Comment construire votre diagramme de Gantt en ligne en quelques clics

La recette d'un road trip réussi ? De la bonne musique, de quoi grignoter sur la route, mais avant tout, il vous faut un plan de route. Exactement comme pour vos projets !

En gestion de projet, une feuille de route ou roadmap est une représentation visuelle du calendrier de développement d'un projet. Ce type de visualisation offre une vue d’ensemble du projet qui peut être partagée avec votre équipe. Grâce au roadmap, les équipes peuvent mieux coordonner leurs efforts pour atteindre efficacement leurs objectifs.

Voilà les éléments que toute bonne feuille de route de projet devrait inclure :

• Objectifs
• Échéances
• Étapes
• Dépendances

Cependant, prendre en compte toutes ces informations pour tous les éléments de votre projet peut rendre la visualisation peu lisible et confuse. Pour visualiser et naviguer facilement dans ce flot d'informations, il peut être judicieux de créer un diagramme de Gantt, parfois appelé planning de Gantt, ou rétro planning.

Voyons comment utiliser Trello comme outil pour créer votre propre diagramme de Gantt en ligne. Découvrez 3 exemples de Power-Up qui vous permettront de créer un tableau de Gantt et le transformer en graphique.

Comment faire votre diagramme de Gantt en ligne?

Un diagramme de Gantt est une représentation graphique qui affiche une liste de tâches côte à côte avec le temps qui leur est imparti.

Les diagrammes de Gantt ont souvent une mauvaise réputation car ils peuvent être complexes à mettre en œuvre et difficiles à lire, mais il existe plusieurs raisons pour leur donner une seconde chance :

1. Partage d'information facilité : tous les membres du projet sont informés des mises à jour en même temps. Partager une vision globale du projet est souvent un bon moyen de motiver les équipes.
2. Planification l'esprit tranquille : une fois la planification terminée, vous pouvez prendre des décisions plus ciblées et plus efficaces en ce qui concerne l'affectation des ressources, les délais et dates butoirs, et même vos propres tâches.
3. Suivi de l'avancement du projet : réaliser un diagramme de Gantt vous permet de mieux gérer chaque étape de la conduite du projet et de respecter les délais.

Pensez-y de cette façon : si quelqu'un attend que vous un livrable, et que vous vous en rendez compte à chaque fois que vous consultez votre diagramme de de Gantt, n'est-ce pas une bonne manière de vous motiver et d'être efficace?

Pour tirer le meilleur parti de cet outil, les diagrammes de Gantt doivent être utilisés au maximum de leur potentiel. Il faut éviter qu'ils deviennent un fardeau lorsqu'il s'agit de les créer et les mettre à jour. Bonne nouvelle : si vous construisez le roadmap de votre projet dans un tableau Trello, vous pouvez générer automatiquement un modèle de diagramme de Gantt ou rétro planning en quelques clics ! Tout ce que vous avez à faire, c'est de monter le planning de votre projet dans un tableau. Votre diagramme de Gantt suivra. Vous êtes prêt/e?

Mais avant de pouvoir contempler votre magnifique rétro planning en ligne, voyons comment optimiser la création et la configuration de votre tableau Trello pour le préparer à sa future transformation.

Un tableau pour un objectif

Un tableau Trello est souvent créé dans un but précis. Alors peut-être que votre tableau Trello quotidien n’est pas prêt à devenir la feuille de route de vos rêves. Alors, mieux vaut créer un nouveau tableau tout propre destiné à devenir votre futur diagramme de Gantt en ligne. Gardez l'objectif de votre projet visible sur une carte Trello afin de pouvoir vous y référer chaque fois que vous avez un doute sur les tâches ou sur les priorités du projet et posez-vous la question : "Cela nous aide-t-il vraiment à atteindre notre objectif?"

Étant donné que chaque tâche du tableau fera partie de votre feuille de route (et de votre diagramme de Gantt), revoyez régulièrement les priorités du projet afin d'adapter les tâches en conséquence. N'ayez pas peur de mettre de côté certaines tâches si elles ne sont pas alignées avec l'objectif que vous avez défini précédemment. Pour savoir comment créer un bon diagramme de Gantt, posez-vous des questions du type :

"Cet effort est-il suffisant pour ce que je veux faire?"

"Ai-je suffisamment de temps pour terminer cette tâche sans perturber le calendrier du projet?"

"Est-ce que cette tâche m'aide vraiment à atteindre mon objectif?"

En analysant régulièrement votre tableau de Gantt, vous serez également en mesure de mieux détecter le chemin critique, qui correspond à la séquence de tâches qui doivent être terminées à temps si vous ne voulez pas retarder l'intégralité du projet. Dans un diagramme de Gantt, le chemin critique de votre projet est constitué des dépendances « indispensables » : certaines tâches ne peuvent être commencées que lorsque les précédentes sont terminées.

En somme : Améliorez les chances que votre équipe réussisse en vous concentrant sur les tâches réellement essentielles à la réalisation du projet.

Décomposez (encore et encore)

Prochaine étape : commencez à organiser vos listes avec un simple flux de travail inspiré de la méthode Kanban.

En utilisant la méthode Kanban, vous allez chercher les tâches vous-même en fonction de votre avancement, plutôt que de les "recevoir". Cela signifie que lorsqu'une tâche est en exécution, la carte qui lui est associée se déplace de gauche à droite sur le tableau du projet.

Après avoir défini les étapes du workflow «À faire», «En cours» et «Terminé», divisez votre projet de manière globale. Choisissez des critères qui vous permettent de segmenter le projet en plusieurs ensembles de tâches et identifiez ces groupes de tâche à l'aide d'étiquettes sur Trello. Vous pouvez par exemple organiser les tâches en fonction des différentes équipes (Marketing, Développement, Conception) ou des parties principales du projet en lui-même (Logistique, Lieu du mariage, Invités et Lune de miel). Vous pourrez par la suite trier ou filtrer les tâches en fonction de ces étiquettes.

Lors de la conception de votre projet, il peut être utile d'utiliser un document annexe de "brouillon" pour faire une ébauche des tâches et de la manière dont vous allez les structurer. Pensez à décomposer successivement le projet en éléments plus petits, en sous-groupes, checklists, etc. jusqu'à obtenir un niveau de granularité assez fin qui permette d'estimer facilement la durée à consacrer à chaque tâche. Pour être sûr d'avoir des noms de tâches suffisamment spécifiques, nommez celles-ci en suivant le modèle "verbe + complément d'objet". Par exemple, “Relations de presse” est plus un sous-groupe qu'une tâche, alors que “Dresser une liste de journalistes spécialisés en informatique” est une vraie tâche.

Une fois que vous êtes satisfait/e de la structure de votre projet, vous pouvez créer chaque tâche sur votre tableau Trello dans la liste «À faire». Utilisez des étiquettes de couleurs différentes pour organiser les tâches de vos équipes suivant votre propre méthode de division du travail (en fonction des différentes parties d'un projet, ou des différentes équipes).

Il faut également s’assurer que les titres et les descriptions de vos tâches sont suffisamment clairs et compréhensibles. La moindre ambiguïté peut rapidement transformer une simple tâche en véritable casse-tête à gérer lorsque plusieurs équipes sont impliquées et que des échéances importantes arrivent.

C'est le moment de créer votre diagramme de Gantt

La gestion du temps est l’un des aspects les plus importants de la planification de projet. Vous devez définir les étapes importantes qui jalonnent l'avancement du projet et les dates limites pour vous assurer que le délai de livraison du projet sera respecté et identifier les écarts qui peuvent mettre en péril le respect de la date butoir. Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Demandez-vous ce qui pourrait mettre en péril votre projet. Quels sont les risques? Comment pourriez-vous les éviter?
• Demandez aux membres de votre équipe d'estimer combien de temps prendra chacune des tâches qui leur sont attribuées.
• Il est utile de visualiser la durée que prendra chaque tâche, groupe de tâche et l'ensemble du projet. Votre diagramme de Gantt doit afficher à la fois les dates de début et les dates butoirs.
• Les tâches qui semblent «faciles» ou «rapides» à exécuter présentent un grand risque d'être remises à plus tard. Évitez d'établir des dates limites le week-end ou les jours fériés. Décidez à l’avance si les dates limite hebdomadaires doivent être définies pour le le lundi ou le vendredi afin de limiter en avance les problèmes qui peuvent survenir.

Ensuite, il suffit de définir une date limite sur chaque carte. Une fois toutes vos tâches définies, classées par catégories et configurées dans le temps, vous allez pouvoir réaliser votre diagramme de Gantt en ligne en un clic.

Les différents modèles de diagramme de Gantt sur Trello

Parfait, vous savez tout sur les méthodes, les recommandations, les conseils, les astuces et la philosophie derrière la création des diagrammes de Gantt ou rétro planning. Mais comment créer simplement votre Gantt à partir d'un tableau Trello ?

Plusieurs outils accessibles dans le répertoire des Power-Up Trello peuvent remplir cet objectif avec brio.

Planyway

Le Power-Up Planyway permet d'obtenir différentes vues ou perspectives de votre projet à l'aide de la fonctionnalité Team Timeline (ligne du temps de l'équipe). Vous pouvez ainsi visualiser le projet en fonction des membres de l'équipe ou de listes, entre autres.

Vous allez adorer la synchronisation automatique entre les cartes de votre tableau Trello et l'interface de Planyway. N'importe quel changement effectué sur Trello, comme par exemple la date butoir d'une carte, sera immédiatement reflété sur Planyway.

Planyway est un Power-Up gratuit, mais la fonctionnalité "Team Timeline" est disponible uniquement à partir d'un plan payant.

TeamGantt

Le Power-Up TeamGantt quant à lui offre également une option gratuite, et une option payante pour les grandes équipes nécessitant des fonctionnalités plus avancées.

Si vous souhaitez l'activer sur votre tableau Trello, ajoutez le Power-Up TeamGantt et choisissez quel projet transformer en diagramme de Gantt.Tout est possible. Vous pouvez par exemple choisir plusieurs cartes de votre tableau pour les transformer en diagramme de Gantt, ou sélectionner plusieurs tableaux. Les possibilités de TeamGantt s'adaptent à tous vos besoins.

Placker

Le Power-Up Projects by Placker est un puissant Power-Up tout-en-1 de conduite de projet, qui inclut notamment une fonctionnalité pour construire des diagrammes de Gantt.

Placker offre diverses fonctionnalités pour vos rétro planning. Vous pouvez notamment créer votre planning de Gantt à partir de cartes et checklists issus de différents tableaux, modifier l'apparence et les filtres comme bon vous semble, créer des dépendances entre les cartes et les checklists afin de déterminer le chemin critique de votre Gantt, visualiser les ressources du projet, et bien plus.

Placker et Trello sont totalement intégrés, de sorte que toute modification dans vos cartes est immédiatement prise en compte dans votre diagramme de Gantt. Vous ne perdrez plus aucune mise à jour.

Afin de construire le diagramme de Gantt sur Placker, il vous faut activer le Power-Up Project by Placker sur votre tableau Trello. Placker dispose de fonctionnalités qui vont au-delà du diagramme de Gantt et qui vous permettront de réaliser une solide conduite de projet. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de réplication des cartes ("Cards mirrors") pour qu'une même carte puisse apparaître et être actualisée à partir de tableaux différents, accompagner l'avancement avec des tableaux de bord... Le Power-Up n'est pas gratuit, mais offre 15 jours d'essai gratuit.

Cela vous va comme un Gantt

Les diagrammes de Gantt en ligne vous permettent, de manière collaborative, d'organiser les projets de votre équipe. Trello vous permet de donner vie rapidement, facilement et simplement à vos tableaux en les transformant en planning de Gantt modulables en quelques clics.

Préparez votre tableau, ses cartes, checklists, membres et dates butoirs, et c'est parti ! Rendez-vous sur la ligne d'arrivée pour fêter la réussite de votre projet.