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Ne perdez plus de temps à organiser vos réunions de travail

organisation de réunions avec notifications d'agenda

Lorsque je suis en déplacement pour le travail, l'utilisation de rappels m'aide à rester organisé. La compagnie aérienne me fait savoir si mon vol est retardé, mon hôtel m'avertit quand je peut effectuer mon check-in en ligne, etc. 

En tant que cadre et entrepreneur, j’ai un emploi du temps chargé, même lorsque je ne voyage pas.

Les aléas de la vie interrompent fréquemment mes projets les plus parfaitement planifiés, de sorte que je peux facilement passer à côté de certaines tâches importantes. C’est la raison pour laquelle j’ai cofondé Calendar, pour permettre aux utilisateurs de gérer leur temps plus efficacement tout en restant concentré sur leurs priorités

Les notifications d'agenda automatisées fonctionnent pour les rendez-vous, les tâches et même lorsque vous avez besoin de planifier une pause-goûter bien méritée. Alors pourquoi ne pas les utiliser aussi pour les réunions ? Si vous souhaitez savoir comment mieux organiser vos réunions de travail, voici une méthodologie pour atteindre les cinq objectifs critiques que je vais présenté ci-dessous, en utilisant la fonctionnalité de notifications de rappel de réunions. 

1. Diminuez l'abstention, les retards et les annulations de dernière minute

Les gens manquent des réunions ou arrivent en retard pour diverses raisons. Mais la culture associée à votre lieu de vie et de travail détermine souvent si vous allez arriver à l'heure ou avec quelques minutes de retard. 

Au Japon, un professionnel en activité n'oserait pas arriver ne serait-ce que 30 secondes en retard à une réunion au travail.

Au Brésil, par contre, les participants savent qu’ils peuvent se présenter quelques minutes après l’heure prévue, à moins que l’organisateur ne spécifie que la réunion aura lieu à «l'heure anglaise».

Vous pensez peut-être que cela n'a aucune importance si une réunion commence à 14 h ou à 14 h 10. Mais les statistiques disent le contraire.

Selon Doodle, une mauvaise organisation des réunions de travail coûteront en 2019 quelques 399 milliards de dollars aux entreprises américaines.' Les enquêté/es de Doodle ont déclaré que les réunions de travail inefficaces ou mal organisées avaient un impact négatif plus important que les réunions à distance avec des appels vidéos de mauvaise qualité.

Réunion sans retards
Les notifications d'agenda encouragent les participants à terminer leurs tâches en cours pour s’assurer qu’ils arriveront à l’heure.

Que vous utilisiez un logiciel de planification de rendez-vous ou un calendrier en ligne, vous pouvez configurer vos rappels selon vos besoins. Certaines personnes préfèrent une notification push 15 minutes avant leur réunion, tandis que d'autres préfèrent recevoir un e-mail deux heures à l'avance.

Communiquez et collaborez avec votre équipe sur les préférences de notifications afin de définir une solution qui convienne à tous les participants de la réunion de travail.

2. Accordez à chacun le temps de se planifier

Lorsque les participants gardent en tête l'organisation d'une réunion dans les jours à venir, ils ont tendance à mieux se préparer en amont. Cependant, avec une moyenne de 62 réunions par mois, la plupart des travailleurs ne pensent pas à la prochaine réunion avant l'heure H.

Assurez-vous que tout le monde arrive préparé en utilisant une application de type Agenda / Calendrier ou un outil de planification afin de rester concentré/e/s sur le sujet de la réunion et sur les actions à entreprendre.

Les participants ne doivent pas seulement connaître la date, l'heure et le lieu, mais également l'ordre du jour de la réunion. Votre ordre du jour indique à tout le monde ce que la réunion couvrira et permet à chacun de partager ses questions ou préoccupations avant que ne débute la réunion.

Utilisez des notifications pour que les participants sachent quels supports, documents et plans apporter.

Quand c'est vous qui tenez les rennes de l'organisation d'une réunion de travail, les notifications peuvent vous aider à être prêts/es, et de se prémunir des problèmes de dernière minute que votre présentation pourrait rencontrer. Faites en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et mettez de l'ordre dans vos outils avant la réunion, afin d'éviter les faux départ et les pertes de temps, motif de frustration pour tous les participants.

3. Améliorez l'efficacité et la transmission de l'information

Lorsque tout le monde arrive à l'heure et connaît l'ordre du jour, les réunions deviennent plus efficaces. Ce n’est pas (complètement) magique. C’est logique.

Organiser une réunion de travail efficace, cela peut se résumer par: une réunion qui commence et se termine à l’heure, qui couvre l'ordre du jour en bonne et due forme, et ne débouche pas sur des conversations parallèles.

Les notifications incitent les collaborateurs à se présenter à l'heure et à se préparer en conséquence. Dans cet environnement optimal, vos réunions ont plus de chances d'atteindre leurs objectifs et d'augmenter le niveau de compréhension et d'efficacité professionnelle des personnes présentes.

Réunion sans retards

Pensez à toutes les fois où vous avez dû contacter les participants pour confirmer leur présence ou leur demander quand ils arriveraient.

Selon WorkMarket, l'automatisation de petites tâches de ce type peut faire gagner jusqu'à trois heures de travail par jour aux chefs d'entreprise (et deux heures aux employés). Imaginez ce que vous pourriez faire avec 45 jours supplémentaires par an !

Les possibilités sont infinies. Vous pourriez écrire la première partie de ce roman qui vous tient à cœurs, terminer votre formation de naturopathie à distance, ou vous offrir 4 semaines bien méritées de voyage autour du monde.

4. Augmentez votre chiffre d'affaires et limitez le gaspillage

Même si l'utilisation des notifications d'agenda pour les réunions ne représentait que 10% de gain d'efficacité, vous pouvez consacrer ce temps supplémentaire à la création d'un équilibre efficace entre vie professionnelle et vie privée (même si ce taux doit être probablement beaucoup plus élevé, compte tenu du temps que les responsables dépensent en réunion). Vous pouvez même imaginer améliorer votre bien-être, grâce au temps supplémentaire dédié à des activités, à la famille, aux loisirs, et à prendre soin de vous.

Avec une meilleure organisation de vos réunions de travail, celles qui normalement dureraient 1h sont bouclées en 30 minutes. 

Cela vous donnerait, à vous et à vos équipes, plus de temps pour renforcer les relations avec la clientèle, améliorer produits et services ou explorer de nouvelles innovations. Votre temps est votre ressource la plus précieuse : plus vous en avez, mieux c'est !

Les personnes qui cherchent à améliorer leur gestion des tâches en programmant des notifications automatiques (ou par textos) sont plus susceptibles de vous avertir quand elles ne peuvent pas participer à une réunion. Au lieu de rester assis pendant un quart d'heure à envoyer des textos et des e-mails jusqu'à ce que vous vous rendiez compte que vous venez de perdre votre temps, vous pouvez réorganiser votre emploi du temps à la dernière minute.

Dans des cas extrêmes, vous pouvez même analyser l'historique des personnes qui vous posent des lapins à répétition, afin de sélectionner des partenaires plus fiables ou discuter sérieusement avec les employés qui démontrent constamment un manque de sérieux.

5. Établissez des relations plus solides avec les employés, les clients et les partenaires

Selon une étude réalisée en Irlande, 46% des employés n'apprécient pas leurs collègues qui arrivent toujours en retard. Certaines cultures pardonnent ou s'attendent même à un peu de retard, mais dans la plupart des pays occidentaux, les retards ne sont pas bien tolérés.

Votre entreprise a besoin de relations solides pour survivre. Cela inclut les relations avec les employés, les clients et les partenaires. Les rappels d'agenda aident à entretenir ces relations en envoyant des notes impersonnelles mais informatives qui incitent vraiment les parties prenantes à respecter les horaires. Certains outils vous permettent même de programmer des rappels plus conviviaux.

Le logiciel de rappel Appointment, par exemple, permet aux utilisateurs de créer des messages uniques et personnalisés. 

Vous pouvez personnaliser les noms, les messages et les heures d’envoi pour créer une expérience plus individualisée, comme l'exigent de plus en plus les clients d'aujourd'hui. En améliorant la personnalisation des messages et la ponctualité des participants, vous contribuerez à ce que l'entreprise atteigne ses objectifs de retour sur investissement tout en permettant à vos collègues et partenaires d'améliorer leurs relations.

réunion organisée

Peut-être que les pires retardataires auxquels vous avez à faire ne vont pas se transformer en Mr Ponctualité d'un jour à l'autre, mais pour la plupart d'entre nous, cela permettra d'apporter des améliorations notables. 

Croyez-moi: plus je réfléchis à comment organiser des réunions de travail efficaces, plus je réalise à quel point une gestion efficace du temps a un impact profond sur l'entreprise. Commencez à utiliser des rappels automatiques avant vos réunions pour vous rendre compte par vous-même. 


Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

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