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7,6,5,4,3,2,1... Productivité prête à décoller ! Voici 7 idées d'automatisations pour améliorer votre PME

décollage productivité

En tant que propriétaire d'une petite entreprise ou collaborateur dans une startup, vous devez probablement jongler entre travailler dans votre entreprise et travailler sur votre activité.

Vous voulez améliorer votre performance opérationnelle, mais les journées (ou semaines) sont trop courtes et vous n'avez pas assez de temps pour transformer toutes vos brillantes idées en actions.

Alors, vous voulez des idées d'amélioration pour votre petite entreprise ? L'automatisation des processus de vente, de service et de marketing est un bon point de départ pour aider votre équipe à travailler mieux, plus vite.

Grâce à la magie de l'automatisation, l'équipe de votre petite entreprise peut se transformer en une incroyable machine à productivité.

Voici sept idées simples d’automatisation pour vous aider dans l'amélioration de la performance opérationnelle de votre entreprise.

1. Répondre automatiquement aux demandes de contact par e-mail

Les premières impressions sont cruciales, d'autant plus que votre entreprise grandit et se développe sur le marché.

Vous ne voulez pas laisser le souvenir à vos contacts que vous attendez deux semaines pour répondre à une demande par e-mail, surtout s'il s'agit d’un nouveau client potentiel. Il faut choyer les prospects entrants dès le premier contact, pour ensuite pouvoir célébrer la conclusion d'un nouveau marché.

Faites une bonne première impression sur les prospects en utilisant l’automatisation d'e-mail pour répondre immédiatement à leurs demandes. Vous pouvez ainsi améliorer votre performance opérationnelle en créant un modèle qui utilise les informations personnelles saisies dans votre formulaire de contact Web : 

“Bonjour, [Prénom],

Merci de prendre contact avec nous ! Nous sommes ravis de pouvoir répondre à votre demande. Notre équipe vous contactera sous peu.

Si vous avez des questions ou souhaitez nous envoyer un complément d'information, n'hésitez pas à nous en faire part. "

La réponse ultra-rapide établit une relation avec vos nouveaux clients potentiels et l'automatisation permet ensuite d'attribuer le suivi à un représentant commercial de votre équipe.

Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de réponse automatique intégrée à Gmail, Outlook et à d'autres services de messagerie pour envoyer des réponses aux messages clients envoyés directement à votre service, par exemple «aide@entreprise.com». 

La personnalité de votre marque doit transparaître dans cette réponse automatique afin de donner le ton dès le début. Utilisez-vous des émoticônes sur les réseaux sociaux ? Parsemez-en également vos e-mails ! ✨🤠🏓

2. Attribuer les nouveaux prospects à un représentant des ventes

Puisque l'on parle de l'attribution automatique des follow-ups, une autre idée d'amélioration de votre petite entreprise est l’automatisation du processus commercial. C'est le moyen idéal pour que les prospects continuent de circuler dans votre pipeline de ventes. De nombreux systèmes de gestion de la relation client (CRM) disposent d'une technologie d'automatisation intégrée parfaitement adaptée à cette tâche. Amplifiez ce conseil en créant une procédure qui attribue automatiquement les prospects à des membres spécifiques de l'équipe lorsque ceux-ci entrent en contact avec votre entreprise. 

Saisissez les informations de contact du prospect dans votre CRM ainsi que toutes les informations pertinentes et utilisez l'acheminement automatisé pour les renvoyer au bon membre de l'équipe. S'ils vous ont contacté par e-mail, ajoutez une réponse automatique "Merci de nous avoir contacté !" pour démarrer votre nouvelle relation client du bon pied.

Encore une fois, personnalisez ces réponses automatisées autant que possible et vous aurez des prospects ravis tout au long de leur parcours. 

3. Transformer vos cartes de visite en relations clients

Votre équipe a-t-elle réussi à faire le plein de contacts lors d'un événement ?

Prenez quelques minutes pour consigner les informations de vos nouveaux contacts dans votre CRM avant de quitter les lieux ou prenez une photo de chacune des cartes de visite et chargez-les sur une carte "Prospects" de l’application Trello liée à votre CRM. 

Ensuite, utilisez un outil d’automatisation marketing pour planifier une campagne de d’e-mails de suivi pour vos contacts. Vous pourrez envoyer des e-mails automatisés à des dates spécifiques après votre événement et transformer ces cartes de visite en prospects actifs. 💼

 

4. Programmer des réunions sans se renvoyer la balle ad vitam

Marquer un rendez-vous ou organiser une réunion peut parfois ressembler à une partie de ping-pong : cela demande en général beaucoup d'allers-retours. Mais avec un logiciel de planification, vous pouvez envoyer à votre client votre disponibilité dans un seul e-mail et le logiciel pourra choisir automatiquement une heure qui vous convienne à tous les deux.

Si le client ou le prospect annule, ou si vous avez un imprévu, l’automatisation que vous avez configuré actualisera le calendrier pour refléter la disponibilité de chacun.

 

5. Offrir un service trois étoiles

Offrir un super service est peut-être le meilleur moyen de conquérir de nouveaux clients et de continuer à satisfaire les clients fidèles. Aidez les clients à vous contacter facilement quand ils en ont le plus besoin en incluant des liens «Contactez-nous» sur toutes les pages de votre site Web et dans tous les e-mails. 

L'astuce est que lorsque les clients cliquent sur le lien, votre logiciel de service client achemine la demande à la bonne personne de votre équipe, en lui rappelant de faire un suivi. Vous pouvez intégrer ce processus à votre CRM afin d’ouvrir un dossier d'assistance, puis envoyer un e-mail de suivi automatisé afin que le client sache que vous êtes penché/e sur le dossier. 

6. Utiliser un chat, voir un chat-robot

Les fenêtres de chat sont utiles quand les FAQ ne suffisent plus, encourageant les visiteurs à vous contacter immédiatement pour vous poser des questions sur vos offres. Cela signifie que vous pouvez commencer à parler avec eux tout de suite, et en profiter pour en faire des futurs prospects. 

Il est nécessaire que quelqu'un soit présent pour répondre à une discussion dans un chat. Cependant, les chatbots offrent une automatisation complète grâce à l'intelligence artificielle. Les chatbots demandent plus de temps et d'efforts pour être mis en place et ajustés. Cela dit, ce tour d'horizon des chatbots les plus populaires sont un bon point de départ si vous souhaitez mettre en place votre propre bot.

7. Mettre à jour vos listes d'e-mails

"Plus il y en a, mieux c'est"... ne s'applique définitivement pas aux listes d'e-mails. Au début, tous vos abonnés voulaient vos e-mails. Mais avec le temps, ils peuvent changer d'avis. Faire le tri dans vos listes peut vous aider à affiner vos messages marketing. Améliorez votre karma en arrêtant d'envoyer des courriels indésirables. Après tout, tout le monde court après le fameux Graal de l'Inbox Zero

Un logiciel d'automatisation du marketing peut vous aider à élaguer vos listes. Tirez parti des indicateurs de participation pour identifier les abonnés qui n’ont pas ouvert vos e-mails au cours des 4 derniers mois. Planifiez ensuite une série de trois e-mails automatisés à l'intention des abonnés inactifs demandant «Voulez-vous continuer à recevoir mes e-mails ?» S'ils répondent «oui», le logiciel supprimera le libellé «inactif». S'ils cliquent sur «non» — ou n'ouvrent pas du tous les messages — ils seront automatiquement désabonnés.

Vous voulez commencer à automatiser ? Lisez cet article de blog sur comment automatiser grâce à un programme de gestion de la relation client pour petites entreprises afin d'avancer sur le chemin de la productivité.

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