Qu’en est-il de la méthode Inbox zero : efficace ou surfaite?

Cela fait plus de 20 ans que le courrier électronique est utilisé par le grand public. Il est difficile de croire qu'après tant de temps et de nouvelles technologies, celui-ci reste l'une des formes les plus populaires de communication d'entreprise.

Aujourd'hui, nous recevons encore plus de mails qu´auparavant. Cette utilisation massive finit par nous donner parfois l'impression de se noyer dans notre boîte de réception. Mais il existe de nombreuses façons d'améliorer votre communication sans se laisser submerger.

Pas besoin d'arriver au zéro absolu

Vous avez peut-être entendu parler du concept Inbox Zero ? C´est une technique développée par l'écrivain et podcasteur Merlin Mann, permettant de trier et de vider sa boîte de réception tous les jours. Comme beaucoup de méthodes de productivité qui demandent une routine structurée, il peut y avoir un large éventail d´adeptes et de détracteurs. Mais, selon mon expérience, peu de techniques de productivité sont aussi mal comprises que le concept Inbox Zero.

Inbox Zero est un nom accrocheur qui peut vraiment attirer l'attention. Qui ne veut pas avoir une boîte de réception vide ? Mais la véritable clé du système Inbox Zero se trouve ailleurs. Il s´agit plutôt d´une méthode pour prendre en main votre courrier électronique que d'atteindre le zéro absolu.

Pour mettre Inbox Zero en pratique, vous devez prendre la décision de traiter tous les mails qui vous recevez. Il ne s'agit donc pas de se contenter de lire tous les mails qui arrivent dans votre boîte : vous devez décider, rapidement, de ce que vous allez en faire. Voici les 4 actions du Inbox Zero : Supprimer, Déléguer, Différer ou Réaliser.

Supprimer – Vous n'aurez plus jamais besoin de ce mail ? Supprimez-le. Ou archivez-le pour qu'il quitte votre boîte de réception mais que vous puissiez le rechercher plus tard si besoin est. La clé de cette étape et des trois suivantes est de ne jamais garder les mails lus dans votre boîte de réception.

Déléguer – Êtes-vous la meilleure personne pour traiter cette demande ? Si non, transmettez-la à LA personne. Vous n'avez pas besoin d'être manager pour déléguer. N'oubliez pas que ce n'est pas parce que vous êtes capable de faire quelque chose que vous devrez le faire.

Différer – Avez-vous besoin de plusieurs minutes pour répondre ? Avez-vous besoin de trouver d'autres fichiers à joindre à ce mail ? Mettez une étiquette ou placez-le dans un dossier séparé pour pouvoir le gérer APRÈS avoir lu le reste de vos nouveaux messages.

Répondre – Est-ce que ce mail demande une réponse urgente ? Pouvez-vous répondre en moins de 2 minutes ? Ne perdez pas votre temps : si le traitement est très rapide, faites-le maintenant et continuez avec le reste de votre courrier électronique.

En effectuant ces actions pour chaque mail, vous pouvez rapidement parcourir un grand nombre de nouveaux messages en quelques minutes. Et rappelez-vous, ne vous inquiétez pas si de nouveaux messages arrivent pendant que vous traitez un courrier électronique existant. L'objectif n'est pas de garder votre boîte de réception à zéro. Il s’agit de traiter rapidement vos messages afin que vous puissiez vous consacrer à votre travail le plus important.

Moins de mail = plus de travail réel

Bien sûr, pas besoin d'être un disciple de Inbox Zero pour dompter votre courrier électronique. Il existe d'autres moyens de le gérer, afin de réduire le stress. La vérification moins fréquente des mails peut avoir un impact considérable sur votre productivité.

Des chercheurs de l'Université de Colombie-Britannique ont mené une étude sur les effets de la vérification des mails seulement trois fois par jour. Au cours de cette expérience, les participants de deux groupes ont envoyé et reçu le même nombre de mails, mais un groupe a été invité à vérifier ses courriels aussi souvent qu’il le voulait, et l’autre ne devait vérifier sa boîte de réception que trois fois par jour. Les groupes ont ensuite été inversés. Les chercheurs ont mesuré les niveaux de stress des deux groupes.

Les résultats pourraient surprendre : les participants faisant partie du groupe qui ne vérifiait leurs mails que trois fois par jour, ont déclaré se sentir moins stressés. Leurs niveaux de stress ont été mesurés de façon à être comparables à ceux d'autres techniques de relaxation bien connues telles que les exercices de respiration et la méditation.

De plus, d'un point de vue statistique, le groupe « 3x / jour » passait en moyenne 20% de temps en moins sur leur messagerie. Ils ont ainsi pu consacrer plus de temps à des tâches plus importantes au cours de leur semaine.

Le facteur important est que tous les participants traitaient le même nombre de mails que ce qu’ils feraient habituellement. La différence était simplement le nombre de fois par jour qu'ils se connectaient. En regardant moins souvent leurs mails, les participants ont constaté une réduction significative du stress, ce qui leur a permis d'être encore plus efficaces et productifs.

Sortez de votre boîte

Les outils de communication sont pléthore. Mais il y en a qui sont bien meilleurs que d'autres.

Boomerang

Boomerang est l'une de ces applications pour Gmail et Outlook. Elle ne remplace pas votre service de messagerie actuel, mais vous offre des fonctionnalités supplémentaires. Cette appli vous permet par exemple de répéter un message afin que vous puissiez le recevoir dans votre boîte de réception à un moment plus opportun. Elle vous donne également la possibilité de programmer l'envoi d'un message.

Boomerang peut également suivre les mails que vous envoyez pour voir si le destinataire a répondu dans les délais souhaités. Si vous ne recevez pas la réponse dans le délai imparti, Boomerang ramènera votre message d'origine dans votre boîte de réception pour vous le rappeler. Vous décidez de la suite à donner. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez dire au revoir aux drapeaux ou autres étiquettes que vous devez vérifier manuellement (et que vous oubliez le plus souvent).

Spark

Semblable à Boomerang, Spark est un autre moyen d'organiser votre boîte de réception. Il utilise un logiciel intelligent pour identifier les messages les plus importants pour vous et les propulse en tête de liste. Le logiciel peut également faire la différence entre les mails personnels, les newsletters et ce qui sans doute est la principale source de reception de mails… j'ai cité… les notifications ! Spark catégorise ces différents types de mails, ce qui en facilite grandement le tri.

Applications de chats

Il y a aussi une forte augmentation d'autres applications qui commencent à remplacer ou du moins à réduire notre utilisation de la messagerie électronique. Pratiquement plus personne ne communique avec ses collègues par mail : les chaînes de messagerie sont lourdes et elles constituent le moyen idéal d’encombrer votre boîte de réception. Slack est de plus en plus populaire. Les applications Chat vous permettent de garder vos messages concentrés sur des sujets spécifiques tels que les projets ou les clients. Cela vous sort non seulement de votre boîte de réception, mais vous permet également de suivre et de réviser les communications importantes autour d'un seul sujet. Les applications de chat sont particulièrement populaires pour la communication interne au sein des équipes.

Trello

Les outils de gestion de projet tels que Trello peuvent également remplacer de manière efficace la surcharge de courrier électronique. Combien de fois avez-vous essayé de trouver un email avec une pièce jointe spécifique ? Des applications comme Trello peuvent vous permettre de focaliser votre conversation et de conserver les fichiers, les attributions et les dates d'échéance dans un seul endroit. Trello vous aide également à savoir où en est chaque projet en un coup d´œil rapide.

Ne laissez pas vos mails prendre le dessus

Alors, comment devenir plus efficace dans la gestion du courrier électronique ?

1. Pensez à utiliser le concept Inbox zéro pour accélérer le traitement de vos messages. N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas de garder votre boîte de réception vide. Il s'agit de traiter rapidement un grand nombre de messages et d'identifier ceux qui méritent votre attention.

2. Arrêtez de vérifier si souvent vos mails ! Saviez-vous que le professionnel moyen consacre environ 6h20 par jour au courrier électronique ? Établissez 3 ou 4 moments par jour pour regarder vos mails afin de pouvoir vous concentrer le reste du temps sur votre travail. Des études montrent qu´en fonctionnant ainsi, le stress diminue.

3. Utilisez des applications telles que Boomerang, Trello ou Spark pour que votre communication soit claire et ciblée. Si vous travaillez en collaboration, assurez-vous que tout le monde sache utiliser les outils de communication de votre système de gestion de projet. Vous gagnerez du temps et épargnerez beaucoup de maux de tête à tout le monde.

Le courrier électronique a certainement changé au fil des ans et il semble qu'il en sera ainsi pendant encore longtemps. Prenez donc quelques mesures simples pour en faire votre allié et non votre ennemi.

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