Ce n’est un secret pour personne que nous cherchons tous à avoir des journées, des semaines et même des vies plus productifs. Mais optimiser le temps et augmenter sa productivité est une lutte constante. Et même si vous organiser votre emploi du temps, il est difficile d’éviter les réunions ponctuelles, les échéances urgentes et les matins groggy. Combien de fois par semaine buvez-vous une tasse de café froid dans l'espoir de vous concentrer immédiatement ?
La bonne nouvelle est que vous n’avez pas besoin de compter sur une dépendance à la caféine pour augmenter votre productivité et bien organiser votre journée de travail. De la «pilule à avaler» à la technique du Pomodoro, il existe six astuces de productivité que tout le monde utilise, des travailleurs à distance aux athlètes olympiques. Allons plus loin pour voir de quelle manière vous pouvez personnaliser ces astuces afin d'améliorer votre efficacité professionnelle.
Avaler le bon crapaud
Mark Twain est à l’origine de l’un des plus célèbres stratagèmes de productivité de tous les temps :
"Mangez une grenouille vivante de bon matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée."
Maintenant, Twain ne vous encourage pas à manger des cuisses de grenouille au petit-déjeuner. Au lieu de cela, il fait référence à la tâche la plus importante de votre liste. Brian Tracy a développé ce concept dans son livre, Avaler le crapaud. L'idée est que vous devez commencer votre journée par la plus importante de vos tâches. Il s’agit généralement de celle que l´on veut toujours remettre à plus tard, jusqu´à finalement en prioriser l´exécution. Donc, en s'y attelant dès le matin, vous vous sentirez pleinement satisfait et productif avant même de finir votre premier café. Gagnant-gagnant, non ?
C'est une excellente astuce, mais parfois, votre tâche la plus importante prend plus d'une heure ou deux. Commencer un grand projet avant votre première réunion matinale n’est pas forcément l’idéal, vous risquez de vous retrouver à court de temps. Et au moment où vous rompez avec votre état de concentration productive à cause d’une distraction, il vous faudra près de 30 minutes pour vous recentrer.
La prochaine fois que vous «avalez le crapaud», envisagez de manger le crapaud adéquat. Lorsque vous savez celui que vous allez manger en premier, inspirez-vous de Boucle d'or (rappelez-vous, lits et les chaises de différentes tailles) et «mesurez» chaque crapaud. Une fois que vous avez trouvé le crapaud de la bonne taille, insérez-le dans la première plage horaire libre que vous avez, pour l´avaler entier.
En examinant chaque jour votre liste de tâches, identifiez tout d'abord celles qui sont les plus importantes et ensuite calculez combien de temps il vous faudra pour les accomplir. Ensuite, consultez votre emploi du temps et distribuez vos tâches en blocs de temps disponibles. Par exemple, si vous savez que les recherches sur les clients prendront trois heures, planifiez cette tâche le matin ou l'après-midi lorsque vous ne participez pas à des réunions successives.
En avalant les bons crapauds en fonction du meilleur temps disponible, vous aurez le temps de saucer votre assiette. Bon appétit !
Réunions : du compte-goutte au millefeuille.
Une astuce de productivité populaire consiste à regrouper des tâches similaires afin de les résoudre. Par exemple, de nombreuses personnes, y compris Tim Ferriss, locomotive de productivité, regroupent leurs e-mails afin de pouvoir répondre à une grande partie d'entre eux uniquement le matin ou l'après-midi. Cette méthode de traitement par lots aide à empêcher le changement de contexte - l'habitude de sauter entre diverses tâches non liées -, et qui tue la productivité.
Cette pratique est également applicable aux réunions lorsque vous les ajoutez dans un laps de temps défini dans votre emploi du temps. Cependant, avec ce système, il est trop courant de prévoir également une période tampon ou des intervalles de 15 à 30 minutes entre les réunions pour vous donner le temps de faire une pause ou quelques minutes pour aborder les menues tâches (comme répondre à d´autres mails 🙄).
Mais toutes ces réunions sont-elles nécessaires ? Selon une étude réalisée par Atlassian, les employés ont déclaré consacrer 31 heures par mois à des réunions improductives. En plus de ces heures perdues, vous gaspillez également jusqu'à 25% de votre journée en mettant en mémoire tampon ces 30 minutes.
Au lieu de regrouper vos réunions et d'ajouter du temps tampon entre elles, pensez à modifier cette stratégie en empilant celles-ci. Les réunions empilées signifient que vous les planifiez pour être consécutives. Cela vous aidera également, ainsi que votre équipe, à être plus stratégique pour ne pas dépasser pas le temps imparti.
Une autre astuce intéressante en ce qui concerne l'efficacité professionnelle consiste à identifier vos heures les plus productives, puis à planifier vos réunions aux jours et périodes où vous souhaitez privilégier la réflexion, l’élaboration de stratégies ou la socialisation. Les autres heures de votre journée peuvent ensuite être dédiées à l'exécution de tout ce dont vous avez discuté lors des réunions !
Mettre en place une alternance par heure et non pas par jour, entre vos modes “Gestion” et “Exécution”
Une fois que vous avez identifié les heures les plus productives de votre journée, vous pouvez commencer à les structurer pour qu'elles soient hyper-productives. Une astuce pour augmenter son efficacité professionnelle consiste à organiser votre semaine avec des journées Exécution et des journées Gestion. La méthode d’organisation du travail “Exécutant vs Gestionnaire” vous permet de choisir certains jours de la semaine pour vous concentrer sur les tâches de gestion (coordination de projets, réunions avec l’équipe ou rapports sur les objectifs trimestriels), et d´autres sur vos tâches d'exécution (rédaction de blogs, conception de nouvelles caractéristiques du produit ou coder une landing page). Un exemple de cet organisation pourrait être, par exemple, mardi et jeudi en tant que Journées d´Exécution et lundi, mercredi et vendredi en tant que Journées de Gestion. Cela permet à tous d’aligner les calendriers sur le type de travail sur lequel ils doivent se concentrer. En fixant des limites claires, vous savez que vous avez au moins deux jours de travail par semaine consacrés au deep work.
Mais bien sûr, planifier cela sur des journées entières n'arrive le plus souvent que dans un monde idéal, alors qu’en réalité, il est courant que des journées soient parsemées de demandes prioritaires et de réunions imprévues. Ainsi, même si vous essayez d’être discipliné, vous constaterez que les réunions commencent à occuper vos journées d´exécutant et que les exceptions deviennent la règle.
Une façon de réorganiser votre journée de travail pour améliorer votre efficacité professionnelle consiste à définir cette alternance Gestion VS Exécution par heure et non par jour. Avec cette astuce, vous n'avez plus de jours spécifiques pendant lesquels vous vous concentrez sur des aspects spécifiques de votre rôle. Au lieu de cela, vous bloquez certaines heures de la journée pour vous adapter aux tâches de gestion et à celles d´exécution.
Par exemple, vous pouvez bloquer quelques heures le matin ou l'après-midi pendant les heures de bureau. Ce sera une période de temps pendant laquelle tout le monde pourra planifier une réunion avec vous, s'arrêter à votre bureau ou vous envoyer un message sur Slack pour discuter, élaborer une stratégie ou poser des questions. Le reste de la journée, en particulier lorsque vous vous sentez le plus concentré pour un deep work, peuvent être dédiées à vos tâches d´exécutant. Planifier chaque jour le calendrier Exécutant montrera à votre équipe que vous êtes en train de bosser tête baissée et qu’il ne faut pas vous déranger.
Il est également utile de prévoir du temps de gestion dans votre journée de travail lorsque vous avez besoin de temps social non structuré, en particulier si vous travaillez à distance. Si vous savez que vous aimez aller vous promener, prendre un café ou discuter avec un collègue à 15 heures chaque après-midi, bloquez ce moment sur votre emploi du temps pour optimiser cette pause bien nécessaire. Cela augmentera votre efficacité professionnelle, vous serez plus productif et vous vous sentirez plus connecté à votre équipe.
Utiliser la technique Pomodoro tout au long de votre journée de travail avec des sprints plus longs
La technique du Pomodoro est une autre astuce de productivité appréciée. Son fonctionnement est assez simple et très efficace : vous choisissez une tâche et consacrez-y 25 minutes, suivies d’une courte pause. Cette technique a été inventée par Francesco Cirillo et inspirée par son minuteur de cuisine en forme de tomate. Travailler avec une contrainte de temps claire s'est avéré améliorer la productivité et libérer plus de temps dans la journée.
Tout comme la taille de vos crapauds, certaines tâches de votre liste peuvent durer plus de 25 minutes. Vous pouvez modifier la technique du Pomodoro pour tenir compte du temps nécessaire à la réalisation de vos projets. Dans ce cas, au lieu de régler le minuteur sur 25 minutes, accordez-vous une heure, voire 90 minutes. Et rappelez-vous : votre cerveau n´aime pas l'alternance de tâches ! Essayez donc de vous concentrer uniquement sur la tâche à accomplir pendant votre plus long sprint Pomodoro.
Et souvenez-vous : mettez les notifications de votre téléphone sur silencieux, définissez votre statut sur Slack comme «Ne pas déranger» et fermez tous ces onglets afin d’améliorer votre efficacité professionnelle.
Lève-tôt ou oiseau de nuit : ça dépend des jours
Vous en avez déjà entendu parler : l’avenir appartient à ceux qui se couchent tôt, et la nuit porte conseil. Il s´agit de créatures aux habitudes et préférences complètement opposées. Un groupe adore se lever le matin, faire du sport et garder son inbox-zero avant même que la journée de travail ne commence. Et l’autre reçoit un regain d’énergie productif à 22 heures et travaillera avec plaisir jusqu’au petit matin sans bâiller.
Mais il n’existe aucune règle selon laquelle vous devez être un lève-tôt ou un oiseau de nuit. En réalité, cela dépend des jours : vous pouvez changer de troupeau. Par exemple, certains jours, vous pouvez vous lever tôt, avoir des matinées super productives et être au rendez-vous lorsque le soleil brille. Mais les autres jours, vous devrez peut-être appuyer sur le bouton snooze de votre réveil, profiter de quelques heures de sommeil en plus, puis parcourir votre liste de choses à faire en fin d’après-midi et dans la soirée.
Conclusion : performance et efficacité professionnelle sont directement liées à une bonne nuit de sommeil. Donc, peu importe quand vous vous reposez et quand vous travaillez, à partir du moment que vous dormez au moins six heures par jour. Lorsque vous en avez besoin, accordez-vous au moins six heures consécutives de repos absolu et vous verrez que vous serez toujours le plus productif de la maison, matin ou soir.
Commencez votre routine matinale la nuit d'avant
La maîtrise des routines matinales productives est devenue un art au fil des ans. Les médaillés d'or olympiques, les stars de cinéma et les millionnaires partagent leurs stratégies sur leur façon d´optimiser les premières heures de la journée afin d'être plus efficaces. Il est vrai que les personnes qui réveillent tôt sont souvent plus productives, mais vous pouvez vous donner un coup de pouce supplémentaire la veille.
Au lieu de vous lever et de vous dépêcher d´exécuter votre routine matinale, vous pouvez préparer votre journée la veille au soir en mijotant vos repas, en organisant votre emploi du temps et votre liste de tâches à faire, et même en choisissant votre tenue. Cette astuce vous aidera également à réduire les décisions que vous devez prendre tout au long de la journée. Lorsque vous vous sentez épuisé/e par les prises de décisions, votre cerveau crée des raccourcis et vous empêche même de faire plus de choix. Commencer votre routine du matin la nuit précédente aidera votre cerveau à piloter automatiquement au début de journée, pour aller directement à votre première réunion de travail.
Au cours de votre semaine de travail, vous trouverez que parfois ces astuces de productivité ne fonctionnent pas. Au lieu de les jeter par la fenêtre, adaptez-les à votre style et à votre rythme. Avec quelques ajustements, vous serez sur la bonne voie pour atteindre une journée de travail plus productive et mieux organisée.
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