Dans votre cheminement pour travailler plus efficacement apparait sans relâche un fléau capable de saboter votre productivité, et dont la maitrise pourrait vous ouvrir la porte du paradis de l'efficacité au travail. Le besoin de se distraire est au cœur du problème. Les distractions sont responsables de l’un des pires facteurs qui détruisent votre efficacité : le va-et-vient incessant entre plusieurs tâches.
Passer d'une tâche à l'autre: de quoi s'agit-il exactement ?
Dans sa forme la plus simple, il s'agit de passer d'une tâche à l'autre, sans que celles-ci n'aient de lien entre elles. Même si vous avez la chance de travailler de chez vous, vous n'en êtes pas exempt et cela vous empêche de travailler efficacement.
Bien que le fait de passer d'une tâche à l'autre soit une forme de multitâche, considérez-le comme le frère maléfique de la forme traditionnelle de multitâche à laquelle vous êtes habitué/e. Il ne s’agit pas d’essayer de répondre distraitement à des mails en plein milieu d’une téléconférence. Comme le souligne l'Association Américaine de Psychologie , il existe trois types de multitâches :
- Multitâche classique : essayer d'exécuter plus d'une tâche à la fois.
- Changement rapide de tâche : passer rapidement d’une tâche à l’autre.
- Changement de tâche avec interruption: il est nécessaire de passer d’une tâche à l’autre sans avoir terminé la première tâche (le pire qui puisse vous arriver).
Le changement de tâche avec interruption est particulièrement pénalisant, car il peut être très distrayant, est la plupart du temps provoqué par des facteurs extérieurs, et bien qu'il soit le plus lourd de conséquences, la plupart des gens ignore son existence.
Quel prix en payons-nous ?
Malheureusement, la perte de temps et de productivité qui en découle est considérable et il en devient presque impossible de travailler efficacement. Selon Inc., le coût estimé de la perte de productivité due au multitâche est de 450 milliards de dollars et les conséquences individuelles sont tout aussi dramatiques.
Parmi eux :
- Nous ne passons en moyenne que 1 minute et 15 secondes sur une tâche avant d'être interrompus.
- Il faut en moyenne 25 minutes pour reprendre une tâche après une interruption.
- Le multitâche intensif peut vous faire perdre jusqu'à 15 points de QI (temporairement).
Cela nous rend littéralement plus bêtes.
Et cette infographie ne prend même pas en considération le stress qui en résulte, lorsque vous vous débattez frénétiquement pour garder la tête hors de l'eau alors que vous croulez sous le travail et que l'angoisse vous gagne.
Alors, comment travailler efficacement ?
Jouez au jeu des associations
Si le changement de tâches est tellement compliqué, c'est parce qu'il est difficile de se concentrer sur un sujet, puis de passer rapidement à un autre, complètement différent. Pour faciliter cette transition difficile et trouver une méthode de travail efficace, essayez de regrouper dans votre emploi du temps tâches et projets similaires :
Planifiez toutes vos réunions sur une journée par semaine, voire deux.
Les réunions sont, malheureusement, un mal nécessaire pour la plupart d’entre nous, mais elles sont aussi l'un des grands responsables du manque d'efficacité. PDG de One Month, une école de formation en ligne pour entrepreneurs en technologie, Mattan Griffel applique une politique stricte de planification de toutes ses réunions le mercredi. Comme il le dit si bien, «faire des réunions un jour par semaine procure un résultat net qui est le fait de disposer de longues périodes de temps ininterrompues pendant les autres jours. Ce qui vous permet d’être incroyablement efficace.»
Regroupez des tâches et projets similaires dans votre emploi du temps pour travailler plus efficacement.
Supposons que certaines de vos tâches habituelles incluent la planification de publications sur les réseaux sociaux et la réponse en ligne aux utilisateurs de ces médias sociaux. Regroupez ces tâches car il s'agit dans les deux cas d'utiliser les médias sociaux. Des recherches montrent que le fait de "regrouper" des tâches similaires nous permet d'abattre une plus grande quantité de travail, bref, de travailler plus efficacement.
Triez vos mails
Soyons honnêtes, le courrier électronique est l’une des plus grandes sources de distraction de notre temps. Comme le souligne la revue Harvard Business Review, vous ne devriez pas utiliser votre boîte de réception comme une liste de tâches. Passer d'une tâche à une autre est devenu tellement facile et fréquent, à cause des mails, que nous le faisons sans trop nous en apercevoir. C’est pourquoi vous devez mettre en place une méthode de travail efficace en programmant le moment pendant lequel vous vous attaquez à vos mails.
Dédiez-y 15 minutes, deux fois par jour. Parcourez votre boîte de réception et transférez tous les nouveaux messages vers une liste de tableau Trello intitulée «Gestion des mails». Une fois que les mails sont sur ce tableau, ils sont organisés de la manière suivante : s’ils se rapportent à un projet qui a déjà sa propre liste Trello, ils y seront déplacés ; s’ils se rapportent à autre chose, ils sont déplacés vers une liste «À faire».
Oh, et ne vous transformez pas en chien de Pavlov. Les notifications que vous recevez sur votre téléphone ou sur votre ordinateur vous distraient, même si vous ne les ouvrez pas. Admettez-le, même si vous ignorez les notifications et continuez à travailler, au fond de vous-même, un peu d’anxiété FOMO s’installe.
Le mode vibreur et même le mode silencieux ne suffisent pas : retournez votre téléphone afin de ne pas voir la notification sur l’écran. Fermez également votre boîte mail, afin que vous ne puissiez pas voir les nouveaux messages qui arrivent.
Mettez au point la stratégie du «cerveau hors-service»
Les jours où le changement de tâche est inévitable ou survient à l'improviste, et que votre cerveau s'est malheureusement mis en mode «hors service», ne craignez rien : il est encore possible de sauver votre journée de travail.
Tout le monde a des tâches obligatoires à faire, de celles qui n’exigent pas beaucoup de réflexion. Accomplissez-les dès que vous sentez que vous ne pouvez pas faire mieux. Se concentrer sur une tâche banale recentre votre cerveau et vous permet de commencer à penser plus clairement. Comme le dit Kevan Lee de Buffer, « Si vous devez avaler beaucoup de grosses grenouilles, c’est plus facile de les décomposer d'abord en petits têtards. » En plein dans le mille.
Les forces extérieures qui vous empêchent de travailler efficacement et qui surviennent sans crier garde sont infatigables. Mais il est possible de les contrôler pour en faire des alliées.
Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.
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