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La meilleure application pour être organisé ? Ça dépend. Guide du débutant

être organisé sur le bout des doigts

L'utilisation d'une application d'aide à l'organisation a quelque chose de très personnel.

Trouver le bon outil qui vous aidera efficacement à dompter vos listes de tâches, organiser de nouveaux projets et gérer votre temps est une sensation merveilleuse. Mais tout d’abord, vous devrez traverser la quête difficile du choix de l’application qui vous convient le mieux.

Dans votre chasse aux meilleures apps pour être enfin organisé, de nombreuses variables entrent en jeu. Il est pratiquement impossible de trouver une application qui réponde à tous vos besoins et corresponde totalement à votre utilisation. Du coup, la dénicher, c’est comme retrouver votre âme sœur perdue depuis des années.

Après avoir dépensé de nombreuses heures dans l’App Store et avoir passé en revue des centaines d’applications de productivité sur YouTube, j’ai élaboré un processus en trois étapes à utiliser lors de la recherche d’applications qui vont changer la donne et vous permettre d'être organisé.

À la recherche de votre appli

Croissance de 125%.

Oui, c’est la dernière croissance enregistrée de la catégorie "Productivité" sur l’App Store en 2015, illustrant l’ascension fulgurante de ce marché en pleine évolution.

Si l’on en juge par l’ampleur des applications disponibles, une chose est sûre—les choix ne manquent pas. Cependant, lorsque vous recherchez l'app avec un grand A pour être mieux organisé, celle qui se marie parfaitement à votre flux de travail et à votre processus , les choses se compliquent un peu.

Il n’y a pas de raccourci. L'objectif est de trouver l'application qui réponde le mieux à vos besoins d'organisation personnelle. La première étape du processus consiste à vous assurer que vous avez bien cerné votre situation et ce que vous attendez vraiment d'une application de productivité.

Prenez le temps d'identifier ce dont vous avez besoin pour mieux être organisé, ce qui vous convient le mieux personnellement, et comment vous pourrez utiliser de façon optimale cet outil. Vous gagnerez beaucoup de temps et d’argent en planifiant vos besoins correctement.

Alors, commençons par ce dont vous avez besoin.

Affinez votre recherche

Servez-vous un verre, installez-vous dans une chaise bien confortable et prenez le temps d'analyser vos besoins pour mieux organiser vos tâches, réaliser la conduite de vos projets ou simplement ressentir moins de pression sur votre emploi du temps.

Le résultat de cette analyse vous servira de guide pour trouver les applications de productivité qui vous conviendront le mieux, et être enfin un maître de l'organisation. Voici une checklist pour commencer :

  • Quel travail ou fonction devra-t-elle accomplir ?
  • Vais-je l'utiliser en complément d'autres apps?
  • De quelles fonctionnalités ai-je besoin? (telles que la gestion du temps ou la collaboration)
  • Ai-je besoin d'intégrations avec d'autres applications ?
  • Certaines parties du flux de travail peuvent-elles être automatisées ?
  • Quel serait le résultat idéal ?  

Ayez une vision globale de vos besoins. Cela vous aidera à définir les fonctionnalités que vous attendez de l'application.  

Évaluez les fonctionnalités de l'application

y en a pour tous les goûts

Les applications de productivité peuvent être de tout type.

Les meilleures sont flexibles, faciles à utiliser, peuvent s’adapter à vos efforts et vous aider à répondre à vos besoins réels d'organisation, comme indiqué ci-dessus. Il existe également des caractéristiques universelles qui rendront l'usage de votre application idéal sur le long terme.

  • Plateforme multiple

La disponibilité sur tous les appareils que vous utilisez le plus est l’un des atouts les plus précieux qu’une application puisse fournir. La disponibilité universelle vous permet de changer facilement d'appareils et de plates-formes tout en conservant votre flux de travail préféré.

Que vous vouliez être organisé pour des raisons professionnelles ou personnelles, vous pouvez changer vos appareils d'Apple vers Android ou vers Windows, et vous voulez être sûr que votre application vous accompagne. Alors avant de commencer, assurez-vous que l'application ait au moins une version mobile et Web / de bureau.

  • Cohérence  

Fournir un service fluide et cohérent est important.

Ceci est vital pour vos activités quotidiennes lorsque vous utilisez une application de productivité. La recherche d'une application qui possède des ressources suffisantes, dotée de serveurs puissants (ce qui signifie simplement que cela fonctionne) et d'une prise en charge rapide joue un rôle clé dans votre choix. Si une application offre une expérience cohérente et une fonctionnalité hors ligne performante, bingo !

Il est très utile de savoir si une application a une bonne réputation parmi les utilisateurs. Par conséquent, consacrez un peu de temps sur Twitter ou sur des forums à explorer les véritables opinions des utilisateurs sur la technologie et la société qui les développe.

  • Différentes perspectives

La possibilité de visualiser les données de différentes manières permet aux utilisateurs une certaine souplesse dans la façon dont ils visualisent leurs tâches et leurs données, notes, événements, etc. Bref, à chacun sa façon d'être organisé.

L’un des meilleurs exemples est Trello, qui offre la possibilité de visualiser vos tâches et vos projets sous la forme d’un tableau .

Une autre application qui remplit bien cet objectif est Calendars 5 sur iOS. Cet outil de gestion du temps vous permet de voir la configuration de votre calendrier par le biais de plusieurs présentations, offrant ainsi la possibilité, à tout moment, de changer la façon dont les données sont présentées.

  • Fonctionnalités

Les fonctionnalités jouent un rôle important dans la sélection d'une application de productivité.

De nombreuses applications se distinguent par une fonctionnalité unique qui vous aide à accomplir vos tâches et à être organisé. Si tel est le cas, assurez-vous de bien cerner vos besoins en fonction des fonctionnalités qui vous sont essentielles.

Par exemple, si vous avez besoin d’un outil de gestion du temps avec une fonction spéciale de création de rapports PDF, vous devrez filtrer vos recherches de manière précise. Les fonctionnalités sont des éléments qui peuvent vous faire basculer d’une application à l’autre dans votre quête pour être mieux organisé.

Pour résumer: vous pouvez créer une checklist sur les fonctionnalités essentielles à votre travail de manière à filtrer le choix des applications que vous utiliserez.

La longévité est la clef pour vivre longtemps :-)

des applis pour la vie

Une application de productivité performante est une application que vous utiliserez longtemps.

Globalement, elle répondra aux besoins de vos activités quotidiennes, vous apportera une valeur continue et vous fera découvrir de nouvelles méthodes, astuces, techniques et outils pour mieux travailler et être plus organisé.

Une application à elle seule ne sera peut être pas capable de répondre à tous vos besoins. Parfois, vous devrez faire des compromis sur des domaines tels que l'ergonomie, la structure ou les fonctionnalités de l'application. Parfois, vous aurez besoin de changer d'application pour répondre à des besoins que vous aviez peut-être sous-estimés, mais voici quelques règles pour vous éviter de vous engouffrer dans la mauvaise direction, synonyme de perte de temps:

  • Utilisez l'essai gratuit complet

Souvent, les utilisateurs ont tendance à s’engager dans la version premium d’une application de productivité avant de profiter de la version d’essai gratuite. Qu’il s’agisse de 14 ou de 30 jours gratuits, il est essentiel de profiter de cette courte période pour déterminer si l'outil vous convient vraiment et vous aide à être mieux organisé.

Servez-vous de la période d’essai gratuite pour connaître l’application et donnez-vous une période de temps précise afin de voir si elle vous plaît vraiment.

  • Ne changez pas d'app comme de chemise  

En discutant régulièrement avec les abonnés, je constate par moi-même combien de personnes passent à d’autres applications très rapidement, après trois ou quatre jours à peine d’utilisation de l’outil.

Puis, une semaine plus tard, ils utilisent une autre application qui offre les mêmes fonctionnalités dans leur quête perpetuelle pour être organisé. Évitez de trop papillonner en respectant vos choix et en vous donnant le temps nécessaire pour vraiment tester l'application.

Être organisé à tout prix !

Si vous accomplissez ces trois étapes fondamentales chaque fois que vous installez une nouvelle application de productivité, vous gagnerez non seulement du temps et de l'énergie, mais vous cernerez mieux les applications et les outils dont vous avez réellement besoin pour être organisé dans votre vie.

Si vous souhaitez écouter mes conseils hebdomadaires sur la recherche d’applications de productivité, consultez-moi sur YouTube, où j’examine des centaines d’outils chaque année.


Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

Dites-nous où vous en êtes de votre recherche dans les commentaires ci-dessous. Si vous souhaitez partager des cas d'étude, des astuces ou des conseils, laissez-nous un commentaire!

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