Exemple pratique d’organigramme fonctionnel d’une entreprise : Typeform

Ou : comment créer l’organigramme fonctionnel d’une entreprise gratuitement, sans site ni compétences techniques.

Vous vous rappelez de votre premier jour au travail ? Ce cocktail d’émotion entre excitation et nervosité, lorsque vous avez franchi la porte d’entrée la boule au ventre. “Est-ce que cela va me plaire ? Est-ce que je serai à la hauteur ? Est-ce que je vais apprécier les collègues ? Et eux, est-ce qu’ils vont m’apprécier ?”

Ensuite, vous rencontrez vos collaborateurs. Pour moi, ça s’est passé un peu comme ça:

“Bonjour, je m’appelle Eric.”

“Bonjour, je m’appelle Eric. Content de vous connaître.”

“Oui, je suis nouveau. Je m’appelle Eric”

J’ai du répéter ça au moins 40 fois les premiers jours.

Mais le problème, c’est que chaque fois que je disais mon nom, mon interlocuteur me donnait un nouveau nom à mémoriser. Victor, Salim, Alexandre, Sophia, David, Haissa, Matteo, Alexandre, Rebecca. Aaaahhhh!

Et qui étaient-ils, d’ailleurs ? Je voulais en savoir plus, mais il n’y avait aucun endroit qui me permette d’accéder à ces informations. En tant que startup, nous n’avions pas le luxe de nommer un responsable chargé de maintenir l’organigramme de l’entreprise. Alors je l’ai fait moi-même.

Voici un exemple d’organigramme fonctionnel d’entreprise créé sans compétences techniques, ni site, ni budget. Le meilleur dans tout ça ? Ce sont les autres qui ont fait tout le boulot.

Comment elle s’appelle, elle, déjà ?

Lorsque je travaillais chez Typeform, mon intégration dans l’entreprise a été particulièrement positive. L’équipe de RH m’a présenté à toutes les équipes. Il y avait un tableau Trello personnalisé qui contenait de nombreuses listes et cartes pour faciliter notre arrivée dans l’entreprise et améliorer notre expérience - comment déjeuner, comment fonctionne le bulletin de paie, où trouver le responsable informatique, où sont les toilettes...

L’une des cartes contenait un exemple d’organigramme fonctionnel de l’entreprise, avec les personnes et les équipes de Typeform. Le hic, c’est que cela ressemblait plus à un flocon de neige de la matrice vu au microscope, et cela présentait trois problèmes majeurs :

1. Aucune image. Les nouveaux ont besoin d’images. Sur cet exemple d’organigramme fonctionnel, je pouvais voir que Santi, Marc et Victor faisaient parti de l’équipe I/O. Mais à quoi ressemblaient-ils ? (et c’est quoi une équipe I/O, au fait ? nous y reviendrons). J’avais dû rencontrer ces personnes lorsque j’ai fait le tour des bureaux à mon arrivée, mais on est facilement distrait, et on perd le moment critique où on essaye de programmer son cerveau pour mémoriser un visage et l’associer à un prénom - un instant plus tard, lorsqu’on réalise, il est trop tard.
2. Ce ne sont pas que des visages, ce sont des gens. Des personnes qui ont un rôle dans l’entreprise, mais aussi une vie hors de ces murs. Tout le monde avait l’air intéressant, je souhaitais mieux les connaître. Mais cela prend du temps - surtout avec ma mémoire de poisson rouge.
3. Cet exemple d’organigramme fonctionnel de l’entreprise n’était pas à jour : à cause de sa complexité, de son design personnalisé, ce n’est pas facile d'utiliser une fractale. Et nous recrutions sans cesse des bataillons de nouveaux collaborateurs. En quelques semaines, je suis passé du statut de “bleu” dans l’entreprise au statut de vétéran. Difficile de suivre.

Alors, comment mettre et maintenir un organigramme fonctionnel d’entreprise à jour ?

Des outils faciles à intégrer

Chez Typeform, on utilisait déjà Trello pour toutes sortes de choses - intégration des nouveaux collaborateurs, gestion agile de produit, planification des articles du blog, etc. Un après-midi, je travaillais sur la planification des prochains articles avec Sançar, le chef du département Marketing, lorsque j’ai eu l’étincelle: un tableau Trello “Qui est Qui”.

Trello présente une structure d’organisation des tâches à 3 niveaux: vous créez d’abord un tableau, puis vous ajoutez des listes, et à l’intérieur de chaque liste, vous gérez des cartes. Ça par exemple, l’organigramme fonctionnel d’une entreprise correspond parfaitement à cette structure. Un tableau pour l’entreprise, une liste pour chaque équipe, et une carte par personne.

J’ai créé mon mini cahier des charges. Un organigramme fonctionnel pratique devait respecter les critères suivants :

• Facile à faire, pas besoin de savoir-faire technique.
• Facile à utiliser, pas besoin de formation.
• Simple, avec une interface propre, des textes et des photos.
• Structuré, tout en étant flexible.
• Pratique à maintenir à jour, même pendant les périodes de grande croissance.

C’est bon, Trello validait tous les critères. Le tableau “Qui est Qui” a donc traversé la première phase de la validation d’idées avec succès.

Question suivante : quelle est la meilleure manière de créer ce fameux organigramme fonctionnel d’entreprise avec un tableau Trello ?

Je n’ai pas eu à chercher bien loin pour dénicher l’outil parfait qu’il me fallait pour récolter les informations : Typeform. Typeform dispose d’une interface simple et intuitive qui facilite la participation des personnes interrogées, en posant une seule question à la fois. Et le meilleur dans tout ça ? Avec Zapier, vous pouvez envoyer sur Trello l’information collectée grâce à Typeform sans difficulté.

Avec cette boîte à outils, j’étais fin prêt pour créer un premier exemple d’organigramme fonctionnel de l’entreprise. Voici les trois étapes que j’ai suivies.

1. Créer un tableau Trello

J’ai d’abord créé un tableau Trello. J’ai ensuite ajouté une liste pour chaque équipe : Design, Développement, BI, Opération, Marketing, etc. Puis j’ai ajouté une colonne appelée “Les nouveaux”. On y reviendra dans une minute.

Puis j’ai associé la responsable du processus d’intégration des nouveaux employés au tableau, afin qu’elle reçoive une notification à chaque fois qu’une nouvelle carte est créée.

2. Créer un formulaire Typeform

L’étape suivante consiste en la création d’un simple formulaire typeform, pour collecter les informations de chacun. Bien sur, on demandait les informations essentielles comme le nom, les coordonnées, et le poste. Mais il y avait aussi quelques questions “bonus” destinées à mieux se connaître : “biographie”, occupation, centres d’intérêts, liens vers son site perso… Enfin, il y avait un champ pour mettre sa photo en ligne.

Une fois le formulaire complété, sur la page de remerciement, j’ai ajouté un lien vers le tableau Trello. De cette manière, dès que quelqu’un complète l’enquête, elle a immédiatement accès à l’organigramme fonctionnel de l’entreprise.

Voyez par vous-même : Typeform - Qui est Qui

3. Créer un Zap

Une fois le tableau Trello et l’enquête Typeform créés, il était temps d’associer les deux grâce à Zapier. Rien de plus facile. D’abord, configurez l'événement déclencheur : un formulaire Typeform complété. À chaque fois que cet événement a lieu, cela déclenche une action : une nouvelle carte sur Trello.

Vous vous rappelez de la liste “Les nouveaux” sur Trello ? C’est dans cette liste que les cartes créées par Typeform atterrissent. L’équipe de RH peut facilement accompagner l’ajout de nouvelles cartes. Il ne leur reste plus qu’à déplacer les cartes dans les listes appropriées, celles qui correspondent à leur équipe. Ils visualisent aussi facilement ceux qui n’ont pas encore ajouté leurs informations, pour leur faire une piqûre de rappel.

Le dernier point, c’est le format des données. Vous pouvez configurer la syntaxe Markdown directement dans le zap (le flux automatisé), afin que l’information arrive formatée selon vos besoins dans le tableau Trello.

Ainsi, toutes les cartes Trello suivent le même modèle d’organisation et respectent la même structure : texte, liens, photos apparaissent correctement et de la même manière sur toutes les cartes.

Et voilà comment est né le tableau Trello Qui est Qui

Combien de temps tout cela a-t-il pris ? En moins d’une heure, j’ai monté un premier exemple d’organigramme fonctionnel d’entreprise et j’ai effectué quelques tests. Cela a fonctionné. Je l’ai envoyé à l’équipe de RH pour avoir leur avis. Ça leur a plu. On a donc discuté pour déterminer les informations à inclure, et comment nous allions remplir l’organigramme de l’entreprise. Nous avons suivi deux pistes.

D’abord, compléter l’organigramme avec les employés actuels : nous avons envoyé un mail avec un lien vers Typeform. Grâce à son interface simple et propre, une question après l’autre, et quelques piqûres de rappel, nous avons rapidement collecté les profils de chacun.

Ensuite, pour que les nouveaux arrivants complètent également leurs informations, nous avons ajouté une carte vers l’organigramme fonctionnel de l’entreprise directement dans le tableau d’intégration dont j’ai parlé précédemment. Maintenant, à chaque fois qu’un nouveau collaborateur nous rejoint, il entre automatiquement dans le tableau Trello “Qui est Qui”.

Même avec l’arrivée d’environ 25 nouvelles personnes à chaque trimestre, tout le monde est inclu dans le tableau dès le premier jour. Temps de maintenance ? Moins d’une minute par mois.

Dans sa mutation de fractale vers un organigramme fonctionnel et propre, ce dernier a également bénéficié de nouvelles fonctionnalités : au sommet de chaque liste, une carte vise à décrire l’équipe, leur rôle et leurs principaux indicateurs de performance. D’un simple coup d’œil, on peut désormais savoir ce sur quoi chaque équipe travaille.

J’ai enfin appris ce que faisait l’équipe I/O. Et plus personne ne se pose la question: “Le responsable informatique, c’est quoi son nom déjà ?”