Avez-vous regardé les derniers outils de productivité de votre app store, récemment ? Il n'y a assurément pas de pénurie d'applications de listes to-do et de gestionnaires de tâches, chacun d'entre eux vous promettant une manière plus simple d'organiser tout ce que vous voulez réaliser.
Il y a beaucoup de très bons outils pour vous aider à être productif. Cependant, une grande partie d'entre eux ne se concentre que sur les tâches ou sur une méthode de travail individuelle. Ils permettent d'ajouter facilement des éléments comme “Appeler Jean au sujet de la réunion” ou “Acheter des croissants à la boulangerie.” Ces outils nous permettent de rapidement créer, modifier ou ajourner des tâches de la manière qui nous arrange. Mais bien que ces outils offrent plein de fonctionnalités utiles, ils sont inefficaces pour traiter le vrai problème auquel tout le monde fait face en essayant d'être plus productif: réussir à avoir une vue d'ensemble.
Distinguer les tâches et les projets
Quelles que soient les fonctionnalités et les différentes manières d'afficher les tâches, beaucoup d'utilisateurs restent frustrés par leurs listes to-do et les outils qu'ils utilisent pour les gérer. En conséquence, ils ont tendance à répéter éternellement le cycle “d’essayer un nouvel outil qui vient de sortir”.
En tant que coach en productivité, je constate que le scénario suivant se produit beaucoup trop souvent :
- Les gens deviennent frustrés par leur application de gestion des tâches.
- Ils consultent leur app store pour voir ce qu'il y a de nouveau ou de populaire.
- Ils téléchargent un nouvel outil (voire plusieurs à la fois).
- Ils prennent plusieurs heures à importer toutes leurs listes to-do, à ajuster les paramètres du nouvel outil et à s'habituer à ses fonctionnalités et son interface.
- Ils ressentent une sorte de soulagement et ont l'espoir que cette fois, ce sera différent : cette nouvelle application va faire d'eux les bêtes de productivité qu'ils auraient toujours dû être.
Les tâche à accomplir individuellement sont des activités relativement courtes qui peuvent être faites en moins d'une heure. Elles deviennent un problème parce que les gens ne veulent pas vraiment finaliser leurs tâches. En réalité, ce que nous souhaitons accomplir, ce sont des projets. Ce sont les projets qui vont avoir une réelle influence sur nos vies professionnelles et personnelles.
Garder à l’esprit la vision complète du projet
Parfois, c'est vrai, certaines applications de gestion de tâches et de listes to-do vous permettent d'ajouter des projets. Mais dans la plupart des cas, elles sont gérées dans une catégorie ou un dossier différent. Vous ne pouvez donc pas voir vos tâches et vos projets en même temps.
Quand vos projets et vos objectifs principaux ne sont pas affichés sur le même écran que vos tâches, vous avez tendance à perdre de vue votre ligne directrice. C'est la raison pour laquelle vous pouvez parfois réaliser une longue liste de tâches dans une journée sans pour autant vous être approché de la réalisation de vos objectifs.
C'est pourquoi il est crucial de pouvoir consulter ses projets et vos listes to-do en même temps. La vue d'ensemble vous permet de vous assurer que la manière dont vous utilisez votre temps (les petites les tâches) va dans la direction de ce que vous cherchez à obtenir (les grands projets).
Alors, comment pouvez-vous être sûr que vos projets et vos tâches sont en phase ?
Tout d'abord, faites une liste de tous vos projets importants. Vous n'avez pas besoin d'entrer dans les détails, donnez-leur simplement un titre de deux à quatre mots.
Ensuite, regardez ce que contient votre liste to-do individuelle au moment présent et examinez attentivement chaque tâche.
Maintenant, posez vous cette question : “Combien de ces tâches sont directement liées à l'un de mes projets ?” Si votre réponse est “moins de la moitié,” alors vous pourriez avoir à renégocier votre liste to-do. Vous pourriez bien réaliser qu'il y a une divergence significative entre ce que vous voulez et ce que vous êtes réellement en train de faire.
Tout voir sur un seul écran
Trello est un excellent outil pour gérer à la fois les projets et les tâches. Puisque vous pouvez créer et nommer vos listes comme bon vous semble, Trello ne vous limite pas à ce que vous pouvez voir à un moment donné.
Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir un tableau que j'ai créé pour me permettre de voir toutes les informations dont j'ai besoin afin de prendre les meilleures décisions possibles.
Ce tableau particulier est composé de seulement trois listes : les notes, les projets et les tâches. Je les ai placées dans cet ordre pour une raison spécifique. De gauche à droite, je veux voir un workflow qui reproduit la manière naturelle de réfléchir ou d'avoir des idées jusqu'à la réalisation complète d'un projet.
Voici comment se déroule le workflow dans ce tableau :
Tout d'abord, une nouvelle idée ou une pensée surgit dans ma tête (c'est comme de la magie !). Je peux ensuite la placer dans une nouvelle carte dans la listes des notes. Ça peut être une note très brève, ou bien je peux ajouter beaucoup d'informations au dos de la carte.
Puis je passe en revue régulièrement toutes les notes que j'ai créées et je détermine celles dont je vais effectivement m'occuper. Souvenez-vous que toutes les idées ne sont pas bonnes ou ne valent pas le coup d'être développées. Seules celles qui sont intéressantes passent à la liste des projets. Bien sûr, cette liste contiendra à la fois les projets que j'ai créé moi-même et ceux qui m'ont été affectés.
Enfin, la dernière étape consiste à déterminer quelles actions individuelles je vais devoir faire pour compléter ce projet. Une fois que j'ai identifié quelle est la toute prochaine action à effectuer, ça devient de manière naturelle ma to-do dans la liste des tâches. Je peux ensuite m'attaquer à cette liste, en sachant que la plupart de ces tâches sont directement liées à mes projets.
Garder le bon équilibre dans vos listes to-do
Bien sûr, la totalité de votre liste to-do ne sera pas liée à des projets. Vous avez certaines choses à faire cette semaine qui ne sont pas liées à un objectif principal, comme par exemple payer une facture, appeler un client ou lire un article. Mais la majorité de votre liste to-do doit être liée à des projets, sans quoi ne soyez pas surpris s'ils prennent une éternité à être réalisés. Ou pire encore, ils ne seront peut-être jamais terminés.
Donc peu importe quel outil vous utilisez pour gérer vos tâches, assurez-vous de toujours avoir une bonne vision de vos projets. Ça vous apportera la garantie que ce que vous faites est toujours en accord avec vos objectifs principaux. Et, à elle seule, cette simple vue augmentera grandement vos chances de réussir vos projets les plus importants.
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