Découvrez LA solution pour une gestion des connaissances efficace. Chat vous épate?

"Outil de gestion des connaissances"

Bien que cette phrase paraisse un pur jargon commercial, chaque équipe utilise bien un outil de gestion de connaissances au travail (eh oui, même s’il s’agit d’un ancien fil de discussion par mail). En d'autres termes, un système de gestion des connaissances est une source d'informations collectées sur un sujet particulier.

Au fur et à mesure que les équipes grandissent, elles se rendent mieux compte de quels sont les éléments qui les font avancer comme sur des roulettes : nouveaux processus, recherches pertinentes et règles de fonctionnement interne entre les membres de l'équipe. Toutes ces connaissances utiles doivent être gardées quelque part et il est crucial que les équipes organisent ces informations dans une base de données accessible, afin d'assurer le transfert des connaissances dans l'entreprise.

Les travailleurs passent 20% de leur semaine de travail à rechercher des informations internes ou des collègues qui puissent les aider pour des tâches spécifiques (mais c'est dans quel dossier de Google Drive déjà ?!). Le manque de clarté concernant les responsabilités des membres de l’équipe et l’organisation des ressources engendre de grandes frustrations au sein de n'importe quelle équipe, et ce problème est encore plus prononcé au sein des grandes équipes. Si la manière dont les informations sont stockées n’est pas structurée, les données importantes deviennent cloisonnées entre les membres de l’équipe.

Ainsi, votre équipe grandit et vous réalisez que vous devez changer votre système de management des connaissances pour que la journée de travail ne soit pas seulement remplie par "Rechercher tel document, présentation ou feuille de calcul".

Le tableau Ressources de l'équipe Trello est là pour remédier au chaos.

Même si votre équipe n’a pas de « système » officiel de gestion des connaissances au travail, ce tableau Trello est un moyen extrêmement simple de mettre votre équipe sur la bonne voie.  Vous pouvez l'utiliser comme référence pour tout ce qui concerne votre équipe.

Enfin un outil de gestion des connaissances pour tous les membres de l’équipe, qu'ils soient nouveaux ou anciens.

Demander à vos collaborateurs de créer un système de gestion des connaissances au travail peut sembler une tâche décourageante, un peu comme essayer de dresser des chats.

Mais, ne vous méprenez pas—comme tout le monde j'aime regarder un bon GIF de chat, mais la métaphore est supposée illustrer à quel point cela peut paraître difficile d'impliquer tout le monde dans la modification des processus de collecte d'informations.

Même si ce tableau ne résoudra pas tous les problèmes de votre équipe (par exemple, mettre la main sur la personne qui continue de piquer dans votre pot de confiture laissé dans le réfrigérateur) — il propose trois façons simples de faire un pas vers le management organisé des connaissances, de vos projets et des objectifs de votre équipe. Et tout ça dans un seul endroit afin de garantir une meilleure qualité de travail et des coéquipiers plus heureux. Je vous entend déjà lancer un "waouhhh !"

Ne quittez pas des yeux vos objectifs ni vos documents

Inversion des priorités, changement de projets, revirements, peu importe le nom qui lui est attribué — l’un des principaux problèmes de l’équipe est que ses membres ont souvent l’impression que leurs projets ne sont pas clairement définis.

Ceux qui parviennent à hiérarchiser efficacement les priorités ont déclaré être davantage motivés à hauteur de 48% et avoir 89% de chances en plus de rester dans leur entreprise.

Voici trois listes pour un tableau Trello de gestion des connaissance au travail qui peut aider votre équipe à rester organisée et informée de manière simple:

1. Emploi du temps hebdomadaire de l'équipe : cette liste permet de décomposer les tâches principales d’une équipe en une checklist hebdomadaire. De plus, cela facilite le cas où des membres de l'équipe sont en voyage : comme toute l'équipe y a accès, tout le monde est apte à résoudre un problème.

2. Projets en cours : cette liste est utile pour les projets qui impliquent plusieurs membres de l'équipe ou s'étendent sur plusieurs semaines. Cela vous donne une vision globale et vous pouvez créer un lien vers d’autres fichiers pertinents ou tableaux Trello.

3. Prochaine étape : les objectifs ne doivent pas être limités à un cycle de planification de 12 mois. Il est important que votre équipe hiérarchise son travail de façon hebdomadaire afin de garder le cap en prenant en compte les changements.

En tant qu’équipe, vous devez non seulement hiérarchiser vos projets chaque semaine, mais il est important de garder à l’esprit la situation dans son ensemble pour vous assurer que vous êtes tous en train de travailler pour atteindre les mêmes objectifs. Divisez vos projets en itérations hebdomadaires pour pouvoir vraiment accompagner de près l'avancée de chaque membre de l'équipe.

Regroupez ces FAQ dans un seul endroit

Anticipez les questions courantes et les tâches fréquentes que les personnes pourraient avoir au sein de l'équipe. Certaines de ces questions peuvent inclure l’aide informatique, les règles relatives aux vacances, la mission de l’équipe, etc. Les possibilités sont infinies et ne dépendent que de vous et de votre équipe.

Gestion des connaissances : panoplie contenant tous les éléments pertinents d’information rassemblés par l’équipe. Communiquez à vos coéquipiers que cela doit être le premier endroit où chercher une information et actualisez cette liste s'il manque quelque chose.

FAQ : Vous ou votre équipe répétez toujours la même chose, jour après jour ? Créez cette liste pour vous aider à garder une trace de ces réponses importantes.

Embellissez votre tableau de gestion des connaissances en lui donnant la personnalité de votre équipe

Chaque équipe de travail est différente, mais des études montrent que les entreprises les plus rentables sont celles qui ont les employés les plus impliqués. Quoi de mieux pour améliorer l'implication que de parler de ses passions ? Vous ne savez jamais ce que vous pouvez avoir en commun avec un collègue. Cela vous rapprochera et vous aidera à renforcer la confiance entre les membres de l’équipe.  

Demandez à chaque membre de l’équipe de créer une carte indiquant son rôle au sein de l’équipe. Sur le dos de la carte, demandez-leur d'inclure toutes les informations professionnelles pertinentes, telles que les canaux de communication privilégiés, mais aussi leurs passions, leurs loisirs et ce qui les fait vibrer.

Il n’y a pas que vos coéquipiers qui sont spéciaux, votre équipe a un ensemble unique d’objectifs à accomplir. Assurez-vous de garder tout le monde sur la bonne voie avec des objectifs et des projets clairs et réalisables.

Créez une carte qui détaille votre stratégie annuelle et demandez des informations à vos coéquipiers. Garder ces objectifs annuels sous contrôle aide votre équipe à garder le cap et à toujours prioriser leurs tâches en fonction de l'atteinte de ces objectifs.

Commencez le transfert des connaissances dès aujourd'hui (oui, oui... aujourd'hui!)  

Vous avez vu les chiffres, vous avez bien ri avec des GIF de chats et vous êtes maintenant prêt/e à créer votre propre base officielle de gestion des connaissances de l'équipe. Une fois que l'équipe a constaté à quel point il est facile de conserver toutes les informations importantes au même endroit, garder une trace de tout ce qui est produit sera un jeu d'enfant !

Nous voulons vous entendre. Retrouvez-nous sur Twitter (@trello).

À lire également : Comment préparer une réunion de travail efficace? Finissez-en avec ces réunions qui n'en finissent pas !