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Comment utiliser Trello pour manager une équipe commerciale : quelques astuces

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En tant que Directrice des Ventes chez Trello, mon travail consiste à construire puis à manager une équipe commerciale, tout en gardant un contact actif et personnel avec ma clientèle.

Pour être sûre de conseiller au mieux nos clients, je voulais m’assurer de connaître 100% des possibilités de Trello. C’est ainsi que j’ai découvert quelques manières originales et créatives pour améliorer le travail fourni par mon équipe commerciale et améliorer leur performance.

Mes expériences professionnelles précédentes m’ont conduite à utiliser des outils commerciaux assez traditionnels. Ce sont souvent des outils peu pratiques qui nécessitent de remplir de nombreuses informations, ce qui les rendait peu attractif et desservait leur objectif - personne ne les utilisait.

Pour manager mon équipe commerciale, je voulais avoir la certitude de bénéficier d’outils adaptés et agréables pour travailler. J’ai donc cherché la meilleure façon d’utiliser Trello et après quelques essais plus ou moins fructueux, je souhaite partager quelques exemples qui, je crois, peuvent donner des (bonnes) idées à quiconque cherche à savoir comment manager une équipe commerciale performante.

La sagesse à votre équipe vous transmettrez

La vente, c’est une histoire orale ! Un petit nouveau – appelons-le « padawan » - s’assoit auprès d’un ancien et écoute le sage parler. Mais à limite de cette méthode de transmission, c’est la cohérence. Comment être sûr que tous mes padawans ont entendu la même chose, appris le même argumentaire, profité des mêmes conseils avisés ?

La plupart des directeurs commerciaux écriront un petit topo ou enverront un mail avec toutes ces informations, mais ce document sera t’il assez séduisant, accessible, moderne, vivant pour retenir l’attention de tous mes padawans ? J’ai trouvé la solution : créer un tableau Trello des documents de l’équipe commerciale. Chaque fois qu’un membre de mon équipe a une question sur le processus, le produit ou quoi que ce soit d’autre, je n’ai qu’à ajouter une carte correspondante à ce tableau.

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Modèle de tableau pour mieux manager votre équipe commerciale - Copiez-moi!

Mais ça n’est pas tout ! Je me suis rendu compte que ça n’était pas suffisant. J’ai donc ouvert ce tableau à toute mon équipe en les incitant à y poster eux aussi des nouveaux modèles de mails, des études de cas, ou autres ressources qui leur permettrait de travailler plus efficacement. J’ai finalement créé un tableau dynamique compilant toutes les ressources qui s’est avéré aussi utile pour les nouveaux venus que pour les maîtres Yoda de mon équipe. Et encore mieux : aujourd’hui, j’apprends moi-même tous les jours de ma propre équipe !

C’est aussi ça, manager une équipe commerciale : une voie à double sens.

Nous avons rassemblé tous les conseils de cet article et bien plus encore dans un guide pratique (et gratuit !) de toutes les astuces Trello. Obtenez-le ici : Trello pour votre équipe Commerciale.

Avec le service juridique vous collaborerez

Un défi particulier s’est rapidement présenté à nous : comment savoir précisément où en était chacun de nos différents contrats en cours à tel ou tel moment donné ? Lorsque je recevais des contrats de nos clients, je les faisais suivre au service juridique, mais il fallait alors impérativement que je garde une trace de ce que j’envoyais et que je harcèle ce même service pour avoir les mises à jour en date. Le document circulait ensuite dans l’entreprise et ça devenait très compliqué de savoir exactement où en était le contrat en question. Si j’étais en dehors de l’entreprise, tout le monde ignorait le statut du contrat en cours.

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Tableau de suivi des contrats juridiques et commerciaux - Copiez-moi !

Apprendre comment manager une équipe commerciale, c’est aussi apprendre à organiser la fluidité dans ses services. J’ai donc décidé de créer une rubrique dédiée aux départements des ventes et des opérations. Maintenant, lorsqu’un contrat doit être examiné, il apparaît dans une section dédiée qui regroupe tous les échanges le concernant ; une copie du contrat est également jointe sur Google Docs afin que toute l’équipe puisse voir immédiatement toutes les modifications et fournir au client la dernière version des contrats à tout moment, rapidement et simplement. Au final j’y ai beaucoup gagné, et mes équipes aussi : tout en fluidifiant le processus commercial, j’ai fait disparaître tous ces allers-retours de nos messageries.

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Attention, conseil de pro : L’intégration Google Drive de Trello vous permet de prévisualiser ou de créer des documents instantanément !

Une trace des demandes de nouvelles fonctionnalités vous garderez

Nous avons reçu beaucoup de feedbacks de la part de nos clients sur des fonctionnalités qu’ils souhaiteraient intégrer à Trello. Pour nous, c’est primordial que ces demandes ne finissent pas dans les oubliettes de nos messageries. C’est pourquoi nous avons créé le tableau “Demande de nouvelles fonctionnalités”. Si cette dernière n’a jusqu’alors jamais été évoquée, nous ajoutons une nouvelle carte avec le nom du client en question. Si l’ajout de cette fonctionnalité a déjà été demandé, nous ajoutons simplement le nom du client à la carte déjà existante.

Tout ce processus permet à notre équipe produit non seulement de comprendre précisément ce que les entreprises attendent de nous, mais également de savoir à quels clients s’adresser lorsque l’une de ces nouvelles fonctionnalités voit le jour. Garder une trace de ces discussions prouve à nos clients, actuels ou potentiels, que nous savons offrir un feedback personnalisé à toutes leurs attentes.

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Modèle de tableau de demande de nouvelles fonctionnalités - Copiez-moi !

L’historique de votre équipe vous connaîtrez

Comme la plupart des gens, il se trouve que je suis très occupée. Mais je dois manager mon équipe commerciale et je dois donc régulièrement me rappeler de féliciter, de discuter ou simplement de faire des suggestions à tel ou tel membre de mon équipe.

J’essaie de les rencontrer personnellement pour discuter de leur travail mais à l’instant T, je me retrouvais souvent à fouiller dans mes notes pour être sûre de ne rien oublier lors de notre conversation.

J’ai donc créé une rubrique spécifique pour ces entretiens ; j’y ajoute mes remarques au fur et à mesure, de sorte que chaque tête-à-tête soit organisé et facile à diriger. Ça devient tout de suite beaucoup plus simple de revenir en arrière, de voir ce sur quoi avaient porté nos précédentes rencontres, d’évaluer ce qui a été amélioré ou non.

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Modèle de tableau de feedback - Copiez-moi !

J’espère que ces 5 exemples de tableaux vont vous aider à mieux comprendre comment manager une équipe commerciale de manière à améliorer son efficacité et sa productivité.

Parce qu’il implique la formation et le suivi de nouveaux collaborateurs très fréquemment, le management d’une équipe commerciale est particulièrement adapté pour ce type d’organisation. Ceci dit, cette manière de fonctionner n’est pas uniquement valable pour des équipes commerciales ! Au contraire, c’est même un excellent modèle à apposer à d’autres secteurs de l’entreprise.

Et je dirai même plus : à mon sens, toute personne dont la fonction est de manager une équipe pourrait utiliser ces outils qui aident considérablement à améliorer la communication, les interactions et les performances au sein d’un groupe.

Nous avons rassemblé tous les conseils de cet article et même bien plus dans un guide pratique (et gratuit !) de toutes les astuces Trello. Obtenez-le ici: Trello pour les Équipes Commerciales.

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