Il n´est pas exagéré de dire que je suis passionnée par le courrier électronique. (Mon T-shirt le prouve – ‘’L´avenir est (f)email’’). L'obsession a probablement commencé en 2011 quand j'étais assistante virtuelle et que je jetais un œil horrifié dans les boîtes de réception de mes clients. Ou peut-être était-ce en 2004, quand j'ai fini l'université et que j'envoyais pleins de mails pour répondre à des offres d´emplois et que j'ai dû trouver une façon de m’organiser.
Quoi qu’il en soit, j’ai petit à petit évolué de la simple organisation de ma boîte de réception personnelle à toute la complexité des stratégies de mail marketing et du consulting professionnel. Aujourd'hui, je travaille avec mes clients sur tout ce qui concerne la gestion de mail en entreprise : stratégie de segmentation, copywriting, recommendations, rétention client. Être des deux côtés a renforcé ma détermination à participer à un monde meilleur, mail par mail.
Mais je dois être honnête avec vous. Mes 2 côtés ‘’introspectif-laissez-moi toute seule ‘’ et ‘’je ne veux rien rater’’ s'équilibrent doucement. Cette lutte se reflète dans ma boîte de réception la plupart du temps. Je me suis abonnée à tous les bulletins d'information imaginables et leur flux constant s'infiltrer dans mon esprit, jusque dans mon processus d´écriture.
Ma boîte de réception me sautait au visage quotidiennement, mais je savais que je pouvais résoudre mon problème en quelques étapes simples.
Il m'a fallu un certain temps pour comprendre exactement ce dont j'avais besoin pour qu'elle arrête de gouverner ma vie. Je ne ressens plus le besoin de plaire aux autres par courrier électronique, et il y a même des jours où je me réjouis de recevoir un nouvel e-mail comme s'il s'agissait d´une carte d'anniversaire d'un ami perdu de vue depuis longtemps (même quand le mail en question finit par être un argumentaire de vente).
J'ai remarqué que beaucoup de gens détestaient leurs boîtes de réception. Une fois, j'ai jeté un coup d'œil par-dessus l´épaule d´une amie et j´ai vu qu´elle avait 10 631 e-mails non lus ! J'ai failli en laisser tomber mon verre ! Il a fallu que je me ressaisisse pour ne pas entrer dans sa boîte de réception immédiatement et mettre en œuvre un plan de gestion de mail pour elle.
Donc, pour mon amie et toutes les personnes dans la même situation ou qui souhaitent simplement mieux gérer leurs mails en entreprise ou personnels, voici un plan de gestion de ses mails en 3 leçons faciles à comprendre. Avec plaisir!
Mais avant de plonger au cœur de ces conseils, il faut savoir que :
Rien n'est permanent. Répétez après moi ce mantra : rien n'est permanent. Tout ce que vous avez configuré, essayé via ce processus de gestion de mail peut toujours être supprimé, changé ou annulé. Mais vous ne pouvez pas réparer quelque chose qui ne fonctionne pas en procédant toujours de la même façon, encore et encore.
Donc, ces techniques peuvent paraître nouvelles et effrayantes ("Et si je ne le fais pas correctement ?" ‘’Et si je ne trouve plus rien ?’’ ‘’Comment je vais savoir si ça fonctionne ?’’), et c'est normal.
Alors souvenez-vous que vous ne pouvez rien réparer sans agir et qu'on est tous dans le même bateau.
Prêt? Ok. C´est parti !
Leçon 1: TDF
Comme pour tout, il faut commencer par le commencement. Vous voulez construire une maison ? Vous avez besoin de fondations avant de monter les murs. Vous voulez une boîte de réception plus efficace ? Là aussi, tout commence avec les fondations. C´est le trépied TDF:
- Transferts
- Dossiers
- Filtres
Regardons ça de plus près.
Transferts : une seule et même boîte de réception pour les gouverner tous
À ce stade de votre vie professionnelle (et / ou personnelle), vous pouvez avoir plusieurs boîtes de réception. Lorsque j'ai basculé mon domaine vers valgeisler.com, j'avais quatre autres adresses e-mail en plus de ma nouvelle adresse e-mail. Ouais !
Je savais que je ne voulais pas vérifier 4 adresses mails à chaque fois. Il fallait donc que je me décide :
- Est-ce que je voulais que mes emails personnels et professionnels restent séparés ?
- Est-ce que je voulais vérifier ma boîte de réception en à peine quelques minutes ?
J'ai répondu "oui" aux deux questions. Si vous souhaitez que vos emails personnels et professionnels restent séparés, vous devez avoir plusieurs adresses email dans chacune de ces catégories et vous aurez toujours besoin de les transférer. C'était mon cas et ça pourrait être le vôtre aussi.
Donc, la première étape consiste à regrouper tous vos emails dans une seule boîte de réception. Cela signifie que si vous avez plusieurs adresses mail professionnelles, vous vous simplifierez la vie en les regroupant. Vous pouvez faire la même chose si vous avez plusieurs adresses électroniques personnelles. Un seul onglet pour tous les dompter. Une boîte de réception. Et c'est tout, en ce qui concerne les paramètres de transfert.
Comme Gmail compte plus d'un milliard de clients, vous, tout comme moi, sommes susceptibles d'utiliser Gmail. Dans ce cas, voici exactement comment vous pouvez configurer le transfert:
Dans le compte de messagerie que vous souhaitez transférer, cliquez sur l'icône représentant un engrenage et accédez à vos paramètres. Une fois que vous y êtes, cliquez sur "Transfert et POP / IMAP". Ajoutez ensuite l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer ces e-mails. Une fois la confirmation effectuée, vous avez le choix entre conserver une copie dans la boîte de réception ou la supprimer entièrement.
Vous utilisez l'un des autres services de messagerie populaire comme iOS, Outlook ou Yahoo? Voici les instructions pour iOS (faites défiler vers le bas pour accéder au transfert automatique), celles pour savoir comment réaliser un transfert dans Outlook et enfin, les instructions pour Yahoo.
Maintenant que vous avez consolidé vos boîtes de réception, il est temps d'activer le mode de Gestion Avancée avec des filtres et des dossiers.
Filtres et Dossiers sont vos amis
Il y a deux façons de s'y prendre avec une boîte de réception.
Solution # 1: Laissez entrer tous les mails dans le dossier principal de la boîte de réception et le regarder augmenter toute la journée.
Solution # 2: Organiser tous vos mails entrants dans des dossiers avec libellés que vous pourrez regarder lorsque vous serez prêt et comme ça vous n'aurez que très peu de mails qui atterriront dans votre boîte principale.
Devinez quelle solution j'ai choisi ? (Indice: ce n'est pas # 1.)
Filtrer les e-mails dans des dossiers est un jeu sérieux qui évolue constamment, donc je ne serais pas surprise que vous y passiez pas mal de temps. Encore une fois, je partage des exemples à partir de Gmail, mais ceux-ci sont facilement reproductibles avec d'autres boîtes de réception.
Les filtres sont utiles pour organiser automatiquement les e-mails entrants dans des dossiers. Ils sont le gardien de votre temps et de votre attention et ils sont vraiment puissants. Vous pouvez définir un filtre manuellement (vous avez peut-être remarqué l'onglet « Filtres et adresses bloquées » lorsque vous êtes entré dans vos paramètres) ou vous pouvez construire vos filtres au fur et à mesure que les e-mails arrivent dans votre boîte de réception.
Par exemple, j'utilise Slack pour la plupart des communications avec mes clients, mais il y a toujours des e-mails occasionnels qui arrivent. Au lieu de laisser ces e-mails me faire tourner la tête quand je regarde ma boîte de réception, j´ai mis en place des filtres basés sur l'adresse mail de mes clients afin qu'ils aillent directement dans leur dossier imparti, prêts à être lus dès que j´aurais du temps à leur consacrer.
Vous pouvez créer un filtre basé sur une adresse électronique, un objet ou bon nombre d'autres variables:
Les dossiers servent à organiser les filtres et vous pouvez ainsi les rendre plus précis. Par exemple, je garde un fichier Swipe afin de déconstruire les emails d´intégration. J´ai donc créé un dossier apparenté que j´appelle ‘’Mails d´Intégration’’ et ensuite des dossiers individuels pour chaque entreprise et que je remplis au fur et à mesure.
Le système de filtrage et de classement est individuel et il vous faudra peut-être du temps pour déterminer ce qui vous convient le mieux. Mais laissez-moi vous dire une chose: une fois que vous commencez à utiliser des filtres et des dossiers, vous ne reviendrez jamais en arrière. Ils sont à la fois puissants et vous apporteront la tranquillité d’esprit dont vous rêvez. Il est plus que temps d’apprécier à nouveau votre boîte de réception !
Leçon 2: Triez ! Éliminez tout ce qui dépasse
Revenons à ce qui vous a amené ici.
Saviez-vous que l'utilisateur moyen de mail reçoit 88 messages par jour, mais n'en envoie que 34 ? Et ce n'est que la moyenne mondiale, donc vos chiffres personnels pourraient être beaucoup plus élevés ou beaucoup plus bas. Je sais que certains jours, j'ai l'impression de recevoir des dizaines d'e-mails mais de n'en envoyer qu'un ou deux. Ce n’est pas étonnant que nous nous sentions tous crouler sous le poids de nos boîtes mail !
Rappelez-vous ce que je vous ai dit en début d’article: je suis une introvertie qui souffre de FOMO (“fear of missing out”, ou, en français, “Peur de manquer quelque chose”). Eh bien, pour être honnête avec vous, c'est un phénomène contre lequel je lutte toujours. Mais le plan de gestion des mails que je vais vous décrire ci-dessous m'a énormément aidé et je sais que cela vous soulagera aussi.
Voici votre plan d'action:
Étape 1: Créez un filtre "Bulletins d´information" et déplacez tous vos abonnements dans ce nouveau dossier.
Étape 2: Décidez combien de temps de votre journée, de votre semaine ou de votre mois vous souhaitez consacrer à leur lecture (plutôt que d’écrire vous-même).
Cette étape a été d'une importance cruciale pour moi : une fois que vous avez déplacé tous vos abonnements existants dans un dossier, vous commencez à percevoir exactement à combien de listes d'e-mails vous êtes abonné. Et même si personne ne le voit… ça peut être embarrassant.
La première fois que j'ai fait ça, j’avais plus de 80 listes de diffusion auxquelles j’étais abonnée! Si chacune de ces listes ne m'envoyait qu'un e-mail par semaine et que la durée moyenne de lecture de ces e-mails était de quatre minutes, cela représenterait 320 minutes de lecture chaque semaine.
C'est plus de 5 heures. Vous avez bien lu.
Avez-vous une idée de tout ce que vous pouvez écrire en 5 heures ? Quelle quantité de travail vous pouvez abattre? Ou mieux, combien de temps vous y perdez ? Pour vous-même ou pour votre famille ?
Je me rends compte que je suis une spécialiste de l'email-marketing qui vous met en garde contre le temps perdu à lire plutôt qu'à produire. Et je sais que cela est probablement nuisible à mon business puisque ce que je vais vous dire pourrait avoir un impact négatif pour moi…
Mais vous devez vous désabonner de certains de ces bulletins. Réduisez. Choisissez 3 à 5 blogs ou sites qui vous apprennent vraiment quelque chose au quotidien et désabonnez-vous du reste. Vous pourrez toujours en changer plus tard. Je suis sérieuse! Trouvez ce lien de désabonnement au bas de l'e-mail et cliquez dessus. Faites-le sans remords.
Tout le monde a quelque chose de grand à offrir à ce monde. Et vous vous êtes probablement inscrit à ces listes de diffusion car elles offraient quelque chose que vous vouliez. Quelque chose que vous pourriez apprendre, utiliser et mettre en œuvre. Et c'est génial ! Mais vous seul pouvez protéger votre temps et votre énergie, et l'excès de mails dans votre boîte de réception peut vous en priver plus rapidement que vous ne pouvez en créer.
Il est donc temps de lâcher prise.
Étape 3: C´est la dernière étape. Chaque fois qu'un bulletin d'information auquel vous avez souscrit apparaît dans votre boîte durant les semaines à venir, revenez à l’étape 2 et décidez si vous voulez rester abonné ou vous en débarrasser. Si celui-ci se trouve dans votre pile "À garder", créez un filtre pour cet email. Voici à quoi cela ressemble dans ma boîte de réception (GMail):
Et c'est tout! Considérer cette leçon comme une autorisation officielle pour lâcher prise.
Vous gagnez des points en plus si vous dédiez ces heures à nouveau libres à quelque chose de positif - pour vous, votre entreprise ou votre famille.
Leçon 3: MANU
Levez la main si vous utilisez votre boîte de réception comme une liste de choses à faire.
Ne vous inquiétez pas, personne ne regarde. Levez la main bien haut. J'étais à vos côtés jusqu'à récemment. J´utilisais "Marquer comme non lu" : j´ouvrais les emails et décidais ensuite que je n'étais pas prête à passer à l'action, et généralement j´avais des frissons rien qu'en regardant ma boîte de réception. Vous voyez, ma boîte de réception régissait ma vie parce que je la traitais comme elle était censée être.
C´est une leçon sur comment reprendre ce contrôle dont vous avez besoin. Maintenant, c'est peut-être le moment où vous vous attendiez à ce que je parle de Trello de façon assez insistante. Mais je ne vais pas le faire. C'est parce que ce n'est pas le système qui est la solution à votre problème de boîte de réception. Aucun type d'organisation, de configuration ou d'écriture dans une équipe de support client ne va le résoudre.
La solution à votre problème de boîte de réception c´est MANU.
Manipulation
Unique
Et c'est le seul "système" dont vous avez besoin !
Voici comment cela fonctionne.
- Déterminer la plage horaire que vous voulez consacrer à vos mails sur votre emploi du temps.
- Faites tout ce qui doit être fait avant.
- Attendez que l'heure arrive.
- Ça y est, c´est le moment de regarder vos emails.
- Ouvrez le premier email que vous voyez.
- Lisez-le.
- Faites l'une des trois choses suivantes :
- Répondez-y
- Supprimez-le
- Mettez-le dans votre gestionnaire de tâches (d'accord, maintenant je vous suggère de le transférer sur votre tableau Trello)
- Archivez cet email (si vous ne l'avez pas déjà supprimé).
- Lisez le prochain.
- Retournez au point 7
- Recommencez.
Ne manipulez chaque email qu'une seule fois. Ne cliquez pas sur "Marquer comme non lu" pour y revenir plus tard. Ne repoussez pas le moment d'y répondre. MANU.
Bon, c'est vraiment difficile à faire. Je vous le dis, car chaque fibre de votre être va vouloir recourir à ses anciennes habitudes. Evidemment, cela semble plus facile de remettre votre réponse à plus tard. Mais laissez-moi vous dire qu´une fois que cet e-mail est lu, votre cerveau passe son temps à y chercher une réponse, à décider quoi faire ou à essayer activement de l'ignorer.
Au cas où ce ne serait pas encore clair comme de l´eau de roche : c'est une perte de capacité et de talent pour votre cerveau. Vous avez besoin de ce cerveau pour faire d'autres choses comme aider à développer votre prochaine offre, travailler en profondeur avec vos clients ou vous dédier 100% à votre famille.
Alors laissez votre cerveau respirer un peu, et utilisez MANU pour gérer vos emails. Oui, cela sera long mais de toute façon, vous avez un moment dédié à ça dans votre emploi du temps. Oui, ce sera différent, mais vous lisez vraiment cet article pour apprendre à continuer à faire ce que vous avez toujours fait?
Testez MANU pendant quelques semaines et voyez comment cela fonctionne. Vous avez peur? Vous êtes surexcité? Soulagé.e? MOI AUSSI !
Simple comme bonjour
Une gestion des mails saine et disciplinée requiert un peu d´huile de coude, de zèle et quelques astuces. Et rappelez-vous:
- TDF: transferts, filtres et dossiers sont vos amis
- Faites le tri: débarrassez-vous de ce dont vous n'avez pas vraiment besoin
- Regardez vos mails une seule fois et passez à autre chose
J'ai mis ce système en place dans ma propre boîte de réception depuis trois ans et je n'ai plus peur d'ouvrir cet onglet. Bien sûr, je suis obsédée par le courrier électronique, je ne suis donc pas très objective. Mais qui sait ... peut-être qu’en gérant vos mails professionnels et personnels différemment vous allez vous réconcilier avec votre boîte de mails.
À lire : Apprivoisez votre boîte de réception avec l'add-on Trello pour Gmail
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