Comment utiliser Trello comme un(e) pro: Tuto pour les nuls, les bons et les experts

comment utiliser trello

Trello est un outil très simple en apparence mais quand vous y regardez de plus près, vous découvrez à quel point il est dynamique et efficace, quel que soit le projet. Des millions de personnes et d'entreprises de toutes sortes et de toutes tailles utilisent Trello comme outil pour tout gérer : communication des équipes au travail, processus d'intégration en entreprise, support technique, organisateur de tâches hebdomadaires et même planification des repas.

Trello regorge de fonctionnalités, de raccourcis et de Power-Ups qui vont booster votre efficacité et votre productivité au travail comme à la maison. Vous souhaitez savoir comment fonctionne Trello, ou vous êtes déjà un fervent utilisateur mais vous souhaitez passer la 5e et apprendre à bien utiliser Trello à son plein potentiel? Alors, en voiture !

Prenez des raccourcis

Trello est plein de raccourcis clavier. Ils vous permettent de tout faire sur une carte, de son archivage à son déplacement, en passant par l'ajout et la suppression de membres ou d'étiquettes, en un seul clic. Vous pouvez appuyer sur “ ?" à tout moment pour faire apparaître cette page. (Un raccourci pour les raccourcis ? Ça vous coupe le souffle hein !) Je voudrais toutefois vous montrer quelques-uns de mes favoris.

Mon super favori, c´est le raccourci "b" qui ouvre le menu des tableaux et vous permet de rechercher n'importe quel autre tableau instantanément. Appuyez sur "b", tapez les premières lettres du tableau que vous recherchez, appuyez sur Entrée, et le tour est joué. C'est le moyen le plus rapide de changer de tableau.

Un autre raccourci que j'adore c'est "f" qui ouvre le filtre de la carte sur un tableau. Vous pouvez commencer instantanément à chercher des cartes par titre. Le filtre suggérera également des membres et des étiquettes, vous pourrez donc commencer à taper "da" et la suggestion "Daniel" apparaîtra. Appuyez sur Entrée pour voir les cartes qui lui sont attribuées. Appuyez sur "x" pour effacer un filtre.

Vous pouvez voir la liste complète des raccourcis clavier Trello ici, ils vous permettront d’apprendre à bien maîtriser toutes les subtilités de Trello pour en faire un outil terriblement efficace.

@ mentions

Besoin d'attirer l'attention d'un autre membre du tableau ? Vous pouvez le mentionner dans un commentaire de carte et il recevra une notification. Là aussi, la saisie automatique vous permet de commencer à taper "@" et apparaissent des suggestions de nom.

Double-cliquez pour ajouter une liste ou une carte Trello

Vous pouvez double-cliquer sur n'importe quel espace libre sur un tableau pour ouvrir la fenêtre "Ajouter une liste". Trello est assez malin pour savoir que vous avez cliqué entre "En cours" et "Terminé" et insérera la nouvelle liste à cet endroit.

Vous pouvez également cliquer entre deux cartes pour en créer une à cet emplacement de la liste. Parfois, vous ne voulez pas que votre nouvelle carte se retrouve tout en bas !

Ces techniques vous feront gagner du temps et vous ne serez pas obligé de faire défiler le tableau en entier.

Glisser, déposer et coller des pièces jointes

tuto trello

Vous pouvez faire glisser plusieurs fichiers de votre bureau sur une carte pour les télécharger. C'est très pratique si vous souhaitez partager des captures d'écran, des images ou des documents qui requièrent la collaboration de toute l´équipe. Vous pouvez également faire glisser des images d'autres sites Web sur vos cartes.

Mais ce n'est pas tout ! Vous pouvez également coller des images dans l’application Trello. Il suffit de trouver une image sur le Web, de cliquer avec le bouton droit de la souris et de sélectionner "Copier l'image", d'ouvrir ou de survoler une carte, puis d'appuyer sur "command + v" (Mac) ou "control + v" (Windows). Cela fonctionne avec n'importe quelle image dans votre presse-papiers.

Mais attendez, ce n´est pas encore fini ! Vous pouvez également faire glisser les liens de vos sites préférés vers Trello. Les métadonnées seront intégrées à la carte. Ainsi, par exemple, si vous parcourez des recettes sur Pinterest et souhaitez en enregistrer une sur votre tableau de planification des repas, il vous suffit d'un tout petit geste :

bien utiliser trello

Ouaw ! Génial.

Comment fonctionne Trello avec Google Drive

En parlant de pièces jointes, vous pouvez télécharger des fichiers directement à partir de vos comptes Dropbox et Google Drive. Ouvrez une carte, cliquez sur "Joindre un fichier ..." dans la barre latérale, puis sélectionnez "Dropbox" ou "Google Drive". Connectez-vous à votre compte si vous ne l'avez pas déjà fait et sélectionnez vos fichiers. Et voilà ! Vos fichiers sont partagés avec tout le monde.

Trello propose également un Power-Up pour Google Drive. Il vous permet de créer et de joindre toutes sortes de fichiers Google. Ceux-ci seront intégrés au dos de la carte pour en faciliter la visualisation :

outil trello

Copier un tableau, une liste, une carte ou une checklist

Vous avez un tableau ou une carte que vous souhaitez utiliser comme modèle ? Vous pouvez les copier. Pour un tableau, cliquez sur le bouton "Options", puis sélectionnez "Copier le tableau ..." dans le menu. Pour une liste, cliquez sur le menu dans le coin supérieur droit de la liste et sélectionnez sur "Copier la liste ...". Pour une carte, ouvrez le menu "Plus ..." situé au dos de la carte et sélectionnez "Copier ...". Vous pouvez également copier des éléments de la checklist à partir d'autres checklists de votre tableau lorsque vous en créer une nouvelle. Cliquez simplement sur le bouton "Ajouter une checklist..." dans la barre latérale de la carte et sélectionnez une option dans "Copier des éléments à partir de ...".

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Communiquer avec des Émoticônes

Parfois, vous n'avez pas besoin de communiquer avec des mots lorsque vous commentez une carte Trello. Avec les émoticônes, vous pouvez facilement et rapidement communiquer vos pensées sur le commentaire de quelqu'un. Pour ajouter une réaction à un commentaire, cliquez simplement sur l'icône émoticône située sous le commentaire et sélectionnez-en un. Ou cliquez sur un émoticône qui a déjà été ajouté pour renforcer le message.

Faire glisser le tableau pour faire défiler les listes

Ce n´est pas toujours pratique de faire défiler un tableau horizontalement. Pour vous simplifier la vie, nous avons ajouté la possibilité de faire glisser un tableau pour faire défiler les listes. Trouvez simplement un endroit libre sur le tableau, cliquez et maintenez, puis faites glisser vers la gauche ou la droite pour faire défiler le tableau. C'est beaucoup plus facile que de trouver la barre de défilement et de la faire glisser.

Action en série sur les listes

Avez-vous déjà eu besoin de déplacer ou d’archiver toutes les cartes d´une même liste, comme par exemple tout ce qui se trouve dans votre liste "Terminé" ? C´est maintenant très facile. Survolez le titre de la liste, cliquez sur le bouton de menu dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Déplacer toutes les cartes de cette liste ..." ou "Archiver toutes les cartes de cette liste ...".

Gestion des notifications Trello

Est-ce que Trello reste ouvert dans ton navigateur ou sur ton bureau toute la journée ? Si vous utilisez Chrome ou Safari, votre navigateur peut générer des notifications sur le Bureau. Cliquez simplement sur le bouton Notifications dans l'en-tête et sélectionnez "Autoriser les notifications du bureau ..." dans le menu. Désormais, lorsque vous recevez une notification, une petite fenêtre contenant cette notification apparaît dans le coin de votre bureau, que l’onglet soit activé ou non.

Vous pouvez également organiser facilement vos notifications dans l’application Trello avec le fil de notification. Lorsque vous accédez au panneau des notifications, des options telles que "Filtrer par non lu" et "Marquer comme lu" apparaissent. Ces options vous permettent de catégoriser rapidement les informations que vous recevez et de sélectionner uniquement les éléments non lus que vous souhaitez conserver, et ce, à n´importe quel moment. 

Pour marquer un élément comme lu (ou non lu), cliquez simplement sur le cercle à gauche de toute notification :

application trello

En sélectionnant "Filtrer par non lu", vous ne verrez que ces notifications. En sélectionnant "Tout afficher", vous revenez à la liste principale de toutes les notifications par ordre chronologique.

Toutes les fonctionnalités de notification sont disponibles sur le Web, le bureau et le téléphone portable. Pour connaître en profondeur cette fonctionnalité, par ici!

Votre boite à outil personnel à emmener partout

Chaque professionnel devrait avoir son tableau Trello dans sa poche. Pour ce faire, nous avons ce qu'il vous faut. Trello est disponible sur iPhone et Android. Ainsi, la prochaine fois que vous irez à l'épicerie, vous n'aurez pas à chercher votre liste et votre stylo. Ouvrez simplement l'application Trello sur votre smartphone et commencez à cocher les éléments de votre liste et à les placer dans votre chariot.

Buvez beaucoup d'eau, dormez huit heures par nuit et faites trois repas complets par jour.

Rien à voir avec Trello. Juste un bon conseil.

Comment utiliser Trello comme un pro: Tuto - Partie 2

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Jusqu'ici, nous avons parlé des caractéristiques qui rendent l'utilisation de l’outil Trello super rapide. Et on est loin d'avoir épuisé tous les trucs sympas que vous pouvez faire sur Trello. Êtes-vous prêt pour la prochaine étape de Trello comme un Pro ?

C´est parti !

De nouveaux raccourcis clavier

Cette infographie pratique présente tous les raccourcis clavier disponibles dans Trello.

Utilisez le raccourci "t" pour modifier le titre de la carte et le raccourci "e" pour modifier la description de la carte. Vous pouvez également survoler une carte, appuyer sur l'une d'elles et la carte s'ouvrira. Vous pouvez alors commencer à éditer le champ choisi.

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Lorsque vous créez une carte, vous pouvez maintenir la touche "shift" enfoncée et appuyer sur "entrer" pour créer et ouvrir une carte immédiatement. C'est beaucoup plus agréable que d'appuyer sur Entrée, de fermer la boîte de dialogue et de cliquer sur la carte pour l'ouvrir.

Vous pouvez également appuyer sur "j" et "k" sur votre clavier pour sélectionner la carte située au-dessus ou au-dessous de la carte actuelle. Ils font la même chose que les flèches haut et bas. Appuyez sur "entrée" avec une carte sélectionnée pour l'ouvrir. Vous pouvez également appuyer sur "n" tout en survolant une carte pour ouvrir la boîte de dialogue de la carte juste en dessous de la carte sélectionnée.

Comme toujours, vous pouvez appuyer sur "échap" pour fermer et annuler tous les champs, menus déroulants ou fenêtres de dialogue modifiables ouverts.

Voici la liste complète des raccourcis. Et si vous avez une question pendant que vous êtes sur votre tableau, appuyez simplement sur "?" pour afficher les raccourcis pour une consultation rapide:

tuto trello

Maintenant, vous pouvez passer la 6e.

Créez plusieurs cartes et éléments de checklist en un seul clic

Ajouter manuellement plusieurs cartes ou éléments de checklist peut vite devenir ennuyeux. Si vous avez votre checklist sur une feuille de calcul ou un document Word, vous devez faire des pirouettes pour les transformer en cartes Trello : sélectionner le texte, copier, changer d'applications, coller, cliquer sur entrée, changer à nouveau d'applications, sélectionner le nouveau texte, copier ... Argn.

Eh bien, ce n´est plus un problème ! Lorsque vous souhaitez créer simultanément plusieurs cartes ou éléments de checklist, vous pouvez copier une colonne de feuille de calcul ou une liste séparée par de nouvelles lignes, à partir d´un traitement de texte, la coller dans la boîte de dialogue de la carte où ajouter une checklist, puis cliquer sur Ajouter.

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Une nouvelle carte ou un nouvel élément de checklist sera créé pour chaque ligne de la liste. Cela n'interfèrera pas avec la méthode simple et rapide qui consiste à appuyer sur Entrée pour créer une nouvelle carte. Mais cela ne fonctionne que lorsque vous collez du texte. Cela vous fait gagner un peu de temps lorsque vous en avez besoin.

Fonctionnalités de la checklist de Trello

Il s'avère que les gens utilisent assez souvent des checklists. Il y a donc plusieurs façons de les rendre plus flexibles. Pour commencer, vous pouvez réorganiser les checklists. Il suffit de cliquer et de les faire glisser. Vous pouvez également faire glisser des éléments de checklist entre plusieurs checklists, au cas où vous souhaiteriez déplacer tous vos éléments de checklist vers celle de votre collègue Amy, par exemple. Les checklists apparaissent selon l'ordre dans lequel vous les avez créez, et non par ordre alphabétique.

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Si vous avez coché de nombreux éléments de votre checklist et que vous n'avez plus besoin de les afficher, cliquez simplement sur "Masquer les éléments terminés" de votre checklist. Ces éléments seront alors supprimés afin que vous disposiez d'une liste épurée à mesure que vous accomplissez vos tâches.

Cartes et tableaux intégrés et reliés

Une fois que vous serez pro de Trello, vous aurez probablement des tonnes de tableaux, de cartes et d’applications que vous utiliserez quotidiennement. Il peut s'avérer difficile de garder une trace de tout ça. Mais nous avons fait tomber le mur entre les tableaux afin que vous puissiez intégrer tableaux et cartes Trello à vos applications préférées telles que Bitbucket, Dropbox Paper, appear.in, Confluence Cloud, et bien d´autres.

En intégrant des cartes et des tableaux Trello dans les applications que vous utilisez pour planifier, travailler et communiquer, les équipes peuvent rester en contact et voir qui fait quoi (et ce qui doit être fait) sans changer d'application.

comment fonctionne trello

Vous pouvez gérer des projets multi-tableaux et multi-cartes en ajoutant des tableaux et des cartes Trello en tant que pièces jointes aux cartes. C'est très simple: sur le Web ou sur votre bureau, cliquez sur le bouton "Pièces jointes" situé au dos d'une carte, sélectionnez Trello, puis recherchez ou entrez l'URL que vous souhaitez joindre. Trello récupérera également automatiquement les cinq dernières cartes et tableaux visités pour vous faire gagner du temps.

Un autre moyen simple de joindre une carte ou un tableau pertinent consiste à copier l’URL depuis la fenêtre du navigateur, en passant la souris sur la carte à laquelle vous souhaitez la joindre et en appuyant sur Cmd + V. En fait, vous pouvez passer la souris sur n'importe quelle carte et appuyer sur Cmd + C pour la copier, puis sur une autre carte et appuyer sur Cmd + V pour la coller.

Sur le mobile, appuyez sur l'icône correspondant à une carte ou à un tableau, puis sélectionnez "Copier le lien". Ouvrez ensuite la carte à laquelle vous souhaitez l'ajouter, sélectionnez l'icône de pièce-jointe, puis "Joindre le lien copié".

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Si vous cherchez encore plus de moyens d’affiner vos compétences Trello, consultez notre Guide de démarrage pour approfondir davantage les fonctionnalités et configurations. Et si vous êtes prêt à en savoir plus sur les Power-Ups, Trello Gold et Business Class, Trello Home, et sur la personnalisation de vos tableaux, lisez ici la partie 3 de la Série Comment utiliser Trello comme un Pro.

Comment utiliser Trello comme un Pro: Tuto - Partie 3

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À ce stade, nous sommes certains que vous savez déjà comment bien utiliser Trello, et vous êtes sur le point de devenir un véritable expert. Vous connaissez tous les raccourcis, vous savez comment intégrer des cartes dans des applications et connaissez toutes les astuces de vos tableaux et de vos cartes pour en faire toujours plus avec plus de facilité.

Mais comme vous le savez, lecteur intelligent et hautement productif, il est essentiel de se maintenir continuellement informé afin que vos compétences restent fraîches et pertinentes. Alors, apprenons sans plus tarder davantage de configurations et de fonctionnalités de Trello pour que vous puissiez montrer à votre équipe tous les trucs et astuces que vous venez de découvrir.

Ajouter des Power-Ups à vos tableaux Trello

Nous nous engageons à rendre votre expérience aussi simple que possible. Si ce n'est pas quelque chose dont chaque projet a besoin (à l´instar des commentaires, checklists ou pièces jointes), alors cette fonctionnalité ne sera pas directement visible sur votre tableau. Mais nous souhaitons toujours fournir des fonctionnalités supplémentaires à ceux qui en ont besoin. Découvrez les Power-Ups de Trello et personnalisez votre tableau de bord !

Nous avons plus de 100 Power-Ups pour des applications populaires telles que Slack, Google Drive et Bitbucket. Et cela n'inclut pas les milliers de Power-Ups privés et personnalisés conçus par nos utilisateurs pour répondre à leurs besoins professionnels. Vous pouvez visualiser les Power-Ups disponibles dans notre Répertoire Power-Ups.

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Pour les activer, ouvrez le menu du tableau sur la barre latérale et sélectionnez "Power-Ups". Les utilisateurs gratuits n'ont la possibilité d'activer qu´un seul Power-Up par tableau. Pour pouvoir activer des Power-Ups de façon illimitée (et plus encore !) passez au Trello Business Class.

Créer une carte à partir de votre boîte de réception

Parvenir à garder une inbox-zéro n'a jamais été aussi facile avec cette fonctionnalité. Ouvrez le menu de la barre latérale de votre tableau, sélectionnez "Paramètres", puis "Paramètres de mails". Trello vous fournit une adresse électronique pour chaque tableau et même pour chaque carte.

Conseil pro: ajoutez l’email à votre carnet d’adresses avec un nom de votre choix, facile à retenir. Envoyez un mail à cette adresse et boum badaboum, une carte apparaîtra sur vos tableaux. Pour savoir comment le configurer de façon détaillée, c´est par ici.

Si vous utilisez Gmail, vous pouvez intégrer le module complémentaire Trello pour Gmail. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez cliquer sur l’icône Trello à côté d’un e-mail pour créer la carte correspondante dans Trello.

tuto trello

Si vous utilisez Outlook, ne vous en faites pas ! Il y a un module complémentaire pour vous aussi :

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En savoir plus sur le module complémentaire pour Outlook: Lire la suite ici

Personnaliser visuellement votre carte avec des fonds d´écran

Vous pouvez choisir l'une des six couleurs disponibles pour changer votre arrière-plan, mais ne serait-ce pas plus sympa d'avoir une vue panoramique pendant que vous travaillez? Grâce à Unsplash, les utilisateurs de Trello ont libre accès à leur immense bibliothèque de photos superbes. C'est vrai, il y a des millions d'options gratuites de fonds d´écran dans Trello. Merci Unsplash!

Pour visualiser les fonds d´écran de Unsplash, sélectionnez Menu> Modifier l’arrière-plan, puis cliquez sur Photos. À partir de là, vous pouvez faire défiler les photos suggérées ou effectuer une recherche par mot-clé pour affiner vos résultats.

outil trello

Et avec Trello Gold, vous pouvez télécharger votre propre arrière-plan. Ouvrez votre menu dans la barre latérale, sélectionnez "Paramètres", puis "Modifier l’arrière-plan ...".

Les arrière-plans de tableaux sont utilisés dans de nombreux endroits, y compris la page des tableaux. Une autre chose de sympa : lorsque vous ouvrez un tableau dans le navigateur, la Favicon change pour correspondre à l'arrière-plan du tableau. Vous pouvez donc toujours la trouver dans votre océan d'onglets du navigateur.

Souvenez-vous des raccourcis importants

Comme nous l'avons mentionné précédemment, Trello regorge de raccourcis clavier qui vous permettront de trelliner avec une rapidité sans précédent. Ils sont tous listés sur cette page, que vous pouvez afficher à tout moment en appuyant sur "?".

Les touches "J / K" deviendront vos nouveaux meilleurs amis. Si vous visualisez une carte, vous pouvez appuyer sur "J" pour ouvrir la carte suivante de la liste et sur "K" pour ouvrir la carte précédente. Vous devez également connaître «B». Appuyez dessus pour ouvrir le tiroir des tableaux, où vous pouvez immédiatement commencer à écrire pour filtrer les tableaux, puis appuyez sur «Entrée» pour l’ouvrir.

Un autre basique super utile est "Q", qui filtrera le tableau uniquement pour les cartes qui vous sont attribuées. Idéal pour les tableaux démesurés qui sont composés de milliers de cartes ! C'est la jungle.

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Réorganisez les tableaux étoilés via Drag And Drop

Essayez ! Vous pouvez placer les tableaux les plus importants en haut de la liste, ce qui le rend encore plus facile d'accès.

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Allez encore plus loin avec Trello Gold et Business Class

Nous avons deux produits incroyables à vous faire découvrir. Nous avons créé Business Class pour les équipes et les entreprises afin de leur fournir davantage de possibilités de contrôles et fonctionnalités administratifs, tels que l'intégration de Google Apps, des documents en « lecture seule » et des autorisations supplémentaires. En savoir plus sur Trello Business Class.

Nous avons créé Trello Gold pour les particuliers pour plus de fonctionnalités et de fun, grâce notamment à des arrière-plans personnalisés, des pièces jointes plus volumineuses ou des stickers. De plus, pour chaque personne que vous persuadez de rejoindre Trello, vous pouvez gagner un mois gratuit de Trello Gold, sur une période allant jusqu'à 12 mois. Consultez notre page de recommandations pour savoir comment partager Trello.

Téléchargez l'application de bureau pour Trello

Au lieu d'ouvrir un autre onglet de votre navigateur, vous pouvez utiliser l'application de bureau Trello. Elle est disponible pour les utilisateurs de Mac et Windows. L´application de bureau de Trello propose désormais une gamme bien plus ample des raccourcis clavier, ainsi que la possibilité d'en personnaliser quelques-uns. Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée dans le coin supérieur droit du Bureau pour Trello pour créer des raccourcis personnalisés permettant d'ouvrir l'application, ainsi qu'un raccourci Ajout Rapide pour créer une carte d´où que vous soyez.

Il existe une multitude de raccourcis disponibles exclusivement dans Bureau pour Trello. Voir la liste complète ici.

Donnez à votre productivité une nouvelle visualisation avec la page d’accueil de Trello

Vous n'êtes plus obligé de demander : "Sur quoi dois-je travailler maintenant ?" Ou "Quelle est la mission de mon équipe ?", grâce à la page d’accueil de Trello.

comment utiliser trello

 

La visualisation de la page d’accueil de Trello vous offre une perspective de haut niveau de ce qui se passe à tout moment dans les activités de vos équipes, de vos tableaux et de vos activités de cartes. Désormais, chaque fois que vous vous connecterez, vous serez accueilli avec une visualisation unique qui vous indiquera les dates à venir, les activités de cartes nécessitant votre attention immédiate et tout ce qui est arrivé à vos équipes et tableaux de Trello pendant votre absence. .

Le meilleur pour la fin: à partir de cette visualisation, vous pouvez répondre directement auxdites cartes ou les ignorer si elles ne figurent pas en haut de votre liste de tâches. Cliquez sur le bouton "Terminé" pour marquer une date d'échéance sans se diriger vers la carte elle-même. Lorsque vous êtes prêt à continuer, cliquez sur "Afficher plus" pour faire apparaître d'autres cartes nécessitant votre attention.

Obtenez une visite complète ici.

Pour connaître davantage Trello, consultez notre page Ressources Trello et commencez à créer des tableaux et des cartes pour tous les aspects de votre vie en vous inspirant d'autres utilisateurs dans notre page Inspiration Trello.

À lire également : 14 extensions Trello sur Chrome pour vous simplifier la vie

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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