Manager une équipe à distance a sans aucun doute son lot de défis : vous pouvez être amené à diriger des personnes de pays, fuseaux horaires, cultures et origines différents. En plus de cela, impossible de vous rendre physiquement à leur bureau pour savoir où ils en sont. On peut donc être amené à trop en faire, inconsciemment. Cela permet de compenser notre anxiété lié au manque de contrôle de ce type de situation.
Le besoin d'accompagner l'avancement du travail et les pièges et difficultés de la communication à distance entraînent souvent le manager dans l'un des risques du management à distance: le micromanagement. Vous n'aviez jusque là peut-être pas les traits d'un/e «control freak» , mais, lorsqu'il n'y a pas de communication interne à distance efficace, on en arrive facilement à une surabondance de «vérifications», sans même s'en rendre compte.
En tant que manager, il vous incombe de créer une bonne relation de travail avec tout le monde et de maintenir un climat sain au cœur de votre équipe. Mais si vous tombez dans les pièges du management à distance, vous obtiendrez l'inverse : des coéquipiers mécontents et un environnement de travail toxique.
Voici quelques stratégies pour de bonnes pratiques de management à distance.
Laissez la porte ouverte
Si vos collaborateurs hésitent à poser des questions ou à demander de l'aide, les problèmes ne seront probablement jamais résolus. Au moment où vous avez connaissance d'un problème, il se peut que l'effet boule de neige ait déjà sévi, et c'est la crise. Pour éviter d'en arriver là, vous allez vous dire: "Je dois mieux micro manager mon équipe afin de donner plus de cadre, ils ne sont pas capables de prendre des décisions importantes par eux-mêmes".
Lorsque des personnes de votre équipe ne vous posent pas de questions ou ne partagent pas leurs problèmes, c'est mauvais signe. Considérez qu'un drapeau rouge s'est levé pour votre relation manager-employé. Cela peut démontrer que vous n'êtes pas aussi accessible que vous le souhaiteriez. Cela pourrait être dû aux différences de fuseau horaire, aux différences culturelles ou à des problèmes personnels. Mais quelle qu'en soit la raison, la solution n'est pas de vous impliquer davantage dans le projet ou de demander des comptes-rendus d'avancement constamment.
Au lieu de cela, concentrez-vous sur la création d'un environnement qui favorise des niveaux élevés de confiance, de collaboration et de transparence. Voici comment faire :
- Ne laissez pas les messages sans réponse : assurez-vous que les notifications sont activées ou communiquez votre emploi du temps et votre disponibilité.
- Demandez régulièrement des feedbacks : organisez des réunions de feedback individuelles ou distribuez des sondages anonymes à l'aide de Typeform.
- Mettez à l'aise vos collègues : ayez un canal de discussion séparé pour les conversations informelles. Demandez-leur comment s'est passé leur week-end et s'ils ont vu de bons films / sont allés voir des concerts sympas, etc.
- Apprenez-en plus sur leur culture et montrez-vous concerné/e lorsqu'ils s'ouvrent sur leur point de vue, aussi différent soit-il.
- Identifiez la personnalité de chacun de vos coéquipiers et ajustez votre approche en conséquence. Vous pouvez par exemple leur demander s'ils veulent bien partager leur score MBTI.
- Prenez soin de diffuser et de regarder les messages, les e-mails et même l'étiquette Slack pour éviter les mauvaises communications sur le lieu de travail.
- Utilisez un outil de planification pour organiser des réunions efficaces, et si vous devez les reporter, assurez-vous de prévenir à l'avance.
- Soyez cohérent/e lorsqu'il s'agit de gérer les attentes des autres. Dites ce que vous allez faire et faites ce que vous dites.
- N'oubliez pas de célébrer avec vos collaborateurs vos conquêtes, que ce soit la fermeture d'un nouveau contrat, la finalisation d'un projet ou l'atteinte de vos objectifs.
- Encouragez régulièrement vos collaborateurs : envoyez-leur des GIF amusants, remerciez-les lors des réunions, postez les photos des "employés du mois" sur les chaînes de votre équipe, etc.
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N'écoutez pas votre côté méthodique obsessionnel
Il est indispensable de mettre en place des méthodes et des process pour que toute l'équipe travaille efficacement, en particulier une équipe en télétravail de l'extrême où la communication est asynchrone.
Mais trop se concentrer sur la pure gestion des processus peut conduire les managers à ne pas voir si telle ou telle méthode fonctionne réellement pour leur équipe. Cela conduit souvent les managers à exiger plus de documentation, d'infos et de réunions. Mais pour mieux comprendre et améliorer les processus, il est souvent préférable d'inciter à plus de transparence et de partage des responsabilités.
Lorsque les employés ne sont pas invités à partager leurs opinions sur un protocole, ils seront très probablement frustrés, et ce, pour diverses raisons :
- Ils ont l'impression que leur liberté créatrice n'est pas prise en compte.
- Ils n'ont pas la possibilité de montrer leur capacité de proactivité.
- Ils ont la sensation que la direction ne leur fait pas confiance pour structurer leur propre travail.
- Les interventions constantes empêchent une concentration optimale.
- Trop de temps passé sur des tâches bureaucratiques, donc moins de temps consacré à un travail en profondeur.
Regardez cet article de Glassdoor :
"Pour faire avancer les choses, vous devez être... un maniaque des procédures."
Voici quelques façons de vaincre cette obsession :
- Communiquez le résultat attendu de manière claire : qualité, quantité, délai.
- Utilisez des outils de collaboration professionnels pour suivre les progrès de votre équipe et les étapes franchies sans leur demander constamment où ils en sont.
- Favorisez la démocratie et la collaboration. Si un membre de votre équipe pense avoir une bonne idée, donnez-lui la possibilité de la présenter et ayez une discussion constructive.
- Si le changement proposé est relativement mineur, faites confiance aux capacités de vos collaborateurs et donnez-lui l’autonomie pour le mettre en œuvre.
- Découvrez combien de temps les membres de votre équipe consacrent à des tâches annexes, et essayez de réduire ce temps autant que possible.
Sachez reconnaître vos points faibles
Imaginez le manque d'autonomie qu'un designer peut ressentir lorsque son chef lui dit constamment quelles couleurs utiliser, alors que ce dernier n'a aucune compétence en design. Ou comment un rédacteur pourrait se sentir si un manager annule sa correction grammaticale parce que "comme ça, ça sonne mieux". Ce type de comportement fait que tout le monde, ou presque, se sent étouffé et démotivé.
Pour les équipes qui travaillent en remote, cet effet peut être encore plus grave, surtout si la communication a eu lieu par écrit. Car, à l'écrit, il est difficile de mesurer la nuance du ton et de l'intention. Cela constitue un des risques du management à distance.
Voici un exemple d'un graphiste exprimant sa frustration d'être micro géré :
La première étape pour ne pas tomber dans ce piège du management à distance est d'identifier vos points faibles en termes de compétences et de domaines de connaissances. Sachant cela, il sera plus facile pour votre ego de prendre du recul.
Personne ne vous demande de donner tout le temps carte blanche à votre équipe sans condition. Vous devez toujours faire le pont entre les objectifs plus larges que votre équipe doit atteindre et les façons dont votre équipe travaille pour y arriver. Mais évitez d'être étouffant par une présence trop importante, en donnant des suggestions et des conseils non sollicités, ou en faisant des commentaires lorsqu'il est clair que vous n'avez pas l'expertise requise dans le domaine. Au lieu de cela, donnez aux membres de votre équipe la liberté d'accomplir leurs tâches par eux-même et aidez-les à éliminer les possibles entraves pour qu'ils puissent se concentrer sur leur travail.
Cela vous aidera à développer les points forts de votre équipe et à leur permettre de travailler efficacement. Si vous souhaitez toujours donner votre avis, essayez d'obtenir l'aide d'un pair ayant une expertise dans le domaine ou demandez à vos coéquipiers de suivre des programmes de formation.
Lâchez prise, mais progressivement
Si vous débutez dans le management à distance, vous pouvez expliquer à votre équipe qu’au début, vous allez avoir tendance à davantage vous impliquer au quotidien. Vous devez également être clair avec eux, et leur dire qu'avec le temps, vous allez progressivement lever le pied, une bonne pratique du management à distance.
Une partie du lâcher prise consiste à comprendre les styles de travail des membres de votre équipe, les fuseaux horaires pendant lesquels vous pouvez entrer en contact avec eux et leurs méthodes de communication préférées (chat, appel vidéo, Trello, etc). Voici quelques conseils supplémentaires :
- Créez des moyens de contrôle (par exemple, une liste de tâches, d'étapes ou de questions) pour chaque membre de votre équipe afin d'évaluer leur progression.
- Réhaussez régulièrement les niveaux de confiance des membres de l'équipe avec des rétrospectives agiles.
- Donnez aux membres de l'équipe l'autonomie nécessaire pour prendre leurs propres décisions.
- Créez de petits groupes au sein de l'équipe et nommez un responsable pour chaque. De cette façon, vous pouvez réduire la supervision directe petit à petit.
- Aidez-les à établir des méthodes et des routines de travail. Cela garantit plus de cohérence, de clarté et de cohésion.
- Adoptez un processus d'intégration clair qui définit les attentes en matière de communication à distance afin que chacun sache à quoi s'attendre, afin d'éviter les risques d'une mauvaise communication.
Rien n'est parfait
Le comportement perfectionniste conduit souvent à des fils de discussion, des révisions et des revérifications sans fin. Accumuler des tâches à cause du perfectionnisme rend le respect des dates butoirs difficile pour les membres de votre équipe.
La plupart des managers perfectionnistes détestent l'opposition.
Pas étonnant que Monica n'ait jamais géré une équipe à distance. :)
Voici quelques conseils pour surmonter le perfectionnisme :
- Si la qualité du travail répond à tous les critères nécessaires, ne demandez pas de révisions sans fin.
- Assurez-vous de donner à vos coéquipiers la liberté de faire des erreurs. La peur de «rater» peut étouffer l'innovation.
- Limitez le nombre de révisions et tenez-vous y.
- Avant de déléguer, imaginez ce qui pourrait arriver de pire si la tâche n'était pas accomplie à temps ou si elle n'atteignait pas le niveau attendu. Ensuite, adaptez votre implication en fonction de la gravité des possibles défaillances.
- Fixez-vous des objectifs réalistes, à la fois pour vos coéquipiers et pour vous-même.
- Vos feedbacks doivent être des lignes directrices et non une liste de contrôle. Au lieu de montrer à vos coéquipiers comment effectuer une tâche particulière, donnez-leur des conseils plus larges.
- Lorsqu'un membre de l'équipe fait un travail exceptionnel, félicitez-le publiquement et assurez-vous de spécifier exactement ce que vous avez tant aimé et pourquoi il a réussi afin qu'il puisse reproduire ces caractéristiques positives la prochaine fois.
Bonnes pratiques de management : Bonus !
Vous avez désormais cerné 5 bonnes pratiques du management à distance pour en éviter les principaux pièges. En complément, vous pouvez mettre en place les habitudes suivantes pour éviter de retomber dans le micromanagement :
- Mettez tout ce dont vous voulez discuter plus tard par écrit. Au lieu d'importuner votre équipe à chaque fois que vous avez une suggestion ou quelque chose à dire, prenez-en note pour votre prochain meeting 1:1.
- Prédéterminer les heures de réunion et de vérification du travail. Plutôt que de le faire au hasard, fixez un horaire, informez tout le monde et faites-en une routine.
- Lorsque vous déléguez une tâche, prévoyez le temps nécessaire à l'avance afin de vous assurer que la description de la mission soit suffisamment claire : quels sont les livrables, les délais et la profondeur de travail attendue.
Abattre les frontières
En tant que manager, c'est à vous d'élaborer votre propre style de leadership. Non seulement les habitudes de micro gestion nuisent à la productivité et au moral de votre équipe, mais elles peuvent également affecter votre entreprise dans son ensemble.
Les entreprises proposent du télétravail dans le but de développer une culture qui offre à leurs employés une plus grande liberté, favorise la créativité et l'innovation, et encourage la transparence et l'inclusion. La micro gestion dans le cadre d'une équipe managée à distance est en contradiction avec ces valeurs fondamentales qui rendent les environnements de travail en remote si attrayants. Faites confiance à votre équipe et découvrez jusqu'où le travail à distance peut vous mener en tant que manager !
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