Comment mieux organiser vos réunions de travail? Appuyez sur l’accélérateur

Il est 15 heures. Le café que vous venez de boire fait son effet, mais vous ne parvenez pas à faire taire cette appréhension qui vous envahit alors que vous vous dirigez d'un pas hésitant vers la réunion hebdomadaire de votre équipe. Vous savez que cela va durer éternellement mais que rien n´y sera accompli de toute façon. Et là, vous vous demandez, "Est-ce que ça doit forcément se passer comme ça ?"

Et bien la réponse est non, ce n’est pas une obligation. Les réunions ont depuis peu une mauvaise réputation. Les déclarations générales telles que «toute réunion est inutile» servent le même objectif que ces titres de tabloïd qui promettent «le meilleur régime possible» tout en refusant de reconnaître que n´importe quel régime n´est qu´une mode. Le point commun est que les deux ne sont pas intrinsèquement néfastes : le problème réside dans la façon de faire.

Comme je coordonne une équipe dispersée chez Trello, je sais qu´organiser des réunions d’équipe est essentiel pour assurer la synchronisation et l’exécution des projets. Trouver la bonne structure a été un long chemin. Et je vais vous révéler tous mes secrets :

Étape 1: Lâchez prise

TIC TAC. TIC TAC. Voilà, vous regardez à nouveau l'horloge. Si vous voulez éviter la catastrophe d’une réunion sans fin, assurez-vous que celle-ci soit bien structurée.

Cela peut sembler évident, mais une étude récente a montré que étonnamment, plus de 63% des réunions n’avaient pas d’ordre du jour. Ce n’est pas croyable ! Lorsque les gens se rendent à une réunion, ils doivent savoir qu'il y a un début, un milieu et une fin. Ce n’est pas une réunion sans limite, et tout le monde comprend ce qui doit être accompli dans les délais impartis.

Avec mon équipe, nous avons une liste spéciale sur un tableau Trello intitulée «À discuter». Lors de chaque réunion, nous examinons les fiches de cette liste et nous les déplaçons de façon appropriée, que ce soit sur la liste «En cours», ou «Pour plus tard » pour les projets que nous souhaitons réaliser plus tard, ou simplement archiver la carte si l'élément a été discuté et ne comporte aucune autre action.

Parfois, cette réunion dure dix minutes et parfois tout le temps qui lui était imparti. Dans tous les cas, ça ne pose aucun problème. Nous avons le temps réservé à cette activité et si nous terminons plus tôt, tout le monde sera heureux de disposer de plus de temps pour reprendre son travail.

Tous les membres de l'équipe comprennent qu'il s'agit de la structure même de la réunion et sont donc prêts bien préparés. L'efficacité est à son meilleur niveau !

Étape 2 : Suivez le guide (en alternance)

Vous êtes en réunion et ... silence. Vous regardez autour de vous. Personne ne sait quoi faire ou comment avancer. Tout le monde attend que quelqu'un prenne les devants. C’est un #échec.

Comprenez-moi : chaque réunion doit avoir un chef. Le travail de cette personne consiste à faire avancer les choses et à faire éventuellement une blague pour que les transitions se fassent en douceur (les miennes provoquent généralement des yeux levés au ciel).

Le fait de ne pas avoir de responsable désigné a pour conséquence une énorme confusion de responsabilité, où des personnes attendent en silence que quelqu'un d'autre prenne la réunion en main. Ça vous parle ?

Le processus que mon équipe a développé consiste à désigner un responsable de réunion à l’avance sur une carte. La carte porte la mention «Responsable de la réunion» avec une photo de la personne désignée. Encore une fois, c´est pas sorcier.

Nous changeons de personne pour animer la réunion, car soyons honnêtes, personne ne veut entendre la même personne parler tout le temps. Cela donne également à tous les membres de l’équipe un sentiment d’appartenance à la réunion.

Pour éviter toute confusion, le responsable pour animer la réunion en cours désigne le responsable de la prochaine réunion à la fin en changeant les photos sur la carte.

Étape 3: Adoptez une approche démocratique mais néanmoins darwinienne

En entrant dans une réunion, mon équipe sait déjà que l'ordre du jour figure dans la liste «À discuter» (traitée à l'étape 1). Mais comment ces cartes arrivent-elles dans cette liste ?

La règle est que tout membre de l'équipe peut ajouter une carte à la liste «À discuter» sur notre tableau de réunion, et ce, à tout moment. Souvent, les cartes sont ajoutées avec une brève description, et tout problème à discuter est résolu avec des commentaires directement sur la carte avant même que nous nous rencontrions.

Il y a tellement d'avantages : les membres de l'équipe se sentent impliqués parce que leurs problèmes sont exprimés et discutés, et l'équipe à tout à y gagner parce que cette approche garantit que seuls les problèmes importants arrivent jusqu´à une réunion. C’est vraiment darwiniste : les problèmes qui peuvent être résolus en dehors de la réunion sont résolus, et seuls les plus forts d’entre eux, c’est à dire les plus importants, sont débattus.

Étape 4: nommer un scribe

Vous venez de rentrer de vacances et d'importantes choses se sont passées pendant votre absence. L'horreur ! Comment allez-vous rattraper le retard ?

Évidemment les réunions doivent avoir lieu même si quelqu'un est malade ou en vacances. Cela ne signifie pas que ces charmants vacanciers (ou pauvres malades) doivent passer à côté de quoique ce soit.

Pour lutter contre ce problème, mon équipe a eu l'idée d'un scribe (généralement le responsable de la réunion). Celui-ci prend des notes directement sur les cartes. Ainsi, si une personne doit manquer une réunion, elle peut savoir exactement ce qui s'est passé sans avoir à déranger personne.

Nous mettons également notre tableau à la disposition de toute l'entreprise, afin que tout le monde puisse voir ce sur quoi l'équipe de marketing a discuté cette semaine et apporter sa contribution, sans réserve. Promouvoir la transparence est toujours une bonne chose !

Bonus

Boom, bada boom ! Il existe un flux de travail infaillible pour organiser des réunions de bilan. Plus personne ne pique du nez, ne lève les yeux au ciel ou ne perd son temps. Pour un petit bonus, optimisez ce flux de travail pour gérer votre équipe de travail. Gardez à l'esprit que de tels processus ne devraient jamais être statiques ; nous améliorons constamment notre processus de réunion en essayant différentes choses. Certaines fonctionnent, et d'autres non.

Les éléments les plus importants à retenir sont que les membres de l'équipe se sentent impliqués et motivés, soutenus et que leur temps est utilisé efficacement. Et à une époque où tout le monde voudrait avoir un peu plus de temps, c'est gagnant-gagnant pour tout le monde.

Voici un exemple de tableau Trello basé sur le workflow de réunion décrit dans cet article.