<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=44935&amp;fmt=gif">

Une myriade de méthodes d'organisation pour vos projets personnels

methode-organisation-travail

Regarder Netflix ou écrire une nouvelle? Sortir avec des amis ou réseauter sur Linkedin? Dormir ou coder? Pas facile de se décider (ou alors, c’est très facile: Netflix, sortir, dormir).

Les 35 heures de travail hebdomadaire paraissent s’allonger encore et toujours; certaines études montrent que 24% des actifs travaillent même en moyenne 52 heures par semaine.

Le temps nous glisse entre les doigts, et notre énergie s’échappe avec lui. Difficile dans ces conditions d’investir du temps dans un projet personnel malgré notre envie, sans avoir de bonnes méthodes d’organisation du travail. Des recherches ont pourtant montré qu’avoir des projets personnels améliore la performance au travail, favorise la créativité, l’inspiration et contribue à notre bien-être.

Et si vous aviez une méthode d’organisation du travail et de gestion de votre temps qui vous permette de mener à bien un projet personnel, alors que vous n’avez le temps de rien? Ç'a été ma mission ces dernières années, jonglant entre mon travail - que j’adore - et des projets parallèles qui me tiennent à coeur.

Voici les 6 étapes de ma méthode d’organisation pour faire en sorte de réaliser vos projets personnels même si vous n’avez pas le temps.

Inspirez vous de la méthode d’organisation préférée des startups

methode-organisation-travail-1

L’image ci-dessus provient d’Eric Ries, l’homme qui a rendu célèbre la théorie du développement de produit lean, un concept clef pour les meilleures startups et entreprises SaaS.

Lorsque je commence un nouveau projet, j’ai l’habitude d’imaginer ce dernier six mois plus tard à un stade de développement avancé que je pense raisonnable. Mais l’approche la plus efficace, c’est une méthode d’organisation lean.

Voici un extrait du Harvard Business Review:

Au lieu de s’embarquer dans des mois de planification et de recherche, les entrepreneurs lean partent du principe que tout ce qu’ils ont sous la main le premier jour, ce n’est rien de plus qu’un ensemble d’hypothèses non vérifiées - des paris, en somme. “Lean” signifie apprendre aussi vite que possible, et définir la prochaine étape à partir de ce que vous avez appris dans l’étape précédente. Et si votre projet ne concerne pas la création d’une startup dans votre temps libre, pas de soucis: utiliser la méthode lean d’organisation du travail est compatible avec n’importe quel projet personnel.

En voici les grandes étapes:

  1. Prenez votre super idée.
  2. Débroussaillez votre idée pour en avoir une vision claire.
  3. Élaborez une sorte de prototype, pour avoir un premier retour d’expérience.
  4. Mesurez et analysez.
  5. Apprenez.
  6. Alimentez votre idée avec les leçons apprises et recommencez le cycle.

Et voici en prime les grandes étapes d’un projet parallèle pour-de-vrai que je suis entrain de mener: 

  1. Je souhaite monétiser mon site en vendant des livres blancs sur le marketing.
  2. Est-ce que des personnes seront intéressés pour acheter mes livres blancs?
  3. Créer une landing page (Unbounce) et implémenter un système de paiement (Gumroad) pour un livre blanc sur le marketing qui n’existe pas encore.
  1. Mesurer le nombre de pré-commandes.
  2. Apprendre, en analysant l’idée initiale et l’intérêt des visiteurs, si c’est une bonne idée de projet parallèle pour générer des revenus.
  3. Décider quelle est la prochaine étape (peut-être que ça sera “Fonce”, ou alors “Fais un nouveau test!”).

Créez votre propre Roadmap

Grâce au développement Lean, vous avez désormais une super idée qui en plus a été validée par des données objectives! Vous êtes une source d’inspiration pour vos proches :)

Cela n’en reste pas moins un grand défi: un projet parallèle qui vous demandera sans doute plus de temps que la réserve de temps dont vous disposez. Ce qui rend la prochaine étape encore plus stratégique dans votre méthode d’organisation: après avoir définitivement fait votre choix sur le projet, tracez le cheminement de sa réalisation.

En termes techniques, on parle de “roadmap” ou feuille de route.

Vous commencez par visualiser votre objectif dans un futur proche, puis vous déroulez toutes les étapes nécessaires pour l’atteindre en revenant en arrière “jusqu’à aujourd’hui” (c’est un retour vers le présent). Pour ma part, l’une des méthodes d’organisation du travail qui m’a le plus aidé pour gérer mes différents projets est une approche Agile, qui n’est qu’une manière élégante de décrire “une approche qui permet d’avancer rapidement”. A partir de la définition des principes d’Agile découlent tout un tas de stratégies. Voici trois outils qui m’ont beaucoup aidé pour gérer mes projets:

1. Kanban

La méthode d’organisation Kanban vise à se concentrer exclusivement sur le travail en cours. Une fois qu’une tâche est complétée, vous passez à la suivante à partir du haut de la liste de backlog.

2. Scrum

Scrum est une méthode d’organisation qui divise un projet en “tronçons” qui sont autant d’itérations, et qui correspondent à des intervalles de temps dont la durée est fixée. Cela permet à l’équipe d’envoyer en production des actualisations de manière très régulière.

3. Sprints

Un concept de Scrum, le sprint est une courte période (idéalement moins de 4 semaines) pendant laquelle vous vous concentrez exclusivement sur une partie du projet et incluant la mise en production de cette partie.

Je suis un grand admirateur de ces trois méthodes d’organisation, et j’ai utilisé Kanban en particulier pour mes derniers projets personnels.

Trello est un outil idéal pour gérer vos projets suivant la méthode Kanban, je l’utilise pour gérer mes projets et accompagner leur avancement. Par exemple, un de mes projets concerne la publication tous les mois d’un contenu sur mon blog ainsi que l’envoi d’une newsletter. Une fois planifié sur Trello, c’est (presque) comme si c’était fait!

methode-organisation-travail-2

J’ai ajouté toutes mes idées de contenus dans la colonne de gauche avec une date de publication sur mon calendrier Trello afin de recevoir un email quand l’échéance approche. La colonne du milieu contient toutes sortes d’idées que je souhaite tester sur le blog (je dois encore appliquer la méthode lean pour chacune de ces idées!).

J’ai créé la troisième colonne en intégrant IFTTT, Pocket et Trello afin que tous les articles que j’ajoute en favoris soient enregistrés dans une colonne sur mon tableau Trello pour un envoi ultérieur dans ma newsletter.

Arrêtez de manger des grenouilles vivantes

methode-organisation-travail-3

“Mangez une grenouille vivante en vous levant, rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée !.” - Mark Twain

La fameuse citation de Mark Twain est devenue un grand principe pour améliorer ma productivité et mon workflow quotidien. Elle signifie qu’il faut se concentrer dès le matin sur les tâches les plus rebutantes ou difficiles, celles que l’on a le moins envie de réaliser. Cependant, je ne suis pas sûr que cela s’applique pour l’organisation des projets personnels. Moins il y a de “grosses grenouilles”, mieux c’est. Personnellement, je ressens une certaine appréhension si je dois affronter une tâche très ardue. Je suis moins excité à l’idée de commencer. Je me sens un peu submergé et cela m’empêche d’avancer, même si mes craintes sont peut-être infondées et la tâche peut prendre moins de temps que je ne le pense.

C’est pourquoi j’essaye de me passer le plus possible des “grosses grenouilles”. À la place, j’ai un tas de “petites grenouilles”.

En bref, divisez vos grandes tâches en de plus petites tâches. Je pense que n’importe quelle tâche peut être découpée en de plus petites tâches, et ce plusieurs fois, jusqu’à ce que cela corresponde à votre motivation ou votre temps libre.

Par exemple, si vous devez écrire un article de blog, commencez par écrire le titre. Si vous souhaitez coder une application, choisissez d’abord un bon livre sur le sujet (old school!). Si vous voulez sculpter un canoë en bois, faites d’abord de la place dans votre garage pour y stocker le tronc.

Multipliez-vous grâce à l’automation

Dans cette optimisation de mes méthodes d’organisation du travail, un des moments les plus “Wahou!” a été quand j’ai découvert l’existence d’un outil qui pouvait programmer mes messages sur les réseaux sociaux (j’ai tellement adoré que je travaille pour eux maintenant).

 Est-ce qu’il n’y aurait pas quelque chose que vous faites aujourd’hui, et qui pourrait être automatisé ou optimisé grâce à la technologie?

C’est une question un peu tordue, “vous ignorez ce que vous ne savez pas encore”. Pour prendre conscience de ces opportunités, cela vaut la peine de se tourner vers quelques sites de référence.

IFTTT et Zapier

Ces deux services connectent des applications entre elles, pour qu’une action quelque part (par exemple, la publication d’un tweet) déclenche une action autre part (par exemple, insérer le tweet en question dans un tableur).

Un avantage très appréciable de l’utilisation d’IFTTT et Zapier réside dans la découverte de nouveaux outils. IFTTT m’a permis de découvrir Buffer, Evernote et Pocket. Zapier m’a également permis de connaître de nombreux outils.

Tout cela grâce à leur page listant toutes les services connectés - IFTTT les appelle des channels, Zapiers des zaps.

methode-organisation-travail-4

methode-organisation-travail-5

Encore aujourd’hui, je m’aperçois que IFTTT est connecté à Medium, et je ne peux m’empêcher de commencer à imaginer toutes les manières cool d’intégrer Medium dans mes méthodes d’organisation. Par exemple, en créant des brouillons d’articles directement à partir de mes notes sur Evernote (génial, je vais essayer!).

Planification de Tweets, réseaux sociaux, alertes… ouf!

Voici un résumé de quelques tactiques d’organisation:

Réseaux sociaux (pour faire connaître votre projet)

Voici un moyen sympa de gagner du temps: vous souhaitez maintenir une présence constante et quotidienne sur les réseaux sociaux, mais vous n’avez que les samedi après-midi pour vous dédier à ce projet.

Paf, problème résolu! Les principaux outils de gestion des réseaux sociaux offrent des fonctionnalités de planification des posts, afin de publier sur Twitter, Facebook, Pinterest et autres que vous soyez ou non connecté.

J’utilise Buffer pour la planification de mes publications. J’adore leur système de file d’attente des posts, très intuitif et utile. Hootsuite, Sprout Social, et Meet Edgar sont d’autres alternatives très utilisées également.

Rappels d'événements (pour ne rien rater)

Dans le même esprit que la découpe de grandes tâches en activités plus petites, et la création de la feuille de route de votre projet, la gestion d’un calendrier et d’événements peut devenir une pierre angulaire de vos méthodes d’organisation du travail. Il y a un tas d’outils super qui peuvent vous aider.

En utilisant les dates d’échéance sur Trello, vous recevrez des emails de rappel lorsque la date fatidique approche.

Gmail dispose d’un outil calendrier très soigné qui affiche de petites notifications d’événements en bas à droite, très utile lorsque vous êtes en train de chatter sur Hangout au moment où vous devez basculer sur une autre tâche.

Alertes et notifications (suivez les tendances)

L’une des occupations qui me fait perdre un temps précieux consiste à errer sur le web sans but, même si je me justifie en me disant que je suis à la recherche de quelque tendance ou nouveauté. Mais il est beaucoup plus simple que les articles et les idées viennent à moi!

Google Alerts est un classique du genre, en vous permettant de dénicher pour vous et de vous envoyer des articles par email, s’ils contiennent les mots-clefs que vous choisissez.

Dans la même veine et tout aussi efficace, il y a Nuzzel, qui vous envoie un email quotidiennement avec les news les plus partagés par vos amis sur Twitter et Facebook. Mon petit conseil pour intégrer cette méthode d’organisation dans vos projets: créez un nouveau compte Twitter et Facebook, et suivez uniquement les personnes importantes par rapport à votre projet en cours. Puis connectez vos 2 comptes avec Nuzzel. Voilà! Des news personnalisées et ciblées juste pour votre projet.

Jamais d’échéance!

(et autres conseils bizarres à propos des objectifs)

À la longue, j’ai remarqué que les astuces qui s’appliquent pour les projets personnels parallèles ne sont pas les même que pour votre travail. En réalité, la plupart du temps c’est même l’inverse.

Les projets réalisés en parallèle suivent une méthode d’organisation du travail bien différente que le travail “ordinaire”. Ils ciblent une partie différente de votre cerveau et se fondent dans notre vie de tous les jours de manière bien particulière. De fait, ils obéissent à leurs propres règles.

Ma première règle #1: Si vous ne respectez pas votre échéance, pas de soucis.

C’est pour moi la règle la plus importante: pardonnez-vous! Ne respirez pas au rythme des échéances. Votre supérieur qui vous met la pression, c’est vous. Donc pas si vous ne voulez pas vous stresser, pas de problème. Je me remémore régulièrement ce principe. Je définis une liste annuelle d’objectifs, dont beaucoup deviennent des projets. Et sauf erreur, je ne les complète pas tous. L’an dernier, j’en ai mené à terme 33%.

Pas grave!

methode-organisation-travail-6

Les projets personnels doivent vous amuser, trop de pression vis à vis du respect des délais pourrait vous faire perdre l’envie de les réaliser.

Et vous?

Quels sont vos projets en cours? Dîtes nous en plus sur la manière dont vous gérez vos projets et vos méthodes d’organisation en laissant un commentaire. Vous pouvez aussi me retrouver sur Twitter. Racontez-moi tout!

 

Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

En Savoir plus!