<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=44935&amp;fmt=gif">

Comment gérer une équipe de travail : 3 manières d'y parvenir avec Trello Business Class

comment-gerer-equipe-de-travail

Vous êtes un gestionnaire extraordinaire. Vous avez une équipe productive et un plan précis pour que tout le monde fasse un travail encore meilleur et plus rapidement. Il est temps d’élever votre productivité au niveau supérieur en passant à la version Business Class de Trello.

Ce ne sont pas que des belles paroles. C'est l'assurance de tirer le meilleur de votre investissement grâce aux fonctionnalités puissantes que vous propose Trello afin de gérer votre équipe de travail. Si vous avez récemment opté pour Trello Business Class ou que vous envisagez de le faire, voici quelques approches stratégiques qui pourraient vous aider à mieux gérer votre équipe.

Concevez la structure de votre équipe Trello

Avec Trello, travailler en perspective vous permet de suivre les tableaux et les projets qui sont les plus importants pour votre équipe. Les équipes Trello sont au centre des fonctionnalités de la version Business Class. En fait, vous devrez même créer une première équipe avant de passer sur cette version. Ensuite, vous inviterez autant de collègues que nécessaires dans votre équipe Trello (vous pouvez retrouver ces instructions et bien d’autres dans notre guide Commencer avec Trello)

À ce stade, vous rendrez un grand service à votre équipe de travail en réfléchissant à la manière dont vous allez organiser vos tableaux et vos projets. En effet, vous aurez très vite une telle quantité de tableaux qu'il vous faudra les ranger dans un ordre clair et intuitif afin de gagner du temps et de l'énergie en cherchant ceux dont vous avez besoin. 

Vous pourrez avoir une vue d'ensemble de vos tableaux sur la page de votre équipe. C'est ici que vous mettrez au point la manière dont vous rangerez vos tableaux pour que les membres de votre équipe de travail les trouvent le plus facilement possible. Cela vous permettra également de voir en un coup d'œil l'activité de vos tableaux. Vous aurez la possibilité de gérer des tris personnalisés grâce aux collections.

 

comment-gerer-equipe-de-travail-1

Les collections peuvent être organisées par service ou par groupe d'employés travaillant sur les tableaux partagés.

Reproduire l'organigramme de votre société dans les collections est une bonne manière de rendre intuitif le groupement de tableaux pour les membres de vos équipes de travail.

Vous pouvez aussi associer des tableaux à plusieurs collections, ce qui signifie que les projets partagés ou les tableaux de suivi d’objectifs entre les départements Marketing et Design, ou bien entre le service Commercial et le service Juridique, peuvent être triés par chacun d’entre eux.

Vous pouvez aussi organiser vos collections de tableaux par type de projet, tel que Applications Android ou Recrutement par exemple.

 Astuce : Vous pouvez même décider d'une convention de nommage à utiliser sur les tableaux principaux. Par exemple, une grande partie de nos tableaux marketing commencent par “Marketing : [Nom]”, ce qui permet de les repérer immédiatement.

Prendre en compte la sécurité

Lorsque vous décidez comment gérer votre équipe de travail, l'un des aspects important est de réfléchir aux privilèges administrateurs et aux niveaux d'accès que vous souhaitez mettre en place pour les membres de votre entreprise ainsi que les personnes externes. Vous pouvez, par exemple, donner l'accès en lecture seule aux collaborateurs extérieurs à votre équipe ou encore limiter les droits d'invitation et la visibilité des tableaux afin que personne n'invite les mauvais contacts par erreur.

comment-gerer-equipe-de-travail-2

Enfin, vous pourriez avoir besoin de désigner des administrateurs pour gérer les paramètres de confidentialité et appliquer la procédure de retrait des anciens employés de votre équipe Trello. Ce qui est bien avec Business Class, c'est que vous pouvez désactiver d'anciens membres de tous vos tableaux (en un clic !) sans perdre leur historique de travail. Vous pouvez aussi assigner leurs cartes ou leurs tâches à quelqu'un d'autre, afin qu’il n’y ait aucune interruption dans le flux de travail.

 Prendre un peu de temps en amont afin de décider comment gérer votre équipe de travail Trello vous évitera donc beaucoup de maux de tête par la suite, quand vous devrez composer avec des centaines de tableaux et de membres.

Prévoir l’utilisation de Power-Ups pour les workflows spécifiques

L'une des meilleures fonctionnalités, voire la plus importante, de Business Class est que vous avez la possibilité d'intégrer tous vos outils favoris en utilisant les Power-Ups. En effet, devoir changer d'environnement d’une tâche à l’autre est l’une des principales origines de contre-productivité, et passer d'un logiciel à un autre pour terminer une tâche est la garantie de perdre sa concentration.

Vous pouvez voir la liste de tous les Power-Ups ici (ou bien même créer les vôtres). 

Pensez à tous ces moments où, dans votre workflow actuel, vous êtes ralenti par le besoin d'informations supplémentaires ou la nécessité de faire une action annexe, et songez aux manières dont votre équipe de travail devrait utiliser les Power-Ups pour éviter tous ces obstacles :

  • Éviter de perdre son élan : Vous pouvez, pour chaque carte en fonction de vos besoins, activer un rappel “Me faire penser à cette carte dans une heure” pour que Slack vous avertisse que vous avez une tâche à terminer, sans risque que l'information soit noyée dans un canal Slack à forte activité.

comment-gerer-equipe-de-travail-3

  • Éviter la confusion lors des réunions : activez les Power-Ups Google Hangout, appear.in ou join.me pour avoir un lien permanent vers les réunions attaché aux tableaux correspondants afin que tout le monde dans l'équipe de travail sache où ont lieu les réunions.
  • Économiser un temps de recherche précieux :  les Power-Ups tels que Package Tracker, Github et Zendesk se mettent à jour en temps réel et vous permettent de voir rapidement les derniers changements.

Et, bien que vous voyiez peut-être les avantages à adopter ces nouveaux workflows, d'autres peuvent avoir plus de difficultés à s'y habituer. C'est pourquoi nous aimons avoir une carte “Comment utiliser ce tableau” sur chaque tableau pour guider les membres sur le workflow et les bonnes pratiques.

Donner accès facilement aux documents de référence et aux instructions à suivre directement dans Trello est précisément ce qui vous évite de devoir changer d'environnement.

Rendre Trello intuitif pour votre équipe de travail

En attendant que vous soyiez prêts à passer à Business Class, cela vaut le coup de réfléchir à la procédure d'accompagnement des membres. Après tout, c'est un investissement que vous faites pour la gestion de votre équipe et vous allez vouloir en tirer le maximum. Voici trois domaines majeurs à anticiper pour aider à la prise en main de Trello :

  • L’éducation : Nous avons tout un tas de webinaires à la demande que vous pouvez faire regarder par vos équipes (de préférence avec des biscuits). Vous pouvez également organiser un repas ou  une séance didactique pour apprendre aux autres comment tirer le meilleur de Trello. Beaucoup de personnes aiment aussi utiliser Trello pour leur calendrier personnel, ce qui peut être un bon point de départ pour présenter l’outil aux nouveaux utilisateurs.

comment-gerer-equipe-de-travail-4

  • La créativité : Business Class donne à chaque membre la liberté créative d’attacher des autocollants aux cartes et aux listes ou encore d’intégrer des GIF. Tout le monde devrait pouvoir s’amuser un peu en travaillant ! L’aspect créatif le plus important de Trello, cependant, est qu’il est un outil horizontal, c’est-à-dire que les projets et les workflows peuvent être conçus de la manière dont vous le souhaitez. En donnant aux membres de votre équipe de travail une page blanche, vous leur donnez l’opportunité d’accomplir leurs objectifs de la manière la plus intuitive pour eux.

 

  • Un accès facilité : L’utilisation de Trello par l’équipe est plus facile lorsqu’il est accessible. Les applications pour Android et iOS permettent de continuer le travail sur mobile. L’extension Chrome vous permet de chercher des tableaux, créer des cartes et attacher des pages web sans changer de fenêtre dans votre navigateur. Il y a également un grand nombre d’applications tierces et d’extensions qui améliorent l’utilisation de Trello pour des cas spécifiques. Listez les différentes manière dont votre équipe aime interagir avec leurs outils de travail, et faites des recommandations pour expliquer comment Trello s’intègre dans leur travail.

Vous savez mieux désormais comment gérer votre équipe de travail avec Trello.

Bien sûr, votre équipe Business Class flambant neuve a un niveau prioritaire dans le support par e-mail de Trello (support@trello.com), vous pouvez donc demander des conseils et des informations chaque fois que vous en avez besoin. Vous pourriez également trouver le guide utilisateur Business Class utile pour en apprendre plus sur comment gérer votre équipe de travail Trello. Enfin, vous pouvez consulter la démo pour un aperçu détaillé de Business Class.

Dites-nous : Quel calendrier et/ou tactique a été la plus efficace pour faire passer vos équipes sur Trello de manière productive ? 

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

En Savoir plus!