Division des tâches : pourquoi certains collaborateurs refilent la patate chaude au voisin?

C’est presque le week-end. Vous avez passé l’essentiel de votre vendredi après-midi à résoudre les derniers problèmes urgents en cours.

Vous avez répondu à toutes les sollicitations, vous vous êtes occupé de tous les projets en cours, et vous préparez la semaine à venir afin qu’elle soit tout aussi productive. Vous êtes plutôt fier du travail réalisé, lorsque soudainement, un e-mail atterrit dans votre boîte de réception.

C’est un de vos collègues qui vous répond. Il répond à plusieurs questions que vous lui avez posées un peu plus tôt dans la matinée, mais il y a un “hic”. Il ne s’est pas fatigué et a bâclé son email.

Les réponses à vos questions sont courtes - quelques mots, alors que vous aviez clairement besoin de plus d’informations. Il n’a pas pris la peine d’envoyer la documentation en pièce jointe comme vous l’aviez demandé. Il a même osé ignorer quelques questions.

La cerise sur le gâteau? Il a terminé son e-mail par un généreux “Si vous avez besoin de quoi que ce soit d’autre surtout n’hésitez pas à me solliciter.”

Vous êtes en train de grincer des dents et serrer les poings ? Vous n’êtes pas le seul. Malheureusement, il n’est pas rare de croiser ce type d’attitude au travail qui consiste à refiler la patate chaude lorsqu’il s’agit de réaliser certaines tâches. En réalité, ces personnes réalisent une tâche de manière rapide et médiocre afin de vous renvoyer la balle et ainsi de s’économiser au détriment des autres.

Non seulement c’est une manière frustrante de diviser les tâches pour ceux à qui échoit le travail, mais cela met également des bâtons dans les roues de tout le monde. Alors, pourquoi est-ce que ce type de situation arrive, et que pouvez-vous faire pour améliorer la la manière dont les tâches sont traitées de manière à optimiser la productivité? Voici quelques astuces qui vous permettront de ne plus recevoir de patates chaudes au travail.

Qu’est-ce qui se passe au fond?

Bien sûr, vous jurerez ne jamais vous comporter de la sorte avec vos propres collaborateurs. Mais le comportement qui se cache derrière ces patates chaudes et qui affecte la division des tâches au travail est en réalité plus répandu qu’on ne le croit.

“Nous agissons de la sorte tous les jours dans la gestion de nos tâches et projets”, explique le Professeur Timothy A. Pychyl, Ph.D au Département de Psychologie à l’Université de Carleton au Canada, Ottawa. “Un jour, vous faites tout votre possible pour éviter de réaliser une tâche, et le lendemain, vous vous concentrez sur cette dernière à corps perdu parce que vous souhaitez en éviter une pire encore.”

Cette alternance de la priorité dans nos tâches est fréquent dans notre routine quotidienne. Mais il y a une grande différence, cependant, entre la procrastination de vos propres tâches et passer la patate chaude à votre collaborateur. En réalité, cela provient du concept de paresse sociale, qui signifie que vous êtes moins propice à faire des efforts lorsque vous êtes en groupe que lorsque vous êtes seul face à votre travail ou vos responsabilités.

“Du point de vu de leur personnalité, ceux qui se comportent de cette manière ne sont pas consciencieux, ils ne s’efforcent pas. Ils bâclent le travail et veulent pouvoir dire “J’ai fait ma part!” alors qu’ils n’ont pas fait grand chose.

Alors... Qu’est-ce qui les pousse à agir ainsi ? 

Ceux qui ont tendance à repasser la responsabilité aux autres de cette manière obtiennent un bénéfice à court-terme. Réfléchissez-bien: on se sent bien lorsqu’on accomplit une tâche, n’est-ce pas?

On ressent une sensation de plaisir lorsqu’on raye une tâche de notre liste To-do. C’est dû à la manière dont notre cerveau fonctionne. Lorsque nous achevons une tâche, notre cerveau libère de la dopamine, une substance chimique qui génère une sensation de plaisir lorsqu’elle atteint la partie du cerveau responsable de la gestion des “récompenses”. La dopamine nous incite à réitérer une activité qui nous fait du bien.

Pour les vrais bosseurs, cet afflux de dopamine peut être un puissant motivateur pour vous inciter à persévérer dans l’accomplissement de vos tâches. Mais pour les rois de la patate chaude, cela peut poser de sérieux problèmes - ces derniers vont ressentir un faux sentiment de satisfaction.

Est-ce que vous êtes condamné à manger des patates chaudes éternellement?

“C’est lié à des problèmes structurels de l’environnement de travail”, dit le Dr Pychyl. “Ces gens vont survivre et prospérer à des postes où ils peuvent se comporter ainsi sans qu’il y ait trop de conséquences.”

L’astuce pour résoudre ce type de situation est étonnamment simple : parlez-en avec eux. Mettez clairement les patates sur la table, ou les pieds dans le plat (de pommes de terre). Expliquez-leur pourquoi leur comportement nuit à l’équipe et à vous-même.

Une recherche de la London Business School a montré que l'ambiguïté dans la division des tâches au travail peut avoir des effets négatifs sur la collaboration. Lorsque les employés ne savent pas exactement ce qu’ils doivent faire, ils ne vont probablement pas le faire.

Alors quand vous faites une requête à votre collègue, soyez particulièrement évident dans la spécification de ce dont vous avez besoin. Dites leur exactement ce dont vous avez besoin et pour quand. Supprimez toute possibilité d’erreur de compréhension ou de confusion.

Je sais ce que vous allez me dire: si cette personne n’est pas consciencieuse et a tendance à repasser la patate chaude au collègue, pourquoi elle se préoccuperait de ce que je lui demande ?

Ne rêvons pas: la conversation que vous aurez avec lui ne va pas le transformer en une personne radicalement différente. Mais ce faisant, vous lui notifiez clairement que son comportement ne sera plus toléré, vous spécifiez les attentes que vous nourrissez pour votre collaboration.

Le Dr Pychyl ajoute: “Votre comportement n’est pas seulement dicté par votre personnalité, mais aussi par la situation”.

“Nous réagissons tous au contexte dans lequel nous nous trouvons. Et si l’environnement de travail ne définit pas clairement un cadre et des responsabilités, cela ouvre la porte à l’expression de comportements négatifs comme un manque de responsabilité vis à vis de l’organisation et la division des tâches au travail”.

Il vaut mieux être clair sur vos attentes lorsque vous communiquez avec vos collaborateurs dès le départ. En clarifiant sa mission et ses objectifs, vous pouvez créer une situation plus exigeante qui peut éventuellement l’inciter à produire plus d’efforts.

Un bon moyen d’atteindre un tel niveau de clarté - indépendamment de la situation actuelle de votre équipe dans la gestion et la division des tâches -, c’est d’établir une nouvelle structure et des process pour toutes les demandes qui dépassent en complexité une question rapide:

• Définissez un formulaire à remplir avec toutes les informations nécessaires pour initier un projet.
• Créez un modèle d’email que votre équipe utilisera pour spécifier leurs demandes et les réponses afin que rien d’important ne soit oublié.
• Stipulez un “Chemin de la responsabilité” par défaut pour les situations où apparaît un manque de clarté sur la responsabilité des tâches, plutôt que d’appeler systématiquement le manager pour trancher.
• Laissez les membres de l’équipe annoncer les dates d’échéances idéales et les informations nécessaires pour que les projets puissent se dérouler correctement.

Un rédacteur pourrait par exemple vouloir disposer de 3 jours utiles complets pour finaliser l’écriture préliminaire d’un projet, mais accepterait des petites questions grammaticales ponctuelles de dernière minute sur le chat.

Établir puis implémenter ces bonnes pratiques pour mieux gérer vos équipes de travail fera accroître le sentiment de responsabilité et agira comme une barrière à l’entrée contre les comportements individuels négatifs.

Tout le monde les mains en l’air ! Plus de patates chaudes !

Comme c’est souvent le cas au travail, vous ne pouvez contrôler le comportement de vos collègues - mais vous pouvez contrôler la manière dont vous réagissez.

Non, il ne s’agit pas de répondre comme à la cour de récréation. Même si répondre dans le feu de l’action peut vous paraître à première vu gratifiant, les comportements passif-agressif ne vous emmèneront pas loin (“c’est toi - non, c’est toi”).

Mais cela ne veut pas dire que vous devez continuer de travailler comme si rien ne s’était passé, si l’environnement de travail est irrespectueux et contre-productif. La prochaine fois que quelqu’un vous envoie une patate chaude, faites lui comprendre immédiatement et clairement que le travail n’a pas encore été finalisé. Vous avez besoin de plus d’informations avant de pouvoir reprendre les rênes de la tâche ou du projet et aller à l’étape suivante.

De cette manière, la personne n’aura d’autre choix que de reprendre la patate chaude pour lui ajouter une tranche de fromage, des épices et un bel accompagnement.

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