Agilité en entreprise : définition, mise en place et usage de Trello

Si vous travaillez dans le domaine de l'ingénierie logicielle, vous avez probablement entendu le terme agile un certain nombre de fois. Depuis plusieurs années, les développeurs et les start-ups se tournent vers la méthodologie moderne de gestion de projet, dans laquelle les équipes travaillent sur de grands projets par petits blocs itératifs. Cela leur permet d'avancer plus rapidement, de recueillir du feedback plus vite et de s'améliorer en continu.

Vous trouvez cela fantastique ? Vous n'êtes pas le seul. Les entreprises traditionnelles de toutes tailles optent maintenant pour les méthodes agiles et ne limitent pas ce changement à leurs équipes de développement : elles opèrent des transformations agiles à grande échelle.

Étant donné que les entreprises agiles sont associées à une satisfaction client, une implication des employés et des performances opérationnelles supérieures, ce passage aux méthodologies agiles n'est pas vraiment surprenant. En fait, vous pourriez même avoir envie de vous joindre au mouvement. Les bons processus sont fort heureusement simples à mettre en œuvre et peuvent aider à soutenir votre transformation agile.

Qu'est-ce qu'une entreprise agile ?

Dans un contexte de développement logiciel, « agile » désigne un ensemble bien spécifique de processus et d'approches pour développer des produits. En dehors de ces équipes, « devenir agile » signifie toutefois adopter un état d'esprit agile, ou une méthode de travail si vous préférez, qui se caractérise par plusieurs facteurs :

• L'indépendance. Dans une entreprise agile, les équipes et leurs membres sont indépendants et responsables. Plutôt que d'avoir à en passer par des formalités administratives et à impliquer plusieurs parties prenantes dans chaque décision, les équipes agiles trouvent leurs propres solutions aux défis, lancent ou améliorent rapidement les produits, et itèrent en fonction du feedback.
• La communication ouverte. Le succès des entreprises agiles repose sur la collaboration, et c'est la communication ouverte qui permet aux équipes de collaborer. Pour adopter une approche agile, vous devez faire en sorte que vos équipes et leurs membres puissent facilement communiquer, voir ce sur quoi travaillent les autres et partager des mises à jour.
• L'apprentissage et l'amélioration continus. Les entreprises agiles sont souvent associées à l'innovation, car elles apprennent en permanence des projets passés et réutilisent ces expériences acquises pour améliorer leurs projets futurs. Mettre en place des processus qui invitent à la réflexion fréquente peut favoriser une culture de l'amélioration continue.

Selon le 15e rapport « State of Agile », plus de 60 % des entreprises qui appliquent les principes agiles affirment que cela les a aidées à gérer l'évolution des priorités, que cela a boosté la productivité et la motivation, mais aussi amélioré le délai de commercialisation (time-to-market).

Les entreprises dépensent beaucoup d'argent pour atteindre de tels résultats. Fort heureusement, vous pouvez opérer une transformation similaire avec les outils dont vous disposez aujourd'hui.

Comment rendre vos flux de travail agiles

Le nombre d'équipes non informatiques qui adoptent les processus agiles a doublé entre 2020 et 2021, mais la transition ne se déroule pas toujours sans heurts. En effet, 46 % des entreprises affirment que des « incohérences dans les processus et pratiques » se sont révélées être un obstacle à l'adoption.

Le déploiement de nouveaux processus peut être difficile, mais ce n'est pas systématique. Laissez les équipes s'adapter en mettant en œuvre des flux de travail cohérents dans votre entreprise, qui leur permettent de travailler de façon agile.

Décomposez les tâches

La première étape pour adopter un flux de travail agile consiste à subdiviser les projets en blocs indépendants, qui peuvent être gérés par les membres de l'équipe à des dates limites spécifiques. Grâce à cette approche, vous pouvez lancer de nouveaux produits, des initiatives et des campagnes plus rapidement, et ainsi découvrir très vite ce qui fonctionne ou non.

Dans le cas d'une équipe de support client, le passage à un flux de travail agile ne représente pas un véritable changement. Vous pouvez mettre en place un tableau Trello sur lequel apparaissent les demandes entrantes des clients et des cartes de demande. Vos coéquipiers peuvent facilement se mentionner sur les cartes et les déplacer tout au long du flux de travail, de la colonne « Entrantes » à « Terminées », en passant par « En cours ».

Mais que se passe-t-il lorsqu'une équipe marketing souhaite planifier toute une campagne de lancement de produit, complétée par une campagne de marketing par e-mail, une stratégie pour les influenceurs et un panneau d'affichage sur les Champs-Élysées ?

Vous devez décomposer les tâches. Dans ce cas, la vue Chronogramme de Trello peut vous sauver la vie, puisqu'elle vous permet de planifier les grands projets sur une chronologie mensuelle ou trimestrielle. Créez des étiquettes spécifiques pour chaque projet à réaliser (comme « campagne de marketing par e-mail », « stratégie pour les influenceurs » ou « panneau d'affichage »), puis planifiez les dates limites ou les objectifs importants sur votre chronologie.

Vous pouvez ensuite subdiviser chaque grand objectif en sous-tâches à l'aide des checklists avancées de Trello. Les checklists avancées sont des tâches indépendantes sur vos cartes Trello, qui peuvent toutes être attribuées aux membres de l'équipe et associées à des dates limites. Dès que vous avez attribué une date limite à une tâche sur votre checklist, celle-ci s'affiche dans vos vues Calendrier et Chronogramme. Ainsi, vous pouvez voir la décomposition exacte de votre projet.

À partir de là, attribuez des tâches, ajoutez des dates limites et incitez les équipes à se lancer.

Maintenez une communication ouverte

Sans une collaboration ouverte et transparente, vous pouvez vite tomber dans la répétition ou le cloisonnement du travail lorsque les membres de l'équipe s'attaquent à des tâches indépendantes. Si les coéquipiers ne peuvent pas voir ce sur quoi les autres travaillent ou ne comprennent pas comment leur travail s'inscrit dans la vision globale de l'entreprise, les projets peuvent rapidement déraper.

Imaginons par exemple que vos équipes commerciale et Customer Success ont adopté des flux de travail agiles au quotidien. Votre équipe commerciale suit son pipeline et signe des contrats, la tête dans le guidon. Au fur et à mesure que les clients affluent et sont intégrés, il est essentiel que les membres de votre équipe Customer Success sachent exactement comment votre équipe commerciale fonctionne, comment se sont déroulés ses appels et ce que les clients nouvellement intégrés attendent d'eux. Sinon, vous ne tiendrez pas les promesses faites aux clients, et personne ne sera satisfait.

C'est précisément pour cela qu'il est important d'avoir des tableaux Trello ouverts et collaboratifs. Les clients ayant souscrit l'offre Trello Enterprise peuvent définir des permissions granulaires sur leurs tableaux et ainsi ouvrir ces derniers à certains utilisateurs, certaines équipes ou à toute l'entreprise. Assurez-vous que les bonnes équipes ont accès aux bons tableaux et communiquent aussi ouvertement que possible (sans nuire à la sécurité). Plutôt que de communiquer sur différentes plateformes, les équipes peuvent partager des mises à jour, des notes et des questions en un seul et même endroit : les cartes Trello.

Vous pouvez aussi favoriser la communication et la collaboration en centralisant les informations. Si l'on revient à notre exemple mettant en scène des équipes commerciale et Customer Success, cela peut impliquer de s'assurer que toutes les communications avec le client sont consignées sur des cartes Trello, qu'il s'agisse d'appels téléphoniques, d'e-mails ou de messages Slack. Grâce aux intégrations illimitées de Trello, il est facile de joindre des documents à des cartes, mais aussi des fichiers de gestion de la relation client (CRM) ou des discussions dans le chat. Tout le monde reste ainsi dans la boucle, et les clients ont la certitude d'être entre de bonnes mains.

Mettez en place des stand-ups quotidiens

La réunion « stand-up » quotidienne est une activité populaire dans les entreprises agiles. Elle a généralement lieu le matin, avec une équipe restreinte, pour discuter du travail en cours. Ces réunions rapides, qui ne durent généralement pas plus de 15 minutes, sont idéales pour tenir tout le monde informé des défis et opportunités au sein de l'équipe.

Durant un stand-up quotidien, chaque membre de l'équipe explique à tour de rôle ce sur quoi il travaille. Un moyen très populaire pour structurer ces discussions consiste, pour chaque membre de l'équipe, à dire : « Depuis le dernier stand-up, j'ai [insérer ici le résultat ou la tâche]. Avant le prochain stand-up, je vais [insérer ici la tâche]. Ces défis me ralentissent : [insérer ici le défi]. »

Ce format permet à tout le monde d'expliquer clairement le travail en cours, les étapes suivantes et les risques auxquels faire attention. Les équipes sur site peuvent mener de courtes séances de stand-up, tandis que les équipes à distance ou hybrides peuvent organiser une téléconférence rapide.

Vous avez une équipe répartie dans le monde entier, avec des membres dans différents fuseaux horaires ? Pas de problème ! Vous pouvez aussi organiser des stand-ups asynchrones, que ce soit dans un canal Slack ou sur un tableau Trello partagé.

Sur ce tableau, l'équipe a ajouté des étiquettes qui désignent chaque jour de la semaine, et ses membres peuvent ajouter des cartes pour chaque jour, en expliquant brièvement ce sur quoi ils ont travaillé hier, ce qu'ils comptent travailler aujourd'hui ainsi que les éventuels bloqueurs rencontrés. Si des coéquipiers ont des questions, des commentaires ou des suggestions, ils peuvent ouvrir la carte et avoir une discussion asynchrone. La collaboration reste ainsi une priorité, même lorsque des membres de l'équipe travaillent à différents endroits ou dans différents fuseaux horaires.

Boostez l'innovation grâce aux rétrospectives de projet

L'un des plus grands avantages de devenir agile, d'après les entreprises qui ont sauté le pas ? Son impact sur la capacité à booster l'innovation et à persévérer ensemble. En fait, selon McKinsey, 93 % des équipes qui ont adopté un modèle agile avant le COVID-19 ont surpassé celles qui ne l'avaient pas fait durant la pandémie. Les équipes agiles ont en effet noté une implication des employés, une satisfaction client et des performances opérationnelles supérieures.

Les rétrospectives de projet représentent un élément clé pour favoriser l'instauration d'une culture de l'amélioration continue au sein des équipes agiles. Ces réunions post-mortems aident les équipes à réfléchir aux avancées, aux défis et aux opportunités après une étape importante.

Menez une rétrospective de projet pour vous assurer que votre équipe apprend en permanence de ses victoires et ses défaites, et tirez parti de ces leçons acquises dans de futurs projets.

Qu'elle soit organisée sous forme de réunion en présentiel ou de téléconférence, une rétrospective de projet est la plus efficace lorsqu'elle se déroule en temps réel. Les équipes peuvent alors rebondir sur les informations fournies par chaque membre. Lancez-vous en créant un tableau de rétrospective d'équipe dans Trello, que vous pourrez modifier pour l'adapter à vos besoins spécifiques. Il peut être utile de définir des règles de base pour l'équipe (comme toujours présumer d'une intention positive ou poser des questions de clarification), ainsi qu'un ordre du jour pour orienter la discussion.

Durant votre rétrospective, demandez aux coéquipiers de dire ce qui s'est bien passé, ce qui s'est mal passé et pourquoi. Ce processus d'apprentissage est important, et vous devrez prévoir du temps à la fin de la session pour parler des actions futures. Incitez les coéquipiers à réfléchir aux actions à entreprendre pour relever les défis actuels et aux processus ou mesures à mettre en place pour améliorer les projets à l'avenir.

Comme pour toutes les tâches dans une entreprise agile, assurez-vous d'attribuer des propriétaires et des dates limites pour ces actions une fois la discussion terminée. Vous transformerez ainsi toutes les leçons tirées des projets passés en points clés exploitables, qui vous permettront d'améliorer votre prochain projet et les suivants.

Rendez toutes vos équipes agiles avec Trello Enterprise

Qu'est-ce que l'agilité en entreprise et comment la mettre en place ? Profitez de conseils pour adopter la méthode agile avec les meilleurs process et outils. Il y a une raison pour laquelle la majorité des entreprises agiles font confiance à Trello pour gérer leur travail.

Pour découvrir en quoi Trello Enterprise peut soutenir votre transformation agile, n'hésitez pas à nous contacter !