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5 conseils pour du télétravail en mode agile: principes, méthodes et exemples

équipes à distance et méthode agile

De nombreuses entreprises s'accordent à dire aujourd'hui que travailler à distance n'implique pas une baisse de la qualité du travail effectué. En revanche, cela n'exclut pas l'importance pour les dirigeants de mettre en place des méthodes pour correctement manager leurs équipes à distance afin d'améliorer les chances de succès.

En tant que dirigeant, vous souhaitez créer un environnement de travail à distance qui soit collaboratif, efficace et qui permette aux membres de l'équipe de donner le meilleur d'eux-mêmes. Et bien qu'il y ait de nombreuses façons d'atteindre cet objectif, il en existe une qui s'avère particulièrement utile pour les équipes à distance : la méthode agile. Cette méthode aide les équipes à travailler efficacement de manière incrémentale tout en garantissant l'adaptabilité et la flexibilité de leurs processus et de leurs projets.

La méthode agile est un outil incontournable dans le développement logiciel depuis des années. Mais au fur et à mesure que le travail à distance augmente dans les entreprises, la gestion de projet reposant sur la méthode agile commence à faire son chemin dans tous les secteurs.

Vous souhaitez en savoir plus sur la méthode agile et sur les avantages qu'elle peut apporter dans le management de votre équipe en télétravail ?

Nous avons demandé à Lisette Sutherland, spécialiste du travail à distance et co-auteur de Work Together Anywhere : A Handbook on Working Remotely-Successfully-for Individuals, Teams, and Managers, de nous donner son point de vue sur la manière dont les équipes à distance peuvent adopter des pratiques agiles pour travailler de manière plus collaborative et plus efficace. Êtes vous prêt à entrer en "Mode Agile" ? C'est parti !

Qu'est-ce que la méthode agile ?

Avant de foncer tête baissée dans des méthodes de management agile, voyons rapidement les bases des principes agiles.

Au lieu de se concentrer sur des objectifs globaux ou d'adopter une approche à plus long terme, les pratiques agiles telles que Scrum décomposent les projets en courtes itérations appelées "sprints". Les sprints durent généralement entre une semaine et un mois, et les équipes ont des objectifs clairs en ce qui concerne le travail è effectuer, les livrables et les dates d'échéance.

Le facilitateur ou le chef de l'équipe agile est connu sous le nom de Scrum Master. Chaque matin, le Scrum Master organise un check-in rapide (appelé "stand up") au cours duquel toute l'équipe partage l'évolution de son travail. À la fin du sprint, l'équipe se réunit pour une réunion plus approfondie (appelée rétrospective ou "rétro") afin de passer en revue le sprint et d'identifier les possibilités d'amélioration pour l'avenir.

Ensuite, vous choisissez les objectifs et les tâches à privilégier pour le prochain sprint, puis vous recommencez, à l'infini et au-delà.

La méthode agile est efficace pour presque tous les types d'équipes. Mais elle est particulièrement efficace pour le télétravail car elle permet aux managers d'identifier rapidement ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et d'apporter des changements en temps réel. Ce qui est particulièrement important pour maintenir l'efficacité des équipes en remote.

"Les principes de la méthode agile... reposent sur la rapidité pour exécuter, apprendre et pivoter," explique M. Sutherland.

La méthode de management agile est donc un cadre efficace pour le travail à distance. Alors, en tant que manager, comment pouvez-vous adopter des pratiques agiles pour améliorer l'efficacité, la performance et la collaboration de votre équipe à distance ?

Accordez les violons de votre équipe

L'une des plus grandes erreurs des managers lors de l'adoption des principes agiles est "d'aller trop vite au début", explique M. Sutherland. "Il s'agit en fait d'un programme de gestion du changement, et je pense que ce que les gens ne réalisent pas, c'est que lorsque vous commencez à travailler à distance, vous commencez à changer la culture de votre organisation. Vous devez commencer à travailler différemment".

C'est pourquoi, avant de commencer à déployer des méthodes agiles, il est important de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

"Je recommande de créer un accord d'équipe pour commencer", dit M. Sutherland. "Couchez les décisions sur le papier : comment allons-nous communiquer ? Quels outils allons-nous utiliser - [et] pour faire quoi ? Où allons-nous partager l'information ? Y a-t-il des protocoles de sécurité ? Quels sont les temps de réponse attendus ?"

Pour faciliter la transition vers un management agile, il faut prendre le temps de définir clairement les attentes, et de s'assurer que votre équipe comprend et donne son d'accord sur la façon dont votre flux de travail va évoluer.

"Commencez par mettre en place les fondements pour une bonne gestion agile, de manière à ce que les réunions et les habitudes agiles se mettent en place naturellement par la suite", explique M. Sutherland.

Donnez à votre équipe les moyens d'agir avec les bons outils

Si vous voulez que votre équipe à distance soit capable de travailler et de collaborer efficacement, vous devez lui donner les outils nécessaires pour réussir.

Selon M. Sutherland, toutes les équipes en télétravail qui prévoient d'utiliser des méthodes agiles ont besoin d'au moins quelques outils fondamentaux, comme : "une messagerie instantanée de groupe comme Slack par exemple, une plateforme de visioconférence telle que Zoom, et un outil de conduite de projet".

Comme vous travaillez à distance, il est également important d'investir dans des outils qui permettent à votre équipe de collaborer, quel que soit l'endroit d'où elle travaille. "Apprenez à utiliser les salles de repos. Apprenez à utiliser les tableaux blancs. Apprenez à dessiner et à concevoir ensemble en ligne", explique M. Sutherland.

Les outils supplémentaires dont vous aurez besoin dépendront de votre équipe, des projets sur lesquels vous travaillez et de ce que vous essayez d'accomplir. Mais en fin de compte, il vous faut rassembler des outils qui favorisent la connexion, la collaboration et l'efficacité au sein de votre équipe en remote. "Chaque équipe est différente, et ses membres ont chacun une façon différente de travailler et ont des besoins différents", explique M. Sutherland.

La méthode agile appliquée aux réunions

Travailler efficacement, c'est aussi communiquer efficacement. Cela signifie qu'une réflexion est également à mener pour que vos réunions à distance soient performantes.

Alors, comment appliquer des méthodes agile, centrées sur la rapidité et l'efficacité, pour améliorer la qualité de vos réunions à distance? "Le défi consiste à savoir quel est le niveau de qualité de vos réunions", explique M. Sutherland.

Voici quelques conseils pour adopter des principes agiles et tirer le meilleur parti de vos réunions avec votre équipe à distance :

1. Résoudre les problèmes techniques

Peu importe la qualité de l'organisation d'une réunion ou le degré de préparation de votre équipe : si la technologie utilisée n'est pas la mieux adaptée, vos réunions seront moins efficaces, plus longues et, soyons francs, ennuyeuses.

"Si votre réunion n'est censée durer que 10 minutes et que tout le monde se débat avec l'outil utilisé, vous n'irez pas très loin", explique M. Sutherland.

Avant de commencer votre premier sprint (et les réunions qui l'accompagnent), faites un test avec votre équipe pour vous assurer que tout le monde maîtrise les outils de communication. Testez toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pendant vos réunions, comme le partage d'écran et la visioconférence. Si vous rencontrez des problèmes, assurez-vous de trouver des solutions avant de vous lancer dans votre sprint.

Par exemple, si vous constatez que votre outil de visioconférence actuel se bloque chaque fois que vous organisez une réunion à plusieurs, vous devrez trouver une nouvelle solution et prévenir tout le monde avant votre sprint.

2. Faites une réunion "stand-up" pour démarrer votre journée et vous connecter avec votre équipe

Les stand-up sont un élément essentiel de la méthode agile et constituent également une structure de réunion facile à mettre en place pour les équipes à distance.

"Il y a certaines choses qui ne sont pas facilement transposables [...] du face-à-face au travail à distance", explique M. Sutherland. "Mais en ce qui concerne les réunions de stand-up, cela fonctionne très bien. Le seul changement ? Au lieu d'organiser vos réunions en personne, vous les organisez à l'aide d'un logiciel de visioconférence.

Considérez votre stand-up comme un check-in 1:1 matinal pour votre équipe. Il s'agit d'une courte réunion - généralement de 10 à 15 minutes - au cours de laquelle chacun des membres de votre équipe "se met debout" et fait le point sur ses progrès et tâches sur lesquelles il travaille. Les réunions en stand-up peuvent aider les membres de l'équipe à rester concentrés sur leur travail, à identifier les éventuels entraves (et à trouver des solutions) et à faire avancer les choses.

Elles constituent également un excellent moyen de créer un sentiment de connexion et de collaboration, ce qui est important pour toutes les équipes, mais surtout lorsque votre équipe ne travaille pas dans un bureau ou dans le même espace au quotidien.

3. Éliminez ou restructurez les réunions devenues inutiles

Il est difficile de travailler efficacement lorsque votre emploi du temps est rempli de réunions, dont beaucoup sont inutiles.

Il sera difficile pour votre équipe de trouver le temps de faire les choses rapidement, efficacement et de manière productive si son emploi du temps est rempli de réunions successives.

C'est pourquoi il est indispensable d'éliminer ou de restructurer les réunions inutiles. "Nous devons réévaluer comment nous utilisons notre temps", déclare M. Sutherland.

Pour commencer à organiser votre travail, jetez un coup d'œil à votre agenda de réunions. Y a-t-il des réunions qui peuvent être complètement éliminées ? Si oui, faites-le.

Et y a-t-il des réunions que vous pouvez restructurer de manière à permettre que votre équipe reçoive l'information et y réponde, sans que cela n'interfère avec leur travail ? Ou, en d'autres termes, pouvez-vous transformer vos réunions en temps réel en "réunions asynchrones" ?

La communication asynchrone est une communication qui ne nécessite pas de réponse immédiate. Au lieu de demander à votre équipe d'arrêter ce qu'elle fait pour participer à une réunion, faites en sorte que ses membres puissent assimiler le contenu de façon adaptée à l'emploi du temps de chacun. De cette manière, votre équipe ne sera pas dérangée à un moment où chacun est activement concentré sur une tâche.

Par exemple, au lieu d'organiser une réunion générale pour partager les mises à jour de l'entreprise avec votre équipe, vous pouvez partager celles-ci dans une checklist sur une carte Trello ou une vidéo que votre équipe peut regarder pendant son temps libre.

En éliminant ou en restructurant les réunions inutiles, vous pouvez rendre à votre équipe une grande partie de son temps. Et plus elle aura de temps pour s'attaquer à des tâches importantes (au lieu de passer son temps à assister à des réunions interminables), plus elle sera en mesure de faire les choses rapidement et efficacement... et plus vos sprints seront réussis.

Des check-ins réguliers pour améliorer continuellement vos processus

L'utilisation de principes agiles pour mieux responsabiliser, soutenir et collaborer avec votre équipe à distance est un processus d'amélioration continue. Cela signifie que vous devez constamment examiner ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui doit changer.

"La seule façon d'affiner le processus est de l'évaluer régulièrement", explique M. Sutherland. "Vous n'allez pas faire [une évaluation] une fois par an et régler tous les [problèmes]. C'est là que je trouve que la méthode agile a vraiment du sens".

Et c'est là que les rétrospectives (ou "rétros") entrent en jeu.

Comme mentionné ci-dessus, les rétrospectives sont des réunions tenues à la fin de chaque sprint qui donnent à toute l'équipe l'opportunité de revoir tous les aspects du sprint, y compris la manière dont l'équipe a atteint les objectifs du sprint.

"Lors de ces rétrospectives, il ne s'agit pas seulement de présenter la quantité de travail que nous avons accompli, mais aussi aborder la façon dont nous travaillons ensemble en équipe", explique M. Sutherland. "Beaucoup de bonnes choses en ressortent, et si vous souhaitez adopter un management agile à distance, le fait d'avoir ces sessions en place pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas est très important".

La clé d'une rétro réussie ? Faire participer toute votre équipe. Ce n'est pas une occasion pour les managers de partager leurs points de vue. C'est l'occasion pour toute l'équipe de se réunir et de discuter de ce qui a marché, de ce qui n'a pas marché, et de collaborer sur la façon d'améliorer le prochain sprint.

Le fait d'avoir une rétrospective à la fin de chaque sprint donne à votre équipe l'occasion d'évaluer continuellement son travail et d'identifier les domaines à améliorer. Elle en sortira avec des idées qui la rendront plus forte en tant qu'équipe et plus productive dans l'ensemble.

"Vous découvrirez toujours quelque chose qui peut être amélioré", déclare M. Sutherland. "Je n'ai jamais entendu parler d'une équipe qui s'en sort moins bien après une rétro.

Utiliser les méthodes agiles pour un travail à distance au top

Lorsque votre équipe travaille à distance, vous voulez créer une structure favorable qui lui permette de travailler en collaboration, de manière efficace et performante. Et maintenant que vous savez comment intégrer des principes agiles dans le management de votre équipe à distance, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour créer un cadre agile lui permettant de s'épanouir.


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