Les jours ont 24h pour tout le monde.
Pourtant, alors que nous avons tous les mêmes 24h, pourquoi certaines personnes semblent avoir le temps suffisant pour atteindre leurs objectifs professionnels et personnels—et d'autres se sentent dépassées et épuisées par une liste de tâches toujours grandissante (et interminable) ?
La réponse : méthode et bonne gestion du temps.
La façon dont vous gérez votre temps peut faire la différence entre avoir l’impression d’être occupé/e toute la journée (sans rien faire de très concret) et accomplir tout ce que vous voulez dans votre travail et dans votre vie — tout en ayant encore du temps libre.
Mais comment trouver la bonne méthode de gestion du temps —de manière non seulement à augmenter votre efficacité professionnelle, mais à vous permettre également de consacrer du temps et de l’énergie à ce qui vous procure de la joie et donne du sens à votre vie professionnelle et personnelle ? Rien que d'y penser, vous vous sentez dépassé/e. Mais heureusement, il existe quelques outils de gestion du temps, et des stratégies que vous pouvez appliquer à votre routine quotidienne pour mieux organiser votre emploi du temps et votre liste de tâches.
Nous avons discuté avec Tonya Dalton, experte en productivité, fondatrice de inkWELL Press Productivity Co., animatrice du podcast Productivity Paradox et auteur du livre The Joy of Missing Out (ou, en français, La joie de rater quelque chose), qui traite des méthodes de gestion du temps—y compris des stratégies concrètes que vous pouvez mettre en place pour exceller au travailler (et dans la vie !), et tirer le meilleur parti de chaque heure de la journée.
Qu'est-ce que la gestion du temps? Définition!
Lorsque l'on parle de productivité ou d'efficacité, «la gestion du temps» est un terme en vogue. Mais avant de nous lancer dans des explications sur les méthodes de gestion du temps qui vont vous permettre d'atteindre vos objectifs, il est important de bien en comprendre la définition.
La gestion du temps ne consiste pas seulement à travailler plus, mais à reprendre le contrôle de votre temps afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est réellement le plus important.
«[La gestion du temps] consiste à vivre dans l'instant présent plutôt que de se précipiter d'une tâche à l'autre et de vérifier mille et une choses sur votre liste», explique Dalton. «C’est arrêter et se demander : dois-je vraiment accomplir cette tâche ? C’est vraiment important ? [Il] s’agit de consacrer du temps pour vous, pour ne pas surcharger votre journée, et vous permettre ainsi d'avoir du plaisir à travailler."
Nous pourrions définir la gestion du temps comme une stratégie de contrôle quotidien de vos tâches pour que vous sachiez ce que vous devez faire (et, ce qui est tout aussi important, ce que vous n’avez pas à faire), quand le faire et combien de temps cela prendra. Et lorsque vous contrôlez vraiment ce temps, il vous en reste suffisamment pour accomplir ce qui est réellement important pour vous— tant au travail qu’à l’extérieur.
Comment faire pour y parvenir ? Tout ce dont vous avez besoin c'est de bons outils pour bien gérer votre temps.
Une bonne méthode de gestion du temps vous permet de mettre en place de petites actions durables pour prendre le contrôle de votre emploi du temps—et de veiller à ce que votre temps soit consacré aux projets les plus significatifs, valorisants et enrichissants.
Jetons un coup d’œil à quelques outils de gestion du temps que vous pouvez utiliser pour commencer à reprendre le contrôle de votre temps (et, par conséquent, de votre vie).
Choisir un outil de suivi du temps
Levez la main si vous êtes déjà allé/e vous coucher en pensant : «Je n'ai eu le temps de rien faire aujourd'hui ! »🙌🙌🙌
«Il y a tellement de fois où nous laissons défiler les heures sans s'en apercevoir… très souvent, dans l'agitation de notre quotidien, nous perdons le fil de notre emploi du temps», explique Dalton.
Mais vous ne pouvez pas reprendre le contrôle de votre temps si vous ne savez pas où il va. C’est pourquoi il est si important d'établir un suivi de votre temps.
La méthode de suivi du temps vous donnera une idée précise de la façon dont vous passez votre temps—et, plus important encore, de la façon dont vous le perdez.
Alors, comment fonctionne exactement cette méthode de gestion du temps ?
Choisissez un outil de suivi du temps (comme Toggl ou Harvest), et analysez pendant une semaine entière de quelle façon vous passez votre temps. La clé de cette astuce ? Plus détaillé et spécifique sera votre suivi, plus il sera utile.
Par exemple, disons que vous étiez occupé/e par des tâches professionnelles entre 11h et midi. Au lieu de simplement étiqueter cette heure «travail», précisez ce que vous avez fait exactement durant cette heure-ci. Avez-vous passé 15 minutes à essayer de corriger un bug sur votre site web ? 30 minutes pour répondre aux mails ? 12 minutes à regarder vos comptes de médias sociaux? Quelle que soit la façon dont vous passez votre temps, gardez-en la trace—à la minute près.
Après une semaine de suivi, il est temps de cartographier les données (Toggl et Harvest offrent la possibilité d'émettre des rapports qui facilitent la visualisation de votre emploi du temps) et de bien identifier où va votre temps—car, même si vous êtes très occupé/e, il y a de fortes chances que vous puissiez retrouver un peu de temps pour vous.
Selon Dalton, «si vous prenez le temps d'effectuer un zoom arrière et que vous analysez de près à quoi ressemble votre semaine, vous pouvez commencer à prendre conscience de ces plages horaires que vous n'utilisez peut-être pas pleinement».
La clé est d'identifier ces moments « gaspilleurs de temps» ; les choses que vous n’aimez pas faire, celles qui prennent trop de temps, ou encore celles qui accaparent votre temps et vous empêchent de travailler pleinement.
Mais gardez à l’esprit que chacun "perd son temps" de façon différente—et ce qui est une perte de temps évidente pour quelqu'un pourrait en fait être, pour vous, une utilisation précieuse de votre temps. Prenez les médias sociaux, par exemple. Si vous y passez des heures par jour au lieu de vous consacrer à votre roman, c'est une perte de temps significative—mais si vous utilisez les médias sociaux pour développer des idées de campagnes publicitaires, faire des contacts pour faire connaître votre nouvelle activité, c'est du temps bien employé.
Une fois que vous avez identifié ces trous noirs, supprimez-les de votre agenda et récupérez ce temps pour d’autres tâches. Si ces "temps morts" ne sont pas nécessaires, éliminez-les purement et simplement. Si vous n’êtes pas prêt à consacrer du temps à des tâches qui ne vous intéressent pas, déléguez. Si les tâches ménagères vous empêchent de lancer l’entreprise de vos rêves, engagez quelqu'un pour vous aider à la maison ou reportez ces activités à des heures où vous n'êtes de toute manière pas capable de faire preuve de créativité.
La clé, c'est la responsabilité. Grâce à cette méthode de gestion du temps, tout ce que vous faites apparaîtra dans le rapport hebdomadaire de votre outil de gestion du temps, y compris ce qui vous fait perdre votre temps.
Identifier ce que vous pouvez automatiser—en ligne et hors ligne
L'automatisation est sans aucun doute l'un des meilleurs outils de gestion du temps. Et l'automatisation s'étend au-delà des tâches que vous effectuez sur votre ordinateur. «Je parle d’automatisation en termes non seulement de logiciels, mais également de choses que vous faites régulièrement, hors ligne», déclare Dalton.
L'automatisation est un excellent moyen de réduire le temps que vous consacrez à des tâches fastidieuses et ennuyeuses—et de prendre du temps pour un travail plus significatif et plus utile.
Cherchez des occasions d'automatiser des tâches de votre emploi du temps—en ligne et hors ligne. Par exemple, est-ce que faire les courses le samedi dans un supermarché plein à craquer vous gâche votre week-end ? Vérifiez s'il livre à domicile—ou utilisez un service de livraison comme Instacart et demandez à quelqu'un de faire les courses à votre place. Vous répondez aux mêmes mails clients plusieurs fois par jour ? Au lieu de tout réécrire à chaque fois qu'un de ces mails arrive dans votre boîte de réception, créez un modèle.
Le fait est que plus vous automatisez les tâches fastidieuses mais répétitives, plus vous gagnez du temps dans votre planning—et plus vous avez de temps à consacrer aux tâches vraiment importantes.
Prenez du temps pour une routine matinale qui booste votre productivité
La façon dont vous commencez la journée détermine la façon dont vous passerez la journée. Donc, si vous commencez la journée pressé/e et débordé/e, vous passerez le reste de la journée à vous sentir pressé/e et débordé/e. Mais le contraire est aussi vrai. Si vous commencez votre journée en faisant preuve de détermination, celle-ci vous suivra tout au long de la journée.
«Une routine matinale…vous permet vraiment de partir gagnant/e», a déclaré Dalton. "Avant que votre journée ne commence vraiment—et peut-être même avant que quelqu'un d'autre ne se lève dans la maison—vous pouvez vraiment en profiter pour faire de grands pas en avant."
Au lieu de sauter de votre lit et de vous plonger immédiatement dans vos mails ou de vous précipiter pour aller au bureau, programmez votre réveil un peu plus tôt et prenez du temps pour vous-même. Vous pouvez dédier votre routine matinale à tout ce que vous voulez—à condition que cela vous donne le sentiment d'être calme, énergique et prêt à affronter la journée.
Même avec un emploi du temps chargé, Dalton prend du temps pour elle chaque matin—avant de réveiller ses enfants, avant de se consacrer à ses tâches professionnelles—et ce n’est pas négociable. Et comme conséquence directe de sa routine matinale, son efficacité a non seulement augmenté, mais elle a également pu atteindre un objectif colossal—écrire son premier livre.
«J'ai un podcast hebdomadaire. Je dirige une entreprise ... j'ai une famille. Je fais mille choses différentes et pourtant j'ai pu écrire un livre », dit Dalton. "Et la raison pour laquelle j'ai été capable d'écrire un livre en seulement quelques mois, c'est parce que j'y ai intentionnellement dédié une grande partie de ma routine matinale."
Si vous ne savez pas comment développer une routine matinale dans le but d'augmenter votre efficacité, essayez la routine matinale miracle SAVERS de Hal Elrod dans son livre Tout se joue avant 8 heures . SAVERS, cela veut dire : Silence, Affirmations, Visualisations, Exercice, Reading (lecture) et Scribing (écriture) (d'un journal). Ces six pratiques vous aideront à vous préparer pour une journée réussie.—Et vu que vous commencerez votre journée avec détermination, il sera plus facile de gérer sciemment votre temps au fil des jours.
Apprenez à dire «non» quand il le faut
Dans la culture d’aujourd’hui, nous vénérons ceux qui s'agitent sans arrêt. Mais remplir chaque minute de votre planning ne vous aide pas à accomplir plus de choses. En fait, la «maladie des gens pressés» est la conséquence du fait que l'on est tout le temps occupé. Et cela peut provoquer un burnout ainsi que d’autres problèmes de d'efficacité au travail.
«Nous pensons que si nous ne sommes pas occupés, c'est que nous sommes en train d'échouer quelque part», déclare Dalton. «Dans la société d'aujourd'hui, nous vénérons les personnes occupées. Nous vénérons l'agitation… [mais] être occupé/e ne signifie pas que vous soyez efficace. Cela ne signifie pas que vous soyez heureux/se. Cela signifie simplement que vous tournez en rond toute la journée à brasser du vent. "
Si vous voulez reprendre le contrôle de votre temps, vous devez apprendre à dire «non» au travail. Si vous n'y parvenez pas, regardez le problème sous un autre angle.
Par exemple, supposons que vous ayez l’opportunité de travailler avec un nouveau client, mais que vous n’ayez tout simplement pas la capacité de gérer ce nouveau projet. Au lieu de penser a dire «non» à ce nouveau client, pensez plutôt à dire «oui». Oui pour passer du temps avec vos enfants ou pour faire de votre mieux avec les clients avec lesquels vous travaillez déjà.
«Nous nous sentons coupables de dire non lorsque des opportunités se présentent, parce que nous pensons que cette opportunité n'arrive qu'une fois ... Mais le fait est que chaque fois que nous disons oui à ces opportunités, nous disons non à notre famille. Nous disons non aux objectifs qui nous rendront vraiment heureux. Nous disons non aux projets qui nous passionnent », a déclaré Dalton. "Il est donc très important de ne pas simplement dire non, mais de dire "oui " à vos oui."
Cela peut être difficile de dire non au début—mais plus vous réussirez à dire non aux choses qui ne vous conviennent pas, plus vous aurez du temps pour les choses qui valent la peine que vous disiez oui.
Investissez du temps grâce aux bons outils
Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour reprendre le contrôle de votre temps—mais il y a aussi beaucoup d'outils disponibles (la plupart gratuits) qui peuvent le faire pour vous.
Passez-vous trop de temps à regarder des vidéos amusantes sur YouTube? (Nous en sommes tous passés par là.) Essayez Freedom, qui bloque l’accès aux sites Web gaspilleurs de temps. Passez-vous beaucoup de temps à écrire des messages sur les réseaux sociaux ? Essayez un outil de gestion des médias sociaux pour publier sur plusieurs réseaux sociaux à la fois. Éprouvez-vous des difficultés à piloter vos projets et gérer vos listes de tâches (et perdez un temps fou à cause de cela) ? Foncez sur Trello, créez vos tableaux et gérez tous vos projets à partir d’une plateforme facile à utiliser—même en déplacement.
Ce sont les bons outils qui créent une bonne gestion du temps. Investissez donc un peu de temps dans la configuration de vos applications de productivité (gratuits).
Utilisez judicieusement votre temps
Il n’y a que très peu d’heures dans la journée—et sans méthode de gestion du temps appropriée, vous risquez de les perdre. "Ce qui finit par se produire, c'est qu'à force d'essayer de tout faire, nous finissons par ne rien faire du tout", explique Dalton.
Mais avec ces astuces de gestion du temps, vous pouvez reprendre le contrôle de votre planning et utiliser votre temps à bon escient—et même si vous n'aurez pas le temps de tout faire, vous aurez du temps pour tout ce qui compte pour vous. Qu'allez-vous accomplir avec ces heures en plus dans votre journée ?
Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.
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