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Classer ses documents et en finir avec le fouillis numérique contreproductif

méthode de classement des documents

Il y a de ce quelques temps, de nombreux fichiers étaient éparpillés le bureau numérique de mon ordinateur, ce qui rendait facile la recherche des fichiers que j'utilise le plus. Du moins, j'y croyais. Tandis que je devais respecter des délais serrés, je me suis rendu compte que trouver ce fichier vital parmi le fouillis de mon bureau virtuel était un travail fastidieux. Mais un bureau virtuel ne sert-il pas justement à y mettre des dossiers et des fichiers ?

Ben en fait, non. Mon approche de recherche et de gestion de fichiers entravait ma capacité à travailler. Bien sûr, il n’a fallu que quelques instants pour analyser visuellement les fichiers, en particulier ceux que j’avais mémorisés. Un jour, j'ai tout simplement manqué d'espace. J'avais besoin d'une nouvelle méthode de classement de mes documents. Mais laquelle ?

La méthode de classement des documents: Desktop Zero

La méthode du Desktop zéro fonctionne comme la fameuse Inbox zéro : elle apporte un sens de l'ordre surprenant. En finir avec le fouillis est un souffle de pixels frais. Récupérer de précieux espaces de travail me permet de me sentir mieux organisé et de garder le contrôle. Je maintiens mes fichiers et mes dossiers organisés pour m'aider à trouver rapidement ce dont j'ai besoin, quand j'en ai besoin.

Il s’avère que cela va plus loin que la simple organisation de fichiers. Des études montrent que les personnes travaillant dans des environnements de travail moins encombrés sont plus heureuses et plus productives. Mettre en place une méthode de classement des documents pour un Desktop zéro m'a également aidé lorsque que je faisais souvent des présentations à des clients. Avec le logo de la société comme image de bureau virtuel, un bureau exempt d’encombrement a aidé mon public à se concentrer sur ce que je présentais (et moi, à cacher les coulisses de mon travail).

méthode de classement des documents

Ce n’est pas pour tout le monde. Certaines personnes aiment trouver ces fichiers importants à l’endroit où elles les ont laissés : à des endroits pratiques, toujours visibles (même derrière les fenêtres). L'esprit du desktop zéro est plus important que la réalisation même du classement de dossiers.

Comment ça marche

Pendant plusieurs semaines, j'ai eu du mal à choisir une méthode de classement de mes documents. A un moment donné, je me suis dit, je vais faire table rase. Et bien que la technique spécifique demande du travail, à ma grande surprise, elle a fonctionné. Voici comment :

  1. Créez un dossier sur votre bureau nommé «Archive du bureau».
  2. Déplacez tout ce qui se trouve sur votre bureau virtuel dans le dossier « Archive du bureau ».
  3. Au cours des cinq prochains jours, vous constaterez probablement que vous avez besoin de certains de ces fichiers. Lorsque vous le faites, replacez-les sur le bureau.
  4. Au bout de cinq jours, organisez ce qui reste du dossier « Archive du bureau» dans le dossier de votre choix.

Répétez la procédure à chaque fois que votre bureau commence à paraître trop encombré pour plus de confort.

Stratégies pour organiser ces autres fichiersméthode de classement des documents

Alors, que faites-vous avec les fichiers qui restent dans le dossier «Archive du bureau» ? Si ils ne sont pas assez importantes pour une utilisation hebdomadaire, classez-les. Mais où ?

Organiser par client

Si vous travaillez pour une entreprise avec des clients (externes ou internes), une stratégie évidente et facile pour organiser votre travail est de créer un dossier par client. À l'intérieur de celui-ci, créez des dossiers par projet. Et – cerise sur le gâteau - à l'intérieur de chaque dossier de projet, je suggère de créer un dossier de versions.

Des modifications et des changements surviennent tout le temps. Les projets sont mis à jour. Les sites Web et les prospectus bénéficient de remaniements et d´un rafraîchissement. La possibilité de recommencer à zéro tout en revoyant d'anciens travaux est essentielle pour faire avancer un projet.

  • Client -> Projet -> Version -> (Fichiers)

Organiser par type

Si votre compte d'utilisateur contient des dossiers pour des films, des images, des documents, etc., je vous conseille de les exploiter. Besoin d'un graphique ? Besoin d'une vidéo ? Vous saurez où chercher.

  • Images -> Espace et astronomie -> (fichiers)
  • Documents -> Banking -> (fichiers)
  • Films -> Horreur -> (fichiers)

Organiser par date

Si vous n'avez pas le temps pour une autre approche, essayez de classer vos fichiers en fonction de la date. Pour ce faire, utilisez la méthode de classement de dossier Desktop zéro, mais créez un nouveau dossier «Archive du bureau» avec une date, par exemple. “Archives 2016-01-01” et “Archives 2016-01-07”, etc.

Cela peut paraître moins utile, mais cela prend moins de temps que de réfléchir à la place de chaque fichier dans l’univers de votre système d´organisation.

Organiser par sujet

Aujourd'hui, beaucoup d'entre nous ont plusieurs rôles dans un même emploi : rédacteur, codeur, présentateur, concepteur, gestionnaire et mentor, pour n'en nommer que quelques-uns. Comme vous pouvez le deviner, vous devriez essayer de créer un dossier pour chaque, subdivisé en projets avec des dates. Par exemple :

  • Tutoriels -> Desktop Zero, Jan 2016 -> (fichiers)
  • Vidéos -> Appli d´onboarding, février 2016 -> (fichiers)
  • Mail -> Newsletter, mars 2016 -> (fichiers)

Organiser par objectif

Qu'essayez-vous de faire ? Dans quel but ? Rappelez-vous en quoi consiste la vue d'ensemble de votre travail (ou de votre vie personnelle) en triant les fichiers dans des dossiers d'objectifs tels que :

  • Inside Sales -> Transformations -> Brochure, Mai 2016
  • Support informatique -> Analytics -> Tableau de board, Juin 2016
  • Amélioration de la communication -> Suite d’outils pour les C-level -> Présentation trimestrielle, juillet 2016
  • Santé -> Vacances -> Tahoe, août 2016

Utiliser un logiciel pour vous aider

Laissez les ordinateurs gérer le travail difficile. Ils sont bons dans ce domaine, quand ils sont configurés correctement.

Hazel

méthode de classement des documents

Hazel by Noodlesoft est un excellent outil pour garder votre bureau virtuel bien rangé. Par exemple, tout fichier «ajouté aujourd'hui» est déplacé vers un dossier nommé DT2. Utilisez ce dossier pour trier les fichiers par type et par date. Ensuite, organisez périodiquement les fichiers de DT2 comme décrit ci-dessus.

Mots-clé
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Les dossiers intelligents et les mots-clés sont une fonctionnalité souvent négligée du MacOS. Ils fonctionnent essentiellement comme une fonctionnalité de "recherche enregistrée", et vous pouvez définir les filtres pour tous les noms de fichiers que vous voulez. Vous pouvez même le configurer pour rechercher des types de fichiers et des applications spécifiques.

En vous inspirant d'une idée de tableau de calendrier éditorial Trello, créez des étiquettes comme «Actif», «En attente» et «Archivé» pour la plupart de vos fichiers de projet. Par exemple, une recherche rapide dans le système des fichiers «Actifs» montre tout ce que vous avez sous ce label.

Aller de l'avant

Des années se sont écoulées depuis la première fois que j´ai éprouvé le besoin d’éliminer, ou tout au moins de gérer, l’encombrement de mon bureau virtuel. Et il n’a pas fallu autant d’efforts que je le craignais pour garder les choses en ordre. Je n’ai pas ressenti le manque d’avoir des fichiers à portée de main car ils sont restés organisés avec les fichiers associés.

Cette méthode de classement de dossier en mode Desktop zéro ne fonctionne peut-être pas pour tout le monde, et je vous suggère d'explorer vos propres solutions. Vous pourriez être surpris par le gain de productivité, ou par une dose de santé mentale que vous ne saviez même pas que vous aviez perdue.

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