Comment prévenir le burn-out en tant que manager ?

Après un an et demi de vie personnelle et professionnelle marquée par la pandémie, il n'est pas surprenant que les signes de stress se multiplient à un rythme effréné chez les employés. Selon une étude réalisée en 2021 par Indeed, 52 % des employés affirment aujourd'hui se sentir épuisés. Plus de la moitié des employés déclarent faire des heures supplémentaires, et un quart d'entre eux affirment ne pas pouvoir se déconnecter de leur travail.

La multiplication continue de cas de burn-out inquiète les employeurs du monde entier. Elle nuit non seulement à la santé mentale et au bien-être, mais elle peut également avoir un impact sur l'absentéisme, sur la rétention des employés et, entre la perte de motivation et un roulement élevé, sur la culture de votre entreprise.

La gestion de crise est une chose, mais comment calmer le jeu à long terme pour que vos équipes puissent récupérer durablement ? Les entreprises du monde entier prennent désormais des mesures plus drastiques pour réduire le burn-out : certains leaders du secteur, comme LinkedIn, Hootsuite et Bumble, ferment leurs bureaux pendant une semaine complète afin de laisser plus de temps libre à leurs employés. Préoccupé par le burn-out, le PDG d'Okta a demandé à tous les employés de lui envoyer par e-mail leurs projets de vacances en 2021.

Il s'agit là d'excellentes initiatives visant à favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée après une année stressante. Mais si vous vous inquiétez des risques de burn-out à long terme au sein de votre entreprise, vous devriez également chercher des moyens de prioriser le bien-être de votre équipe tout au long de l'année. Comme pour la promotion d'un mode de vie plus sain, tout changement durable commence par l'adoption de mesures de soutien quotidiennes. 

Fixez des limites saines pour les communications et donnez l'exemple

Selon un rapport publié en 2020 par Aviva, 44 % des employés affirment avoir l'impression de « ne jamais quitter leur bureau », tandis que 70 % des employés disent consulter régulièrement leurs e-mails et leurs messages en dehors des heures de travail. Et ces habitudes ont des conséquences : plus de la moitié des employés estiment que leur santé mentale et physique a souffert de la pression professionnelle. 

Lorsque les employés ont l'impression de ne pas parvenir à définir une limite entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, il revient à leurs responsables de partager clairement les attentes en matière de communication et de poser des limites saines. Encouragez vos employés à désactiver toutes les notifications émanant de leur messagerie, de Slack et des applications professionnelles au-delà des heures de bureau, et veillez à ce que les responsables ne sollicitent pas les membres de l'équipe en dehors du travail.

Assurez-vous que les leaders de votre entreprise ne se contentent pas d'évoquer le droit des employés à la déconnexion. Autrement dit, l'ensemble du leadership, du PDG aux responsables d'équipe, doit éviter d'envoyer des e-mails en dehors des heures de travail ou de solliciter les membres de l'équipe pendant leurs congés payés. En appliquant ces lignes directrices, le leadership peut instaurer un cadre dans lequel les employés ne craignent pas de respecter les limites recommandées.

Éliminez les réunions inutiles

« Eh bien, cette réunion aurait pu se résumer à un e-mail. » Une récente étude conjointe de la Harvard Business School et de l'Université de New York a révélé que le nombre moyen de réunions avait augmenté de 12,9 % pendant la pandémie. Le nombre de participants à chaque réunion a, lui, augmenté de 13,5 %. La réduction des réunions constitue le premier moyen pour votre entreprise de libérer rapidement un temps précieux pour ses équipes.

Certaines entreprises ont décidé de mettre en place des « mercredis sans réunion » pour aider les employés à décompresser. Chez Trello, les employés se réservent régulièrement du temps pour eux, durant lequel ils renoncent à toute réunion pour se concentrer sur le travail créatif. Autre possibilité : passer en revue chaque réunion du calendrier d'un employé et se demander si elle est vraiment nécessaire.

Même si certains événements doivent se produire en temps réel (par exemple, les entretiens individuels ou les conversations difficiles), de nombreuses autres réunions peuvent être asynchrones. Une mise à jour de projet en est un excellent exemple. Plutôt que de se réunir tous les lundis pour discuter de l'avancement d'un nouveau projet, les membres de l'équipe peuvent simplement indiquer leurs mises à jour hebdomadaires dans une liste sur Trello et se répondre de manière asynchrone. Tout le monde est tenu informé, et personne ne doit sacrifier une heure supplémentaire de son temps.

Autre exemple : les réunions à l'échelle de l'entreprise pour annoncer une nouvelle fonctionnalité. Plutôt que de demander à tous les membres de l'entreprise de passer une demi-heure en réunion, rédigez un e-mail au sujet de cette mise à jour, partagez-la sur Slack ou ajoutez le récapitulatif à la base de connaissances de votre entreprise sur Trello. L'exemple ci-dessus tire parti de l'intégration de Trello avec Loom qui permet à ceux qui ne souhaitent pas perdre du temps à écrire d'enregistrer et de joindre une mise à jour vidéo.

Limitez le changement de contexte

Selon le rapport sur les tendances SaaS 2019 de Blissfully, un employé moyen utilise au moins huit applications par jour dans le cadre de son travail. Il n'est pas étonnant que 40 % des employés soient frustrés par les outils de collaboration et de communication qu'ils sont censés utiliser au travail. Étant donné qu'ils basculent constamment entre diverses applications de messagerie, de chat, de vidéo, entre différents documents et autres, les employés ont plus de mal que jamais à se concentrer sur leur « vrai » travail, ce qui rallonge leurs heures de travail, leur fait perdre du temps et les épuise.

Pour réduire les changements de contexte des membres de l'équipe, réduisez le nombre d'outils qu'ils doivent surveiller tout au long de la journée. Indiquez clairement que les e-mails et les messages de discussion ne sont pas des urgences, et que les notifications peuvent être désactivées pendant toute tâche nécessitant de la concentration. (C'est ce que font les employés de Trello en définissant leurs heures « sans Slack ».) La plupart du temps, le fait que les employés ne consultent leur boîte de réception ou leurs messages Slack qu'une fois toutes les deux heures n'aura aucun impact sur l'avancement du travail.

Vous pouvez également aider les employés à réduire leurs changements de contexte en centralisant les informations sur une seule et même plateforme. Selon un sondage réalisé en 2019 par 8by8, près de 50 % des employés déclarent passer jusqu'à deux heures par jour à chercher les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela représente une sérieuse perte de temps que les employés pourraient consacrer à des tâches importantes.

Réduisez le temps que les employés doivent consacrer à la recherche d'informations en centralisant le plus de travail possible dans un kit d'outils accessible à tous. Par exemple, si un projet est suivi dans Trello, je demanderais à mon équipe de conserver l'ensemble des mises à jour d'avancement, des questions et des commentaires dans le tableau du projet, où tout le monde peut voir la même vue chronologique du travail. 

Les tâches réalisées à partir d'autres applications de notre kit d'outils sont améliorées grâce aux intégrations, de sorte que la documentation Confluence ou les tickets Jira sont associés et visibles dans nos projets. 

Quel que soit le kit d'outils que vous choisissez, songez au concept d'« interface unique et transparente » : vos équipes opèrent dans un environnement professionnel animé. Par conséquent, centraliser autant que possible les informations visibles et détectables contribue à réduire la frustration et les tâches inutiles.

Prenez régulièrement des nouvelles des employés

Nous avons gardé l'astuce la plus importante pour la fin : investissez dans la formation et dans des ressources pour apprendre aux responsables à reconnaître les signes avant-coureurs de burn-out chez les employés et à y répondre. Invitez-les à contrôler le niveau de stress des employés lors de réunions individuelles et à encourager tous les employés de l'entreprise à prendre régulièrement des vacances et des congés de maladie au besoin.

Les responsables doivent également surveiller de près le volume de travail dont les employés se chargent. Les employés les plus motivés s'engagent souvent à faire plus de travail qu'ils ne le devraient, sans se plaindre, et s'épuisent, ce qui n'aide personne. Les responsables doivent intervenir et empêcher les employés d'assumer des charges de travail herculéennes, car même si quelqu'un est capable d'accomplir des tâches supplémentaires, cela ne signifie pas qu'il devrait le faire.

Heureusement, les responsables qui utilisent Trello peuvent voir exactement la quantité de travail dont les membres de leur équipe se chargent à l'aide de la vue Tableau de bord :

Grâce aux données sur la répartition des tâches et la gestion des dates limites, les responsables peuvent voir qui prend en charge (et achève) une quantité raisonnable de travail et qui peut être en surcharge ou en retard. Nous utilisons les données pour chaque décision commerciale, alors pourquoi ne pas s'en servir pour aboutir à une gestion d'équipe plus équitable ?

Stoppez l'épuisement progressif

La pandémie a peut-être amplifié l'épuisement professionnel, mais ce problème existait bien avant le COVID. Malheureusement, il n'existe pas non plus de solution unique pour éviter le burn-out. Aidez vos employés à se concentrer et à trouver un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée en vous focalisant sur leurs expériences quotidiennes. Vous éviterez ainsi que le burn-out ne se prolonge trop longtemps.