Apprendre à déléguer des tâches est une compétence essentielle dans de nombreuses situations, aussi bien personnelles que professionnelles.
La revue Harvard Business a montré que les travailleurs consacraient en moyenne 41% de leur temps à des tâches qui pourraient facilement être déléguées. La preuve ultime de l'efficacité de la délégation en management ? Selon ScaleTime, les PDG qui délèguent réussissent à générer 33% de plus de chiffre d'affaires que ceux qui ne le font pas.
Jeffrey Pfeffer, professeur de Stanford, donne le conseil suivant pour déléguer des tâches aux membres de son équipe :
«Votre tâche la plus importante en tant que manager est d’enseigner aux gens à penser et à poser les bonnes questions afin que le monde ne s'écroule pas si vous prenez un jour de congé».
La délégation en management est essentielle pour créer des processus et des systèmes reproductibles. Cependant, apprendre à déléguer efficacement ne doit pas être l'apanage des dirigeants d’entrepris, tous les membres de l'équipe doivent savoir déléguer des tâches.
Rappelez-vous que même si l'entreprise dans laquelle vous travaillez est exceptionnelle, vous ne savez jamais quand quelqu'un partira. Et comme le mentionne Pfeffer, si un membre de votre équipe prépare ses vacances, vous ne voulez pas voir d'importants projets se désagréger en son absence. Pour éviter une catastrophe, les process doivent être documentés et les connaissances partagées afin que d'autres membres de l’équipe puissent prendre la relève le cas échéant.
Cependant, expliquer à d'autres ce que vous faites en mode "pilote automatique" n’est pas chose facile.
Si vous souhaitez déléguer efficacement une tâche complexe, vous devez vous mettre dans la peau d'un professeur. Choisissez un endroit pour centraliser toutes les connaissances, rendez-les facilement accessible, et utilisez avec intelligence une combinaison d'explications textuelles, en image et en vidéo pour anticiper les questions que les utilisateurs pourraient se poser lors de l'exécution d'une tâche donnée.
Cela vous semble difficile? Voici la recette à suivre pour enfin parvenir à déléguer efficacement des tâches aux membres de votre équipe.
1. Créer une base pour partager les informations
Ne mettons pas la charrue avant les bœufs. Si vous êtes sur le point de documenter des procédures et des méthodologies, mieux vaut commencer par créer un espace pour cet ensemble dès le départ.
En un mot, il vous faut une sorte d’intranet, un réseau privé au sein de votre entreprise.
Un intranet permet de fournir un accès à des documents importants tout en gérant des droits d'accès en fonction des utilisateurs ou des ressources. Une fois l'intranet correctement configuré, lorsqu'un employé ou un sous-traitant quitte l'organisation, il est facile d'en supprimer l'accès. La structure d'un intranet ressemble à celle d'un site web, avec des catégories et des sous-catégories utilisées pour stocker et organiser les informations.
Si vous envisagez de créer un intranet pour stocker la documentation de vos procédures, il est primordial de permettre aux utilisateurs de trouver facilement ce dont ils ont besoin. En plus de structurer vos documents au travers de l'utilisation des différents niveaux de catégories, votre outil intranet devra être pourvu d'une fonctionnalité de recherche.
Google Sites est un choix populaire pour créer un intranet d'entreprise, car il est gratuit et facile à mettre en place. Toutefois, si votre entreprise utilise déjà Trello, il est plus judicieux de créer un nouveau tableau responsable de la gestion des connaissances au travail. Les listes sont utilisées comme catégories de niveau supérieur et les cartes correspondent à chaque procédure.
Copiez cet exemple de tableau de Gestion de connaissances de l’équipe pour créer la votre.
Trello fonctionne bien en tant qu'outil de gestion de connaissances, car il est simple et droit au but. Il met clairement l'accent sur le contenu, ce qui facilite l'organisation des informations. Puisque Trello a été conçu pour être utilisé par des équipes de travail, il est facile pour quiconque ayant accès de contribuer en ajoutant des informations au tableau de manière continue, transformant ce tableau en ressource stratégique pour l’entreprise.
2. Créer des tutoriaux pour chaque procédure
En fonction de la nature de la procédure à effectuer, il peut être utile d'utiliser différents médias afin de la documenter (cela permet de mieux approfondir la compréhension de la procédure).
Créer un tutoriel écrit pour une tâche vous aide, en tant que délégant, à analyser les détails de chaque étape pour expliquer une procédure à quelqu'un qui n’a jamais eu à l'exécuter auparavant. Ces instructions écrites sont particulièrement importantes lorsque des collaborateurs travaillent sur des procédures comportant de nombreuses étapes, notamment si cela implique de gérer des outils complexes.
Les tutoriels vidéo peuvent venir compléter vos instructions écrites. Pour certaines tâches, il est plus performant de montrer comment faire plutôt que de l'expliquer. Prendre le temps de faire un tutoriel vidéo est particulièrement utile pour montrer comment utiliser un logiciel, par exemple.
Pour ce faire, il est possible d'utiliser Quicktime, qui est gratuit et qui est préinstallé sur les ordinateurs Mac. Si vous recherchez quelque chose d'un peu plus robuste, Screencast-o-Matic propose un plan gratuit limité. Dans sa version payante, il propose des outils d'édition et de dessin fort utiles.
À ce propos, prendre le temps de personnaliser vos captures d'écran peut ajouter beaucoup de valeur à un tutoriel. Cela vous permet d’ajouter des explications utiles lorsqu'il s'agit de décrire une étape de navigation (par exemple: « Pour accéder au menu X, cliquez ici [signalez avec une flèche]»). Lorsque vous personnalisez vos captures d'écran, vous pouvez également recouvrir certaines informations sensibles, comme par exemple les noms utilisateurs, mots de passe, données clients...
Evernote et CloudApp fournissent tous deux une fonctionnalité freemium de capture d'écran avec des possibilités de personnalisation.
3. Anticipez les questions et les erreurs possibles
Pour réussir à déléguer efficacement des tâches aux membres de votre équipe, il ne suffit pas de créer des tutoriels. Il vous faut aussi être l'avocat du diable en réfléchissant aux problèmes qui pourraient survenir.
Quand il s’agit d’expliquer des concepts et des procédures, ne négligez aucun détail. Vous ne pouvez pas supposer que tout le monde va avoir la même capacité que vous à deviner quoi faire face à l'imprévu.
Listez des exemples de failles et problèmes possibles et de leur résolution. Vous établirez ainsi une base de procédures pour prendre des décisions dans un contexte de résolution de problèmes. Décrivez des scénarios courants dans lesquels la procédure peut échouer à la suite d'une erreur de l'utilisateur ou de problèmes connus.
Si vous créez une documentation de procédures à laquelle, selon vous, l'équipe aura souvent recours, organisez un test utilisateur avec les membres de l'équipe prêts à donner leur feedback pour la rendre plus performante.
4. Créez un PDF explicatif d'une page pour briefer les nouveaux
Comment déléguer efficacement aussi bien avec les employés actuels qu'avec les futurs nouveaux employés? Répéter sans cesse les mêmes choses est inefficace et épuisant. Donnez aux nouveaux employés la possibilité de gérer leur propre apprentissage afin que vous puissiez vous concentrer sur des projets plus importants.
Créer une documentation des procédures pour les nouveaux employés et les nouveaux membres de l’équipe permet de dépenser moins de temps pour leur intégration. Vous pouvez même créer un tutoriel pour montrer comment utiliser votre base de données de connaissances pour aider les nouveaux membres de l’équipe à naviguer dans la documentation.
En ce qui concerne les procédures les plus utilisées par les membres de votre équipe, créez un fichier PDF d'une page en guise de roadmap, avec des liens directs vers les documents appropriés. Il peut s'agir d'une liste de vidéos tutoriels, de formulaires à remplir pour les nouveaux employés, de comptes à créer sur divers outils, de logiciels à télécharger, ainsi que des explications sur la politique de l'entreprise (en ce qui concerne par exemple l'émission de facture avec les prestataires de service).
Vous ferez un grand pas un avant pour déléguer des tâches aux membres de votre équipe en copiant et en personnalisant ce tableau Trello pour organiser l'accueil des nouveaux employés :
5. Encouragez vos collaborateurs à poser des questions
Encourager vos collaborateurs à poser des questions en cas d'incompréhension et soyez disponible pour les aider. Cela vous aidera certainement à gagner en efficacité, même si vous avez l'impression d'investir beaucoup de temps et d’énergie pour les aider au départ.
En effet, comment déléguer efficacement des tâches si elles ne sont pas exécutées correctement?
Rien de pire qu'un projet exécuté par une personne n'ayant pas une pleine compréhension du sujet. C'est la meilleure manière d'augmenter les risques d'un dénouement catastrophique. Surtout lorsqu'on peut éviter cela simplement, en encourageant la personne à poser des questions en amont, afin de livrer un projet réussis.
Mieux vaut éviter de gaspiller les ressources limitées de l'entreprise.
Pour réduire le temps dépensé à répondre aux questions, définissez des heures de bureau fixes chaque semaine (ou chaque jour, si nécessaire) lorsque les membres de l'équipe peuvent vous poser des questions sur les projets en cours. Lors du lancement de nouveaux projets ou de l'utilisation de nouveaux outils, des sessions mensuelles de formation peuvent également être utiles pour documenter les procédures et répondre en bloc aux questions.
Votre temps est précieux. Il est tout à fait possible d’agir en équipe tout en fixant des limites afin que vous ayez suffisamment de temps à consacrer à vos projets les plus importants.
6. Utilisez un outil de gestion de projet pour centraliser les informations
Une méthode d'organisation ne va pas fonctionner lorsque les spécifications ne sont pas claires et qu’il n’y a aucune responsabilisation pour respecter les dates limites. À chaque fois que vous déléguer une tâche aux membre de votre équipe, assurez-vous que celle-ci soit correctement attribuée dans l'outil de gestion de projet, auquel toute votre équipe a accès.
Vous pouvez utiliser les commentaire pour référencer des liens vers une documentation utile et pertinente de votre intranet. Un bon outil de conduite de projet offre des fonctionnalités de notifications / rappels afin que vous n’ayez pas à faire de la micro gestion des dates limites.
Trello est un outil SaaS conçu pour être utilisé par des équipes de travail et dispose de toutes les fonctionnalités décrites ci-dessus. Vous pouvez vous en servir pour créer des liens entre votre système de gestion de projet et l'intranet de l'entreprise ou le tableau de gestion de connaissances, afin que les membres de votre équipe puissent facilement accéder à toutes les informations nécessaires à l'exécution et au pilotage d'un projet.
Déléguez dès maintenant
Décomposer des projets en procédures documentées n'est pas chose aisée. Peut-être que votre approche est totalement différente de celles d'autres personnes. C'est pourquoi vous devez anticiper les possibles risques qu'une procédure soit mal suivie, tout comme les questions éventuelles de vos collaborateurs lorsqu'ils feront votre travail.
Mais prendre le temps de créer une base de données des connaissances complète et utile vous évitera d’expliquer la même chose indéfiniment. Un nouvel employé? C'est parti pour l'intégration automatisée !
Partagez votre expérience, dîtes nous comment vous avez utilisé cette méthode pour déléguer. Quelles procédures avez-vous déléguées et automatisées dans votre entreprise ? Tweetez vos idées sur @Trello et nous partagerons nos préférées !
Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.
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