7 façons d’améliorer la gestion des tâches sur Trello

Malgré toute l’énergie que vous dépensez pour être à jour sur vos projets, les délais tombent toujours plus vite qu’on ne le pense, et la description de votre poste n’est pas à la hauteur du travail que vous abattez au quotidien. Avoir toujours en ligne de mire vos tâches les plus importantes n’est pas seulement nécessaire pour votre tranquillité d’esprit, mais réduit également les retards de toute l’équipe et du stress inutile pour votre chef (ou son propre chef).

Afin de s’assurer que votre gestion mentale de tâches à faire va petit à petit se retrouver dans la liste des tâches accomplies de votre tableau Trello, jetons un coup d’œil aux sept façons de s’assurer que vos tâches importantes ne passent pas au travers des mailles du filet.

Rassemblez toutes vos cartes

Voir toutes ses cartes de tous ses tableaux et attribuées à toutes ses équipes dans un même lieu, ce serait pratique, non ? Et bien c’est possible ! Ça s’appelle la « page Cartes ». Pour y accéder, cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit de Trello et sélectionnez « Cartes » dans le menu, ou ajoutez ce lien à vos favoris.

Sur la page Cartes, vos cartes attribuées (c’est à dire celles avec votre avatar) peuvent être triées par tableau ou par date d’échéance. Vous pouvez choisir d’afficher les cartes de toutes vos équipes, ou sélectionner une seule équipe, et filtrer par date de dernière modification – modifiée il y a un jour, une semaine, un mois, une année, ou toute la période (attention car cela pourrait faire apparaître le Fantôme des Projets Oubliés des Temps Lointains).

Votre gestion des tâches devient d’autant plus facile grâce au fait que vous disposez de deux perspectives différentes de visualiser votre travail : par tableau ou par date d’échéance. Si vous ne gérez pas vos tâches par date d’échéance, vous pourrez donc visualiser vos cartes par tableau et absorber en un clin d’œil toutes les informations qui vous importent.

Si votre travail est sujet à des délais fixes et que vous stipulez des dates d’échéance, trier vos cartes suivant cette information montrera rapidement celles qui souffrent d’un retard, suivies par les tâches qui sont presque à leur terme (les plus urgentes). Puis viennent les cartes indiquées comme complétées aux délais indiqués (bravo !), suivies par toutes les cartes sans dates d’échéance.

Besoin de booster une carte pour que les choses avancent ? Cliquez sur la carte, ou utilisez la commande « Control + Clic » ou « Commande + Clic » pour l’ouvrir dans un nouvel onglet du navigateur. La visualisation et la gestion de toutes vos tâches est désormais plus facile : vous n’avez plus d’excuse en cas d’oubli !

Restez informé

Vous souhaitez parfois accompagner de près la gestion d’une tâche spécifique et son avancement sans que cette dernière ne vous ait été attribuée. Vous pourriez recevoir des notifications en vous additionnant vous-même à une carte, mais en conséquence votre « page Cartes » pourrait commencer à s’encombrer, sans parler du manque de clarté pour savoir qui travaille sur quoi.

C’est pour cela qu’il existe une fonction qui permet de s’abonner à des cartes. Cliquez sur le bouton « S’abonner » sur une carte pour recevoir des notifications pour toute action importante effectuée et soyez informé en temps réel de la gestion des tâches de vos collaborateurs ou de votre équipe. Si vous souhaitez accompagner encore plus de tâches, vous avez la possibilité de vous abonner à des listes ou des tableaux entiers, mais méfiez-vous parce que cela signifie recevoir une flopée de notifications supplémentaires !

Triez vos listes

Vos listes s’allongent et compliquent la gestion de vos tâches, tandis que certaines disparaissent en-dessous de la pile? Remettez toutes vos tâches à niveau en triant automatiquement chaque liste par dates d’échéance. Il vous suffit de cliquer sur l’icône du menu liste et de sélectionner « Trier par Date ». Admirez comme les cartes s’organisent comme par magie, en cascade par date d’échéance (les cartes indiquées comme complétées et les cartes sans dates apparaissent tout en bas). Les cartes sont réorganisées pour tout le monde, et chacun peut désormais visualiser les échéances à venir d’un coup d’oeil. Voilà ce qu’on attend d’un outil de gestion des tâches collaboratif !

Un nouveau regard sur la gestion des tâches à venir

Mettre en lumière les dates d’échéances d’une simple liste est très utile, mais visualiser l’ensemble des cartes de votre tableau à traiter rapidement n’a pas de prix. Activez le Power-Up Calendrier pour apporter une nouvelle dimension à la gestion de vos tâches en visualisant toutes les cartes d’un tableau au travers d’un calendrier hebdomadaire ou mensuel, indépendamment de leur liste d’appartenance.

Et pour vous faciliter encore plus la tâche, gérez la modification des dates d’échéance directement sur le calendrier en glissant/déposant les cartes : la date sera automatiquement actualisée et une notification sera envoyée aux membres de la carte. De plus, le Power-Up Calendrier fonctionne sur tous vos appareils mobiles, afin que vous puissiez gérer la mise à jour de vos tâches où que vous soyez.

Q : votre nouveau cercle privé

Le raccourci « q » vous permet de filtrer la gestion des tâches qui vous incombent — les plus importantes — lorsque vous survolez un tableau Trello. Tapez « q » sur votre clavier et toutes les cartes dont vous n’êtes pas membre disparaîtront instantanément de l’affichage.

Cela s’avère utile pas seulement pour faciliter l’analyse d’un tableau rempli de tâches, mais également pour vos réunions individuelles avec votre chef. Avant la réunion, filtrez votre tableau avec le raccourci « q » puis copiez/collez le lien du tableau dans votre navigateur et envoyez-le à votre chef. De cette manière, il sera en mesure de voir uniquement vos cartes, c’est à dire la gestion de vos tâches personnelles, ce qui facilitera votre entretien (qui sera plus efficace et moins long). Astuce de Pro : si vous avez accompli de nombreuses tâches, vous pouvez en mettre plein la vue !

Un Power-Up pour les cartes tombées dans l’oubli

Trello vous facilite le travail lorsqu’il s’agit de savoir qui travaille sur quoi et l’avancement des projets, mais on ne parle pas assez de la gestion des tâches qui ne progressent pas. Cela peut être le cas d’un projet en pause, une tâche qui n’est plus prioritaire ou tout simplement ignorée. Il peut alors être difficile de savoir quand une carte a été modifiée pour la dernière fois.

Le Power Up Card Aging (“Vieilles cartes”) apporte un effet « vieillissant » visuellement ou estompe les cartes après un certain temps d’inactivité, afin que vous puissiez gérer les tâches « négligées » avant qu’elles ne s’effritent. De plus, vous avez le choix entre deux modes exaltants pour rendre les cartes obsolètes : le mode normal ou le mode pirate. Gare à vous !

Remettre à plus tard

N’avez-vous jamais connu ces jours où vous allez au travail et vous n’en pouvez juste plus ? Peut-être que les lundis ne sont pas faits pour remplir des rapports de test de procédure et vous avez besoin de vous concentrer sur la gestion de vos tâches importantes.

Heureusement, tout comme votre fonctionnalité favorite sur l’appareil que vous détestez le plus, réveil, le Power-Up Card Snooze vous permet de reporter des cartes à une date qui vous convient mieux.

Il suffit de régler une date et une heure, cliquez sur le bouton « Reporter » et Trello fera réapparaître la carte dans votre tableau lorsque vous serez prêt. Dites adieu à tout ce fouilli et soyez assuré que vous ne perdrez aucune de vos tâches.

Vous souhaitez partager vos trucs et astuces pour une gestion des tâches plus efficace? Comment faites-vous pour qu’elles ne disparaissent pas entre les mailles du filet ? Dîtes-nous tout dans les commentaires !