrations spécifiques à Trello ou connecter des applications comme Instagram, Twitter, Salesforce, etc.

  • Pour automatiser les tâches sur un Mac, essayez Automator. Il n'est pas nécessaire d'apprendre la programmation. Au lieu de cela, vous choisissez dans une liste d'actions intégrées de créer des processus de travail comme le redimensionnement d'images, la fermeture de toutes les applications en même temps ou la combinaison de plusieurs fichiers PDF.

  • Pour les utilisateurs de Windows, il y a le Planificateur de tâches Windows intégré. Cela vous permet de créer une tâche, d'en définir la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) ainsi que le déclencheur. Par exemple, vous pouvez automatiser les sauvegardes dans le cloud ou encore ouvrir les mêmes programmes chaque fois que vous vous connectez à votre ordinateur.

Maintenant, que faire de tout ce temps retrouvé ?

Félicitations, grâce à ces petites astuces, vous avez économisé quelques précieuses heures par semaine. Ce que vous faites de ce temps supplémentaire est crucial.

Le but de gagner du temps est de disposer de minutes supplémentaires pour effectuer un travail plus stratégique ou poursuivre vos intérêts et vos loisirs. Cependant, il est tout aussi important de réserver du temps pour ne rien faire.

ne RIEN faire

Oui, vous avez bien lu. Prendre du temps pour un «espace blanc» dans votre emploi du temps vous permet de ralentir, de recharger vos batteries et de vous ressourcer. L'essentiel est d'éviter la tentation de regarder votre téléphone, de discuter avec un collègue ou de naviguer sur Internet. Au lieu de cela, laissez votre esprit vagabonder. Asseyez-vous dans une pièce calme et rêvez, ou allez vous promener et flâner. 

«Je ne fais rien, dans un but précis. Manfred Kets de Vries, professeur de leadership et de changement organisationnel à l'Insead de Paris, a déclaré dans un article du New York Times « Je sais que sans pause, je ne peux pas être efficace ».

Vous seriez surpris de voir tout ce que vous pouvez accomplir en réduisant de quelques minutes vos tâches habituelles pour, à la place, ne rien faire. 


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À lire également : Créatif vs Manager : comment bien organiser son travail pour booster sa productivité

 

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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