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Optez pour un management de projet flexible et efficace avec les tableaux Trello!

Suivi de projets : distribuez les cartes!

Cela va de soi : tous les tableaux Trello ne se ressemblent pas.

Il y en a de toutes les formes et des toutes les tailles. Certains sont des flux de travail robustes pour un management de projets optimal, d'autres ne sont que des bases d'informations. Certains ont quelques cartes, d'autres sont plein à craquer. Il s’agit vraiment de ce qui fonctionne pour vous et de votre initiative particulière.

Mais vous pouvez rendre votre myriade de tableaux et de flux de travail encore plus puissante en connectant plusieurs tableaux entre eux afin de transformer Trello en un outil de conduite de projet à la fois extrêmement puissant et flexible. Voici comment faire.

Comment planifier vos tableaux Trello (oui, au pluriel)

Au début, il est courant d’avoir un tableau tout simple, dans son format classique, avec les listes "À faire", "En cours", "Terminé". C'est une façon simple de regrouper toutes ces petites tâches dans une application de gestion de projets unique où vous pouvez voir facilement le statut de chacune d'elles. Vous pouvez même diviser vos listes par tâches quotidiennes et objectifs à plus long terme. Cela pourrait ressembler à quelque chose comme ça:

Le grand classique des tableaux Trello

Mais que ce passe-t-il si l’une de ces cartes est en train de devenir un grand projet comportant de nombreuses petites étapes individuelles? Il est probablement temps de séparer cette tâche et de lui donner un tableau rien qu’à elle.

Poursuivons avec notre exemple. Supposons que le grand projet susmentionné soit votre rêve ultime d’écrire enfin un livre. (Lancez-vous! Sérieusement). Ce qui a commencé comme un objectif à long terme sur votre tableau de tâches à faire est devenu maintenant un plan étoffé qui contient ses propres pièces. Peut-être que votre tableau d'écriture de livre ressemble à quelque chose comme ceci:

Comment détailler un flux de travail et mieux gérer vos projets

Super ! Vous avez maintenant deux tableaux : votre tableau quotidien avec la liste "À faire" et le tableau de votre grand projet Écrire un livre. Vous pouvez relier votre tableau "Écrire un livre" à votre tableau principal de tâches pour une navigation rapide. Cela peut ressembler à quelque chose comme ceci:

Relier vos tableaux de management de projets

Bien que votre tableau Écrire un livre vous permette d'avoir une vue d'ensemble de la progression du projet, vous pouvez toujours ajouter les petites tâches que vous souhaitez accomplir immédiatement à votre tableau principal À faire. Par exemple, votre travail de la semaine pourrait être « Modifier le chapitre 2 ». Ce serait une petite tâche sur votre tableau de management de projets, mais les données spécifiques du projet y seraient associées. Cette façon d'utiliser Trello comme outil de suivi de projet permet de passer facilement au tableau de projet tout en décomposant les tâches hebdomadaires de votre vie quotidienne sur le tableau principal au jour le jour.

Utiliser Trello en profondeur pour le management de vos projets

Au fil du temps, et avec plus de collaborateurs, votre univers Trello se développera. Que ce soit pour le travail ou pour un usage personnel, vous finirez par créer un réseau de tableaux connectés. Ce qui peut ressembler à ça :

Une application de gestion de projet. Une infinité de possibilités

Comprendre comment tous vos tableaux sont reliés vous permet de contrôler vos tâches tout en tirant parti de la flexibilité que vous apporte Trello comme application de gestion de projet et de flux de travail. Vous trouverez ci-dessous quelques méthodes supplémentaires pour rendre vos différents outils de suivi de projets encore plus puissants :

1 ) Tableau d'archivage

Parfois, vous avez juste besoin d'un tableau sur lequel vous mettez plein de trucs. Ces «trucs» peuvent être des liens vers des documents, des instructions ou des documents d’explication. Ces tableaux Trello sont en quelque sorte des référentiels d’informations. Considérez les tableaux d'archivage comme des encyclopédies : ils constituent un moyen efficace de retrouver des documents ou des informations.

Un bon exemple de tableau d'archivage Trello est le tableau du Manuel de l'employé :

Archivez toutes les infos sur un seul et même tableau

Toutes les informations sur les cartes sont essentiellement des informations «À lire», ainsi que des liens et des pièces-jointes. Ces types de tableaux sont très faciles à créer pour ne pas perdre d'informations, en particulier si vous travaillez en équipe et que de nouvelles personnes ont besoin d'accéder aux informations.

Vous pouvez également copier d'autres cartes à partir d'autres tableaux une fois qu'elles sont terminées. Il est normal d'avoir des cartes actives un certain temps. Mais une fois qu'elles ont été traitées, vous aimeriez garder les informations qu'elles contiennent comme référence. C'est possible soit en copiant la carte sur un autre tableau, soit en la déplaçant.

En continuant avec le thème Écrire un Livre, vous pourriez avoir un tableau d'archivage qui servira de « phase de planification » avant que le projet ne commence réellement. Vous êtes peut-être en train d’y déposer des liens, des histoires inspirantes ou d’autres ressources dont vous voulez vous rappeler au moment de commencer votre livre.

2) Déplacer des cartes entre tableaux Trello

Il est facile de déplacer des cartes entre des tableaux Trello sans que cela ne perturbe votre travail. Voici tout ce que vous pouvez faire lorsque vous déplacez des cartes:

  • Couleurs des étiquettes. Lorsque vous déplacez une carte d'un tableau à un autre, elle conserve la couleur de son étiquette. Pour info : si le nouveau tableau a déjà une étiquette de la même couleur (avec un nom différent), vous obtiendrez deux étiquettes sur le nouveau tableau avec la même couleur, mais avec des noms différents. 
  • Les couvertures de cartes sont fixes. Vous garderez toutes les couvertures de cartes lors du déplacement d'une carte entre tableaux. Vous conservez également les couvertures lorsque vous copiez un tableau entier.
  • Avis concernant le retrait d'un membre. La plupart du temps, rien ne change. Lorsque vous déplacez une carte d'un tableau à un autre, tous les membres de la carte qui ne sont pas membres du tableau de destination sont supprimés. Un message apparaîtra dans l'encart "Activité de la carte" pour vous dire qui en a été retiré. Astuce pro : si vous souhaitez conserver des membres lors du déplacement de cartes, ajoutez-les au tableau de destination avant de déplacer la carte.
  • Vous pouvez également copier une carte au lieu de la déplacer. Si vous souhaitez que la même carte soit visible sur plusieurs tableaux, vous pouvez choisir de la copier au lieu de la déplacer. Dans ce cas, vous pouvez déplacer la carte vers la liste "Terminé" ou "Déplacé" sur le premier tableau, puis la copier dans le flux de travail du tableau suivant. Avec la copie, vous pouvez choisir de conserver ou d’éliminer les étiquettes, les pièces-jointes, les commentaires et les membres.

3) Automatisez pour gagner du temps

Si vous avez beaucoup de mouvements de cartes répétés d’un tableau à l’autre, il n’est pas nécessaire de réitérer ces étapes sans arrêt. Laissez les robots le faire à votre place !

En utilisant des outils d'automatisation tels que Butler ou Zapier, vous pouvez définir des actions de manière automatique telles que « Chaque fois qu'une carte est déplacée vers la liste « Terminé », la transférer automatiquement vers le tableau « Tableau de référence ». Cela permet de copier et de déplacer des cartes Trello entre plusieurs tableaux sans effort.

Automatisation des cartes

Pour les rappels automatiques ou les tâches récurrentes, vous pouvez également utiliser le Power-Up Répéteur de cartes Trello :

Répéteur de cartes vous permet de définir une carte récurrente qui se créera à un intervalle de votre choix. Par exemple, si vous faites toujours les mêmes choses tous les lundis matins pour commencer votre semaine de travail, vous pouvez configurer une carte pour qu'elle apparaisse dans votre liste des tâches "À faire" tous les lundis et débuter votre semaine avec la même checklist de tâches.

Archivage de la carte est destiné aux cartes qui traînent dans votre liste de tâches depuis des siècles, et dont vous savez délibérément que vous n'y toucherez pas de sitôt. Vous pouvez configurer une carte pour l’archiver et la faire réapparaître le lundi suivant (ou tout autre intervalle de temps), lorsque vous vous sentirez davantage motivé/e (on sait ce que c'est...).

Pour activer l'un de ces services d'automatisation, cliquez sur «Menu» sur le côté droit de votre tableau Trello, puis sur «Power-Ups» et effectuez une recherche dans le répertoire Power-Ups.

Autres astuces pour un management de projet optimal sur Trello

Les cartes ne sont pas la seule chose que vous pouvez déplacer entre les tableaux. Consultez les articles suivants pour obtenir des instructions plus détaillées et aider Trello à s’adapter à votre flux de travail :

Lorsque vos tableaux Trello commencent à fleurir aussi bien pour votre organisation personnelle que pour faire de la conduite de projet à titre professionnel, il peut être nécessaire d'optimiser votre organisation pour gagner du temps. Connectez les tableaux Trello dans une logique qui vous convienne, afin de les organiser de façon harmonieuse .

Comment sont organisés vos multiples tableaux? Parlez-nous de vos flux de travail sur Twitter @trello. Faites-nous part de vos commentaires! Retrouvez-nous sur Twitter (@trello) ou écrivez à support@trello.com.

À lire également : Comment nos équipes internes utilisent Trello pour leur gestion de projet

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