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Badabigboom ! Voici les "5 éléments" de gestion d'équipe selon le big boss de Trello

5 éléments

Lorsque votre chef vous demande où vous en êtes dans votre travail, votre réflexe est sans doute de lui fournir une énorme liste de projets très importants et passionnants que vous êtes en train de réaliser.

Soyons sincères : bien que ces tâches existent réellement, elles ne sont probablement pas non plus une représentation fidèle de ce que vous faites. Il est normal que vous vouliez prouver que votre travail ajoute de la valeur à l’entreprise. Mais demandez à n’importe quel responsable, et il vous dira qu’il ne sera pas impressionné par l’ampleur de vos «priorités».

Comme le dit Michael Pryor, PDG de Trello, « Vous n’avez pas besoin de me prouver que vous êtes occupé/e. Je sais que vous êtes occupé/e. » En réalité, il est important de faire la distinction entre qualité et quantité. Si vous avez un million de choses à faire, les faites-vous toutes de façon efficace ?

Réfléchissez : plutôt que de faire une liste exhaustive de tâches qui ne retiennent que très peu votre attention, pourquoi ne pas limiter votre liste à 5 éléments ?   

Le dilemme du chef

ne plus remettre au lendemain en fixant des delais

Joel Spolsky, cofondateur de Trello, gérer une équipe dans sa société de logiciels Fog Creek. Il connaissait chaque tâche assignée à chaque personne, mais il n'avait aucune idée de ce sur quoi elles travaillaient vraiment à un moment donné.

«Une liste de milliers de tâches individuelles que vont se partager 25 personnes ne va en rien m'aider à savoir sur quoi les gens travaillent vraiment», explique Joel.

L'autre difficulté est de savoir si ce qui est considéré comme prioritaire par Joel l'est également par les employés. «Je pense que, très souvent, les gens travaillent sur une longue liste de petites choses mais ne savent pas quelles sont les grandes priorités de l'entreprise», dit-il.

Afin de mieux gérer l'équipe de travail, il a creusé la question et s'est rendu compte que ses employés ne savaient jamais très bien expliquer ce qu'ils faisaient vraiment : ils confondaient souvent objectifs à court et à long terme, priorités urgentes et tâches superficielles. La plupart de ces tâches n'étaient pas directement visibles, et donc ne reflétaient pas le travail accompli.

Le concept des 5 éléments

À l'époque, Joel dirigeait déjà Fog Creek et StackExchange en parallèle, et il souhaitait à ce moment avoir une connaissance précise et rapide de ce qui se passait dans ses entreprises et ce sur quoi les gens travaillaient.

Il en a tiré le concept des «5 éléments». Il a réalisé que ce qu'il voulait vraiment entendre de son équipe était une liste de 5 choses :

  • Deux projets sur lesquelles ils travaillaient de fait.
  • Deux projets sur lesquelles ils prévoyaient de travailler ensuite.
  • Un projet sur lequel les gens s’attendaient à ce qu’ils travaillent, mais qu’ils ne prévoyaient pas eux-mêmes vraiment d'y travailler.

Il n'aurait alors à vérifier que 5 éléments par personne. En tant que manager devant gérer des équipes de travail, il cherchait à avoir une vision claire de ce qui se passait et pensait qu'un tel processus aiderait ses employés à établir les bonnes priorités dans leur travail et à accomplir réellement quelque chose.

Pourquoi seulement deux à la fois ?

ne plus remettre au lendemain en fixant des delais

Le cerveau ne peut réellement absorber et traiter qu’une quantité limitée d’informations à la fois. Un concept sur lequel toutes les méthodologies de productivité s'accordent : être productif signifie rester concentré/e.

Donner la priorité à deux tâches à la fois aide à mieux organiser sa journée ou sa semaine. « Ils peuvent choisir entre deux projets majeurs, mais s’ils imaginent travailler sur trois, il y en a probablement un qui sera mis de côté», insiste Joel.

Pour que vos chefs et collègues sachent ce à quoi votre cerveau fait face, il ont besoin d'identifier les deux tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement. Cela les empêchera de vous poser des questions qui ne sont pas liées à votre objectif actuel, et les aidera à faire une meilleure gestion d'équipe.

Travailler sur deux projets en même temps peut aussi être utile : lorsque vous êtes bloqué/e ou fatigué/e, passer de l'un à l’autre ! Si vous travaillez sur plus de deux projets, vous risquez de ressentir du stress car vous ne saurez pas par où commencer.

Examinons les deux éléments suivants

prévisions

Pour créer une feuille de route réaliste de votre travail, énumérez les deux choses sur lesquelles vous travaillerez ensuite. Cela facilite le gestion d'équipe, et vous et vos collègues pourront ainsi mieux évaluer les prochaines étapes et agir en conséquence.

Par exemple, si vous êtes programmeur et que vous avez annoncé que la semaine prochaine vous commencerez à développer une nouvelle fonctionnalité incroyable, l'équipe marketing sait d'ores et déjà qu'elle peut commencer à plancher sur la création de la campagne promotionnelle.

Supposons que vous faites partie de l'équipe juridique qui examine les contrats. Si vous indiquez les deux prochains documents que vous allez consulter, vous facilitez la vie de tout le monde : vos assistants juridiques peuvent préparer le matériel approprié ; vos autres coéquipiers savent quels seront les prochains contrats, et votre chef pourra se programmer en fonction des contrats qui sont sur le point d'être terminés.'

Ou peut-être êtes-vous responsable de contenu et pour bien gérer votre équipe de travail, vous êtes en charge de la planification du calendrier éditorial afin que vos éditeurs photos sachent quels illustrations d'articles doivent être retouchées. Tout ce qu'ils auront à faire est de jeter un œil à votre liste de priorités.

Le reste, aux oubliettes

trop de choses

Vos collègues s'attendent à ce que travaillez sur un projet spécifique alors que ce n'est absolument pas votre intention ? Dites-le ! Il peut y avoir plusieurs raisons à cela : manque de temps, d’intérêt ou tout simplement parce que vous vous êtes rendu compte que ce n’était pas une bonne idée.

«Vous pourriez dire quelque chose comme "ce projet ne verra jamais le jour car c'est une mauvaise idée" ou "ce projet ne verra jamais le jour parce qu'ils n'ont pas le temps"», explique Joel.

Mais surtout, cela aidera les gens à comprendre pourquoi cette fonction ou cet article ne sera pas bientôt disponible. Lorsque les attentes se confrontent à la réalité, tout le monde y gagne.

Le réel gain qui se cache derrière les «5 éléments»

Le concept des «5 éléments» est devenu un moyen pour Joel et son équipe d'explorer de nouvelles façons de gérer une équipe de travail.

Ce qu’ils ont compris, c’est que le concept des «5 éléments» n’est qu’une idée parmi d'autres. L'essentiel est d'avoir une vue d'ensemble et de mettre à jour de manière visuelle et flexible les tâches et les priorités (ça vous dit quelque chose ?).

Consciente de la nécessité d’une solution plus robuste et plus claire pour une meilleure gestion des tâches, l’équipe de Joel a développé un tout petit outil de rien du tout : Trello. Il est devenu facile pour les managers de coordonner les responsabilités de la façon la plus pertinente pour eux. Et cela les a aidé à mieux gérer les équipes de travail et à acquérir une meilleure perspective de l'avancement de chacun et de toutes les initiatives de leur équipe.

De nos jours, les tableaux Trello destinés aux chefs d’équipe peuvent se vanter de répondre aux exigences d’innombrables processus de travail, de styles de gestion et (plus important encore) de disposer d’arrière-plans amusants. Il est facile d’adapter les tableaux à tous les styles de gestion d'équipe.

Joel est à présent cofondateur et responsable de 3 entreprises prospères. Il souligne qu'il est facile de créer un tableau Trello pour répondre à toutes les problématiques possibles et imaginables, quelles que soient vos contraintes de gestion d'équipe.

Si vous aimez le concept des «5 éléments», voici un exemple de tableau Trello adaptant ce style de gestion :

gestion d'une équipe de travail à l'aide des 5 éléments

Découvrez notre exemple de tableau Trello. Et vous ? Quels sont vos 5 éléments ? Faites-nous en part dans les commentaires, sur Twitter ou Facebook.

Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

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