Techniques de gestion du temps faciles à mettre en place

Techniques de gestion du temps de Dennis Mortensen, PDG de x.ai, un assistant personnel d´IA qui planifie des réunions pour vous.

Pour de nombreux fondateurs de start-up, 14 heures de travail par jour ne sont tout simplement pas suffisantes pour créer une nouvelle entreprise. Ils y mettent un point d’honneur, comme si c’était la clé de tout succès futur. Le temps, c´est l'ennemi. Pour gagner, vous devez le conquérir. Tous les jours, cependant, vous pouvez avoir l’impression de perdre bataille après bataille, avec trop peu d’heures pour faire le travail.

Je connais bien cette sensation, car j’ai toujours été un entrepreneur. Je sais aussi que vous ne devez pas l'accepter, même lorsque vous travaillez 24 heures sur 24 pour concrétiser votre nouvelle idée. 

La gestion du temps comme preuve de notre avantage évolutif

Les travaux récents en neurosciences suggèrent que la perception d'événements dans le temps nécessite une gymnastique neurologique assez compliquée, car nos sens fonctionnent à des vitesses différentes.

Dans son essai « Brain Time », David Eagleman, neuroscientifique, décrit le problème : «Le cerveau doit tenir compte des disparités de vitesse entre ses différents canaux sensoriels s'il veut déterminer les relations temporelles des caractéristiques du monde.» Malgré la complexité du traitement des stimuli à différentes vitesses d’activité cérébrale, nous parvenons à réaliser cet exploit des milliers, voire des millions de fois par jour avec une précision remarquable.

Si nous prenons Eagleman au sérieux, il ne serait pas incongru de conclure que c’est là le grand avantage évolutif pour l´être humain : pouvoir cartographier les événements dans le temps. En fait, nos cerveaux sont devenus très bons à ce petit jeu. Cependant, le temps n'est pas ce qu'il paraît. Le temps est un artefact de perception, pas plus «réel» que la couleur bleue ou le bémol, ce qui fait penser qu'il puisse exister d'autres moyens de faire l'expérience du temps. 

Temps, technologie et un peu de ruse

Vous allez dire : d'accord mais la vie ne s’accélère-t-elle pas ? La technologie n'est-elle pas en train de brusquer notre cerveau d'une manière toute nouvelle et inconfortable ? Après tout, notre cerveau a évolué pour échapper aux tigres de la savane et non pour traquer les clients dans le sillage numérique.

Pas si vite. La notion selon laquelle la technologie accélère la vie à un rythme intolérable remonte au moins au 19^ème siècle. Elle n’est donc pas spécifique à notre monde pressé, en pleine course, du 21^ème siècle. Certains considèrent cette sensation que la technologie dépasse le temps humain comme étant une caractéristique de la modernité elle-même.

Ainsi, le temps perçu est le résultat d'une supercherie neurologique de haut niveau. Et notre sensation d'être submergé par la rapidité de la vie est une constante depuis au moins deux siècles. La solution ne peut alors pas être en faveur de davantage de technologie ou de n´importe quelle méthode ultra-efficace de gestion de tâches (bien que les deux puissent certainement aider). La solution se résume en réalité à changer votre perception du temps - ce qui soulève la question suivante : comment pouvez-vous parvenir à effectuer ce changement de perception ? 

Techniques de gestion du temps : vue d´ensemble

Certaines des techniques de gestion du temps que j’ai trouvées pour contrecarrer cet état chronique de pénurie de temps que tout fondateur de start-up ressent ou, en réalité, que tout travailleur intellectuel du XXI^ème siècle ressent, sont très pragmatiques. Certaines, paradoxalement, demandent un peu plus de temps et d'efforts.

Commençons par les plus faciles.

1. Inbox zéro. Je suis intransigeant à ce sujet. Je parviens au mode inbox zéro tous les soirs. (Et une fois fait, je n’ouvre plus ma boîte de réception ; si c’est fini, c’est fini !) Je n'utilise jamais les mails reçus comme rappels. Au lieu de cela, j'insère des rappels de tâches que je dois accomplir avant une date précise dans mon calendrier. Pour les tâches sans délai immédiat, je crée un document Google "À faire". Je sais bien que rien de tout cela n'est particulièrement novateur. Le vrai truc, c'est d'arriver à la boîte inbox 0 une première fois. Ensuite, vous savez que vous pouvez le faire à nouveau.

2. Tenez un vrai calendrier complet. Tout ce que je dois faire est dans mon calendrier - des réunions de l'équipe de direction aux cours de danse avec ma fille. Cela évite le stress cognitif de devoir se rappeler ce que je suis censé faire. C’est maintenant le travail du calendrier de s'en souvenir, pas le mien ! J'ajoute tout. J'ajoute même des événements spontanés tels que la promesse de passer un coup de fil à un ami de chez moi (Danemark) le soir même. De cette façon, je sais aussi quand j'ai du temps libre.

3. Je garde une liste immuable d'idées. Toutes les idées qui me viennent, de géniale à pas terrible, va sur cette liste. Rien ne me convient maintenant, mais ça pourrait m'inspirer pour une future entreprise, façonner mes projets de «retraite», ou pourrait être une simple idée de comment impressionner une nouvelle recrue potentielle pour x.ai quand on atteint un certain plafond.

4. Je compte sur l’assistant personnel d’IA pour planifier toutes mes réunions, ce qui aide énormément le n°2. 

Ces étapes simples servent vraiment un objectif beaucoup plus large : me vider la tête du bric-à-brac inutile. Je déploie tous mes outils principaux - boîte de réception, listes et calendrier avec l'aide d'Amy - pour libérer mon esprit. En sachant que votre boîte de réception est vide, que vos réunions sont correctement enregistrées, que toutes vos bonnes idées sont répertoriées et qu’elles ne disparaîtront pas, vous pouvez penser, réfléchir vraiment et gagner du temps. 

Gérer son temps peut commencer par une promenade dans le parc

Il existe une technique supplémentaire que j'utilise pour rallonger le temps : je parcours toute la longueur de Manhattan, ce qui ne me prend pas moins de trois heures. Pas d'iPhone, pas de musique, pas de technologie, juste moi et la ville. Il n’y a rien à faire pendant ce temps, si ce n´est réfléchir aux plus grands défis auxquels je suis confronté et laisser mon esprit prendre conscience de l’évolution du paysage. Je compte faire cette promenade une fois par semaine ou tout au moins une semaine sur deux ;-)

La science dit que marcher fonctionne. Une récente étude de Stanford a montré que la marche augmentait la créativité, doublant le nombre de réponses créatives dans certaines expériences. La marche améliore la pensée créative et les effets persistent même après la fin de votre promenade.

Vous n’avez pas nécessairement besoin d'arpenter la ville pour vaincre le temps. Toute forme de méditation sans interruption fera l'affaire. Une méditation quotidienne de 20 minutes sur votre trajet du travail peut permettre d’obtenir la plupart des effets « tête vide » que ma marche bihebdomadaire.

Bonus : les personnes qui méditent perçoivent réellement le temps différemment : pour elles le temps passe plus lentement, ce qui est une autre façon de dire que vous avez l'impression d'en avoir plus.

En utilisant ces quelques techniques, je me sens rarement pressé par le temps, bien que je sois sur le front pour construire un agent autonome en IA avec une équipe de 93 personnes.

Quelles sont vos astuces pour capturer le temps ?

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