Qu’est-ce qui fait de la Matrice d’Eisenhower, simple en apparence, un outil d’analyse puissant pour gérer vos tâches au quotidien ?
Votre emploi du temps est toujours surchargé. En plus de vos projets en cours, vous croulez sous une multitude de petites tâches annexes qui détournent votre attention en permanence. Sans parler des dizaines de mails à traiter, de votre collègue qui vous demande désespérément de l’aide pour débloquer une situation sur un autre projet dont l’échéance était hier, et de la pile de vêtements sales qui attendent d’être lavés à la maison. Tellement de tâches prioritaires bourdonnent autour de vous qu’il en devient difficile de savoir par où commencer. Vous avez la boule au ventre, tandis que l’anxiété vous gagne et vous paralyse.
Mais tout n’est pas perdu ! Il existe depuis longtemps des solutions pour faciliter vos prises de décision et aider à la priorisation des tâches. D’ailleurs, la Matrice d’Eisenhower, l’un des plus puissants frameworks d’aide à la prise de décision, a déjà plus de 50 ans, puisqu’il nous vient d’un grand maître en productivité, un homme fort occupé, le 34e Président des États-Unis Dwight Eisenhower.
La Matrice d’Eisenhower
La Matrice d’Eisenhower est un outil simple qui permet de prioriser les tâches de manière à ce que les plus importantes ne soient pas délaissées au profit des tâches les plus urgentes ou qui surviennent en dernière minute. Les tâches sont divisées en 4 blocs, suivant 2 axes: l’un détermine l’importance d’une activité, l’autre son urgence. Ces 4 blocs sont numérotés de 1 à 4 en fonction de leur priorité.
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Les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes ont un niveau de priorité 1, et doivent retenir toute votre attention. À l’autre bout de la Matrice d’Eisenhower, les activités qui ne sont ni importantes ni urgentes doivent être laissées de côté. Au milieu se trouvent les tâches qui peuvent être soit planifiées dans un futur proche, soit déléguées.
La Matrice d’Eisenhower est donc un framework simple en apparence, qui vous aide à sortir de cette léthargie qui vous envahit à chaque fois que vous ne savez même plus “par oú commencer”. En répartissant les tâches dans votre matrice, vous savez immédiatement ce qui demande toute votre attention immédiatement.
Pourquoi est-ce si difficile de prendre des décisions?
Des recherches ont démontré que le processus de prise de décision est intimement lié à l’émotion. Lorsque vous développez des pensées complexes, le cortex orbitofrontal, qui est associé à votre pensée rationnelle et qui joue un rôle dans la prise de décision, travaille conjointement avec l’amygdale cérébrale, impliqué dans les émotions.
Cela signifie que le processus de prise de décision est lié à votre humeur. L’anxiété, le stress, la dépression sont souvent considérés comme des sentiments qui créent un état d’immobilité, de paralysie, de blocage, vous rendant incapable de prendre des décisions.
D’où l’intérêt d’utiliser un outil comme la Matrice d’Eisenhower pour vous aider à prioriser les tâches et les décisions qui vous incombent, afin d’améliorer votre état émotionnel.
Rendez-la accessible
La Matrice d’Eisenhower peut facilement être convertie en tableau Trello. Créez une liste pour chacun des quadrants, ainsi que pour les tâches dans la “file d’attente” - en attente d’être triées. Cela va ressembler à quelque chose comme ça:
Un simple coup d’oeil à votre tableau vous permet d’avoir un bon aperçu de l’ensemble de vos tâches. Votre liste Non-important/Urgent est pleine de cartes ? Commencez à abattre les petites tâches de cette liste afin de désengorger votre tableau.
Ne placez que ce qui est vraiment essentiel dans la liste Important/Urgent. Ce sont les tâches qui ne peuvent pas être déléguées ni repoussées, et pour lesquelles toute votre attention est requise. Les tâches urgentes mais pas forcément importantes sont souvent délégables.
Rappelez-vous que la priorisation des tâches est propre à chacun. Pour vous, planifier votre vol pour assister à une conférence peut être urgent afin de ne pas avoir à payer le prix fort de l’achat en dernière minute. Pour d’autres, c’est une tâche qui mérite d’être déléguée à un assistant.
Si vous avez des collaborateurs proches (un assistant, ou votre partenaire, selon que vous utilisez la Matrice d’Eisenhower à un niveau professionnel ou personnel), rajoutez-les à votre tableau.
Si vous souhaitez conserver le caractère privé de votre tableau, utilisez la fonction de copie des cartes pour les déplacer vers un autre tableau partagé.
Automatisez
Une partie du stress est provoqué par le fait de ne pas pouvoir visualiser tout ce qui vous attend en un seul endroit. Si vous lisez vos mails et que vous avez besoin de répondre mais vous n’en avez pas le temps, vous pouvez créer une carte Trello à partir d’un mail et l’ajouter automatiquement à la liste d’entrée (la “file d’attente” de notre exemple). Quand votre liste commence à s’allonger, il est temps de trier ces cartes dans les quadrants appropriés de votre Matrice d’Eisenhower.
Il existe aussi un outil qui vous permet d’automatiser la création de cartes dans votre file d’attente : Zapier. Pour cela, vous devez d’abord connecter les applications que vous utilisez avec Trello, et lorsqu’un événement spécifique survient, cela déclenche un Zap (c’est le nom que Zapier a attribué à ce type d’actions) et ajoute une carte automatiquement dans l’une de vos listes sur Trello.
Par exemple, vous pouvez ajouter une carte sur Trello chaque fois qu’une nouvelle ligne est créée dans un Google Sheets. Et si vous ajoutez des notes à la volée dans votre Evernote, configurez Zapier pour les envoyer sur Trello afin de les transformer en liste de tâches par la suite.
Et n’oubliez pas qu’à tout moment vous pouvez copier des cartes dans votre Matrice d’Eisenhower sur Trello à partir d’autres tableaux, en utilisant la fonction de copie disponible dans la liste d’actions de chaque carte.
Surmontez enfin votre peur de prendre des décisions
La Matrice d’Eisenhower est un framework visuel qui s’associe très bien aux outils de productivité que vous utilisez déjà, comme Trello. Elle vous permet de diviser facilement vos tâches suivant quatre niveau de priorités, dont l’un est immédiatement abandonné - ce qui ne laisse alors que 3 quadrants qui nécessitent votre attention et vous permet de travailler plus efficacement.
Pour conclure, vous avez déjà trop à faire. Ne laissez pas le processus de priorisation devenir un autre problème. Merci Eisenhower !
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