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Comment manager à distance ? Les bons outils font les bons managers

équipe remote

Le travail en remote est partout, au propre comme au figuré. Votre entreprise a très probablement déjà expérimenté une facette du télétravail, que ce soit au travers d'employés à distance à temps plein, de freelancers, de consultants, ou tout simplement parce qu'elle offre aux employés la possibilité de travailler à domicile de temps en temps.

La gestion d'une équipe à distance requiert non seulement l'utilisation d'une panoplie d'outils numériques mais aussi une compréhension du fonctionnement des individus de votre équipe. Cela peut être difficile, mais aussi extrêmement efficace étant donné que les membres de votre équipe ne sont plus distraits par leur environnement professionnel comme c'est souvent le cas lorsqu'on est au bureau, ce qui permet à chacun de se concentrer plus facilement.

Chez Trello, Je suis responsable de l'équipe marketing, et nous travaillons tous à distance. Il a fallu un certain temps pour adapter notre rythme, surtout du point de vue de la gestion d'équipe. Je me posais beaucoup de questions. Par exemple, à quelle fréquence devrions-nous avoir des réunions ? À quelle fréquence faire des réunions en Facetime ? Comment les outils peuvent-ils aider (et non entraver) le processus créatif ? Comment identifier les signes que quelque chose ne va pas en se basant sur le comportement de quelqu'un, lorsqu'on est tous en télétravail ?

Manager à distance, c'est avant tout s'assurer que les membres de l'équipe ne se sentent pas isolés, et parviennent à travailler efficacement. Ce n'est pas parce que les employés travaillent chacun dans leur coin qu'ils doivent se sentir comme des réscapés sur une île déserte.

Voici quelques conseils et outils pour manager à distance et éviter les appels "au secours".

Notre mantra: le télétravailleur d'abord

Si vous avez une équipe où certaines personnes sont au bureau et d'autres travaillent à distance, ou alors une personne est en télétravail pendant une journée, il est important d'adopter une attitude inclusive avec le ou les personnes en remote.

La mentalité «télétravailleur d'abord» signifie que même si un membre de l'équipe est en télétravail et que les autres sont au bureau, tout le monde passera par défaut en mode vidéoconférence. C'est une pratique essentielle pour nous chez Trello. De cette façon, les travailleurs à distance ne se sentent pas exclus. Il est également important, du point de vue des managers, de veiller à ce que les informations cruciales ne soient pas perdues dans des conversations de couloir.

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Lorsque vous manager une équipe distante, il y aura toujours un sentiment de FOMO (Fear Of Missing Out, ou en français, peur de rater quelque chose). Et j'ai constaté qu'il est plus efficace de trop communiquer plutôt que pas assez et de supposer que les membres de l'équipe trouveront les infos dont ils ont besoin par télépathie (ou dans une bouteille à la mer).

Salut Facetime !

réunions à distance

Juste une réunion à distance de l'équipe marketing chez Trello. Circulez, il n'y a rien à voir.

Les réunions peuvent être consommatrices de temps, mais elles sont essentielles pour maintenir les liens entre les membres de votre équipe. Lorsque vous managez à distance, ces réunions ont un double objectif : discuter des projets en cours, et souder les membres de l'équipe. C'est une manière de rappeler que nous sommes tous sur le même bateau, et non pas chacun sur son île déserte entrain de crier "À l'aide" pour se faire entendre. Et même si les réunions sont extrêmement brèves, elles aident toujours les travailleurs à distance à lutter contre le sentiment d'isolement.

Notre équipe se réunit trois fois par semaine. C'est un excellent moyen pour nous de rester en phase régulièrement avec ce qui se passe et de proposer des activités de brainstorming plus créatives avant de nous rencontrer.  Lorsqu'il n'y a pas grand chose à l'ordre du jour, ce qui est rare, nous ne faisons pas de réunion. Ce temps partagé ensemble permet de renforcer nos liens en tant qu'équipe, de la même manière que les interactions quotidiennes dans un bureau par exemple.

Partagez les informations

Dans les équipes en télétravail, vous ne pouvez pas entrer dans un bureau et résumer brièvement ce qui vient d'être décidé lors d'une autre réunion. Cet inconvénient peut conduire à un manque de transparence et une perte d'informations pour ceux qui ne participent pas à une réunion. En tant que manager, il est important de rendre accessible à tous les informations qui relèvent de l'entreprise, de l'´équipe et des individus. Chez Trello, nous le faisons au travers de différents tableaux.

Nous avons un tableau Marketing principal qui offre une visibilité totale sur nos projets en cours à l'ensemble de l'entreprise, et qui permet de recueillir d'éventuelles demandes ou questionnements. Nous actualisons rapidement les informations et les statuts des projets en cours à la suite d'une mise à jour ou d'une réunion. Même s'il s'agit d'un simple webinaire auquel quelqu'un a assisté, ou une conversation entre deux membres de l'équipe, nous partageons immédiatement ce que nous avons appris sur une carte.

Tableau exemple de travail à distance en équipe

Il est important de maintenir à jour un tableau Trello collaboratif afin que l'ensemble des informations pertinentes soient partagées avec tout le monde, peu importe l'emplacement de chacun.

Les meilleurs outils pour une gestion de la communication à distance

Le management de projet requiert une utilisation efficace des outils numériques pour manager une équipe à distance. Chaque outil permet de résoudre certains besoins spécifiques, mais il est important que tous les membres de l'équipe sachent utiliser le bon outil au bon moment. Voici ceux que nous utilisons :

    • Slack pour la communication au jour le jour.
    • Trello pour suivre l'avancement des projets.
    • Google Docs pour des informations plus détaillées et des brouillons.
    • Slack pour les appels vidéo (image ci-dessus).
    • Google Agenda pour la planification.

les outils du travail à distanceUniformiser l'emplacement et la manière dont sont stockés les documents et dont les informations sont communiquées est essentiel, afin que tout le monde sache où trouver ce dont il a besoin.

Oh! Et soit dit en passant, tous ces outils s'intègrent directement aux cartes Trello si vous utilisez Trello Business Class.

À chacun sa façon de travailler

En tant que manager, vous devez être en phase avec chaque individu de votre équipe. Mais c'est plus difficile à faire que lorsque vous travaillez dans le même bureau. Il est important de garder votre équipe motivée, connectée et évoluant vers des objectifs communs, sans pour autant tomber dans le micro management des individus. Si la communication est essentielle, il en va de même pour les besoins individuels, que le manager doit être capable d'identifier.

Par exemple, je parle tout le temps sur Slack. J'adore confronter des points de vu et discuter de stratégies. Cela peut déconcentrer les autres membres de l'équipe qui travaillent sur un autre projet, la tête dans le guidon. Donc, après avoir identifié ce problème, nous avons instauré des moments de silence sur Slack. Ainsi, nous ne nous sentons pas obligés de vérifier Slack constamment.

Certaines personnes chez Trello commencent à travailler plus tard que d'autres en raison de leurs responsabilités parentales, et certaines fonctionnent mieux la nuit. Savoir ce qui motive chaque individu vous permettra de garder l'équipe soudée, satisfaite et efficace.

Conclusion : tous à bord (virtuellement!)

Une bonne gestion d'équipe à distance permet d'avoir de bons résultats, une équipe efficace et des collaborateurs pleinement satisfaits. Cela veut dire de nouveaux défis à relever, un nouveau type de management à distance à mettre en place, ainsi qu'une prise en compte éclairée des avantages du télétravail et de ses inconvénients.

Grâce à une communication continue, des remises en question, des tentatives (pas toujours) fructueuses, et un bon usage des outils numériques à disposition, nous sommes parvenus à travailler efficacement et avec cohésion en tant qu'équipe à distance... et nous n'avons même pas eu besoin d'agiter des drapeaux blancs ni de lancer des fusées de détresse.

À lire également : Travailler en remote, ça vous botte? Suivez le guide (gratuit)!

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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