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Les obstacles d'un projet : bien les connaître pour mieux les éliminer

Par | Publié le | 9 min. de lecture
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Imaginez, vous avez mené à bien un projet et quelques jours à peine avant son lancement, une nouvelle partie prenante rejoint vos rangs lors d'une réunion finale du projet. Vous connaissez la suite, car vous avez déjà vécu une situation similaire. La direction empruntée ne lui convient pas, vous voilà donc de retour à la case départ. 

Les obstacles d'un projet peuvent être de toutes formes et de toutes tailles. 

Quelle qu'en soit la cause, ils ont tous le même effet négatif et présentent ces risques potentiels pour la gestion du projet : un retard ou un arrêt complet de la livraison. 

En quoi est-il problématique de retarder une livraison ? 

Votre organisation est réputée pour être cohérente, ponctuelle, digne de confiance et fiable. Si les plannings sont souvent retardés, alors à quoi servent les dates limites pour les livrables de projet ou les réunions de suivi pour savoir où en sont les équipes et les services ? Comment cet obstacle affectera-t-il les calendriers de projet ainsi que les adaptations ultérieurs ? Comment réagiront les parties prenantes externes telles que les clients et les partenaires à qui l'on a promis un livrable à une date précise ? 

Les obstacles d'un projet sont divers et fréquents. Mais ils sont aussi prévisibles et gérables ! Profitez de nos méthodes de résolution des problèmes. 

Pour livrer le travail à temps, vous devez bien connaître les obstacles ainsi que les freins de votre projet. Comme le dit l'expression, « Sois proche de tes amis et encore plus proche de tes ennemis ». Apprenez à connaître vos obstacles, cernez leur déclencheur, déterminez pourquoi ils continuent de survenir et comment les éliminer (ou tout du moins les éviter). 

Aujourd'hui, vous découvrirez :

  • la différence entre obstacle et frein au projet ;
  • comment signaler et prioriser les obstacles de façon à les éliminer, les éviter, les gérer ou les ignorer ; 
  • les 5 « W » à l'origine des problèmes en gestion de projet ;
  • les obstacles (et les freins) d'un projet, et comment les éliminer.

Différence entre obstacle et frein au projet

Impossible d'effectuer le travail bloqué tant que l'obstacle n'est pas éliminé

Un obstacle vous empêche littéralement d'avancer. 

Il peut être dû à une circonstance imprévue ou un événement prévisible, et avoir des sources internes et/ou externes. Le plus souvent, les obstacles sont hors du contrôle de l'équipe ou du service. 

Citons comme exemple les défaillances technologiques, l'impossibilité d'obtenir un accord de licence d'un tiers, les problèmes de livraison de produits, la réduction du financement d'un projet ou le rejet de la direction empruntée par un projet. 

Tant que vous n'avez pas passé cette étape en corrigeant le problème, en éliminant ou en contournant l'obstacle, les tâches bloquées ne peuvent pas avancer. Le défi ? Vous devez quoi qu'il en soit mener à bien ces tâches.

Les freins au projet ralentissent votre progression 

Un frein, en revanche, est un élément qui vous ralentit ou vous fait trébucher. Il peut s'agir de la multiplication des interruptions ou des tâches en cours, d'informations qui font défaut ou d'un manque de communication et de briefings complets.  

Par exemple, si un employé est au maximum de ses capacités, ses tâches s'accumuleront dans une file d'attente. Mais tous ces problèmes peuvent être résolus à l'aide d'un super gestionnaire de tâches ou en faisant preuve de patience (si vous avez le temps d'attendre). 

Les freins peuvent vous ralentir, vous et votre équipe, mais tant que les tâches ne sont pas hautement prioritaires, qu'elles ne sont pas soumises à une date limite stricte ou qu'elles ne sont pas fondamentales pour le projet, ils ne représentent pas une menace grave. 

Cependant, s'il s'agit de tâches fondamentales, les freins peuvent se transformer en obstacles au projet. Par exemple, si un employé a trop de tâches hautement prioritaires à réaliser ou s'il ne peut pas commencer à travailler sur un projet parce qu'il manque des informations dans le briefing, il est face à un obstacle. 

Identifier les obstacles d'un projet et ses freins

La première étape pour éliminer et éviter les obstacles et freins à un projet consiste à les nommer. Il est fort probable que vous vous heurtiez sans cesse aux mêmes obstacles et freins. Commencez donc par les identifier, les nommer et les surveiller. 

Jetez un œil au flux de travail, au calendrier et à la liste de tâches de votre projet, ainsi qu'à ceux de toutes les personnes qui travaillent sur le projet. Contrôlez auprès des membres de votre équipe les tâches en cours dans leur file d'attente. Les outils de visualisation des données tels que Trello aident la gestion de projet en permettant de voir facilement quelles tâches sont retardées et bloquées. 

Signalez, nommez, suivez et priorisez les obstacles et les freins d'un projet.

Obstacles d'un projet et freins : comment prioriser ?

Pour suivre l'avancement d'un projet, dressez la liste des obstacles et des freins, puis commencez à les prioriser en vous posant ces questions : 

    • Durée : de combien de temps l'obstacle a-t-il retardé votre progression ?
      • A-t-il mis un terme au projet ?  
    • Contrôle : quels obstacles et freins contrôlez-vous ? Lesquels ne contrôlez-vous pas ?
      • Quel contrôle aurez-vous sur l'avancement du projet si le problème se reproduit ?
  • Correction : existe-t-il une solution à l'obstacle ou au frein du projet ?
    • Si oui, sera-t-elle simple ou complexe ? De qui avons-nous besoin ?
  • Coût : quel est le coût de l'élimination de l'obstacle ? Quel est le coût du retard ? Quels sont les coûts imprévus de cet obstacle au-delà de l'aspect financier ?

Priorisez les obstacles et freins potentiels et actuels en fonction de vos réponses. À partir de là, déterminez les obstacles et freins à éliminer, éviter, gérer ou ignorer pour faire avancer votre projet. 

Éliminer

X obstacles

Éviter

X obstacles

Gérer

X freins

Ignorer

X freins

Comprendre les problèmes en gestion de projet : les 5 « W »

Vous savez donc qu'un obstacle ou un autre élément ralentit votre progression. Vous l'avez nommé, suivi et priorisé en fonction de la difficulté que représente ce défi ou du coût de sa résolution. 

Mais savez-vous pourquoi il revient sans cesse ? 

Oui, de nombreux obstacles sont hors de votre contrôle, mais pour chaque problème hors de votre contrôle, il peut y avoir une solution sous votre contrôle. De même, les freins sont le plus souvent sous votre contrôle, pour autant que vous trouviez leur cause profonde (et pourquoi ils reviennent).

La technique des 5 « W » (de l'anglais « Why ») est en théorie assez simple, mais elle se complique en pratique. Répondez cinq fois à la question « pourquoi » en rapport avec le problème de gestion de projet auquel vous êtes confronté. Voici un exemple :

Le défi : les parties prenantes arrêtent le projet juste avant son lancement. 

  • Pourquoi ? Car une nouvelle partie prenante est ajoutée à la dernière minute et n'aime pas la direction que nous empruntons.
  • Pourquoi ? Car elle n'aime pas ou ne comprend pas l'objectif du projet.
  • Pourquoi ? Car elle n'était pas présente aux réunions de lancement ou aux réunions de feedback qui ont suivi. 
  • Pourquoi ? Car son service a ses propres objectifs et projets en cours. 
  • Pourquoi ? Car nos équipes et nos objectifs ne sont pas alignés. 

Ce n'est qu'un exemple, mais vous pouvez voir que derrière chaque obstacle hors de votre contrôle se cache un problème plus général ainsi qu'une solution potentielle pour votre gestion de projet. L'alignement des objectifs est sous votre contrôle. Voir un projet entier mis en attente par un cadre dirigeant ne l'est pas forcément.

Découvrons d'autres exemples d'obstacles et de freins d'un projet, ainsi que des méthodes pour les éliminer. 

Liste des obstacles d'un projet, et solutions pour les éliminer

1. Obstacles humains

Les obstacles peuvent être de toutes formes et de toutes tailles. Ils peuvent également inclure des personnes, comme vous l'avez vu dans l'exemple ci-dessus. 

Les personnes souhaiteront peut-être protéger leurs idées, projets, équipes, services ou même leur plan de carrière (ou leur territoire) et bloqueront votre progression, consciemment ou non. Il se peut aussi qu'elles veuillent maintenir le statu quo ou limiter la quantité de travail et de ressources supplémentaires que votre projet leur demande, à elles et à leur équipe. Certaines personnes sont réfractaires au changement. À l'opposé, elles peuvent s'impliquer pour des raisons de statut, mais n'oublions pas que quand il y a trop de cuisiniers, la soupe est trop salée. 

Réfléchissez à ce qui est dans l'intérêt des personnes, du projet ou de l'objectif. Déterminez les personnes absolument nécessaires pour mener à bien et approuver un projet et partez de là.

2. Boucles de dépendances et de feedback

Les projets qui dépendent de nombreuses personnes, d'autres équipes, services, organisations et tiers peuvent faire face à des obstacles supplémentaires (ou différents) par rapport à une équipe Agile plus petite. Réfléchissez aux tâches qui nécessitent des boucles de feedback plus longues avec plus de parties prenantes. Si nécessaire, consacrez plus de temps à la revue. 

De plus, quelles sont les tâches qui dépendent de l'exécution d'autres tâches avant de pouvoir être réalisées ? Quelles sont celles qui sont indépendantes des autres étapes ?

Lorsque vous établissez les priorités et la chronologie d'un livrable pour un projet, utilisez un outil de modélisation de projet pour déterminer la meilleure façon de procéder. La méthode du chemin critique (CPM) vous permet de créer un plan de projet étape par étape en fonction des dépendances. 

3. Gestion des tâches

La plupart du temps, les problèmes de gestion des tâches sont des freins qui ralentissent votre progression, mais ne vous bloquent pas totalement. Comme expliqué précédemment, ce n'est le cas que si ces tâches ne sont pas hautement prioritaires, fondamentales ou dépendantes.

Les problèmes de gestion des tâches peuvent survenir si un membre de l'équipe ou toute l'équipe a trop de tâches en cours, se livre trop fréquemment au multitâche, ou encore change de tâches ou de priorités trop souvent. 

Dans ce cas, la solution consiste à se concentrer sur le déblocage de la charge de travail, plutôt que de créer du travail supplémentaire. Les membres individuels de l'équipe devront peut-être reconnaître leurs propres obstacles, tels que le changement de tâches, ou être tenus responsables par quelqu'un. Les outils de gestion des tâches sont essentiels pour aider les membres de l'équipe (ainsi que les projets) à rester sur la bonne voie, concentrés et dans les délais. 

4. Gestion du temps

Tout comme les freins à la gestion des tâches, les problèmes de gestion du temps des projets peuvent se transformer en obstacles à grande échelle. Parmi les exemples classiques de problèmes de gestion du temps, citons la multiplication des réunions et des distractions, ou encore l'incapacité à se concentrer en raison du burn-out et de l'effervescence ambiante. Le fait de ne pas laisser assez de temps pour les revues ou les boucles de feedback et les tests constitue un autre frein ou obstacle potentiel. 

S'il est détecté suffisamment tôt, ce problème de gestion de projet peut être évité en ajustant les calendriers, en externalisant les tâches ou en supprimant les livrables inutiles.

5. Problèmes de communication

Une mauvaise communication peut être un frein ou un obstacle qui revient sans cesse dans votre équipe. Le manque d'informations pour lancer un projet ou une tâche, ainsi que le manque de clarté quant aux exigences, sont des obstacles classiques à la communication. 

Résolvez les problèmes de communication au sein de votre équipe afin de fluidifier le processus créatif, ainsi que les tâches en cours. Si elle n'est pas maîtrisée, une communication inefficace peut entraîner des problèmes entre les membres de l'équipe et les services, et engendrer de l'inefficacité, du mécontentement, du stress négatif et un désengagement. Faites régulièrement des check-ins avec les membres de votre équipe, soyez à l'affût des problèmes de communication naissants et éliminez-les rapidement.

6. Problèmes techniques

Enfin, et surtout, les obstacles techniques. S'il peut s'agir de simples freins qui ralentissent un projet, beaucoup d'entre eux sont dus à des circonstances imprévues et peuvent être complexes et coûteux à résoudre. 

Citons comme exemple la surcharge des serveurs, les problèmes d'environnement technique, la dette technique, les pannes ou dysfonctionnements du système, les interruptions technologiques, ainsi que les outils inconnus ou les nouvelles technologies. Il est préférable de planifier en amont les éventuels problèmes techniques liés à votre projet. 

Revenez sur les problèmes récurrents, dressez une liste des problèmes techniques qui pourraient survenir, priorisez-les et trouvez des solutions en amont. Ainsi, en cas de difficulté, vous pourrez plus facilement éliminer, éviter, gérer ou ignorer l'obstacle ou le frein. 

Aller au-delà des obstacles d'un projet 

Pour conclure, pour tous les obstacles et freins d'un projet dont nous venons de parler, utilisez la technique des 5 « W » et trouvez la cause profonde du problème afin d'identifier la solution. Cela pourrait être la clé pour débloquer les projets actuels et à venir.  


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