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Qu’est-ce qu’un Workflow ? Et pourquoi en avez-vous besoin?

exemple de workflow

C´est le jour J ! Vous avez décidé de commencer à vous organiser pour augmenter votre productivité. Vous allez enfin jeter toutes vos listes papier. Vous allez tout mettre à plat et vous allez le faire dans le bon ordre pour maximiser votre temps. Vous vous souviendrez également de tout ce que vous avez oublié de votre liste.

productivité. Et quelle que soit cette méthode, vous allez la suivre. Le seule truc, c'est que tout le monde vous dit la même chose: «Mets en place un workflow».

Hein? C´est quoi un workflow?

Ne vous inquiétez pas, nous allons expliquer en détail ce qu’est un workflow (ou, en français, un flux de travail), sa définition, et des exemples pratiques pour que vous sachiez pourquoi vous en avez besoin. Vous serez mieux à même de décider si vous avez besoin d’un outil de workflow et comment créer les flux de travail qui vous le sont le plus utiles.

Qu'est-ce qu'un workflow?

La définition d’un workflow, hum…. c´est « le processus séquentiel par lequel une tâche est accomplie, du début à la fin ». Pour le dire clairement, c’est la méthode que vous avez choisie pour réaliser vos tâches.

Par « tâches », comprenez  : une liste de tâches hebdomadaire, un projet plus détaillé, écrire un livre ou mettre en place un système de facturation pour les clients...bref, vous pouvez créer un workflow pour tout ce que vous voulez.

En fait, vous gérez et exécutez des workflows probablement chaque jour sans même vous en rendre compte. Par exemple, supposons que votre pressing se trouve sur le chemin du club de foot de votre enfant, qui se trouve être également l’itinéraire qui passe par votre pâtisserie préférée. Ainsi, tous les mercredis, lorsque votre enfant va au club, vous en profitez pour déposer votre linge au pressing en cours de route, puis vous allez vous régaler d'un délicieux petit gâteau au moment de rentrer chez vous. Cette optimisation du parcours est un exemple de workflow dans sa forme la plus simple.

En matière de productivité quotidienne, vous ne réalisez peut-être même pas à quel point votre vie serait beaucoup plus facile si vous disposiez d'un workflow. Explorer votre courrier électronique ou une pile de documents pour trouver des informations est une perte de temps. Il y a un moyen plus facile!

Exemples et principaux workflows à connaître

Voici un aperçu des différents types de workflow qui pourraient vous faire dire "c'est ça qu'il me faut !"

Des simples listes To-Do pour booster votre productivité personnelle

Voici l’un des workflows les plus fondamentaux, sous forme de tableau Trello: À faire, En cours,Terminé. Les cartes sont déplacées sur ces listes au fur et à mesure de leur progression.

Vous pouvez changer le nom de vos listes pour n'importe quel titre qui corresponde le mieux. En plus de À faire, En cours,Terminé, certaines personnes ajoutent des listes telles que « À long terme » ou « En attente » pour conserver les initiatives sur lesquelles ils ne travaillent pas activement, mais qu'ils ne veulent pas oublier.

Pour créer un workflow plus avancé qui vous permet de tout centraliser, retrouvez cet exemple de formidable workflow détaillé venant d’une source très fiable: l’un des cofondateurs de Trello.

Workflows de méthodologie Scrum et Agile

De nombreuses équipes commerciales utilisent une méthode de workflow en entreprise, dite agile, qui structure essentiellement les tâches de projet en périodes courtes d'une à deux semaines. Ces périodes sont appelées Sprints. Avant de commencer un sprint, toutes les cartes de tâches sont mises en file d'attente dans une « zone d'attente » appelée liste de Backlog.

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, les cartes passent du carnet de commandes à la liste des sprints actuels jusqu'à la fin du temps qui leur est imparti.

qu est ce qu un workflow

Une fois le sprint terminé, les progrès sont enregistrés et examinés. L'équipe réfléchit ensemble à ce qui s'est bien passé et à ce qui pourrait être amélioré (cet exercice s'appelle une rétrospective). Les idées rétrospectives sont mises en œuvre, puis le processus reprend avec un nouveau sprint.

Il s'agit d'un excellent flux de travail pour un groupe de personnes, chacune ayant un ensemble de tâches individuelles différent, pour rester alignées sur un objectif avec des opportunités régulières de contrôle et de bon déroulement du processus.

Découvrez cet article complet sur la façon de mettre votre équipe sur pied avec Scrum et Trello.

Gestion des flux de travail des demandes entrantes

Un autre exemple de workflow consiste à suivre de nombreuses demandes entrantes fréquentes qui doivent être filtrées vers différentes personnes ou traitées dans un ordre organisé.

Par exemple, disons que vous êtes fleuriste et que les commandes affluent. La meilleure façon de gérer cela est de faire en sorte que toutes les commandes arrivent au même endroit, puis qu'elles soient ensuite déplacées là où elles doivent aller.

workflow définition

Ainsi, qu’il s’agisse de demandes de renseignements par mail, de formulaires de commande en ligne ou même de messages vocaux, tout cela se transforme automatiquement en une carte figurant sur la liste la plus à gauche d’un tableau Trello. À partir de là, en fonction des besoins de la commande, celle-ci sera dirigée vers une liste différente.

Le workflow Demandes Entrantes peut être appliqué à toutes types d'utilisation: gestion de votre boîte mail, génération de leads, traitement des demandes de managers ou d'autres équipes, ou tout type de système de ticket entrant.

Découvrez la description de listes de tâches sur la manière d’envoyer automatiquement tous les types de tâches sur une carte Trello.

Workflow de transfert

Un autre workflow collaboratif applicable en entreprise est celui dans lequel, après avoir fait votre part du boulot, vous attribuez la partie suivante à quelqu'un d'autre. Et ainsi de suite.

Par exemple, disons que vous travaillez en équipe sur le nouveau site Web de la société. La première personne est chargée de rédiger le texte du site, puis le transmet à une autre personne pour qu'elle vérifie la grammaire et les fautes de frappe. Cette personne l'envoie ensuite à un concepteur pour créer une maquette, etc.

•   	outil de workflow

Chacune de ces assignations peut être divisée en une liste différente sur un tableau Trello. Ainsi, lorsque la carte entre dans la liste dont vous êtes responsable, vous faites ce que vous devez faire, commentez et joignez une communication pertinente, puis faites-la glisser vers l’étape suivante pour la personne suivante.

Pour vous assurer que la personne suivante sait que c'est maintenant son tour, vous pouvez vous retirer en tant que membre de la carte et les y ajouter. Lorsque vous ajoutez la prochaine personne à une carte, elle recevra une notification. Vous pouvez également leur laisser un commentaire disant quelque chose comme: «Hey @ericasue, j'ai ajouté mes modifications. Cette carte est toute prête pour votre brillante collaboration!

Les workflows de transfert sont parfaits pour une gestion de projet fluide. Cela réduit le besoin d'avoir une seule personne pour superviser le flux de travail, tout en évitant la confusion ou que deux personnes fassent le même travail. Un exemple de workflow de transfert assez répandu consiste à gérer un calendrier éditorial.

Espérons que ce cours intensif offre un cadre de travail permettant de réfléchir au type de workflow qui convient le mieux à vos tâches. Oh, et rappelez-vous: tous les outils de workflows sont flexibles et doivent être adaptés à l'évolution de vos besoins. L'aspect le plus important de tout workflow est son efficacité. Bonne chance!

À lire également : Comment créer un workflow agile facilement sur Trello?

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