Si vous vendez des produits ou des services et que vous gérez vos prospects dans un document Google Doc ou une feuille de calcul, vous vous arracher probablement les cheveux tous les jours. Les documents et les feuilles de calcul sont des outils utiles, mais ils ne constituent pas le meilleur moyen de visualiser vos entrées et sorties d´argent.
Si vous êtes comme moi et n'êtes pas encore prêt pour les logiciels CRM complexes à la Salesforce ou HubSpot, vous avez tout de même besoin d´un bon outil de CRM simple pour gérer tous vos contacts commerciaux. Ne trouvant pas mon bonheur, j'ai décidé d'essayer Trello et j'ai constaté qu'il répondait à tous mes besoins de gestion de CRM – gestion de relation clients - sans être difficile à mettre en place ni engendrer des frais élevés d'abonnement.
Il est très facile de configurer et d’utiliser Trello pour gérer vos prospects et vos contacts clients. Ci-dessous, je vais vous montrer, étape par étape, comment créer un outil de CRM en ligne avec Trello.
1. Commencez avec la bonne mise en page
Lors de l'élaboration de votre tableau, commencez par la mise en page. Il est préférable de créer votre CRM avec une liste pour chaque étape de votre pipeline de ventes. À quoi ressemble-t-il ? Commence-t-il par une interaction initiale, un temps de réflexion, puis se conclut-il par une vente? Répertoriez chaque point de contact avec vos nouveaux clients potentiels, et représentez chacun d´entre eux par une liste Trello. Voici un exemple:
J'ai également ajouté deux listes à la fin pour les contacts qui ne se sont pas transformés en vente. Elles peuvent s´intituler "En attente" ou "Manquée".
Avoir le bon flux est essentiel car si vous ne configurez pas votre tableau correctement, vous ne saurez pas où placer vos contacts. Il se peut aussi que vous hésitiez entre différents types d’organisation de tableau, jusqu'à en trouver une qui vous corresponde.
Lorsque vous identifiez une nouvelle étape dans votre pipeline, ajoutez-la sous forme de liste. Si vous avez l'impression que deux étapes se ressemblent, comme par exemple "Considération" et "Décision", avec peu de mouvement dans chacune d´entre elles, fusionnez-les ou redéfinissez le nom de ces étapes. C’est l’atout majeur de Trello: vous pouvez toujours créer une nouvelle étape de flux de travail ou en modifier une au fur et à mesure!
2. Ajouter et organiser vos contacts
Maintenant, vous pouvez commencer à organiser vos contacts et gérer vos clients dans votre outil de crm en ligne. Chacun doit être représenté par une carte Trello. Vous pouvez stocker toutes les informations dont vous avez besoin sur une seule carte : Trello dispose de nombreuses fonctionnalités pour rendre l'automatisation de tâches facile et organisée.
Vous pouvez ajouter manuellement des contacts, bien sûr, mais n'y perdez pas votre temps, la vie est trop courte !
Où trouvez-vous de nouveaux contacts? TypeForm? Google Forms? Quelle chance ! Vous pouvez envoyer automatiquement des prospects dans Trello : Zapier est mon outil préféré. En réalité, chaque fois que quelqu'un rempli votre formulaire, l'information est automatiquement transférée sur une carte de la liste "Entrants" de votre tableau Trello, vous libérant ainsi pour passer à une autre étape de travail.
J'utilise Zapier à partir d'un formulaire Google pour créer une carte Trello avec les informations obtenues. C’est super pratique car c’est de là que viennent la plupart de mes clients potentiels! Je pense que les personnes qui prennent le temps de remplir un formulaire sont les plus intéressées. En gros, elles veulent déjà mes services quand elles le remplissent. Je tiens donc absolument à les mettre rapidement dans mon pipeline de ventes!
Même si vous n'utilisez pas Google Forms, vous pouvez probablement utiliser Zapier ou un Power-Up pour le connecter à Trello. JotForm, TypeForm, SurveyMonkey ou autre sont tous pris en charge. Cela vous évitera d'ajouter manuellement tout nouveau client potentiel obtenu par le biais d'un formulaire. Voilà de quoi faciliter votre flux de gestion des clients.
Si vous détectez vos prospects par mail, vous pouvez également utiliser Zapier, ou la fonction Email vers tableau de Trello (je vous en parlerai plus tard). Il existe également une extension Gmail pour Trello qui vous permet d’envoyer des mails directement sur votre tableau CRM en ligne en un seul clic.
Lorsque vous ajoutez un contact, utilisez des étiquettes pour vous aider à filtrer et à classer les prospects. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour noter la provenance du contact, le produit ou le service qui l’intéresse, ou son niveau d’intérêt.
Pour étoffer rapidement votre tableau, vous pouvez utiliser le Power-Up Champs personnalisés pour inclure des informations pertinentes sur un prospect. Vous pouvez créer un champ personnalisé pour afficher l'adresse électronique, le numéro de téléphone, la valeur de transaction attendue ou d'autres informations du contact. Vous pouvez définir les champs personnalisés à afficher dans l'aperçu de la carte pour pouvoir visualiser ces informations sans même avoir à cliquer.
Vous pouvez vous arrêter à ce niveau et * BOUM * vous avez un logiciel CRM simple.
Mais si vous investissez un peu plus de temps dans la configuration de votre tableau Trello, vous pouvez le rendre plus puissant, vous permettant ainsi de gagner du temps.
Astuce Pro: Ajoutez une liste appelée "Ressources" à la toute première liste de votre tableau CRM en ligne. Utilisez-la pour stocker des modèles de mails, des notes de connexion LinkedIn, des decks et des présentations, des références ou du matériel que vous envoyez fréquemment à vos prospects.
3. Entretenez vos contacts avec votre nouveau CRM en ligne
Le lead nurturing est un processus qui peut se révéler fastidieux.
Vous aimez discuter avec vos prospects (ou même mieux, travailler avec eux!), mais sans avoir à documenter tout ce que vous faites pour essayer de les conquérir.
Trello facilite l'entretien des contacts. Vous n'aurez pas à vous soucier de vos annotations perdues ni à vous souvenir de quand faire un rappel client. Vous pouvez rendre tout ça automatique et organisé dans un seul et même endroit: votre CRM Trello!
Voici quelques fonctionnalités pratiques pour vous aider à prendre soin de votre processus d'entretien des prospects.
Checklists
Découvrez la checklist: elle est prête et facile à utiliser dans n´importe quelle carte Trello. Si vous accomplissez les mêmes tâches à chaque fois que vous suivez un prospect, créez simplement une checklist sur la carte. Vous n'aurez qu'à la créer une fois, puis vous pourrez reproduire des cartes avec cette même checklist ou simplement copier celle-ci sur d'autres cartes! C'est un excellent moyen de garder une trace de ce que vous avez déjà fait pour entretenir vos prospects.
Lorsque vous regardez le tableau dans son ensemble vous verrez un nombre d'éléments cochés dans chaque checklist. Lorsque vous aurez exécuté tous les éléments énumérés, la barre de progression passe au vert, ce qui est un excellent indicateur pour visualiser que toutes les étapes de votre pipeline de ventes sont conclues.
Astuce Pro: si vous utilisez toujours la même liste, créez un modèle facile à copier à tout moment:
Dates d'échéance
Les dates d'échéance sont une autre fonctionnalité prête à être utilisée dès que vous créez un tableau. Servez-vous en au prochain contact client.
Par exemple, vous avez peut-être envoyé un mail à un prospect aujourd'hui et vous souhaitez effectuer un rappel la semaine prochaine. Plutôt que de mettre une note sur votre agenda (ou d'espérer que vous vous en souviendrez), il vous suffit de définir la date d'échéance et Trello veillera à vous la rappeler. Votre notification de rappel vous ramènera immédiatement à la carte où vous pourrez cocher l´élément de votre liste correspondant (ou laisser une note).
Une fois que vous avez terminé, modifiez la date pour votre prochaine échéance.
Astuce Pro: activez le Power-Up Calendrier pour une vue pratique du calendrier, vous indiquant les tâches en attente par semaine ou par mois. C'est un excellent moyen de surveiller votre flux de pipeline des ventes et de vous assurer que vous menez une activité régulière avec votre prospect semaine après semaine. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Filtre pour afficher uniquement les dates à venir.
Commentaires
En parlant de notes, si vous souhaitez joindre plus d’informations à la fiche d’un contact, ce qui est en général une fonctionnalité particulièrement utile dans la gestion de votre CRM, vous pouvez utiliser la zone Description, ou vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Commentaires. Les commentaires sont utiles pour les informations en cours, car ils ajoutent un horodatage pour chaque élément ajouté, tel que des notes sur des événements ponctuels comme par exemple "Leslie a ouvert sa boîte mail" ou "Alex doit me faire une proposition avec ces détails", etc.
Les pièces jointes
Utilisez les pièces jointes de la carte pour ajouter TOUT ce dont vous avez besoin à votre contact. Vous pouvez stocker des propositions, des présentations, des contrats, tout autre document pertinent ou image. Vous pourrez facilement accéder aux pièces jointes à partir de votre tableau Trello sur n’importe quel appareil. C´est l´idéal pour organiser tous les documents de votre contact relatifs à une vente.
Astuce pro: activez Google Drive ou les Power-ups de Dropbox pour incorporer des dossiers entiers à vos cartes Trello, avec des aperçus de document et des notes sur la date de leur dernière modification.
Email vers Trello
Vous n'avez pas envie de copier/coller des e-mails de votre boîte de réception vers Trello? Pas besoin! Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Trello email vers tableau de deux manières différentes.
Chaque tableau Trello a une adresse électronique spécifique qui crée une nouvelle carte dès que celui-ci reçoit un mail. Vous pouvez donc organiser la liste intitulée "Entrants", transférer toutes vos communications principales vers cet email, puis trier les cartes sur votre tableau Trello.
C'est une excellente option qui pourrait bien répondre à vos besoins. Mais il existe une méthode plus avancée d’utilisation de mail vers tableau. Saviez-vous que chaque carte possède également sa propre adresse mail?
Lorsque vous recevez l'adresse mail d'un contact, créez un filtre dans votre e-mail pour envoyer automatiquement toutes les communications avec cette adresse sur votre carte Trello.
(Si vous utilisez Gmail, cliquez simplement sur Paramètres → Filtres → Créer un nouveau filtre → Définissez le mail "de" comme correspondant principal → Créer un filtre → "Transférer" -> (Ajouter une nouvelle adresse de transfert pour l’adresse de cette carte Trello), puis cliquez sur Créer un filtre. Répétez le même processus pour définir le mail "à" comme adresse électronique de votre client potentiel, afin de suivre les courriels que vous envoyez ainsi que ceux que vous recevez.)
Si vous n'aimez pas cette solution, vous pouvez utiliser le module complémentaire Gmail Trello pour relier vos mails à une carte spécifique. C’est si simple que vous allez vouloir transformer tous les mails de votre boîte de réception en une carte Trello !
Archivage de la carte
Vous avez reçu une notification pour reprendre contact avec un prospect, mais vous êtes en attente d´un élément nouveau? Pas de problème, utilisez simplement le Power-Up Archivage de la carte (y compris ses notifications d'échéance) et celle-ci sera archivée jusqu'à une date que vous aurez déterminée. Lorsque cette date arrivera, la carte réapparaîtra automatiquement dans la liste que vous lui aviez attribuée.
Répéteur de carte
Si vous accomplissez les mêmes tâches chaque semaine, vous n'avez pas besoin de créer manuellement une carte Trello tous les lundis. Vous pouvez utiliser le Power-Up Répéteur de carte pour en créer une qui se répétera toute seule au jour et à l´heure que vous aurez définis, avec toutes les infos (ou checklist) dont vous avez besoin. Cela peut également vous servir de pense-bête mensuel pour mettre de l'ordre dans votre tableau CRM Trello !
Suivi des colis
Si vous envoyez des messages ou des colis suivis à vos clients et prospects, vous pouvez utiliser le Power-Up Suivi des Colis. Pour pourrez ainsi accompagner leur acheminement et garder le numéro de suivi à portée de main, et comme ça vous savez exactement quand ils ont été livrés!
4. Créer des rapports pour votre outil CRM en ligne Trello
Vous venez donc de configurer votre CRM en ligne et vous entretenez vos contacts, mais vous devez savoir si vos méthodes de gestion clients sont réellement efficaces. Déplacez-vous les prospects à travers votre pipeline de ventes?
Bien que votre tableau Trello ne comporte aucune option de rapport par défaut, il existe différentes possibilités pour que vous obteniez des statistiques et créez des rapports sur vos contacts et sur le fonctionnement de votre CRM (et de votre processus de vente).
Compter les contacts à chaque étape
Utilisez l'extension Chrome "Compteur de cartes pour Trello" pour compter le nombre de cartes dans chaque liste. Avec cela, vous pouvez facilement voir combien de contacts se trouvent à chaque étape de votre pipeline de ventes.
Intégrer des outils de suivi du temps
Vous passez beaucoup de temps à entretenir des contacts? Intégrez des outils de suivi du temps, tels que Harvest ou Time Camp, pour voir combien de temps vous passez sur chaque contact. Vous pouvez utiliser le suivi pour comparer le temps passé VS la valeur d'un client. Vous constaterez peut-être que vous passez beaucoup de temps sur des clients de faible valeur et que vous souhaitez peut-être reconsidérer votre gestion des ressources.
Avec ces Power-Ups, vous pouvez commencer le suivi du temps lorsque vous êtes dans la carte Trello. Ainsi, lorsque vous commencerez votre travail de suivi, vous serez déjà dans Trello et pourrez simplement démarrer le chronomètre!
Aucun contact ne passe à travers les mailles du filet
Utilisez le Power-Up Carte Inactive pour visualiser quels sont les clients potentiels en train de devenir obsolètes. Ce Power-Up changera l'apparence d'une carte (soit en l'estompant petit à petit, soit en lui donnant un aspect "vieilli") si elle n'a pas eu d´activité récente. Vous serez alors en mesure de voir rapidement quels prospects ont besoin d'être recontactés et vous n’aurez plus à craindre de perdre des contacts au fil du temps.
Prêt à essayer vous-même?
Ce n’est pas parce que de nombreux logiciels CRM de gestion clients sont spécifiquement conçus pour les ventes que ce sont les meilleures (ou les seules) options à envisager. Ils sont souvent coûteux et ont plus de fonctionnalités que ce dont vous avez besoin pour commencer.
Essayez de créer votre propre CRM en ligne grâce à Trello pour votre gestion des clients et voyez si cela répond à vos besoins (et à votre budget!), et vous aide à suivre efficacement les clients potentiels et, au final, à atteindre l’essentiel: travailler avec vos clients. N'hésitez pas à copier ce modèle de CRM et à créer vos propres pipelines de ventes dans Trello.
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