Micro management vs leadership : comment responsabiliser son équipe ?

Si vous souhaitez que quelque chose soit bien fait, autant le faire vous-même, non ? Pas si vite… avec un tel état d'esprit, vous risquez de vous sentir surchargé et débordé. Vous gardez un œil sur la liste de tâches à faire de tous les membres de l'équipe. Vous vous mêlez des affaires de tout le monde. Vous êtes à trop d'endroits à la fois, pour ainsi dire. 

Ajoutez à cela que vous devenez votre pire cauchemar : un micromanager. 

Vous estimez que personne ne fera le travail correctement et vous êtes surchargé, puisque vous assumez le travail de l'équipe en plus du vôtre. Vous ne pouvez pas faire de pause, car tout ce qui pourrait mal tourner en votre absence va mal tourner (selon vous). La rancœur s'accumule, pour vous et vos coéquipiers, et votre travail perd en qualité à mesure que vous vous dirigez droit vers le burn-out. Les dates limites filent. Le travail s'amoncèle. Votre équipe se lasse de votre micro management, et sa satisfaction, son implication au travail, ses performances ainsi que sa productivité commencent à en pâtir.

Cela peut sembler exagéré, mais c'est une réalité dans bien trop d'entreprises. Selon l'enquête Pulse d'Officevibe, un employé sur cinq ne pense pas avoir la liberté suffisante pour décider de comment faire son travail.

Le moment est venu de laisser les membres de votre équipe faire ce pour quoi ils ont été recrutés. 

Attribuez-leur des tâches, montrez-leur comment faire et évaluez le résultat final. S'il ne vous convient, expliquez-leur comment faire leur travail correctement au lieu de microgérer ou de le faire vous-même. Responsabilisez-les en leur faisant confiance. Donnez-leur de l'autonomie, du contrôle et une raison d'être.  

Vous devez tenir votre équipe responsable sans la microgérer (pour votre bien, celui de l'équipe, mais aussi pour le succès de l'entreprise). Voici pourquoi c'est important et comment vous y prendre. 

La responsabilisation de l'équipe est primordiale

Une équipe responsable, c'est une équipe en laquelle vous avez confiance. Pour tenir quelqu'un responsable, vous devez lui confier une mission. 

La confiance, c'est formidable et c'est aussi la meilleure des motivations. 

En fait, les bons résultats sont liés à la responsabilisation. Les équipes (et les entreprises) ultra performantes intègrent souvent la culture de la responsabilisation à leurs piliers organisationnels. Les meilleurs leaders développent une telle culture dans leur équipe afin d'atteindre les objectifs qui leur sont fixés.

Examinons cela en détail. 

Si l'on vous fait confiance pour trouver la solution à un problème, c'est vous le héros de l'histoire. Vous bénéficiez des trois leviers essentiels au travail : l'autonomie, le contrôle et la raison d'être. Vous portez le flambeau et avez la responsabilité et le devoir de faire tout votre possible pour obtenir les meilleurs résultats et offrir une victoire à l'équipe.  

Pourquoi la responsabilisation est-elle un puissant facteur de motivation ? Parce que vous vous engagez envers les autres et vous-même. L'enjeu n'est pas seulement votre réputation, mais aussi la confiance que vous inspirez, votre crédibilité et votre capacité à faire le travail correctement et dans les délais impartis.  

On vous a donné une responsabilité, et vous serez tenu responsable du résultat, bon comme mauvais. Et c'est là tout le nœud du problème. 

Le revers de la responsabilisation

Tenir les membres de l'équipe responsables est l'une des actions les plus importantes qu'un bon leader peut entreprendre. Il est facile de mettre à l'honneur les membres de l'équipe garants d'un projet fructueux. Rassemblez-vous, communiquez la bonne nouvelle et célébrez !

Mais qu'en est-il lorsque les leaders doivent tenir les membres de l'équipe responsables de leurs échecs, défaites ou erreurs ? Les choses se compliquent, et c'est à cela que l'on reconnaît les grands leaders. 

En fait, les recherches de la Harvard Business Review ont montré que 46 % des 5 400 hauts dirigeants aux États-Unis, en Europe et en Asie ont indiqué que « les gens ne sont pas suffisamment tenus responsables lorsqu'ils ne respectent pas leurs engagements ». Après tout, personne n'aime jouer au « policier » ou être le « messager porteur de mauvaises nouvelles ». Mais ce rôle est essentiel. 

Alors, comment tenir votre équipe responsable ? Pour le comprendre, examinons d'abord à quoi ressemble la responsabilisation d'une équipe au quotidien.

Qu'est-ce que la responsabilisation d'une équipe ?

Lorsqu'ils sont tenus responsables, les employés connaissent clairement leur rôle et leurs responsabilités. Ils comprennent ce qu'on attend d'eux et ont les moyens d'atteindre, voire de dépasser, ces attentes. Il en va de même pour les équipes, les services et les entreprises. Vous voyez donc pourquoi les équipes responsables et les performances sont inextricablement liées. 

Responsabiliser votre équipe implique que les employés respectent les dates limites, comprennent et suivent les règles de l'entreprise, et atteignent les objectifs. Ils sont encouragés à travailler de manière indépendante et en équipe avec des objectifs personnels, communs et d'entreprise. Ils célèbrent les victoires et les opportunités en équipe. Mais ils partagent aussi les erreurs, les leçons tirées et les responsabilités en équipe.

Le plus grand défi

Responsabiliser quelqu'un, ce n'est pas le pointer du doigt ou le blâmer pour ses erreurs. Ce n'est pas non plus le punir.

Les membres de l'équipe responsables reconnaissent et assument la responsabilité de leurs actions et de celles de l'équipe, y compris en cas de réussite, d'échec ou d'erreur. Ils assument également les conséquences qui en découlent. Ils connaissent leurs engagements et comprennent parfaitement le rôle qu'ils ont joué dans leur respect (ou leur non-respect). 

Ils doivent tenir leurs promesses. 

On leur a confié une tâche. S'ils ne respectent pas les attentes ou objectifs fixés, les membres de l'équipe responsables reconnaissent et assument cette responsabilité et s'efforcent de faire mieux la prochaine fois (encore une autre motivation).

Que se passe-t-il lorsque personne n'est tenu responsable ?

Imaginons que vous deviez faire en sorte qu'une date limite soit respectée pour un projet et que l'avez manquée.

Si personne ne vous tient responsable, pas même vous-même, comment rester motivé et impliqué pour la prochaine échéance ? 

En quoi le manque de responsabilisation impacte-t-il votre raison d'être et votre motivation ? À plus grande échelle, qu'est-ce qui maintiendrait l'engagement et la productivité au sein de votre équipe, votre service ou votre entreprise si les erreurs et les échecs n'étaient pas assumés collectivement ou individuellement comme le sont les réussites ? 

Pensez-y un instant.

Instaurer la responsabilisation dans la culture de votre entreprise

Pour rappel, les employés responsables reconnaissent et assument la responsabilité de leurs propres actions. Les équipes responsables assument leurs responsabilités, y compris les échecs et les leçons tirées, ensemble. Elles apprennent de leurs erreurs et avancent ensemble dans un esprit d'amélioration.

Alors, comment instaurer la responsabilisation dans la culture de votre entreprise ?

Définissez des engagements, des lignes directrices et des responsabilités clairs

Si responsabiliser une équipe consiste à faire confiance à ses membres pour tenir leurs engagements, faites connaître ces engagements, ces règles, ces responsabilités et ces résultats ! 

C'est la première étape essentielle, mais c'est aussi celle qui est souvent négligée. L'étude de Partners in Leadership sur la responsabilisation au travail a pointé du doigt une « crise de la responsabilisation ». Les chercheurs ont constaté que « 85 % des participants ont indiqué qu'ils n'étaient même pas sûrs des objectifs de leurs organisations ».

Comment les membres de l'équipe peuvent-ils être tenus responsables – ou avoir le sentiment d'avoir du contrôle, de l'autonomie et une raison d'être – s'ils ne savent pas ce dont ils sont responsables ? Connaissent-ils leurs engagements et ce que l'on attend d'eux ? Les lignes directrices et objectifs applicables à votre équipe, votre service et votre entreprise ? Savent-ils en quoi leur travail contribue à la réussite collective de l'organisation ?

Posez-leur la question ! 

En équipe, discutez de vos responsabilités et objectifs communs et individuels, et prenez-en note. Partagez-les durant les réunions d'intégration des nouveaux venus et durant les réunions d'équipe. Rappelez aux employés leurs engagements et responsabilités lorsque cela s'avère nécessaire. Dites à votre équipe quand elle répond (ou non) à vos attentes et soyez spécifiques en précisant pourquoi, pourquoi pas et comment elle pourrait s'améliorer.

En tant que manager, votre travail consiste en partie à comprendre les engagements de votre équipe et à savoir comment chacun de ses membres peut prendre des engagements qui concordent avec ceux de l'équipe. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend clairement ce que l'on attend de lui. Cela vaut pour son comportement au sein de l'équipe et au nom de celle-ci, mais aussi pour chaque projet, tâche et résultat.  

Par exemple, si un membre de votre équipe est responsable d'un futur projet avec de multiples livrables et dates limites, vous êtes tenu de vous assurer qu'il sait ce que l'on attend de lui et qu'il dispose des outils nécessaires pour réussir. Profitez-en pour indiquer clairement ce que l'on attend des membres de l'équipe et vous assurer qu'ils comprennent les conséquences (et peuvent les assumer). 

Les membres de l'équipe doivent être tenus responsables des conséquences, le cas échéant. J'espère qu'ils se responsabiliseront d'eux-mêmes, mais cela peut évoluer avec le temps à mesure que la culture de la responsabilisation prend racine.

Évoluez ensemble grâce aux leçons tirées, aux victoires et aux erreurs

Vous pouvez tirer des leçons de chacune de vos victoires, défaites ou erreurs. Apprenez de vos erreurs. N'en ayez pas peur ! Communiquez avec votre équipe sur les problèmes à mesure qu'ils surviennent. 

Considérez ces leçons comme un feedback constructif. À l'inverse des « mauvais » feedbacks qui peuvent décourager votre équipe et mettre à mal son implication, le feedback constructif est en mesure de la booster. 

Par exemple, imaginons qu'un membre d'une équipe créative partage un contenu. Vous pourriez ne mentionner que les erreurs et le renvoyer à sa planche à dessin contrarié, énervé, voire démotivé. 

Ou vous pourriez parler des points positifs et donner un feedback constructif sur les choses à améliorer. C'est ce mélange de commentaires positifs et constructifs qui va le motiver. Il va se sentir impliqué et satisfait d'avoir bien fait son travail, mais il va aussi apprendre quelque chose de nouveau. Il va se perfectionner dans son métier grâce à votre aide.

Cela vaut aussi pour responsabiliser votre équipe sans la microgérer. 

Tirez des leçons de chaque victoire, erreur ou défaite, et servez-vous-en pour développer une culture de la responsabilisation dans votre entreprise. Rassemblez les informations et partagez-les lors d'une réunion avec votre équipe après chaque projet. 

Notez ce qui a fonctionné, faites des éloges lorsque cela s'avère nécessaire et consignez les améliorations possibles. Attribuez des responsabilités, fixez des dates limites et définissez des attentes. Vous pouvez même demander aux membres de l'équipe de signer pour montrer qu'ils comprennent ce que l'on attend d'eux. Ainsi, lorsque vous les tenez responsables pour avoir (ou non) respecté leurs engagements, vous pouvez vous approprier les leçons et apprendre ensemble. 

Vous n'allez pas seulement améliorer vos résultats futurs, mais aussi montrer que vous prenez vos engagements au sérieux et que vous allez tenir les membres de l'équipe responsables, quel que soit le résultat.

Augmenter (ou diminuer) le degré de responsabilité

Pouvoir tenir votre équipe responsable sans la microgérer implique en partie de comprendre quand vous devez agir et dans quelle mesure, selon la gravité de la situation. Chaque action doit être suivie d'une réaction et de conséquences adaptées. 

C'est naturellement le domaine dans lequel trop de leaders ne parviennent pas à se montrer fermes lorsque cela s'avère nécessaire, selon la HBR.

Jonathan Raymond, coach en management, a créé une méthode utile qu'il a appelée le « cadran de la responsabilité » dans son livre intitulé Good Authority: How to Become the Leader Your Team Is Waiting for.

Selon cette méthode, la gravité des conversations augmente en fonction des comportements observés par le manager et des résultats atteints par tous les managés. 

Par exemple, si les performances d'un membre de l'équipe ont chuté ces derniers temps, le manager pourrait lui en toucher un mot pour voir si tout va bien. L'invitation est l'occasion pour le manager de sensibiliser la personne à un problème et de lui faire une piqûre de rappel concernant ses responsabilités. Voyez cela comme une possibilité d'agir ensemble. Examinez vos objectifs communs et identifiez les réalignements possibles pour aller de l'avant. 

La conversation est un entretien individuel plus sérieux sur le non-respect d'engagements spécifiques. Suggérez des moyens constructifs pour aller de l'avant en responsabilisant davantage la personne et en fixant ensemble des objectifs SMART avec des check-ins réguliers.

Plus la situation s'aggrave, plus le cadran de la responsabilité tourne. 

La frontière définit les performances à atteindre dans un délai particulier afin de remédier au problème et d'améliorer les résultats. La limite est la dernière chance pour cet employé d'assumer la responsabilité de ses actes ou d'améliorer ses résultats.

Améliorez les performances de votre équipe avec la responsabilisation

En fin de compte, responsabiliser les membres de votre équipe dans les bons moments, comme dans les mauvais, va améliorer leurs performances. Cela va leur montrer que vous leur faites confiance, que vous prenez leur travail au sérieux et que vous appréciez leur contribution. 

Micro management et leadership sont deux postures bien différentes. Découvrez comment rendre votre équipe plus autonome, responsable et épanouie !