Trello-Elegantt : pour une feuille de route Ganttée

Diagrammes de Gantt pour une feuilles de route de projet, avec Elegantt et Trello

Une feuille de route est une représentation visuelle du calendrier de développement d'un projet. Cela donne non seulement une vue d’ensemble du projet, mais cela vous permet également de partager une vision stratégique avec votre équipe. Avec une feuille de route de projet, votre équipe peut coordonner les efforts et atteindre efficacement les objectifs selon un plan commun.

À la base, une bonne feuille de route de projet devrait montrer ces quatre détails clés :

  • Objectifs
  • Échéances
  • Étapes
  • Dépendances

Cependant, cette liste peut générer une présentation assez confuse lorsque vous prenez en compte tous les éléments votre projet. Pour vous aider à mieux visualiser toutes ces informations, créer un diagramme de Gantt peut être votre meilleur ami. Oui, oui. Vous avez bien compris.

Exemple de diagramme de Gantt dans Trello

Comment faire un diagramme de Gantt?

Un diagramme de Gantt est en réalité une représentation graphique qui affiche une liste de tâches côte à côte avec le temps qui leur est imparti.

Les diagrammes de Gantt ont souvent une mauvaise réputation car ils peuvent être compliqués et difficiles à interpréter, mais il existe un certain nombre de raisons pour leur donner une seconde chance :

  • Facile partage des informations : tous les membres du projet sont informés des mises à jour en même temps. Partager une vision globale du projet est souvent un bon moyen de motiver les équipes.
  • Planification l'esprit tranquille : une fois la planification terminée, vous pouvez prendre des décisions plus ciblées et plus efficaces en ce qui concerne l'affectation des ressources, les calendriers et même vos propres tâches.
  • Suivi des progrès du projet pour améliorer la productivité: les graphiques de Gantt vous aident à exploiter les tâches et les délais pour une efficacité maximale. Pensez-y de cette façon : si quelqu'un attend que vous un livrable, et que vous vous en rendez compte à chaque fois que vous consultez votre diagramme de de Gantt, n'est-ce pas une bonne manière de vous motiver et d'être efficace?

Pour tirer le meilleur parti de ces avantages, il est essentiel d’utiliser les diagrammes de Gantt au maximum de leur potentiel, sans en faire un fardeau pour la préparation et la mise à jour. Construire une feuille de route de projet dans Trello vous permet de générer automatiquement un exemple de diagramme de Gantt à la demande. Planifiez votre projet, et votre diagramme suivra. Pas si effrayant que ça, n'est-ce pas?

Voici comment créer un diagramme de Gantt en ligne pour votre feuille de route, en utilisant Trello et le nouveau Power-Up Elegantt.

Votre tableau toujours sur le droit chemin

Un tableau Trello est souvent créé dans un but précis. Alors peut-être que votre tableau Trello quotidien n’est pas prêt à devenir la feuille de route de vos rêves. Alors, mieux vaut créer un nouveau tableau destiné à se transformer en votre diagramme de Gantt en ligne. Laissez visible l'objectif de votre projet sur une carte Trello afin de pouvoir vous y référer chaque fois que vous avez un doute sur les tâches ou su les priorités du projet et demandez-vous : "Cela nous aide-t-il vraiment à atteindre notre objectif?"

Étant donné que chaque tâche du tableau fera partie de votre feuille de route (et de votre diagramme de Gantt), définissez et passez régulièrement en revue les priorités du projet. N'ayez pas peur de vous débarrasser de vos tâches si elles ne sont pas synchronisées avec l'objectif que vous avez défini précédemment. Pour savoir comment créer un bon diagramme de Gantt, posez-vous des questions du type :

  • "Cet effort est-il suffisant pour ce que je veux faire?"
  • "Ai-je le temps de terminer cette tâche sans perturber le calendrier du projet?"
  • "Est-ce que cette tâche m'aide vraiment à atteindre mon objectif?"

En interrogeant constamment votre tableau, vous serez également en mesure de mieux détecter les points critiques, comme une séquence de tâches qui doivent être terminées à temps si vous ne voulez pas retarder l'intégralité du projet. Le chemin critique de votre projet est constitué de dépendances «indispensables» : certaines tâches ne peuvent être commencées que lorsque les précédentes sont terminées. Les dépendances de tâches sont affichées sur votre diagramme de Gantt comme suit:

Dépendances de projets et de tâches dans un exemple de diagramme de Gantt

Bref : Améliorez les chances que votre équipe réussisse en vous concentrant sur les tâches réellement essentielles à la réalisation du projet.

Décomposer (encore et encore)

Prochaine étape : commencez à organiser vos listes avec un simple flux de travail inspiré du Kanban :

Flux de travail Kanban pour une feuille de route Trello

En utilisant la méthode Kanban, vous "prenez" le travail en fonction de vos capacités, plutôt que de travailler sur des tâches en étant "pris" dans le processus sur demande. Cela signifie que lorsqu'une tâche est en exécution, sa carte se déplace de gauche à droite sur le tableau du projet.

Après avoir défini les étapes du flux de travail «À faire», «En cours» et «Terminé», divisez votre projet de manière globale. Choisissez un critère macro pour diviser les tâches en fonction de votre projet et identifiez les groupes de tâche à l'aide d'étiquettes. Vous pouvez par exemple organiser les tâches en fonction des différentes équipes (Marketing, Développement, Conception) ou des parties principales du projet en lui-même (Logistique, Localisation, Invités et Lune de miel). Vous pourrez ensuite trier les tâches en fonction de ces étiquettes.

Lors de la conception de votre projet, il peut être utile de répartir les tâches en différents groupes préalablement, dans un document séparé. Il peut être utile de décomposer successivement le projet en éléments plus petits, jusqu'à obtenir un niveau de granularité assez fin qui permette d'estimer facilement la durée à consacrer à chaque tâche. Pour être sûr d'avoir des noms de tâches suffisamment spécifique, nommez celles-ci en suivant le modèle verbe + complément d'objet. Par exemple, “Relations de presse” est plus un sous-groupe qu'une tâche, alors que “Dresser une liste de journalistes spécialisés en informatique” est une vraie tâche.

Une fois que vous êtes satisfait de la structure de votre projet, vous pouvez créer chaque tâche sur votre tableau Trello dans la liste «À faire». Utilisez des étiquettes de couleurs différentes pour organiser les tâches de vos équipes suivant votre méthode de classification macro.

Une autre partie du principe de «subdivision» consiste à s’assurer que les titres et les descriptions de vos tâches sont suffisamment clairs et compréhensibles. La moindre ambiguïté peut rapidement transformer une simple tâche en véritable casse-tête à gérer lorsque plusieurs équipes sont impliquées et que des échéances importantes arrivent,

Définir le calendrier de votre projet

La gestion du temps est l’un des aspects les plus importants de la planification de projet. Vous devez définir des étapes pour marquer les réalisations importantes tout au long du processus et des dates limites pour vous assurer que toutes les tâches restent sur la bonne voie pour terminer le projet à temps. Voici quelques conseils pour y parvenir :

  • Demandez-vous ce qui pourrait ruiner votre plan. Quels sont les risques? Comment pourriez-vous les éviter?
  • Restez sur la même longueur d'onde que votre équipe et demandez-leur d'estimer combien de temps prendra chacune des tâches qui leur sont attribuées.
  • Les dates butoirs sont importantes, mais il est encore mieux de pouvoir visualiser la durée que prendra chaque tâche. Votre diagramme de Gantt doit afficher les dates de finetde début. Les tâches qui semblent «faciles» ou «rapides» à exécuter présentent un grand risque d'être remises à plus tard. Évitez d'établir des dates limites le week-end ou les jours fériés. Décidez à l’avance si les dates limite hebdomadaires doivent être définies pour le le lundi ou le vendredi afin de limiter en avance les problèmes qui peuvent survenir.

Ensuite, il suffit de définir une date limite sur chaque carte. Avec toutes vos tâches détaillées, classées par catégories et définies sur une timeline, vous allez pouvoir créer votre diagramme de Gantt en ligne en un clique.

Gantt en un clique

Alors comment faire pour créer automatiquement un diagramme de Gantt à partir de la feuille de route de votre projet? Commencez par activer le Power-Up Elegantt sur Trello.

Comment activer Elegantt sur Trello

Une fois activé, un lien "Elegantt" apparaît en haut à droite du tableau, à côté de "Afficher le menu". Sélectionnez-le, connectez-vous avec votre compte Trello et acceptez les permissions de l'application.

Le Power-Up Elegantt créera automatiquement un diagramme de Gantt basé sur vos cartes, calculant les dates de début et de fin en fonction des données de vos cartes. Vous l'avez compris, les dates sont primordiales pour le processus de graphique de Gantt : Elegantt prendra en compte les dates limites de vos cartes pour dessiner votre graphique de Gantt. Si aucune date d'échéance n'a été définie pour une carte, Elegantt va automatiquement la configurer pour arriver à expiration le vendredi suivant la date de début.

Les dates de début sont également définies automatiquement, si vous ne les stipulez pas, de la manière suivante: toute carte créée ou déplacée vers le tableau pendant le week-end verra sa date de début configurée au lundi de la semaine suivante. Pour les cartes créées ou déplacées au cours de la semaine, la date de début sera établie au lundi de cette même semaine. L'idée est de regrouper automatiquement les cartes en sprints hebdomadaires. Elegantt tentera de planifier les prochaines cartes d’un membre afin d’éviter les chevauchements pendant le sprint.

Astuce Pro : Activez Elegantt sur l'extension Chrome pour définir des dates de début personnalisées sur chaque carte.

Elegantt pour l'extension Trello sur Chrome

Visualiser l’état d’avancement de votre projet

Une fois que votre diagramme de Gantt est opérationnel, utilisez les vues "Planifié" ("Planned") et "Réel" ("Effective") en vigueur pour afficher vos cartes selon deux états de développement:

  • Les dates de début et les dates d'échéance de la vue "Planifié" correspondent au temps que vous aviez prévu pour accomplir une certaine tâche sur votre carte Trello (cela correspond aux dates d´'échéance et de début de la carte).
  • Les dates de début et de fin de la vue "Réelle" reflètent le temps que vous avez réellement consacré à ces tâches, en fonction de quand la carte a été déplacée dans le tableau (d'où le style Kanban).

Visualisation efficace du diagramme de Gantt sur Trello

Vous pouvez également accompagner le pourcentage de progression de chaque carte. Ce pourcentage est calculé en fonction de la position de la carte dans le tableau (liste la plus à gauche = 0%, liste la plus à droite = 100%), ainsi que le pourcentage d'éléments cochés des checklists de la carte :

horaires.png

Vous voulez voir l'avancement à un niveau de détail plus fin? Vous pouvez filtrer les tâches en fonction de leurs étiquettes ou modifier la visualisation de la fenêtre de temps. Modifiez la visualisation par semaine, par mois ou par trimestre, en fonction de ce qui vous convient le mieux.

Zoom sur le diagramme de Gantt dans Trello

Créer un diagramme de Gantt en ligne à partir de votre feuille de route devient un jeu d'enfant lorsque vous utilisez conjointement Trello et le Power-Up Elegantt pour gérer vos projets. Vous pouvez ajouter des commentaires, des suggestions et en savoir plus sur les fonctionnalités du Power-Up Elegantt et de l'extension Chrome sur notre feuille de route publique, élaborée avec Trello (évidemment 😉).

À lire également : Comment des équipes Agiles peuvent automatiser leurs flux de travail grâce à Trello

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