Comment organiser sa journée en maîtrisant la réunionite?

organiser sa journée

Levez la main si vous sentez que vous passez trop de temps en réunions, à parler du travail au lieu de l´accomplir : 🙌

Nous apportons tous une touche perso à notre façon de travailler. Mais on peut identifier deux catégories distinctes de travailleurs : ceux qui gèrent/organisent et ceux qui exécutent. Ces deux «types d´organisation du travail» en disent long sur la manière dont une journée est organisée, sur le type d'environnement de travail dont la personne a besoin et, plus important encore, sur la manière dont les réunions doivent être structurées. 

Quelle est la différence entre les exécutants et les gestionnaires ?

Le concept d´exécutant x gestionnaires a été popularisé pour la première fois par l'informaticien Paul Graham, qui a jugé utile de rappeler la différence d´organisation nécessaire entre les personnes occupant des postes d'encadrement et celles contribuant principalement à titre individuel :

  • L'organisation d'une journée de travail d’un exécutant est composée d’un temps long et ininterrompu de création et d´exécution des tâches en mode deep work. Les professions les plus courantes des «exécutants» comprennent notamment les codeurs, les rédacteurs et les designers. Les exécutants se sentent frustrés lorsque leurs emplois du temps sont truffés de réunion de synchronisation, de stand-ups et de coups de fil, car ces moments sont souvent sans lien direct avec les résultats dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.

  • Par contre, l'emploi du temps du gestionnaire implique beaucoup de coordination et de communication entre les personnes : hiérarchiser les priorités avec les autres responsables et les parties prenantes, comprendre les contraintes budgétaires et s’assurer que les délais et la charge de travail sont appropriés. Les gestionnaires aiment les réunions, car c’est à eux qu’il incombe d’élaborer les stratégies et de synthétiser les informations et les décisions destinées aux exécutants de leur équipe.

Avec de telles différences d´approches quant aux réunions, à la communication et aux tâches de chacun, il est très probable que naissent des divergences dans l'organisation d'une journée de travail.

Le sens des réunions

Il est important que les gestionnaires connaissent les styles de travai des exécutants de leur équipe. Il est courant que les gestionnaires, qui sont habitués à participer à des réunions les unes à la suite des autres, programment des réunions de planification, des séances de synchronisation et des réunions stratégiques avec leurs collaborateurs directs. Avant même qu'ils ne s´en rendent compte, les exécutants se retrouvent tous les jours dans des réunions inutiles qui interrompent leur flux de travail et les empêchent d'avoir leurs longues plages horaires de travail sans interruption, dont ils ont tant besoin.

D'un autre côté et pour bien faire leur boulot, les managers ont besoin de connaître l´état d´avancement, d’input et de feedbacks sur le travail effectué. Et sans le côté proactif des réunions, il risque d’y avoir rupture de communication.

Pour rendre plus explicite ce qu´est une organisation problématique d'une journée de travail, voyons comment quelques réunions ci et là peuvent aboutir à une semaine complète sans deep work :

Lundi

  • 10 heures. Supposons qu'un “exécutant” a un standup meeting avec son manager et le reste de l'équipe, durant lequel tout le monde parle de ce sur quoi il travaille cette semaine. Ça paraît raisonnable.
  • 13 heures. Mais, plus tard dans l’après-midi, l’exécutant a une autre réunion pour discuter de la planification trimestrielle à long terme, au cours de laquelle il lui est assigné des tâches urgentes à exécuter, pour que la direction puisse planifier le prochain trimestre.
  • 14h30 - 15h30. Ce temps est consacré à l’accomplissement des tâches urgentes susmentionnées.
  • 16 heures. Réunion hebdomadaire individuelle entre l’exécutant et le manager/gestionnaire.

Mardi

Mardi suit son train et l’exécutant accompli les tâches qui lui ont été réparties durant la réunion du lundi.

  • 10h30 - 11h30. Mais attendez, ils remarquent soudainement qu’ils ont une réunion matinale d’une heure avec un autre collègue qui voudrait «être initié» quant aux processus en place dans l´équipe.
  • 13 heures. Ensuite, ils s´aperçoivent qu'il y a une réunion l'après-midi pour lancer une nouvelle campagne. Notons que l’exécutant n’est pas un acteur principal de cette campagne ; il participe uniquement parce qu’il fait partie de l’équipe depuis un bon moment et que les gens apprécient son opinion.
  • 15h05. Ensuite, le chef de l’exécutant lui envoie un message avec quelques questions afin d'éclaircir son travail de planification trimestrielle, effectué lundi, ce qui demande une petite réunion rapide pour résoudre le problème.
  • 16 heures. La réunion mensuelle du personnel de toute la société clôture la journée.

Mercredi

  • 10 h 00. C’est parti pour un autre stand-up meeting, et là l’exécutant se rend compte qu’il n’a absolument rien fait de sa liste du lundi. Mince.

Vous voyez le schéma répétitif ici? Soucieux de participer à la planification de l’équipe mais sans prendre en main leur emploi du temps, les exécutants courent le risque d’être pris au dépourvu par un calendrier de gestion alors qu’ils ont une liste de tâches à effectuer.

Que faire pour mieux organiser ses journées de travail?

comment organiser sa journée

Pas de panique : le cercle vicieux peut être rompu. Il existe quelques pratiques que les gestionnaires tout comme les exécutants peuvent utiliser pour lutter contre la fatigue liée aux réunions et contre la perte de productivité qui s´ensuit.

Conseils aux managers

En tant que manager, vous êtes le garant du temps de votre équipe. Pour les exécutants de votre équipe, vous êtes le protecteur des si précieuses plages horaires dont ils ont besoin pour foncer tête baissée et accomplir leurs tâches. Imaginez une tempête de soucis et de tracas et que vous êtes le parapluie qui protège vos exécutants contre ces tourments inutiles qui leur tombent sur la tête. ⛈🌪☂️

Cela signifie que s'il y a des réunions où vous pouvez parler en leur nom, vous devriez y aller à leur place. Vous devez également penser au nombre de réunions fixes que vous avez avec votre équipe par semaine et vous assurer que l'ordre du jour est opportun et pertinent. Cela contribue également à garantir que votre temps est utilisé plus efficacement.

Voici quelques habitudes qui peuvent aider les gestionnaires à prendre en compte le temps de l’exécutant :

  • Équipe synchro : organisez une réunion hebdomadaire avec toute l'équipe. Cette réunion devrait être de haut niveau et pertinente pour toutes les personnes présentes.

  • Bilan: effectuez un bilan hebdomadaire individuel avec chaque exécutant de votre équipe. Utilisez ce temps pour comprendre ce sur quoi ils prévoient de travailler cette semaine et savoir s’il existe des obstacles potentiels. Par exemple, s’ils vous disent qu’ils reçoivent des demandes de réunions ponctuelles de la part d’autres équipes, demandez-leur si ce sont des réunions dont vous pouvez vous occupez à leur place. Pour certaines d’entre elles, vous pouvez même inciter l’exécutant à tout bonnement les décliner.

  • Tir groupé : essayez de faire en sorte que deux réunions tombent le même jour, donnant ainsi à l’exécutant plus de journées de deep work sans aucune réunion. En outre, au lieu de planifier les réunions ponctuelles pour chaque point de l'ordre du jour, préparez-vous à inclure ces discussions dans les stand-up meetings (voir la section ci-dessous sur la structure).

  • Autonomie : en ne demandant à l’exécutant que le temps strictement nécessaire pour deux réunions par semaine, une individuelle et une d’équipe, ils disposeront de davantage de temps pour décider s’ils veulent ou non accepter certaines invitations à des réunions ponctuelles.

  • Structure : utilisez votre temps et celui de votre équipe de manière efficace en organisant correctement les réunions et en ne prévoyant qu'un seul ordre du jour par réunion. Ouvrir cette structure et cet agenda à la contribution de toute l'équipe rend ce moment pertinent et précieux. Prévoyez un lieu accessible à tout moment par les participants et l’ajout de points à l'ordre du jour pour rendre le processus démocratique – de plus, comme ça personne n'oublie de quoi il veut parler ! Un tableau Trello de réunion est un excellent moyen de garder les ordres du jour des réunions organisés et ouverts à toute l’équipe.

Conseils pour les exécutants

Pour les exécutants, il est important de jouer un rôle actif dans la gestion de votre temps. Vous êtes celui qui connaît les tenants et aboutissants de la meilleure façon de travailler, et il vous incombe de le communiquer à votre responsable.

Voici quelques conseils pour reprendre votre temps de concentration:

  • Soyez proactif: bloquez des journées entièrement dédiées à l’exécution de tâches. Indiquez clairement ces moments sur votre calendrier pour quiconque tenterait de planifier une réunion avec vous. Si quelqu'un vous propose une réunion un jour dédié à l’exécution, estimez-vous le droit de refuser et demandez de la reprogrammer un jour non dédié à l’exécution des tâches. Prenez le contrôle de votre emploi du temps.

  • Adopter une mentalité de manager: il est important de rappeler que Exécutants et Gestionnaires ne sont pas toujours des termes qui s’opposent. Parfois, votre liste de tâches vous obligera également à assumer un emploi du temps du type manager ! Si tel est le cas, essayez de regrouper ces responsabilités de gestionnaire sur une seule journée de votre semaine. Le fait de savoir à l'avance qu'au moins une journée ne sera pas consacrée au deep work peut vous aider à mieux planifier votre semaine.

  • Embrasser les réunions (si nécessaire): les longues conversations via messages ou via des visites ininterrompues à votre bureau sont également une grande perte de temps. Coupez court à ces distractions imprévues en étant pleinement impliqué et «gestionnaire» dans les réunions auxquelles vous participez. Conservez des notes détaillées et des questions que vous prévoyez de poser aux autres pendant ces précieux moments de synchronisation.

  • Disponibiliser quelques heures. Prévoyez des plages horaires spécifiques sur votre calendrier pendant lesquelles l'équipe sait qu'elle peut vous faire signe ou quand elle peut solliciter une réunion ouverte pour poser des questions ou faire des demandes non urgentes au lieu de les disséminer çà et là lors d´un chat ou dans des conversations informelles.

Que vous soyez un exécutant ou un gestionnaire, une chose est sûre: votre temps est important. Vous avez des attentes et des délais à respecter et il est primordial que vous gériez votre temps de manière à parvenir à tout faire. Avoir de l'empathie et comprendre les exigences de vos coéquipiers au cours de la journée de travail est le premier pas vers une productivité harmonieuse et saine et vers une satisfaction professionnelle.

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