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Micro productivité : une petite habitude pour de grandes réussites !

comment mieux travailler

Allez-y doucement. Vous ne pouvez pas déplacer une montagne en une seule fois. Il faut prendre son temps, y aller pierre par pierre.

Cela vous parle ? Mais oui : diviser un projet en plusieurs plus petit, c'est LE conseil que l'on donne toujours pour mieux planifier son travail avant de s'attaquer à une tâche importante.

C’est un principe que chez Trello nous aimons appeler de «micro productivité». Avons-nous inventé ce mot ? Dans le mille. Voyons comment mieux planifier et organiser son travail grâce à la micro productivité.

Comment mieux travailler à l’aide de la micro productivité

Nous pensons que ce terme représente parfaitement l’essence de cette sagesse éprouvée  qui nous permet de mieux organiser notre travail. C’est beaucoup plus facile (pour ne pas dire beaucoup moins pénible) de terminer un marathon en se focalisant sur chacune de vos foulées qui vous rapprochent de la ligne d’arrivée, plutôt que d’imaginer avec effroi tous les kilomètres qu’il vous reste à parcourir.

« Découper les tâches nous aide à percevoir les objectifs importants comme plus facilement abordables et réalisables, et cela réduit notre propension à remettre à plus tard, car nous ne savons tout simplement pas par où commencer», explique Melissa Gratias, conférencière et coach en productivité au travail.

Pertinent, non ? Mais voici le problème : vous êtes-vous déjà demandé pourquoi cette tactique d´organisation du travail fonctionne ? En fin de compte, vous abattez à peu près la même quantité de travail. Alors, qu'est-ce qui rend cette stratégie « étape par étape » si efficace ?

comment bien travaillerDécouper les tâches nous aide à percevoir les objectifs importants comme plus facilement abordables et réalisables, et cela réduit notre propension à remettre à plus tard, car nous ne savons tout simplement pas par où commencer..

— Melissa Gratias, Ph.D., conférencière et coach en productivité au travail.

Nous avons exploré dans la science et la psychologie les raisons pour lesquelles nous préférons tous planifier le travail par étape plutôt que d'aborder un projet dans son ensemble, tête baissée.

1. Votre cerveau est limité (sans vouloir vous offenser)

« La mémoire humaine est imparfaite et limitée », déclare M. Gratias. « Nous le savons tous. Nous ne pouvons pas nous souvenir de tout. »

Bien que les limites de mémoire puissent varier légèrement d’une personne à l’autre, des études récentes montrent que notre capacité moyenne de mémoire de travail (celle qui est utilisé dans les tâches mentales) n’est que de trois à cinq éléments. Un élément de plus, et celui-ci va direct aux oubliettes.

comment planifier son travail

Melissa Gratias explique : « Si nous nous en remettons à notre mémoire, nous nous arrêtons à chaque étape du projet et nous nous demandons : « Qu'est-ce que je suis censé faire ensuite ? » « Ces interruptions sont autant d’occasions de se laisser distraire, ou de manquer une étape du projet. »

En bref, diviser un projet volumineux en tâches plus petites nous aide à identifier facilement la prochaine étape et à organiser votre travail.

Il y a une autre remarque importante à faire à ce sujet : ce processus ne devrait pas se faire mentalement (parce que, au cas où vous auriez déjà oublié, votre mémoire n’est pas si fiable).

Ces étapes individuelles d´organisation du travail doivent être inscrites physiquement dans votre liste de tâches ou dans la checklist d'une carte Trello, par exemple. Vous pouvez vous y référer en tant que feuille de route pour planifier votre travail et votre projet lorsque vous ne pouvez pas vous souvenir de ce qui va suivre.

2. Vous travaillez mieux avec des objectifs spécifiques

Vous avez un super projet au programme. Par exemple : vous dirigez le lancement d’un tout nouveau site web pour votre entreprise.

À première vue, votre objectif semble simple : préparez le nouveau site web. Mais en réalité, c’est un objectif assez vague. Comment savoir s´il est vraiment « fini » ? Quand doit-il être mis en service ? Comment allez-vous vous y prendre ? « Terminer le site web » fournit en fait très peu de directives.

C’est précisément pour cette raison que la spécificité est l’un des éléments centraux de la théorie de la fixation des objectifs, établie par le psychologue Edwin Locke à la fin des années 1960.

Dans un article sur la théorie de la fixation des objectifs, Gary Latham, auteur et professeur en efficacité organisationnelle, cite quatre raisons principales pour lesquelles les objectifs spécifiques sont si utiles :

  1. Les objectifs spécifiques nous obligent à choisir de les poursuivre - et, par conséquent, à exclure tout ce qui est hors sujet. Cela augmente notre concentration, ainsi que notre motivation à poursuivre ces objectifs.

  2. De même, des objectifs spécifiques incitent à l'effort, ce qui est une autre pierre angulaire de la motivation.

  3. Les objectifs spécifiques nous incitent à être plus persistants, car nous avons une idée claire de la situation qui correspond à l’atteinte de ces objectifs..

  4. En définissant des objectifs spécifiques, nous mettons immédiatement en oeuvre les stratégies qui nous permettent de les atteindre.

Bien sûr, de nombreuses autres recherches montrent que nous avons tendance à mieux travailler avec des objectifs spécifiques. Dans une seule étude portant sur 162 étudiants de premier cycle qui ont été invités à effectuer un test informatisé de coordination main-œil, les chercheurs ont découvert une corrélation entre la spécificité de l'objectif et le niveau de performance. Ils ont constaté que si l’on contrôlait la difficulté des objectifs, le fait de se fixer des objectifs personnels spécifiques entraînait des niveaux de productivité plus élevés.

Alors, comment tout cela est-il lié au concept de micro productivité ? Et comment mieux travailler, planifier vos projets et organiser vos tâches ?

Diviser un projet volumineux en petites tâches vous permet d’établir des jalons bien plus précis (par exemple, « rédiger la copie de la page d’accueil d’ici la fin de la semaine») et vous permet donc de rester motivé et de progresser dans la bonne direction.

3. Des feedbacks réguliers pour rester sur la bonne voie

Les grands projets peuvent durer des semaines, parfois des mois, voire des années. Qu´y a-t-il de plus frustrant que d’investir tout ce travail dans une tâche, avant de découvrir beaucoup plus tard que vous êtes fausse route ?

C’est une autre raison pour laquelle il est si crucial de scinder ces tâches importantes en plusieurs parties : cela fournit la possibilité de recevoir des feedbacks (ce qui est un autre principe fondamental de la théorie de la définition des objectifs) et de procéder ainsi à des ajustements, si nécessaire.

Il est facile de penser qu´un feedback peut être démotivant, en particulier quand il est dur ou constructif. Cependant, la science prouve que n´importe quel type de feedback, positif ou négatif, nous incite à continuer à aller de l’avant.

Dans une étude de 157 participants ayant joué à un jeu d'entraînement cérébral, il a été découvert que :

  • Les feedbacks négatifs ont diminué le sentiment d’être compétent, mais ont augmenté le temps passé à s’exercer sur le jeu d’entraînement.

  • Les feedbacks négatifs ont motivé les participants à améliorer leur performance à court terme.

  • Les feedbacks positifs ont favorisé la motivation à long terme des participants.

Cela montre donc que, de manière surprenante peut-être, les feedbacks positifs ET négatifs sont utiles pour effectuer des ajustements et garder la motivation pour accomplir la tâche et ainsi mieux travailler. Et c’est quelque chose qui vous manquera si vous essayez d’atteindre un but dans sa totalité, en un seul coup.

«Décomposer un projet volumineux en tâches plus petites vous permet d’obtenir un retour d’information, d’apporter des corrections au cours de votre parcours et de garder la motivation pour accomplir de celui-ci», résume Melissa Gratias.

4. Les humains détestent attendre des résultats

«En tant qu'êtres humains, nous ne sommes pas très enclins à la gratification différée», déclare Gratias. «Nous aimons voir les progrès rapidement et souvent.»

organisation du travail

Vous connaissez probablement l’excitation qui s’empare de vous lorsque vous êtes sur le point de rayer une tâche accomplie de votre checklist. Mais que se passe-t-il dans votre cerveau lorsque vous cochez cette case ou que la gribouiller sur votre liste ? Eh bien, votre cerveau libère de la dopamine, un neurotransmetteur lié aux sentiments de plaisir et de motivation.

Par conséquent, vous allez ressentir du plaisir lorsque vous allez terminer une tâche et votre cerveau va vous inciter à reproduire cette situation. C'est ce que les neuroscientifiques appellent «l'apprentissage autodirigé» et c'est l'une des principales raisons pour lesquelles la division de grands projets en petites tâches pour organiser votre travail est si utile.

En décomposant ces tâches au long cours, vous ouvrez la porte à des récompenses plus fréquentes (et à des déferlantes de dopamine !), et ceci vous incite à continuer.

« En vous attelant à de trop grandes tâches, vous perdez des occasions de recevoir des déferlantes d'adrénaline », explique Melissa Gratias. « En décomposant tous les éléments d´une tâche importante en de plus petites tâches, nous nous motivons nous-même avec nos propres désirs de récompense et de feedback. »

Commencez à scinder vos projets dès maintenant

Vous savez maintenant que la productivité est une question individuelle de gestion du temps et des priorités : ce qui fonctionne bien pour une personne peut avoir l'effet inverse pour une autre.

Cependant, pour ne pas se sentir intimidé par des projets de grande envergure qui pourraient créer un sentiment de découragement, le concept de segmentation en objectifs plus petits est une astuce qui va vous permettre de mieux organiser votre travail et de mieux travailler vers l’accomplissement de vos objectifs.

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La micro productivité est votre nouveau leitmotiv. La science montre que planifier son travail « par étape » vous aide à être plus efficace et productif.

« La manière dont pensent et travaillent les être humains présente des caractéristiques universelles », conclut Melissa Gratias : « Décomposer une tâche volumineuse est très utile pour les personnes qui se sentent dépassées ou qui ne progressent pas dans leurs projets et leurs tâches. »

Ce qu’il vous reste à faire ? Prenez ce projet important (vous savez, celui qui vous fait les gros yeux), divisez-le en tâches indépendantes et mettez-vous au travail. Non, vous ne déplacerez pas cette montagne en une seule fois. Mais en même temps, à quoi bon se briser les reins ?

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