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Comment nos équipes internes utilisent Trello pour leur gestion de projet?

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Depuis le début, Trello en tant qu’outil de gestion de projet a été utilisé et a évolué  pour répondre aux besoins internes de Trello l’entreprise. Trello est aujourd’hui utilisé par 20 millions d’utilisateurs à travers le globe, et administré par une équipe importante de collaborateurs travaillant à distance. C’est impossible de dire à quel point Trello en tant qu’entreprise pourrait fonctionner normalement sans son propre outil de gestion de projet, disposant de fonctions collaboratives et bien plus encore.

En utilisant notre propre produit en interne (un concept appelé dogfooding), nous sommes toujours en première ligne pour tester l’application, détecter et corriger les erreurs et explorer les points forts et les points faibles des nouvelles fonctionnalités. C’est d’autant plus facile que l’utilisation de Trello pour la gestion de projets fait partie de notre culture d’entreprise.

Selon les propres mots de Marshall McLuhan, un intellectuel Canadien, pour nous “le message est le médium”. Ce que l’on fait, comment on le fait, pourquoi et où… tout cela est lié à Trello en tant qu’outil, entreprise, équipe et manière de travailler.

Récemment, nous avons discuté avec nos amis chez Zapier afin de leur expliquer les différentes manières dont nous utilisons Trello afin de collaborer, planifier et communiquer. Voici un extrait de ces interviews avec, en bonus, quelques conseils et astuces de nos Trellists, en espérant que cela puisse vous ouvrir de nouvelles perspectives sur comment utiliser Trello en explorant son potentiel.

Comme l’a dit Lauren Moon, Content Marketing Manager chez Trello:

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"En nous reposant entièrement sur Trello, non seulement chaque membre de l’équipe profite de tous les avantages de Trello pour la gestion de projet, mais cela nous donne une meilleure compréhension de notre outil. Nous partageons les douleurs de nos utilisateurs, tout comme nous partageons leur satisfaction."

                                                          - Lauren Moon, Content Marketing Manager

Gestion de projet sur Trello avec la liste des entrées

Nous valorisons énormément la communication et ses enjeux, qu'ils soient à travers de nombreux fuseaux horaires, sur Slack, ou inter-départements. En utilisant des tableaux Trello dans toute l’entreprise, notre communication reste transparente et facile à gérer malgré la complexité du défi.

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Plus de 65% des collaborateurs de Trello travaillent à distance, ce qui rend l’utilisation d’outils en ligne encore plus critique afin de garantir une communication adéquate.

Étant donné que Trello est une entreprise dont la structure même est basée sur le fonctionnement du travail à distance avec un grand nombre d'employés en télétravail, Trello est l’outil parfait pour supporter la communication asynchrone des idées et des tâches. Une des caractéristiques communes à la plupart des équipes de Trello est l’adoption d’une liste des “entrées” qui peut être utilisée par n’importe qui pour publier un commentaire, envoyer une demande ou poser une question à l’équipe.

Quand l’équipe support doit faire une demande à nos ingénieurs comme par exemple l’équipe iOS ou Android, ils savent toujours quel tableau et quelle liste adresser: “Ainsi, un agent de support peut créer une demande à travers une carte dans la liste des entrées sur un bug probable. On sait que l’équipe responsable va checker la liste au moins une fois par semaine”, dit la spécialiste support Michelle Earhart.

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Le département de Marketing utilise également cette liste des entrées pour accueillir les idées de contenus pour le calendrier éditorial du blog. “Lorsque quelqu’un crée une carte dans notre liste des entrées, l’équipe de marketing entame une discussion sur le contenu”, explique Lauren. “Même si nous décidons que le thème ne convient pas au blog, nous aimons réfléchir à une alternative pour que le contenu puisse quand même être publié”.

La liste des entrées permet de gérer dans toute l’entreprise un processus identique d’assignement des tâches qui respecte à la fois le planning individuel et la charge de travail de chacun. Comment? Et bien plutôt qu’un processus top down où la personne à l’origine de la demande va nommer un responsable de la tâche, nous créons une dynamique collaborative où la demande est assignée à toute l’équipe, ce qui signifie que la personne la plus adéquate et disponible peut volontairement se désigner responsable afin de répondre à la demande. Cette méthode permet également de favoriser une communication transparente et une collaboration ayant pour objectif “de trouver une solution” - en bref, l’esprit d’équipe (Tous ensemble ouais ouais!!!).

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Les astuces de productivité de chacun

Les distractions peuvent faire dérailler une journée productive avant même qu’on ait le temps de changer son statut en “Absent”. En permanence, on passe d’un outil à l’autre tout en étant bombardé par des notifications issues de l’activité en ligne de nos co-équipiers, ce qui rend d’autant plus difficile une gestion de projet efficace.

Travailler sur différentes activités en utilisant e-mails, Slack, Trello et d’autres outils collaboratifs est une réalité quotidienne chez Trello (et dans la plupart des entreprises aujourd’hui). Lorsque Zapier nous a demandé comment les membres de notre équipe gèrent leur temps, la diversité des réponses nous a montré à quel point les voies de la productivité étaient impénétrables - et surtout, propres à chacun:


  • Anna Lewis, directeur du recrutement, a une manière bien à elle de comment utiliser Trello en utilisant un tableau personnel “To-Do’s” afin de se concentrer sur les activités importantes de la journée. Elle n’a besoin que de trois listes: “Daily” pour les tâches du jours en cours, “Pop-Ups” (où elle liste les tâches qui lui sont attribués au cours de la journée), et “Done” (“Faits”), la seule liste qui nous procure du plaisir lorsqu’elle se remplit ! “L’idée n’est pas d’avoir un calendrier des tâches ou une liste To-do, c’est plutôt une histoire de rythme quotidien. Je crois fermement au rythme de travail. Sinon, je me disperserais trop facilement”.comment-utiliser-trello-gestion-projets-5

  • Notre directeur Marketing, JD Peterson, gère son temps en déconnectant Slack et son téléphone durant quelques heures afin de se focaliser sur un projet ou une idée. “Tous les jours, je dédie deux heures de mon temps sans aucune distraction, sinon je suis noyé dans un trop grand nombre de notifications”.
  • Michelle gère son emploi du temps suivant une technique de division du temps qu’elle appelle “Chunking” (“Division”), en organisant ses activités entre “matin”, “après-midi”, et “soirée”. “Je peux facilement tomber dans l’excès de planning de tâches, donc je me pose simplement la question: que vais-je faire ce matin?”, dit Earhart. “Répondre à mes e-mails, puis travailler sur ces deux articles”. “Très bien, et que vas-tu faire l’après-midi? Bon… je vais répondre à mes e-mails, puis monitorer Twitter et travailler sur ce projet.”. “J’aime écrire mon emploi du temps sur papier, c’est moins intimidant!”. 

Afin de réduire les distractions et les notifications, nous favorisons au maximum les intégrations entre les différents outils que nous utilisons. Lorsque nous avons développé l’application Trello pour Slack, ç’a été un grand pas en avant: on a pu créer, gérer et associer des cartes et des tableaux de bord sans sortir de Slack. Pour gagner en productivité, il est fortement conseillé de savoir comment utiliser Trello et Zappier ensemble!

Nous utilisons différents Zaps du Zapbook Trello pour automatiser des tâches comme l’archivage de demandes du support, l’envoi de sollicitations et rappels et les révisions éditoriales.

Quand un employé souhaite envoyer un cadeau à un contact, il remplit un formulaire Wufoo qui est transmis à notre Community Manager. Automatiquement, un zap “Wufoo-Trello” envoie la requête à la… (vous l’aurez deviné…) liste des entrées du tableau des cadeaux !

Wufoo to Trello

Our content marketing team loves to source pitches and stories from guest writers both within and outside the company. A few different Zaps are set up to ensure none of these incredible ideas go missing. Whether the pitch is submitted via our blog’s Jotform submission page, or directly via email, all of them go to a dedicated editorial board for consideration.

Jotform to Trello

 

Gmail to Trello

Nos spécialistes support adorent travailler rapidement (on peut même dire à la vitesse de l'éclair !). Ils associent le Power-Up Help Scout pour Trello* avec le Zap Slack pour répondre plus vite que leur ombre.

Quand de nouvelles discussions concernant Trello Enterprise sont assignées dans Help Scout, une notification est postée dans le canal Slack publique de support. Ce Zap permet de garder tout le monde au courant des priorités.

Helpscout + Slack

Bref, tout ça pour dire que si un jour vous avez besoin de parler avec notre équipe support, ils sont absolument partout!

Trello: Gestion de projet les doigts dans le nez !

À mesure que notre entreprise se mue et grandit (et ça grandit vite !) nous modifions sans cesse nos workflows pour être à la fois efficaces vis à vis des tâches et de la gestion humaine. Lorsqu’on met en place une procédure qui marche, on s’y tient tant qu’il n’y a pas de meilleure alternative pour assurer le succès des projets.

Comment utiliser Trello pour le processus de recrutement? Notre équipe de RH a construit récemment une “Centrale de recrutement” sur Trello pour aider tous les managers de l’entreprise à garder une trace des besoins en recrutement en un seul et même endroit. Pour chaque poste ouvert (qui a sa propre carte au sein d’une liste de postes ouverts et publiés), l’équipe de recrutement ajoute une liste de vérification qui détaille le processus complet d’entretien et toute sa documentation.

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Cette checklist est répliquée pour chaque nouvelle fonction et l’avancement peut être observé d’un simple coup d’oeil sur la carte. “Les checklist nous aident à prendre des décisions plus tôt”, raconte Anna dans son interview. “Cela nous empêche de mettre la charrue avant les boeufs, c’est à dire d’arriver à un entretien pour un poste particulier alors qu’on est encore au stade de discuter quels tests faire passer aux candidats.”.

Par ailleurs, on fait en sorte de réutiliser les workflows des tableaux Trello qui ont parfaitement fonctionné afin de faciliter la gestion de projet sur Trello. Par exemple, l’équipe marketing crée un nouveau tableau pour chaque lancement de Power-Up. Chaque tableau de bord possède donc la même structure:

  • La liste la plus à gauche est utilisée pour les “informations utiles”, comme la date de lancement, la timeline, et les besoins de l’équipe. Ces informations reste toujours en évidence pour ne pas perdre de temps lorsqu’il s’agit de chercher ces informations primordiales.
  • Les tâches liées au lancement sont listées dans une “To-Do list”, et les membres de l’équipe s’associent aux activités en fonction de leurs responsabilités.
  • Au fur et à mesure, les cartes sont déplacées vers les listes “En cours”, “Prêt pour le lancement”, et “Finalisées”.

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Comme l’a dit JD: “On apprécie bien la structure de ces listes avec le tableau de lancement des Power-Ups, donc nous le répliquons à chaque lancement”. D’ailleurs, on a récemment écrit un livre blanc complet détaillant chaque étape du lancement de nos campagnes marketing à succès, y compris les modèles de workflow que nous avons utilisé. De quoi gagner du temps pour vos propres lancements! Profitez-en, vous pouvez télécharger le livre blanc et les modèles de tableau ici*.

Trello n’est pas qu’un outil de gestion de projet: c’est un style de travail 

Non seulement nous réfléchissons à comment utiliser Trello pour en tirer le meilleur parti, mais nous le faisons dans l’optique de l’améliorer en tant qu’outil. Nous utilisons Trello pour planifier, communiquer, collaborer, brainstormer, organiser, réunir, partager, et nous connecter. L’outil grandit, et nous aussi. Cette évolution constante continue d’être un voyage épique, et nous sommes très excités de le vivre au plus près de nos utilisateurs.

Un grand “Merci !” à Carlin Sack, et à Zapier pour avoir écrit l’article original et les images. Vous avez un doute sur comment utiliser Trello? Contactez-nous via notre canal Twitter!

*Lien en anglais

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