5 idées reçues à combattre pour gagner en productivité

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“ Si tu fais souvent cette mimique, cela va laisser des traces sur ton visage. 

 Ne t’assois pas trop proche de la télévision, tu vas tomber dedans. 

 Mange tes carottes pour avoir de bons yeux. 

Ces idées reçues vous rappellent quelque chose ? Dans votre enfance, vous écoutiez fréquemment ce genre d’histoires et autres fables du même type ?

Maintenant que vous êtes grand et (espérons-le) plus sage, cela peut vous sembler impensable d’être à nouveau “victime” de ce type de manipulation largement répandu. Mais croyez-le ou non, les idées reçues continuent de nous influencer insidieusement, notamment lorsque cela se rapporte à notre efficacité et productivité au travail.

Quand il s'agit de vous attaquer à votre liste de tâches à réaliser, vous vous conformez probablement à de nombreuses mises en garde. Êtes-vous certains que toutes ces précautions sont nécessaires et utiles à l’accomplissement de votre travail ? Certaines mises en garde ne seraient-elles pas de simples inventions ? Voici cinq idées reçues supposées vous faire gagner en efficacité dont vous devriez vous débarrasser une bonne fois pour toutes.

Idée reçue #1 : le multitâche est intrinsèquement mauvais

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Le concept de changement de tâche, c’est-à-dire le passage constant d'une activité à une autre, a des effets très négatifs sur votre productivité. Il est important, cependant, de ne pas confondre changer incessamment de tâche et être multitâche.

Le multitâche est le concept de faire plus d'une chose à la fois. Le multitâche est difficile pour la plupart d'entre nous (sauf si vous parvenez à vous tapoter la tête et à vous frotter le ventre en même temps), mais peut présenter certains bénéfices :

  • Réciter la présentation que vous devez faire en réunion pendant que vous faites la vaisselle.
  • Écouter un podcast instructif pendant que vous faîtes vos exercices physiques.
  • Faire du vélo tout en cherchant des idées de dîner pour la semaine.

Dans ces cas-là, le multitâche sert réellement à maximiser votre temps et, dans de nombreux cas, à améliorer votre performance. La raison? Ces tâches sont complémentaires. Elles ne sont pas compétitives, ne nécessitent pas le même effort cognitif ou le même type de concentration.

Alors la prochaine fois que quelqu'un vous répète que faire plusieurs choses en même temps entraîne le risque de ne rien faire correctement, permettez-vous de balayer ces réflexions comme des mauvais conseils dont vous pouvez vous passer.

Idée reçue #2 : L'avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt

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Si vous êtes du genre à avoir le doigt collé en permanence sur le bouton de l’alarme «Sonner à nouveau dans 10 minutes», vous avez probablement déjà été la cible d’une attaque rangée de conseils sur comment vous transformer en une personne « du matin ».

Vous avez sûrement entendu à maintes reprises ce type de formules magiques « Pour avoir une journée productive, il faut se lever tôt. ».

Je n’ai rien contre les lève-tôt, cependant, ce n’est pas un critère absolu d’efficacité.

Il suffit de consulter cette étude menée par des scientifiques de l'Université de Liège en Belgique. Le test a impliqué 31 participants, 15 d’entre eux ayant un rythme nocturne plus important, tandis que les 16 autres se classaient dans la catégorie des lève-tôt.

Pendant deux nuits passées dans un laboratoire d’étude sur le sommeil, les deux groupes présentaient une différence d’horaire de lever d’environ quatre heures. Par exemple, si les premiers sortaient du lit à 7 heures du matin, les noctambules, eux, émergeaient aux alentours de 11 heures.

Les participants ont passé un test de réactivité, une heure et demie et dix heures et demie respectivement après leur réveil, afin d’analyser leur capacité de concentration. Les résultats ont été obtenus par des tests d’Imagerie par Résonance Magnétique afin de mesurer l’activité cérébrale des sujets.

Le test du matin, qui avait lieu peu de temps après le réveil, ne montrait pas de réelle différence entre les lève-tôt et les couche-tard. Cependant, lors du test réalisé en fin de journée, les couche-tard étaient beaucoup plus alerte et avaient des temps de réaction beaucoup plus rapides que les lève-tôt. Le constat est simple, les couche-tard parviennent à rester concentrés plus longtemps avant de se sentir épuisés.

En ce qui concerne les IRM de leur fonction cérébrale, elles ont également confirmé ces résultats. Dix heures et demie après leur réveil, les lève-tôt avaient une activité cérébrale beaucoup plus faible notamment au niveau des régions cérébrales liées à l'attention.

Sans vouloir enfoncer le clou, certaines recherches indiquent même que les couche-tard sont aussi (peut-être) plus intelligents. En effet, une autre étude menée auprès de 420 participants a révélé que les couche-tard surpassaient les lève-tôt dans les tests d'intelligence, en particulier dans la mémoire au travail et la vitesse de traitement. Le point fort de cette étude ? Les tests ont pointé dans la même direction même lorsqu’ils ont été effectués le matin !

Idée reçue #3 : Faire une pause est le meilleur moyen de surmonter une crise

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Il n'y a rien de pire que de s’asseoir à son bureau face à ce curseur, clignotant, (presque) menaçant, vous renvoyant inlassablement à votre manque d’inspiration.

Vous faites face à un blocage créatif, situation à laquelle votre entourage répondrait volontiers avec quelques uns de ces fameux conseils comme faire un break, sortir vous promener ou travailler sur un autre projet.

Suivre ces conseils peut vous apporter un certain soulagement immédiat mais n’est pas forcément la meilleure solution pour résoudre votre problème. Scientifiquement, le moyen le plus efficace pour surmonter un blocage créatif serait, au contraire, de persister.

Selon une étude réalisée par l'Ecole Kellogg de l'Université Northwestern, la persévérance est la clé pour faire naître vos meilleures idées.

Au cours de l'étude, les participants ont réfléchi à des idées créatives (sous la forme de plats originaux pour le dîner de Thanksgiving) pendant deux courtes périodes. Quand la première partie du temps s'est écoulée, on leur a demandé d'estimer combien d'autres idées ils pourraient générer au cours de la deuxième période.

En moyenne, les participants se sont sous-estimés. Ils ont prédit qu'ils pourraient générer 10 autres idées pendant ce second intervalle de temps. Au final, ils ont tous émis près de 15 idées de plats.

Le point le plus intéressant dans cette étude : les idées étaient beaucoup plus créatives pendant le second intervalle. Alors que le premier intervalle impliquait souvent des ingrédients “standards” pour un événement de ce type, comme la dinde et la purée de pommes de terre, le second tour contenait des suggestions plus novatrices telles que les gaufres en forme de dinde.

Idée reçue #4 : Diminuer sa liste de tâches à accomplir

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Si vous êtes comme la plupart des gens, vous remplisser le début de votre journée de travail avec toutes sortes de tâches secondaires: répondre à des courriels, rencontrer des collègues ou encore faire vos comptes.

Vous vous dites qu'il est judicieux d'éliminer toutes ces petites choses afin de vous concentrer ensuite sur le « gros » de votre travail. C'est un peu comme un ménage mental.

Cette idée est intéressante mais de nombreux psychologues et experts affirment qu'il est généralement préférable de donner le coup d'envoi en début de journée avec une tâche plus importante, plus significative, voire même une tâche que vous redoutez.

Vous avez probablement entendu parler de l’expression de Mark Twain selon laquelle il faudrait commencer la journée en « avalant une grenouille ». Si vous commencez votre journée avec quelque chose de que vous redoutez, vous pourrez affronter le reste en sachant que le pire est derrière vous.

Cependant, la chimie de votre cerveau joue également un rôle. Le psychologue Ron Friedman explique que les trois premières heures de nos journées de travail sont celles où nous sommes le plus concentrés.

« Si nous gaspillons ces trois premières heures à répondre en fonction des priorités d’autrui (ce qui passe souvent par le traitement des messages et courriers qui vous sont adressés), nous finissons par gaspiller à cette tâche nos meilleures heures, sans tenir compte de notre niveau d’efficacité durant cette période. », explique Friedman dans la revue Harvard Business Review Ideacast.

Et lorsque l'après-midi avance, nous éprouvons en général une diminution du fonctionnement cognitif (ce sentiment de confusion qui apparaît vers 15 heures). Attaquer la journée par votre travail le plus important et ne pas le reporter sur ce créneau, pourrait donc bien être une des solutions pour une journée de travail plus productive.

Idée reçue #5 : Être productif signifie faire plein de choses

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Quand vous imaginez une journée productive, à quoi cela ressemble ? Malheureusement, la plupart des gens confondent être « occupé » et être « productif ».

A la fin d’une journée que que nous considérons productive, nous nous attendons à avoir une boîte de réception vide et une liste de tâches déchirée en quatre, symboles d’une séance de travail surchargée dont nous sommes venus à bout. Mais prenez garde, ne considérez pas ces indicateurs comme des preuves absolues de votre efficacité.

Bien sûr, vous aurez le sentiment d’avoir abattu beaucoup de travail, d’avoir pris le dessus sur votre boîte de réception en réduisant vos email non lus de 582 à 200, mais posez-vous cette question : est-ce vraiment l'utilisation la plus efficace de votre temps ? N’auriez-vous pas dû consacrer ces heures pour des tâches plus significatives comme cette importante présentation que vous devrez faire en fin de semaine?

Lorsqu’on parle de productivité ou d’efficacité, il est important de se souvenir de cette règle d'or : privilégiez la qualité plutôt que de la quantité. Progresser sur un gros projet rentable peut être aussi (voire plus) efficace que de rayer 15 tâches insignifiantes de votre liste de choses à faire.

La productivité est personnelle avant tout

Si vous êtes en quête d’une plus grande efficacité, vous avez dû être confronté à tous ces conseils parfois contradictoires se targuant d’être le secret “clé” pour maîtriser finalement votre journée de travail.

Mais lorsqu’il s’agit de votre propre productivité, le meilleur conseil à suivre est d’analyser ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Si votre méthode personnelle est soutenue par des études scientifiques, des experts et des articles de conseils en la matière, super. Cependant, si ce n'est pas le cas, n’allez pas conclure immédiatement que vous devez changer votre méthode d'approche. Au fond, tout ce qui compte c’est que vous identifiez les méthodes qui marchent le mieux pour vous.

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