Lorsque nous avons lancé la Boîte à outil de gestion d'équipe Trello au début de l’année, c’est parce que nous savions que partout dans le monde, les équipes avaient beaucoup à faire et encore plus à accomplir ensemble. Nous voulions offrir aux équipes de travail une nouvelle opportunité de célébrer quelque chose ensemble—une méthode de travail quotidienne plus efficace, plus collaborative et plus facile à gérer.
La gestion d'équipe à travers la Boîte à outils Trello comprend des modèles de tableaux gratuits pour des réunions plus efficaces, des informations mieux organisées pour les équipes, des projets plus fluides, des objectifs plus ambitieux et de plus grandes fêtes ! Après plus de 30 000 copies de ces tableaux de gestion d'équipe, les équipes de travail y trouvent un excellent moyen de les utiliser pour mieux planifier, travailler, réaliser et célébrer!
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Si vous utilisez déjà des tableaux Trello, ou si vous souhaitez les essayer pour votre gestion d’équipe au quotidien, voici quelques-uns des meilleurs conseils et astuces que vous pouvez utiliser pour les personnaliser et les rendre aussi efficaces et utiles que possible.
Du partage des connaissances à la gestion de projet en ligne, passons en revue les meilleures astuces de chaque tableau. Si vous pensez que ces tableaux peuvent vous être utile, vous pouvez alors copier et personnaliser un tableau pour votre propre équipe ou en apprendre davantage sur comment l'utiliser avec l'un de nos articles détaillés.
Regroupez les connaissances de votre équipe dans un seul et même un endroit
De nombreux travailleurs consacrent jusqu'à 20% de leur semaine de travail à rechercher les informations internes dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches, qu'il s'agisse de fouiller dans des dossiers ou de chercher un collègue pour répondre à leurs questions.
La base de connaissances de l'équipe. C’est une source de données incontournable qui regroupe toutes les informations importantes de l’équipe, liens, agendas, etc. Un tableau Trello est un excellent endroit pour créer une base de connaissances, car il peut être facilement mis à jour et modifié au fur et à mesure que de nouvelles informations arrivent et que les anciennes informations doivent être archivées. Avec un tableau qui regroupe toutes les ressources, documents et informations de l'équipe, dîtes au revoir au chaos organisationnel.
Voici les bons plans pour tirer le meilleur parti du tableau Ressources d'équipe.
- ℹ️ Une liste active de FAQ (ou de questions trop fréquemment posées) constitue un moyen simple de créer des raccourcis pour les requêtes courantes. Le titre de chaque carte correspond à la question (Où se trouvent les rapports mensuels sur Google Drive?). Et la réponse est contenue dans la carte—avec les liens pertinents, les personnes à contacter pour des questions supplémentaires ou d’autres détails importants.
- 🌴 Lorsque les vacances approchent, la planification des vacances peut sérieusement ralentir le travail. Demandez à tous d’ajouter chaque mois des cartes indiquant les jours d'absence.
- 🙋🏽♀️Les cartes d’équipe vous aident à savoir qui fait partie de l’équipe. Chaque personne remplit une carte avec sa fonction, ses responsabilités et une photo afin que les nouveaux employés se familiarisent avec la structure de l'équipe. Si vous avez des membres qui incluent leur anniversaire, leurs goûts, leurs aversions et leurs passe-temps sur leur carte, c'est pratique car cela permet d'avoir facilement de bonnes idées pour leur faire des cadeaux d'anniversaire.
- ✅ Gardez également une vue d'ensemble des progrès du projet sur ce tableau. Gardez les mises à jour hebdomadaires dans la section commentaires de chaque carte de projet et connectez-les à Slack pour que ces mises à jour soient acheminées dans votre chaîne d'équipe afin d'en faciliter la lecture.
* Bâillement * Plus de réunions d'équipe fatigantes
Voici un autre aspect du travail d'équipe (mais pas surprenant) : les employés considèrent qu'au moins 50% des réunions auxquelles ils assistent sont improductives.
Ils ont l’impression d'en ressortir sans résultat clair ni nouvelles étapes pour avancer dans leur travail.
Structurez vos réunions d’équipe grâce à l'attribution de différents rôles et la définition d'un ordre du jour peut vous aider à garder le cap et optimiser votre gestion d'équipe. Et il existe un moyen amusant de le faire. Voici comment en finir avec les bla-bla tout en ayant des réunions productives:
- 🗃Commencez à rassembler les requêtes le plus tôt possible. 3 à 5 jours avant la réunion, rappelez à tout le monde de commencer à ajouter des cartes à l’ordre du jour de la réunion hebdomadaire via un chat ou configurez un rappel dans Trello. Les couvertures de cartes amusantes et les lectures en pièces-jointes, les liens ou les présentations sont fortement recommandés.
- ❓Revoyez-les à l'avance pour construire des points de discussion. Les coéquipiers peuvent ajouter des commentaires, des questions ou des suggestions aux cartes de réunion avant que celle-ci n'ait lieu afin que le propriétaire de la carte puisse se préparer.
- 👩🏻💻Pour chaque réunion, il y aura un visage sur la carte "responsable de la réunion". Ceux-ci conduisent la réunion et sont donc chargés de s’occuper des participants de dernière minute (en leur envoyant un message s’ils ne sont pas présents), d’organiser la réunion, de s’assurer que tout le contenu des cartes est bien pris en compte, de nous garder tous concentrés sur le sujet et de prendre la décision de stopper une conversation pour la remettre à une autre réunion si elle dure trop longtemps. Il faut que le responsable de la conduite de réunion change à chaque fois pour que celles-ci restent dynamiques.
Que la fête commence !
Vous n’avez pas besoin de ce tableau de gestion d’équipe tous les jours (si vous en avez besoin, c’est incroyable, racontez-nous !). Toutefois, étant donné que la culture d’équipe est aussi importante que le suivi des tâches quotidiennes, vous souhaiterez mettre en place un processus rapide et collaboratif qui va dynamiser la prochaine fête au bureau.
Imaginez —un tableau dans lequel tout annonce s'il vient, planifie le menu, choisit des activités, etc... Voici comment en finir avec les chaines d'emails sans fin pour commencer à profiter pleinement de la fête avec une organisation au top :
- 📅Utilisez la première liste pour conserver tous les détails importants de la fête : l'heure, la date, le budget, ou encore les idées de thème et la liste des invités.
- 🍕Les étiquettes peuvent être un excellent moyen d’aider à la planification des repas et des boissons lorsque vous essayez de concilier les "sans gluten", "sans lactose" et les "carnivores".
- 🎶Toute l'équipe donne de bonnes idées d'activités et de musiques à l'aide de checklists. Vous ferez une playlist en un rien de temps ! Vous avez déjà une liste prête et vous souhaitez la saisir rapidement sur Trello ? Il vous suffit de copier/coller votre liste dans la checklist d'une carte Trello et celle-ci sera transformée automagiquement en éléments de checklist !
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Objectif : être la meilleure équipe possible
Fixer des objectifs peut sembler amusant lorsque vous en êtes au stade du brainstorming, mais essayer d'atteindre vos objectifs trimestriels peut mettre un terme à votre enthousiasme. Vous devez suivre l'avancement des projets et informer vos supérieurs de vos avancées hebdomadaires ou mensuelles. Vous êtes déjà occupé/e à essayer d’atteindre cet objectif, il est difficile de trouver le temps de s’arrêter et de faire un rapport sur ce que vous avez déjà fait.
C’est pourquoi un tableau Trello pour le suivi des objectifs peut vous être très utile.
Vous pouvez réduire la charge de travail liée à la rédaction de rapports et comptes rendus en suivant les progrès d'une liste à l'autre, tout en sauvegardant les mises à jour hebdomadaires en actualisant directement la carte grâce à des commentaires. Votre chef peut simplement s’abonner au tableau ou aux cartes correspondantes pour obtenir les mises à jour dont il a besoin. Ainsi tout le monde est au courant sans avoir besoin de longs rapports de procédures.
Voici quelques astuces que nous avons apprises en utilisant ce système chez Trello :
- 🔆 Chaque titre de liste doit correspondre à l'objectif. En le gardant confiné dans ce petit espace, l'objectif reste concis et facile à retenir pour des décisions stratégiques. Il met également davantage en relief les cartes de la liste, qui sont les projets et les efforts qui contribuent à la réalisation de l’objectif-titre et sur lesquelles l’activité doit être axée au quotidien.
- 🖊Pour que le processus de mise à jour ne devienne pas une corvée, les parties prenantes (les propriétaires des projets contribuant à l'objectif) doivent actualiser les cartes en alternance, afin que le suivi soit un effort d'équipe.
- 🏠 Utilisez chaque carte de projet pour centraliser toutes les informations du projet en question. Définissez les dates limites et ajoutez des membres au projet. Joignez d'autres tableaux ou cartes Trello si nécessaire, ainsi que des documents stratégiques et des supports de présentation qui donnent à vos chefs le contexte dont ils ont besoin.
- 📈 Utilisez des étiquettes pour indiquer l'avancement des tâches et des projets.. Mettez à jour les étiquettes régulièrement et vous saurez toujours si vous êtes sur la bonne voie !
Projet Gestion d'équipe comme un pro
Le tableau le plus populaire de la Boîte à outils est notre tableau de gestion d'équipe. Nous l'appelons "la tour de guet". C’est là que vous définissez tous les détails de manière collaborative, que ce soit la stratégie ou la priorité des projets, en passant par les réunion de kickoff, jusqu’à la dernière tâche que vous glissez avec délice vers la liste Terminé. Avec un seul endroit pour les contrôler tous, vous aurez toujours une vue unique et à jour de l’avancement de votre projet.
Voici quelques-unes des meilleures astuces pour gérer votre tableau-QG :
- 🤔Conservez une liste intitulée « Questions pour la prochaine réunion ». Vous pourrez visualiser les questions avant la réunion —ce qui vous aidera à établir votre ordre du jour ou à adresser les demandes de renseignements auxquels ils vaut mieux répondre ici et maintenant. On ne perd pas de temps, tout le monde est content !
- ⚠️Parfois, les choses s'enlisent. Quand cela arrive, déplacez ces tâches vers la liste «Bloqué» et activez le Power-Up Carte inactive. Les cartes deviennent «jaunes» ou pâlissent à mesure que personne ne les oure, ce qui ajoute un visuel supplémentaire aux éléments qui demandent une attention immédiate.
- ☑️Les checklists peuvent être ajoutées aux cartes lorsqu'une tâche demande plusieurs sous-étapes qui ne sont pas assez volumineuses pour créer une carte complète mais qui doivent être énumérées pour permettre le suivi des progrès. Si vous avez la même checklist pour plusieurs cartes, vous pouvez la copier d’une carte à l’autre pour créer un processus reproductible.
L'astuce n ° 1 de la Boîte à outils de gestion d'équipe Trello
Lors de la configuration de votre processus de gestion d’équipe quotidienne dans Trello, souvenez-vous : n’ayez pas peur des changements.
Une fois par trimestre environ, demandez un feedback à votre équipe sur la structure de chaque tableau, sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Leur contribution honnête sera une source inestimable d’amélioration dans le temps. Les processus doivent être efficaces, mais ils ne sont pas immuables !
Nous voulons vous entendre. Retrouvez-nous sur Twitter (@trello) ou écrivez-nous à support@trello.com.
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