Optimiser la productivité avec Trello et la méthode GTD

Un tutoriel pour adapter la méthode "Getting Things Done" de David Allen en utilisant un tableau Trello, par le PDG de Greenhouse.

De temps en temps vous tombez sur une combinaison d’éléments qui vont si bien ensemble, que vous vous demandez comment vous avez déjà pu avoir l'un sans l'autre, comme le beurre de cacahuète et le chocolat. Trello et la méthode GTD, Getting Things Done, c’est un peu la même chose : deux grandes idées qui se complémentent l'une l'autre parfaitement !

Apprenez comment utiliser Trello pour appliquer la méthode GTD, de manière à clarifier et traiter toutes vos tâches professionnelles et personnelles de manière à être plus productif au travail.

Qu'est-ce que la méthode GTD ?

La méthode GTD, "Getting Things Done", est une méthode de travail et de gestion d'équipe populaire et efficace. Établie par le consultant en productivité David Allen dans son bestseller de 2001, le GTD a depuis généré des adeptes. Étant moi-même un habituel procrastinateur (j’ai toujours rencontré des problèmes pour me focaliser et prioriser), j'ai trouvé la méthode GTD particulièrement convaincante et pertinente par rapport à ma manière de travailler.

Si vous n'êtes pas encore familiarisé avec la méthode GTD, je vous recommande de lire le livre d'Allen. En adoptant la méthode GTD, mon objectif était d'avoir un processus clair pour réussir à réaliser tout ce que j'avais en tête, dans un endroit structuré où je pourrais éviter les distractions et me focaliser sur l'exécution. Dans la terminologie GTD, il s'agit des étapes "Collecte", "Traitement" et "Organisation".

Implémenter le GTD dans Trello

La méthode GTD est simplement un ensemble d'idées énoncées dans un livre. Ce n'est pas vraiment un logiciel ou quoi que ce soit de tangible. C’est en quelque sorte une méthode d’organisation du travail. Pendant de nombreuses années je n'ai pas trouvé le bon système pour pouvoir l'implémenter. J'ai essayé Notepad, Microsoft OneNote, Things, et beaucoup d'autres outils informatiques, aucun ne m’a permis d’appliquer le système GTD.

Et un jour Trello est arrivé !

J'ai découvert comment faire en sorte que Trello s'aligne parfaitement afin d'alimenter mon flux GTD et depuis j'en suis accroc. Je trouve que Trello est particulièrement utile pour les phases "Collecte", "Traitement" et "Organisation". Je vais donc expliquer plus en détail comment utiliser Trello pour chacune de ces étapes.

Mon tableau Trello GTD

Collecter les informations dans “Inbox”

Cette étape est assez simple : elle consiste à s'assurer de saisir toutes les idées qui me viennent tout au long de la journée. Que ce soit une question qui survienne pendant mon trajet, une conversation de coin de table avec un employé, un email d'un client, je dois être sûr de le consigner le plus tôt possible afin de ne rien en perdre. Aussi longtemps que ces idées et réflexions passent directement de ma tête à l'Inbox, je sais que je n'en perdrai pas la trace, et je les passerais en revue plus tard quand j'aurais du temps pour les phases "Traitement" et "Organisation".

Je fais ça avec ma colonne "Inbox" dans Trello, voir la photo ci-dessous :

La fonction "email-to-board" de Trello permet de créer une adresse email personnalisée pour chaque tableau, et chaque fois qu'un email est envoyé à cette adresse Trello crée une carte automatiquement dans le tableau et la liste désignée. Vous pouvez ajouter n'importe quelle information ou image voulue.

Quand je suis dans le métro ou en train de faire la queue devant un food truck et qu'une idée géniale surgit, j'envoie un email à mon tableau Trello et la carte est Collectée dans ma colonne Inbox, en attendant d'être Traitée.

Beaucoup de ces prémices d'idées se font à partir de l'application mobile Trello. Si j'ai quelques minutes de pause mais que je suis loin de mon bureau, il m'est toujours possible de regarder mon tableau et de créer facilement une carte, prendre des notes, modifier des éléments, etc…

Le traitement des Informations

Collecter les idées, comme je l'ai souligné dans la section précédente, a tout à voir avec l'efficacité du moment. Je veux simplement capter l'essence du problème ou la question en ayant suffisamment d'informations pour m'en rappeler quand j’en viendrai à la phase de "traitement".

Pendant la phase de traitement, comme le prescrit la méthode GTD, l'idée est de regarder chaque élément de la colonne Inbox pour comprendre si quelque chose doit être fait, et si tel est le cas, ce que c'est, quand et par qui. Le but est de passer en revue chaque élément de l'inbox et de laisser seulement des actions (pour moi-même ou d'autres) que je puisse exécuter durant mon temps d'"Action".

La phase de "Traitement" peut être représentée selon le diagramme suivant :

Est-ce une activité ?

Certains éléments de votre Inbox vont s'avérer être des activités  (par exemple : "Envoyer un email à l'équipe pour annoncer nos promotions Q4"). Certains non (par exemple une recommandation d'un livre, le reçu d'un achat, etc…). Dans ces cas, il n'y a aucune "Action" à faire.

Avant tout, si l'élément n'est pas une activité, je peux soit le jeter (le pauvre), soit l'ajouter à ma liste de "matériel de référence". Dans Trello j'utilise le bouton "Archiver" pour jeter une carte que je n'ai plus besoin de suivre, et une colonne nommée "matériel de référence" pour tout ce dont je peux avoir besoin plus tard. Un simple mouvement et cette recommandation de livre est maintenant sauvegardée dans un endroit à portée de main.

Certains jours, comme quand je suis en voyage ou je fais le nettoyage de printemps, je regarde mon matériel de référence et je trouve des idées qui méritent d'être approfondies. Pourtant la plupart du temps, ces éléments ne font pas partis de mon quotidien, ils n'encombrent pas mon esprit, ils sont mis de côté en lieu sûr où ils ne peuvent pas me distraire.

D'un autre côté, si l'élément est réalisable, alors il est temps de trouver quelle est la nature de l'action à exécuter, qui doit la prendre en charge et quand.

Les activités en une seule étape 

Parfois des éléments sont réalisables en une seule étape. Ça peut être plus long ou plus court (nous verrons ça) mais fondamentalement il n'y a qu'une chose à faire, ils ne demandent pas de planification ou de coordination avec d'autres personnes. Ça peut être par exemple : "Envoyer un email au client X et le remercier pour l'achat."

Si un élément exploitable peut être complété en une seule étape, la méthode GTD le considère en tant que "Projet". Les projets peuvent être vastes (comme "réorganiser le département des ventes") ou modestes ("planifier mes vacances").

Je crée une carte par projet avec son objectif dans l’en-tête.

Voici un exemple :

Mes cartes projets se trouvent toutes dans une liste nommée "Projets". J'aime utiliser d'autres cartes avec des labels de couleurs pour créer des sous en-tête à l'intérieur d'une colonne, ça m'aide à catégoriser la liste "Projets" par domaine (c'est utile car je supervise beaucoup de domaines, chacun avec de nombreux projets à la fois). Voici à quoi ressemble ma liste Projets :

Une fois par semaine je regarde chaque projet et je le passe en revue. Je vérifie :

1. Est-ce que j'ai encore besoin de ce projet ? Si il est terminé, je peux archiver la carte.
2. Y a-t-il un élément d'action ? Si non, je crée une nouvelle carte action correspondant à la prochaine tâche du projet (dans ma colonne "Éléments Réalisables"). Si le projet possède une dépendance vis à vis d’une tierce personne ou d’une autre équipe (voir plus bas la notation utilisée), je vérifie l’avancement auprès des personnes concernées afin d’apporter ma contribution si elle est nécessaire pour faire avancer le projet.

J’ai besoin de plus de 2 minutes pour compléter cette tâche?

En descendant dans la liste j'accède maintenant aux éléments qui sont réalisables et qui n'ont besoin que d'une étape pour être terminés. La question suivante est : "Est-ce que ça prend plus que deux minutes pour terminer ?".

Si la réponse est "non", alors d'après la méthode GTD je le fais immédiatement ! Ensuite vous pouvez archiver la carte et continuer votre journée. Ça fait du bien d'expédier de petites tâches afin de les enlever de vos préoccupations, ce qui est le cas lorsqu’il s’agit de répondre à des demandes rapides, payer une facture en-ligne, et ainsi de suite.

Si la réponse est "oui", alors il est temps d'assigner une personne et du temps pour compléter la tâche.

Est-ce que la tâche est pour moi ?

Certains éléments vont dans votre "Inbox", mais en fait ils ne sont pas sous votre responsabilité. Par exemple : "passer en revue les états financier trimestriel", est une tâche qui ne pourra être réalisée que quand l'équipe finance aura terminé la clôture trimestrielle et me l’enverra. Donc dans ce cas la prochaine action dépend de l'équipe finance, pas de moi.

Si une tâche doit être réalisée par quelqu'un d'autre, je crée une carte où je spécifie "En attente de [Machin]" et je la mets dans la liste "En attente". Je note à l’intérieur de qui la carte dépend. Quand je les passe en revue chaque semaine, je sais de qui dépend cette tâche et je peux m’entretenir avec les responsables si nécessaire.

Spécifier la date et l'heure ?

Nous venons de voir les éléments réalisables (les activités), ceux qui n'ont besoin que d'une seule étape, ceux qui ne durent pas plus de deux minutes et ceux qui me sont assignés. La dernière chose à savoir est : est-ce que ça doit être fait à un moment spécifique ?

Ce serait le cas avec par exemple: "Participer à la réunion du conseil d'administration le 17 juin". Note : l’activité "préparer la présentation du Conseil de juin" n'a pas besoin d'être exécutée à un instant précis, mais selon un délai spécifique (avant la réunion du conseil d'administration), c’est à dire n’importe quand en accord avec vos priorités et pendant votre temps de travail.

Si une activité doit être réalisée à un moment précis, sa place n'est pas dans Trello, mais plutôt dans mon calendrier. Pour m’aider à organiser mon emploi du temps, j'utilise un calendrier qui me permet d’être toujours au bon endroit au bon moment.

Mais si l'élément n'a pas besoin d'être effectué à un jour ou une heure précise, il appartient à la catégorie Action. Suivant la méthode GTD, ça signifie que l'élément est prêt à être fait n'importe quand, dès lors que vous avez terminé vos tâches en cours et que le moment est adéquat pour vous atteler à cette tâche (on parlera alors de “contexte” favorable).

Pour cela j'utilise la liste "Éléments réalisables", qui contient des tâches pré-mâchées et déjà planifiées avec lesquelles je peux travailler efficacement sans être distrait par le besoin de collecter ou traiter des informations.  

Afin d'être moi-même le plus efficace possible lorsque je crée la liste "Éléments réalisables", je détaille tout le contexte dont j'ai besoin dans la description de la carte. De cette façon quand j'ai une heure ou deux de disponible à mon bureau, je peux m'en occuper sans perdre du temps en cherchant des documents ou en essayant de me rappeler des détails essentiels. Par exemple voici un activité réalisable qui contient toutes les informations nécessaires :

Il n'y a plus qu'à s'y mettre

Quand j'ai lu "Getting Things Done", j'ai été conquis par cette approche et j’ai décidé d’appliquer la méthode GTD.. Avant Trello, cependant, je me débattais avec un ensemble de systèmes et de logiciels, aucun ne me correspondait vraiment.

Si vous êtes intéressés par la méthode GTD mais que vous avez des difficultés pour la mettre en pratique, je vous encourage à l'essayer. Implémenter la méthode GTD en utilisant Trello m'aide à rester organisé et à éviter les distractions. Mon approche peut ne pas vous correspondre parfaitement, vous devrez peut-être l’ajuster à votre flux de travail ou votre type d’approche.

Si vous l'essayez suivant un angle différent ou que vous avez des suggestions d'amélioration, faites m’en part, n'hésitez pas à donner votre avis dans les commentaires !