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Comment des équipes Agiles peuvent automatiser leurs flux de travail grâce à Trello

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Nous sommes une petite équipe “agile”, pour qui gérer des milliers de demandes quotidiennes est un véritable défi, entre la gestion des problèmes envoyés au support technique, des demandes de nouvelles fonctionnalités et des suggestions des utilisateurs. En fin de compte, il semblerait que nous ne soyons jamais assez nombreux pour répondre à toutes ces demandes.

Nos besoins chez io impliquent une gestion manuelle des processus pour chaque client activant notre code Javascript sur leur site. Rapidement, le besoin de réduire la quantité de tâches manuelles quotidiennes est apparu clairement comme évident pour ne pas que les choses deviennent incontrôlables.

Ce que nous aimons avec Trello, c’est sa simplicité et sa flexibilité. Cependant, nous avions besoin de flux de travail totalement personnalisés et adaptés pour répondre à nos besoins particuliers.

À l’aide de quelques bots et d’un chouia de créativité, nous avons transformé Trello en un outil parfaitement adapté aux besoins de notre équipe Agile, afin que cette dernière puisse se concentrer sur ce qui apporte réellement de la valeur pour nos utilisateurs.

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Le temps, mon précieux trésor...

Afin de gagner du temps au quotidien, nous avons configuré l’automatisation de quelques tâches à l’aide de Trello.

Lorsqu’un client active notre code Javascript, une nouvelle carte Trello est créé, attribuée à certains membres de l’équipes, configurée avec une ou des étiquettes, une date d’échéance, et une liste de tâches à effectuer. Auparavant, tout ce travail était réalisé manuellement par un membre de l’équipe. Grâce au dévouement de nos ingénieurs, nous avons créé un simple bot qui réalise toutes ces tâches automatiquement.

Ce robot analyse en temps réel les données Javascript issues de nouvelles sources, et intègre ces donnés avec Trello via l’API. Dès lors qu’un code JS est déployé sur le site d’un nouveau client, hop, une carte est créée par notre robot directement dans le tableau approprié et 100% configurée: étiquettes, membres attribués (personne par défaut + développeur), date limite, et priorité.

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Résultat ? Notre équipe Agile voit les tâches leur être attribuées automatiquement, sans aucune intervention manuelle, et le processus d’intégration des nouveaux clients démarre en un quart de tour. Mission accomplie!

Nous étions à la fois particulièrement satisfaits du résultat et impatients d’imaginer ce que nous pourrions faire de plus pour rationaliser et optimiser nos processus.

Suivi des tâches prioritaires

Imaginez un instant commencer votre journée avec des centaines de cartes dans le tableau, chacune d’entre elles ayant besoin d’être analysée, priorisée, acheminée à une autre équipe, etc… et au milieu de tout ça, certaines cartes sont étiquetées comme étant “Urgentes”. Mais vous êtes déjà en retard pour votre réunion. “Mince, ce serait plus simple si tout ça était automatisé!” Et c’est exactement ce que nous avons fait.

Lorsqu’une nouvelle carte débarque dans le tableau Trello, un deuxième bot intervient afin de classifier et prioriser les tâches suivant leur “score d’importance”.

Ensuite, le bot applique vis à vis de la tâche les règles de classification basées sur ses attributs et index, vérifie les cartes en double, réordonne les cartes et rafraîchit tous les tableaux avec les dernières mises à jour.

Par exemple, une carte étiquetée “Rouge” aura une plus grande priorité qu’une carte “Jaune”. Si une carte provient d’un client important, le bot va modifier les priorités en fonction et envoyer une notification à un Key Account Manager.

Si une carte dépasse la date limite d’échéance, elle va commencer à clignoter pour attirer l’attention d’un des membres de notre équipe Agile. L’ensemble du flux est rendu possible grâce à l’API Trello et au Power-Up Champs Personnalisés.

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Si un bot rencontre un quelconque blocage durant le traitement des cartes, il appelle à l’aide un responsable de l’équipe technique en l’ajoutant à la carte Trello correspondante. Il n’y a pas de honte à appeler à l’aide, même si vous êtes un robot !

Emmener les tâches jusqu’à la ligne d’arrivée 

Lorsqu’une tâche est complétée, et une carte est déplacée vers la liste “À tester”, le chef d’équipe valide la finalisation du job à l’aide d’une checklist. Il vérifie que les besoins du client ont bien été adressés et que la résolution du problème n’a pas généré de nouveaux bugs. Si tous les voyants sont au vert, la carte est déplacée vers la liste “Terminées”, et ensuite… vous avez deviné? Et oui! Un nouveau robot fait son entrée.

Notre robot de deploy récupère les attributs de la carte, trouve l’identifiant unique du client dans notre base de donnée, et active la séquence de deploy correspondante. Cela permet d’envoyer l’ensemble des modifications du code en production chez le client tout en lui envoyant une notification pour le maintenir informé. Finalement, la carte est automatiquement archivée et elle disparait du tableau.

Et voilà! C’est aussi simple qu’il y paraît.

En s’appuyant sur la performance de l’équipe


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Comme nous travaillons dans l’industrie de l’analytics, tout repose sur les chiffres. Nous avions besoin d’être capable de mesurer les performances de l’équipe en fonction:

  • Du nombre de projets planifiés et complétés
  • Du temps passé sur une tâche, par type de tâche
  • Du temps passé sur une tâche, par ressource

Nous avions conscience de l’importance de ces informations pour prévoir les goulots d’étranglement à venir avant même qu’ils apparaissent.

Comme Trello n’est pas une plateforme nativement capable de traiter ce type de données, nous avons résolu ce problème en utilisant Zapier et Google Spreadsheets.

Zapier est un outil utile lorsqu’il s’agit de lier entre elles vos applications web afin d’envoyer les données d’une application vers une autre. Vous n’avez pas besoin d’équipe technique pour mettre en place ou effectuer la maintenance de ces fonctionnalités.

Lorsqu’une nouvelle carte Trello est créée dans un tableau, nous utilisons Zapier pour copier son contenu et créer une nouvelle entrée dans une feuille de calcul Google. Un peu plus tard, lorsque la carte est finalisée, nous actualisons ces données en ajoutant le timestamp correspond à l’heure de résolution de la tâche, ainsi que l’historique complet

 

Ensuite, il nous suffit d’utiliser quelques formules excel pour analyser les données, créer des graphiques, actualiser nos tableaux de bord en temps réel, et les afficher sur des écrans TV dans nos bureaux.

Les formules Excel sont ensuite utilisées pour analyser les données, étoffer les graphes et mettre à jour notre tableau de bord en temps réel, qui est projeté sur une télévision dans notre bureau. Un moment de pur bonheur pour un vrai geek !

P.S. On aime les graphiques !

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Nombre de tâches commencées VS nombre de tâches complétées, par jour. La somme des colonnes bleues moins la somme des colonnes rouges indique le nombre de tâches que nous n’avons pas pu terminées au cours de la journée.


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Nombre de tâches par jour, par type. Trop de rouge active notre sonnette d’alarme.

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1+1=3

Il est tout à fait possible d’utiliser un simple tableau Kanban, pensé à l’origine pour des processus de production, intelligemment transformé pour gérer efficacement des projets B2B.

Même s’il existe d’autres solutions commerciales spécialisées dans la gestion de workflows, aujourd’hui Trello est solidement ancré dans le fonctionnement de nos équipes au quotidien, et répond à toutes nos attentes avec efficacité. Avec quelques outils et un peu de créativité, nous l’avons rendu totalement à la hauteur de nos attentes en créant nous-même un processus entièrement personnalisé.

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