3 façons d'aborder le management par objectifs (et rendre l’atteinte des objectifs ludique!)

how to set goals as a team with trello

Quand un triathlon commence par l'épreuve de natation, tous les athlètes se précipitent en même temps dans l'eau, soulevant du sable et des sédiments jusqu'à ce que l'océan devienne trouble et marroni. Plonger dans les abysses du management d'équipe par objectifs procure souvent la même sensation: précipitation et nébulosité.

A triathalon swim used as a metaphor for messy team goal setting processes.

Cette approche de Nike, sans doute très adaptée pour le sport, n’est peut-être pas la meilleure solution en ce qui concerne le management d´équipe par objectifs. Source

Pour certains membres d´équipes, établir des objectifs à atteindre prend même une tournure de film d´horreur semblable à celle de Bird Box. Regarder vers l’avenir avec un point final fixe est effrayant (et peut même paraître impossible), alors ils se traînent d’un rivage à l’autre, cherchant la terre ferme qui marquera la fin de leur angoisse.

Netflix film Bird Box is like team goal setting when your team can't see the end goal.

Travailler par objectifs ne devrait ressembler ni à l’un ni à l’autre de ces deux scénarios. Etablir des objectifs clairs a pour but essentiel de débroussailler le chemin et d’identifier les indicateurs de succès qui construisent le but et planifient les tâches les plus importantes. Ils doivent servir à motiver et à concentrer les efforts de l’équipe afin que les distractions soient réduites au minimum et que chacun puisse contribuer de son mieux.

Peut-on éviter les exercices de définition d'objectifs pénibles et inutiles et en finir avec des exigences de suivi qui nous font perdre notre temps? Nous pensons que oui, et que cela commence par trois faits fondamentaux sur la manière dont une équipe définit ses objectifs à atteindre ensemble:

  1. En faire un processus collaboratif.

  2. Rendre cet objectif facile à mettre à jour.

  3. Se l´approprier.

Nous ne pensons pas qu’il existe une règle universelle pour définir et atteindre ses objectifs (c’est pour cela que nous en avons 3!). Cependant, ces trois règles sont essentielles pour construire un effort d'équipe où tout le monde est impliqué dans les résultats et tire parti de la valeur et de la motivation de tous pour suivre les progrès accomplis dans la poursuite d'objectifs communs.

Nous avons également créé un flux de travail Trello que vous pouvez copier et personnaliser pour intégrer facilement ces principes à votre prochaine réunion de définition d'objectifs. Explorons donc comment faire ses vos premiers pas dans le management par objectifs, de manière à ce que ces derniers soient clairs et traçables et aident votre équipe à se sentir productive et satisfaite au quotidien. 🎉

Mettons les choses au clair: quels objectifs pour votre équipe

Le management par objectifs peut être mal vu car l'activité est souvent perçue comme “venant d’en haut”, et imposée aux “personnes qui travaillent en bas de la chaîne”. Définir et accompagner des objectifs semble être une activité qui n’existe que pour prouver à ses supérieurs que le travail est bien accompli. Mais en réalité, c’est bien plus que cela!

D’abord, voici quelques facteurs de motivation afin que tout le monde puisse entrer dans l'esprit du management par objectifs:

  • Un objectif est le résultat final, mais là oú réside la véritable valeur du travail d’équipe, est dans le suivi de la progression vers cet objectif à atteindre. Le suivi des progrès graduels et des réalisations à chaque étape du travail sur un projet maintient la motivation et l’élan - surtout lorsque l’objectif final est dans des mois! Atteindre des objectifs plus petits active le centre de récompense du cerveau et libère de la dopamine. Lorsque cela devient une expérience collective grâce à un processus de suivi partagé, l’ensemble de l’équipe tire avantage des progrès accomplis.

  • Les objectifs qui sont partagés entre l’équipe et l’ensemble de l’entreprise sont la preuve de ce sur quoi l’équipe est actuellement entrain de travailler. Les priorités restent claires et, de façon encore plus avantageuse, cela peut être utile pour dire “non” à ces demandes inopinées qui apparaissent constamment d’on ne sait où...

  • Le management par objectifs est une activité qui donne la sensation de réellement faire partie d´une équipe lorsqu'il y a un suivi régulier. Selon une étude menée conjointement par The Energy Project et Harvard Business Review, 48% de ceux qui ont pu prioriser efficacement leur travail ont déclaré être plus impliqués et 89% plus susceptibles de rester avec leur équipe actuelle.

Un tableau de bord pour regrouper les objectifs à atteindre

Il est maintenant temps de créer un espace où les objectifs peuvent être définis et intégrés dans un outil de suivi simple et transparent. Copiez cet exemple de tableau Centrale de configuration d'objectif d'équipe pour commencer et personnalisez les éléments suivants pour répondre aux besoins propres à votre équipe:

management par objectifs

Créez d’abord une liste «Premiers pas» ou «Ressources» pour regrouper tous les documents nécessaires au management par objectifs : planification d’objectifs, notes de brainstorming, astuces, présentations ou toute référence que vous utilisez fréquemment. Les horaires de réunion et les réponses aux questions courantes sont d'excellents éléments à garder ici pour que votre équipe reste constamment informée.

Ensuite, vous voudrez sûrement rentrer dans le vif du sujet.  Chaque titre de liste est l'objectif lui-même, ce qui engendre deux avantages:

  1. L’objectif reste concis de manière à ce que l’équipe puisse facilement y jeter un oeil et s'en servir de de repère pour les futures décisions.

  2. Il est plus facile d'aller au-delà du résultat final et de se concentrer sur le processus, qui est représenté par les cartes. Les définissent chaque projet ou étape à accomplir pour atteindre l'objectif.

objectifs a atteindre

Chaque carte doit résumer un projet spécifique ou une étape limitée dans le temps sur lesquels l'équipe travaille pour atteindre l'objectif. Fixez une date d'échéance à laquelle chaque projet devra être terminé. Les membres de votre équipe qui travaillent sur le projet peuvent joindre d'autres tableaux ou cartes Trello, ainsi que des documents stratégiques ou des présentations pouvant donner aux cadres ou aux haut dirigeants les informations dont ils ont besoin.

Une carte est également présente sur chaque liste d’objectifs afin d’indiquer toutes les personnes et équipes impliquées dans l’atteinte de l’objectif. Cela fonctionne comme un rappel visuel du travail d’équipe nécessaire pour mener à bien sa réalisation.

le management par objectifs

Enfin, les projets terminés et les objectifs clôturés peuvent être placés dans des listes «Terminé» organisées par trimestre ou suivant une autre période de temps, de façon à ce que vous gardiez un historique visible de toutes les réalisations de votre équipe ! Si le tableau est saturé, vous pouvez toujours archiver les listes. Elles ne sont jamais supprimées de façon permanente, vous pouvez donc les replacer dans le tableau, si besoin.

 

Accompagnez les objectifs à suivre, et votre équipe en sortira triomphante

Une fois que vous avez la structure du tableau Trello qui convient à votre équipe, définissez la façon dont vous allez utiliser le tableau afin que l’équipe reste impliquée dans sa mise à jour et puisse s'y référer régulièrement.

Il est possible de faire des mises à jour hebdomadaires sur chaque carte de projet/tâche grâce à la section des commentaires. Une astuce est d’utiliser les listes de puces pour organiser facilement les éléments.

management par objectifs

Pour que le processus de mise à jour ne devienne pas une corvée, il est nécessaire que tous les membres impliqués dans l’atteinte de l’objectif se chargent de la mise à jour de la carte à tour de rôle, de manière hebdomadaire ou mensuelle: le suivi doit être un effort d'équipe! La personne effectuant les mises à jour peut simplement @mentionner la personne suivante sur la carte pour qu’elle sache que c’est son tour.

Une autre difficulté est de s’assurer que tous les membres de l’équipe lisent les mises à jour et que tout le monde soit au fait du travail accompli. Un moyen rapide de visualiser l’avancement global en un coup d’œil ? Mettez une étiquette sur chaque carte de projet afin d’indiquer sa progression.

management par objectif

Vous pouvez inclure des étiquettes telles que:

  • Terminé !: Ajoutez cette étiquette  aux initiatives que vous terminez au cours du trimestre.

  • Planifié: Cela indique que le projet commence tout juste.

  • À venir: Cela peut indiquer que le projet n'a pas encore démarré.

  • En cours: Cela permettra à votre équipe de savoir que vous y travaillez !

  • Maîtrisé: votre équipe est sur la bonne voie pour atteindre cet objectif.

  • Risque élevé: si vous pensez ne pas pouvoir atteindre cet objectif, ajoutez cette étiquette pour être transparent et vous obtiendrez de l'aide !

  • Échec (pour l'instant): Ce n´est pas grave de ne pas atteindre un objectif de temps en temps. L’indiquer permet que votre équipe puisse consulter la carte ultérieurement et réessayer.

Chaque membre de l'équipe peut décider comment et où recevoir les mises à jour. Cela peut être par le biais de notifications mail ou en regardant le tableau pour obtenir des notifications in-app sur le Web ou sur un mobile.

Trello propose également des Power-Ups qui s'intègrent à d'autres applications au sein desquelles votre équipe communique le plus. Par exemple, l'équipe Trello transfère les mises à jour hebdomadaires dans les chaînes d'équipe Slack à l'aide du Power-Up Slack.

Et voilà ! Le reste, c'est vous et votre équipe ! Vous pouvez déplacer des listes, désigner des cartes pour de plus petites composantes de projets ou les répartir par type de travail. Tant que votre équipe travaille sur les objectifs ensemble, en maintenant les progrès transparents et à jour, et en ayant l’impression que le processus les aide à être plus productifs, le management par objectifs vous permettra d’atteindre des résultats excellents.

Pour obtenir une copie de ce tableau de bord du management par objectifs et d’autres tableaux qui vont aider votre équipe à être mieux organisée et à travailler plus efficacement en collaboration, consultez notre nouvelle (et gratuite) boîte à outils Trello :

Obtenez la boîte à outils

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