Soyez maître de la communication interne en entreprise dans le cadre du télétravail

Une communication sans accros, ça n’arrive pas comme par magie. Bien au contraire, créer une structure propice pour le travail en équipe est un véritable défi que certains managers ont relevé avec brio.

Imaginez un instant un bloc de marbre. Laissé comme tel, le bloc de marbre va simplement continuer d’être, par inertie. Mais confié aux mains d’un grand sculpteur comme Michel-Ange, son potentiel va être exploré pour en dévoiler toute sa splendeur et un David va naître de ce génie.

De la même manière, les managers doivent percevoir le potentiel des membres de leur équipe et les développer pour faire éclater leur potentiel. C’est un véritable art qui prend tout son sens lorsque certains collaborateurs de l’équipe travaillent à distance, que ce soit ponctuellement ou à temps plein.

Ajoutez à cela le facteur de croissance avec l’entrée des nouveaux collaborateurs et vous obtenez la recette d’une situation chaotique où l’inertie prend le dessus, à moins que le manager réussisse à mettre en place une organisation qui responsabilise les individus, favorise la communication et valorise les résultats.

En tant que manager, comment y parvenir? Comment faire pour que chacun des membres de votre équipe soit maintenu informé, fasse preuve de motivation et de responsabilité? Comment créer une infrastructure et des méthodes qui incitent chacun à faire preuve de créativité sans imposer trop de règles? Voici quelques astuces que j’ai appris après bien des années passées à sculpter.

Les bons outils pour une bonne communication

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Pour faciliter la communication interne en entreprise, votre équipe doit choisir les bons outils :

  1. Communication synchrone : le chat a changé la donne pour les équipes portées sur le numérique, et il y a des dizaines d’options sur le marché (bien que beaucoup choisissent Slack). Commencez par mettre en place un outil de communication synchrone pour offrir aux membres de l'équipe un canal d’accès immédiat pour partager et soumettre des idées, et obtenir des réponses rapides à leurs questions.

  2. Feuille de route collaborative : chaque équipe doit pouvoir accompagner le travail en cours de chaque membre et l’état d’avancement des projets. Sans un outil de planification décent, les chefs de projet peuvent sombrer dans des heures de réunionite qui pourraient être simplement supprimées. Il suffit d’avoir un outil qui offre une vue actualisée en temps réel du progrès des différentes tâches et projets, accessible depuis n’importe où n’importe quand. Trello offre cette possibilité et permet de s’affranchir des réunions improductives où chacun dit ce qu’il fait / a fait.

  3. Espace de réunion pour visioconférence :  Rien ne vaut le face à face pour créer des liens et favoriser la collaboration. Les relations créées par les équipes travaillant à distance peuvent être aussi fortes que celles des employés travaillant au siège de l’entreprise, pour peu qu’on utilise un outil de visioconférence comme Skype, Zoom ou join.me.

  4. Centre de partage des documents : que ce soit Dropbox, Box ou Google Drive, un outil de stockage de documents consistant doit être choisi. Il est essentiel de définir un système standard de nommage des fichiers partagé par tous. Le pire scénario? Lorsque certaines personnes stockent des fichiers sur Google Drive alors que d'autres utilisent Dropbox. Ce sont les ingrédients parfaits pour être sûr qu’une partie des documents soit inaccessible ou perdue pour toujours lorsqu’un de vos collègues est absent ou quitte l’entreprise.

  5. Un agenda partagé : utiliser un seul et même outil d’agenda facilite grandement la planification des réunions. Qu'il s'agisse de Google Agenda ou de Fantastical, donner à tous les membres de l'équipe un accès aux agendas de tous mettra un terme aux interminables fils de discussion sur les disponibilités de chacun pour participer à une réunion.

L’une des responsabilités du manager consiste à s'assurer que tous les membres de l'équipe connaissent la panoplie des outils auxquels ils ont accès. Vous pouvez déléguer la responsabilité du choix des outils à votre équipe, pour peu qu’une fois un outil définitivement choisi, il soit utilisé par tous. Cela évitera de devoir partir à la quête du Graal pour trouver l’emplacement de certains fichiers importants. 

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Voici un livre blanc (gratuit!) où vous pourrez retrouver tous ces précieux conseils + une compilation de plein d’autres astuces pour améliorer l’efficacité de votre équipe en télétravail :

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Comment utiliser les outils de communication interne en entreprise à bon escient?

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Une fois que la boîte à outils de votre équipe est prête, il est nécessaire de clarifier comment ces outils peuvent et doivent être utilisés. Cela vous semble superflu? Des années d’expérience m’ont appris l’importance de cette mise au clair. La diversité des outils, des métiers et des façons de travailler de chacun entraînera des situations d’utilisation tout aussi diversifiées.

Par exemple, il est fréquent que les employés en télétravail se sentent obligés de garder une fenêtre avec Slack ouvert pour prouver qu’ils sont en train de travailler. C’est une idée particulièrement inadaptée pour ceux dont le travail nécessite des heures de concentration (rédacteurs, designers, développeurs...), et qui pourraient être dérangés constamment par les notifications de nouveaux messages sur Slack.

Des règles d’utilisation de ces outils peuvent être créées de manière collaborative par votre équipe. Documenter ces règles permet non seulement que chacun y accède à tout moment mais sert aussi à former les nouveaux employés.

Par exemple, l'une de nos feuilles de route est un tableau Trello regroupant toutes les « Demandes de marketing », partagé avec tous de manière à ce que chacun puisse émettre une demande auprès de l'équipe marketing. Une carte de la première colonne intitulée "Comment utiliser ce tableau" détaille les informations nécessaires pour qu’une demande nouvellement créée soit traitée (date d'échéance, description et un membre de l'équipe attribué).

Des réunions efficaces - deux termes qui vont bien ensemble ? Pourquoi pas !

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Les réunions ont une mauvaise réputation, mais rien n'est plus efficace qu'une réunion d'équipe productive. Une réunion au cours de laquelle toutes les parties prenantes connaîtront les sujets abordés, la durée de la réunion, et points à préparer en amont… voilà un scénario parfait qui vous permettra de diminuer le nombre de réunions à venir. Mais comment parvenir à cet exploit digne des travaux d’Hercule?

Pour commencer, la structure, le rythme et les résultats escomptés de chaque réunion doivent être connus à l’avance par les membres de l’équipe. Dans notre cas, l’équipe marketing de Trello se réunit une fois par semaine. Avant la réunion hebdomadaire, chaque équipe met à jour le tableau de bord du département marketing. Les membres de l'équipe parcourent les informations avant la réunion et préparent leurs questions, ce qui évite que certains parlent pendant des heures de ce qu’ils ont fait la semaine précédente.

Un collaborateur est désigné pour mener la réunion et passer en revue les cartes ajoutées tout au long de la semaine. Un rapporteur est aussi choisi pour prendre des notes.

Conclusion ? Les réunions, organisées grâce à un agenda partagé et documentées, gagnent en efficacité. Nous essayons d’y apporter une touche ludique via la liste des “Félicitations”, où chacun envoie ses félicitations à propos du travail d’un collègue.

Voilà une pierre de plus à l’édifice d’une communication interne efficace en entreprise (ou bien un coup de burin pour créer votre propre “David”).

La communication interne : dynamique avant tout ! 

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Bon, vous avez maintenant créé votre boîte à outils, tracé les grandes lignes de leur utilisation et mis au point une méthodologie efficace pour organiser vos réunions. La prochaine étape? Savoir s’adapter à un environnement en constante évolution, que ce soit en raison du lancement de nouveaux produits, de changements stratégiques, de nouvelles politiques de recrutement….  Il est donc primordial de s'assurer que votre votre modèle d’organisation soit également flexible.

Vérifiez régulièrement la pertinence des directives que vous avez créées. Mettez à jour vos process pour maintenir l’implication de votre équipe. Par exemple, l'équipe de marketing avait l’habitude de se réunir deux fois par semaine. Au fur et à mesure que l’équipe grandit, il apparaît qu’une réunion serait suffisante pour l’ensemble de l’équipe. Nous avons voté cette décision de manière collaborative. À mesure que l’équipe continue de croître, cela peut nous amener à organiser des équipes suivant un rythme de 2 voir 1 réunion par mois. Le manager doit sentir l’évolution des besoins des collaborateurs de manière à proposer des solutions alternatives si nécessaire.

La nature flexible de Trello le rend idéal pour la gestion collaborative de projet. Le tableau Trello de notre équipe change régulièrement pour s’adapter à notre nouvelle manière de travailler, ce qui permet d’accroître notre productivité. N’importe qui peut présenter une idée qui, si elle est acceptée par le reste de l’équipe, sera implémentée et documentée. C’est un moyen extrêmement efficace de motiver et de responsabiliser les membres de l’équipe vis à vis des process de l’entreprise.

La communication en entreprise peut aussi être ludique 

GIFs, émoticones, et toute-nouvelle-idée-à-la-mode-du-moment contribuent à créer une ambiance de travail ludique. Pour les télétravailleurs qui n’ont pas accès à la machine à café, il est important que le chef d’équipe crée des opportunités pour garantir l’esprit d’équipe. Chez Trello, nous avons mis en place un système que nous avons appelé Mr. Rogers, qui regroupe des personnes issues de différentes équipes pour échanger sur des sujets personnels.

Au sein de l’équipe marketing, nous organisons une session de visioconférence par mois destinée à briser la glace. Un responsable anime la réunion et organise une ou des activités.

Les personnes sont plus productives lorsqu'elles aiment leur travail. Encourager chacun à mieux connaître ses collègues renforcera également le moral de votre équipe.

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C’est à vous : créez votre propre chef-d’oeuvre

Créer un chef-d’oeuvre n’arrive pas du jour au lendemain et n’est pas le fruit du hasard. Il vous faudra beaucoup de réflexion, de patience et de planification pour mettre en place les outils et les méthodes qui amélioreront la communication interne de l’entreprise. Le succès de la communication dépend en grande partie de l'adhésion et de la participation de votre équipe. Cela signifie moins de travail pour vous et plus d’implication de la part des membres de votre équipe. Voici un résumé de votre plan d’action pour mettre la main à la pâte :

  • Choisissez les outils collaboratifs qui seront utilisés par toute l’équipe.
  • Créez et diffusez les consignes d'utilisation de ces outils. Les membres de l'équipe doivent se sentir responsabilités et aptes à utiliser les outils les plus appropriés en toute circonstance.
  • Utilisez un tableau Trello (ou un autre outil qui vous convient) pour rendre les réunions efficaces et productives.
  • Revoyez vos méthodes régulièrement et n'ayez pas peur des changements.
  • Créez des occasions de convivialité au lieu de la machine à café, pour favoriser l’esprit d’équipe et la cohésion

Apprenez à sculpter votre équipe pour en faire un chef-d’oeuvre de productivité, d’efficacité et de convivialité !

À lire :  Le télétravail, ce n’est pas seulement travailler depuis chez soi

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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