Si vous êtes manager, "pas-le-temps" peut vite devenir votre surnom. Il y a beaucoup à faire et jamais assez de temps.
Comment bien manager une équipe lorsqu'il faut jongler entre les réunions, prendre des décisions stratégiques, organiser les priorités, planifier des projets, et faire tout un tas d'autres tâches toutes aussi importantes?
On peut se laisser facilement emporter, mais vous devez garder la tête sur les épaules. Vous vous êtes engagé/e à atteindre des objectifs ambitieux et vous devez rester sur la bonne voie, tenir les bonnes personnes au courant des avancements et rendre des comptes aux investisseurs, partenaires et autres parties prenantes. Et être un bon manager, c'est aussi être un bon leader. Les qualités du manager impliquent d'être capable de motiver votre équipe, d'être un maître en gestion du changement et un modèle pour vos collaborateurs.
Lorsque vous devez jongler avec tout cela au quotidien, manager une équipe pourrait donner l'impression d'avoir sans cesse la tête sous l'eau !
La clé pour rester maître du jeu ? Contribuer à créer une culture d'entreprise transparente, passionnante et amusante avec l'innovation au cœur du processus de travail. En d'autres termes, un manager efficace permet à son équipe de faire ce qu'elle fait le mieux, sans distractions, blocages ou incertitudes.
Voyons comment les managers utilisent Trello de manière efficace et créative pour diriger leurs équipes afin de créer une ambiance de travail plus agréable plus et plus productive.
1. Décloisonner
Pour améliorer la communication autour des projets, il est nécessaire de promouvoir une communication transparente et systématique pour éviter le cloisonnement des informations. Vos activités seront beaucoup plus efficaces si vous avez une vue d'ensemble claire des objectifs, ainsi qu'un partage collaboratif des priorités et des processus avec les autres départements.
Trello peut vous aider à obtenir une vue d'ensemble de ce qui se passe au sein de votre entreprise de manière transversale entre différentes équipes.
Pour bien manager, Trello permet aux chefs d'équipe de partager ouvertement leurs objectifs en actualisant les cartes. Cela permet de montrer que la communication transparente de ces objectifs avec la direction est une priorité pour vous.
En accédant aux tableaux et aux cartes de votre équipe, n'importe qui peut voir les responsabilités de chacun et ce qui reste à faire. Ce niveau de transparence est difficile à atteindre lorsque les décisions prises dans des e-mails ne sortent pas de votre boite de réception, ou que les informations clés sont gardées dans des documents sur votre ordinateur.
Voici trois exemples de tableaux Trello pour bien manager une équipe, améliorer la transparence du travail d'équipe et améliorer le partage d'informations.
Planification des objectifs
Ce tableau sert à définir et à suivre les objectifs de votre équipe. Il vous permet de rendre le processus de suivi des objectifs collaboratif, facilite sa mise à jour, et permet de responsabiliser toute l'équipe face à l'atteinte des objectifs de chacun.
C'est une solution simple pour instaurer un suivi transparent des objectifs qui va ravir vos supérieurs.
Vue générale de l'entreprise
Avec ce tableau Trello, vous pouvez passer à la vitesse supérieure en matière de transparence. C’est un excellent moyen de voir les progrès des projets à niveau macro et les priorités des équipes.
Roadmap produit
Pour vous aider à hiérarchiser les demandes de fonctionnalités et créer un processus de développement transparent, vous pouvez partager votre feuille de route produit afin de la rendre plus collaborative et transparente.
2. Améliorer la qualité de votre travail (tout en étant plus agile)!
Gagner du temps et de l'énergie (ou, dans la "langue du management" : «affiner et optimiser les processus et les workflows») fait toujours parti des priorités des dirigeants et des chefs d'entreprise.
Si vous travaillez dans le secteur du logiciel, faire du développement en suivant les méthodes Agile est la norme aujourd'hui. Par ailleurs, ce type de méthodologie est de plus en plus utilisée par d'autres équipes telles que le les équipes marketing, produit, conception, et bien d'autres qui poursuivent le même but d'optimisation des processus et d'amélioration d'efficacité.
Que vous souhaitiez tirer parti des sprints et de la gestion des mises à jour dans le cadre de la gestion de projet Agile ou optiez pour vous en inspirer à moindre échelle pour améliorer d'autres domaines dans votre entreprise (tels que le support technique, les services ou les demandes de projet), la nature flexible de Trello rend tout cela possible.
Les erreurs de communication sur la priorisation des projets et les requêtes de dernière minute ne devraient pas remettre en cause votre planification. Grâce à ces tableaux, vous devriez être en mesure de manager votre équipe efficacement en la maintenant concentrée sur ses objectifs et ses dates d'échéance, tout en rendant possible une communication asynchrone efficace même avec des membres d'autres équipes.
Lancement de produit
Avec ce simple tableau, votre équipe peut coordonner de manière transparente plusieurs équipes autour du lancement de nouveaux produits. En un seul endroit, vous pouvez gérer toute la communication, les fichiers et les ressources de votre équipe de manière collaborative sans devoir alterner entre différentes applications.
Gérer les requêtes clients
Il n'est pas rare que les requêtes des clients et des collaborateurs se perdent dans des e-mails ou sur le chat de l'entreprise. Utiliser un tableau Trello pour la gestion des demandes entrantes à l'échelle de l'entreprise permet de diminuer les chaînes d'e-mails sans fin et la recherche interminable de conversations sur votre outil de chat préféré.
Cela vous permettra de gagner du temps et de diminuer les imbroglios en établissant des directives et des délais clairs pour toutes les demandes entrantes.
Collaboration entre équipes et services
Bien communiquer entre les équipes est l'un des plus grands défis en matière de collaboration. Par exemple, imaginons que vous deviez coordonner l'élaboration, la révision et l'approbation du contrat avec le service juridique et informatique sans échange d'e-mails.
Avec Trello, il est possible de garder le service juridique à jour sur tous les contrats entrants tout en permettant à votre équipe de voir le statut en cours de révision du contrat.
Brainstorming
L'une des compétences du manager, c'est aussi de savoir comment tirer au mieux parti de la créativité de son équipe pour générer de nouvelles idées. Si vous souhaitez mieux brainstormer, vous pouvez utiliser un tableau pour collaborer et partager des idées avec votre équipe. En facilitant l'identification des initiatives ou des problèmes que vous souhaitez résoudre grâce à ce tableau Trello, vous invitez tout le monde à mieux participer à leur résolution tout en impliquant les parties prenantes.
✨Astuce de pro : il est facile de créer un modèle en copiant un tableau. Par exemple, si votre entreprise s'est rendue à un salon l'année dernière et que vous répétez la même opération cette année, vous pouvez faire une copie du tableau et le personnaliser pour l'adapter aux besoins de cette année.
3. Constituer des équipes hors pair
Lorsque les employés ne parviennent pas à bien travailler ensemble, cela génère des problèmes d'organisation, de respect des délais ainsi que des conflits au travail. Dans un milieu de travail empathique, vous êtes beaucoup plus susceptible de voir des équipes qui sont efficaces et qui contribuent à la croissance de l'entreprise.
L'empathie ne nous permet pas seulement de coexister en paix, elle fournit un avantage commercial compétitif. La capacité de voir le monde du point de vue des autres est un don.
Dans un monde de plus en plus polarisé, cloisonné et divisé, les managers qui font preuve d'empathie dans leur processus décisionnel sont plus susceptibles d'encourager la construction de ponts plutôt que la construction de murs. Le développement de bonnes relations de travail est vital pour la performance de l'équipe, et voici quelques exemples pour vous aider à démarrer.
Meetings 1:1
Il est primordial d'avoir régulièrement des meetings one-on-one avec chacun de vos subordonnés directs. Ainsi, les employés savent qu'ils ont leur propre espace pour discuter de tout ce dont ils ont besoin. Qu'il s'agisse d'une réflexion sur leur charge de travail, leurs objectifs de carrière ou simplement pour comprendre les priorités, tout cela peut être traité à partir d'un tableau Trello privé entre vous et votre employé/e.
✨Astuce pro : documentez leurs objectifs dans une liste Trello pour vous permettre de vérifier rapidement leurs progrès.
Intégration de l'équipe
Vous pouvez faire gagner du temps à tout le monde en donnant à un nouvel arrivant ou nouveau membre du projet les outils dont il a besoin pour réussir, sans stress, avec un tableau tout prêt qui contient tout le nécessaire.
Vous pouvez créer un processus reproductible d'intégration de nouvelles recrues avec un modèle de tableau Trello facile à copier pour chaque nouveau arrivant. C'est un excellent endroit pour partager l'histoire de l'entreprise, sa culture, ses politiques et qui fait partie de l'équipe.
Team Building
Apprendre à connaître les intérêts, les passe-temps et les préférences des autres membres de l'équipe peut vraiment aider à créer une culture d'entreprise solide. Utilisez Trello pour créer un comité d'entreprise où vous pouvez organiser des événements incroyables!
Favorisez la participation en attribuant des cartes aux membres de l'équipe afin d'organiser l'événement collaborativement. Encouragez les employés à joindre des photos de l'événement sur des cartes, qui peuvent ensuite être partagées sur les réseaux sociaux internes de l'entreprise.
4. Mener de meilleures réunions
Que ceux et celles qui passent plus de temps à faire des réunions et à envoyer des e-mails qu'à travailler en mode "deep work" lèvent la main.
L'une des compétences du manager est en effet de coordonner et de communiquer les informations et les décisions aux membres de leur équipe.
Trello peut vous aider à organiser des réunions plus efficaces. Vous pouvez facilement mettre en place des habitudes sans bouleverser votre emploi du temps, qu'il s'agisse de rituels, de partager des mises à jour avec votre équipe, de remerciements adressés aux membres de l'équipe ou d'autres sujets de discussion.
Prendre du temps pour planifier les réunions peut contribuer à augmenter la participation. Impliquez les membres de l'équipe pour ajouter des cartes avec les problèmes qu'ils souhaitent aborder ou présenter. Partager les points de la réunion à l'avance permet aussi à chacun de préparer ses questions. Enfin, cela centralise l'accès aux fichiers et aux commentaires pour une consultation ultérieure.
5. Automatiser les processus
Vous commencez à percevoir comment manager une équipe requiert une réflexion en terme d'efficacité et de gain de temps ? À mesure que les processus de votre équipe se répètent, vos flux de travail peuvent commencer à évoluer et devenir plus complexes. Trello peut s'adapter en cours de route et même devenir plus intelligent pour vous aider à être un manager efficace.
Trello vous permet d'automatiser les tâches fastidieuses et ennuyeuses afin que le travail de votre équipe puisse passer à la vitesse supérieure. Tout en gardant la tranquillité d'esprit que ces mêmes actions sont toujours effectuées dans les mêmes conditions.
Avec le moteur d'automatisation Butler pour Trello, vous pouvez créer des règles qui réagissent automatiquement aux changements effectués sur le tableau. Butler se configure en «langage naturel», ce qui signifie que vous n'avez pas besoin d'avoir une expérience préalable en programmation pour le configurer.
Tout comme Trello, Butler est extrêmement flexible. Voici quelques idées simples d'automatisation pour vous faciliter la vie et bien manager votre équipe :
- Créez automatiquement des cartes récurrentes avec des membres, des dates et des checklists pour vous rappeler les rapports hebdomadaires ou mensuels à présenter.
- Laissez Butler mettre en lumière les cartes en retard afin de ne pas manquer une date limite.
- Générez un rapport par e-mail de toutes les cartes déplacées vers la liste "Terminé" chaque semaine, afin d'avoir une vue claire et hebdomadaire de tout ce qui a été fait.
- Définissez une règle qui permette à vous seul/e d'approuver n'importe quelle activité.
6. Manager les équipes à distance
Avec la culture du travail à distance qui explose partout dans le monde, les managers ont besoin à la fois de compétences personnelles et de connaissances techniques pour travailler avec les membres d'une équipe éparpillée aux quatre coins du monde. Il est courant de travailler de manière asynchrone sur différents fuseaux horaires et d'utiliser des outils de collaboration, tels que Google Docs, Slack, Dropbox et Jira.
Les espaces de travail numériques sont essentiels à la création d'un bureau virtuel qui soit fonctionnel de partout et à tout moment. Et avec plus de 130+ intégrations dans le répertoire des Power-Ups, Trello peut être le «QG» où vous vous connectez et à partir duquel vous managez votre équipe, quel que soit le lieu de travail de ses membres. Voici quelques exemples.
Slack
Le Power-Up Slack pour Trello simplifie la connexion de vos applications de communication et de collaboration afin qu'aucune idée géniale ou tâche importante ne passe entre les mailles du filet. Liez les cartes à Slack pour que les mises à jour apparaissent automatiquement dans le canal de votre équipe.
Google Drive
Le Power-Up Google Drive pour Trello transporte vos fichiers et dossiers sur les cartes Trello. Recherchez dans Google Drive directement à partir de Trello et joignez les fichiers et dossiers pertinents. Consultez les aperçus et les détails en temps réel. Il vous permet également de transformer votre tableau Trello en une présentation Google Slides en un seul clic.
JIRA
La bonne collaboration des différentes équipes de votre entreprise travaillant avec des outils complémentaires peut être cruciale pour vos projets. Le Power-Up Jira vous permet de joindre des reports de problèmes à une carte Trello ou d'en créer à partir de cartes. Une fois connecté, il optimise le processus d'envoi d'informations entre les deux outils.
Soyez le manager du siècle avec Trello
Les meilleurs managers implémentent des habitudes et des processus performants avec leur équipe tout en favorisant la flexibilité et l'auto-organisation. Hiérarchiser les tâches, maintenir le cap, mieux gérer le temps et communiquer plus efficacement avec les membres de l'équipe sont autant de compétences importantes du manager.
De plus en plus d'entreprises dans le monde entier se tournent vers Trello pour en faire leur outil de productivité incontournable afin de mieux collaborer et gérer chaque jour des projets complexes.
Si vous cherchez à savoir comment bien manager vos équipes et mieux gérer votre entreprise, découvrez la boîte à outils Trello.
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