6 astuces pour que la mise en place du télétravail dans l’entreprise soit une réussite

Avis à ceux qui sont à la traîne: le télétravail est arrivé dans l’entreprise, il gagne petit à petit du terrain, et vos employés n’en sont que plus heureux. Quelle que soit l’étendue de son application (de quelques jours par mois à la gestion d’une équipe entière distribuée à distance), la mise en place du télétravail dans l’entreprise doit suivre quelques principes pour bien fonctionner.

Chez Trello, tout a commencé avec une petite équipe située dans un bureau à New York. En 2013, nous avons commencé à mettre en place le télétravail dans l’entreprise et 4 ans plus tard, le nombre de travailleurs à distance a largement dépassé celui des personnes qui travaillent au siège de l’entreprise et concerne aujourd’hui 65% des collaborateurs.

Pour répondre à une telle transformation du lieu de travail des employés nous avons dû nous adapter: comment (et quand) nous travaillons, où, mais aussi comment nous communiquons, et (très important!), comment est-ce nous entretenons nos liens sociaux à distance.

Cela a conduit à de profonds changements sur notre manière de travailler au siège à New York afin d’intégrer nos collaborateurs à distance.

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Si vous souhaitez mettre en place le télétravail dans votre entreprise ou que c’est déjà le cas, mais vous faites face à des difficultés à mesure que les équipes augmentent, voici quelques astuces vécues et approuvées pour faire en sorte que les employés qui travaillent à distance ne se sentent pas si… distants.

Règle numéro 1: l’individu est plus important que la machine

Quel est le ciment qui consolide une équipe distribuée de télétravailleurs? L’empathie. Qu’importe la situation, tout part du principe de prêter attention à ses collègues lointains et de démontrer de l’empathie: que ce soit vis à vis de leur expérience professionnelle, de leurs ressentis vis à vis de leur intégration (ou manque d’intégration), ou de leur contexte personnel.

De nombreuses raisons peuvent motiver les personnes à vivre dans une ville différente de leur lieu de travail. Parfois à cause du travail de leur conjoint afin de ne pas s’éloigner de leur famille, ou à cause des contraintes que la situation géographique du bureau implique (par exemple, oublier la maison et le grand jardin pour aller vivre à New York).

“New York n’est pas faite pour tout le monde. Il faut savoir distinguer le fait de ne pas supporter la quantité de détritus dans les rues l’été à New York et les compétences professionnelles utiles pour le succès de l’équipe et de l’entreprise.”

- Emily Chapman, Technical Account Manager, NYC (auparavant télétravailleuse à Atlanta, GA)

Une astuce pour vous aider à mettre en place le télétravail dans votre entreprise: si vous travaillez hors de vos bureaux, essayez de travailler depuis chez vous quelques jours pour mieux comprendre par quoi vos collègues sont passés et ce à quoi ressemble un de leurs jours typique.

Vous comprendrez mieux les éventuels problèmes de communication et leur contexte. En plus, finis les embouteillages pour partir au boulot et en revenir. Yeah!

Il y a un autre bénéfice à démontrer de l’empathie au travail: c’est une qualité qui contribuera à améliorer votre succès dans le développement de nouveaux produits. Si vous n’êtes pas capable de comprendre la situation de votre collègue, comment pouvez-vous comprendre les difficultés de vos clients à utiliser votre produit? Être à l’écoute des retours de vos utilisateurs est fondamental pour créer un produit efficace et définir les bonnes priorités de votre roadmap produit, et l’empathie est à la base de ce processus.

Règle numéro 2: Évitez les réunions surprises

Ce conseil vaut pour toutes les entreprises, pas seulement celles qui souhaitent mettre en place (ou qui ont déjà mis en place) le télétravail. Traverser l’entreprise jusqu’au bureau de votre collègue avec la ferme intention de prendre des décisions importantes est une grande erreur de communication:

1. Une fois close la discussion, vous oublierez tout. Les décisions (et leur raison d’être) ne sont ni documentées ni accessibles et présentent donc un grand risque d’être totalement oubliées.
2. Ce type d’entretien surprise est particulièrement néfaste pour la productivité de votre collaborateur, qui va perdre sa concentration en sombrant dans les mers obscures du multitâche.

Prenons l’exemple d’une équipe de trois personnes, dont une en télétravail. Si les deux personnes en entreprise en profitent pour prendre des décisions entre eux pour simplement les communiquer ensuite à leur collègue, non seulement ce dernier n’a aucune chance de participer à la discussion avant qu’un consensus soit trouvé, mais en plus il aura le sentiment d’être laissé de côté. Et il est, de fait, mis de côté.

Bien sur, on ne peut pas se passer de toutes les réunions surprises (c’est normal!). La clé pour que cela fonctionne bien avec la mise en place du télétravail dans l’entreprise, c’est l’accessibilité. Si vous avez besoin d’une rapide mise au point, privilégiez la visioconférence ou utilisez une salle de discussion publique où tout le monde pourra accompagner les échanges.

 “Éviter les conversations individuelles permet non seulement d’échanger avec plus d’honnêteté mais surtout d’impliquer les collaborateurs à distance et de nous donner tous les éléments importants nécessaires pour prendre les meilleures décisions à niveau personnel et professionnel.”

- Ryan Sorensen, Growth Team Lead, Trello, Los Angeles, CA

Si à la lecture de ces quelques lignes vous vous surprenez à penser “C’est bizarre”, ou “Se déplacer jusqu’au bureau de mon collègue pour lui poser une question, c’est ce que j’ai toujours fait”, alors vous avez encore du chemin à parcourir avant de mettre en place le télétravail dans votre entreprise. Essayez de suivre cette méthode. Laissez-vous une chance d’évoluer, vous et votre équipe. Peut-être même que vous allez vous rendre compte que vos collègues apprécient de ne plus être constamment dérangés!

Règles numéro 3: si une personne est en visioconférence, alors tout le monde l’est aussi!

Si votre solution à la règle numéro 2 c’est de dire: “Pas de problème. On fait la réunion dans la salle de conférence et on affiche sur le grand écran les conférences avec les télétravailleurs”, vous allez au devant de gros ennuis.

Lorsque plusieurs personnes sont assises autour d’une table, chacun peut analyser et interpréter le comportement non verbal des autres et visualiser lorsque quelqu’un s’apprête à parler. Ce type de micro-interactions est crucial pour une communication fluide pendant la réunion. Les collaborateurs à distance dont les visages apparaissent en grand sur l’écran ne peuvent pas clairement distinguer les individus présents dans la salle de réunion.

Quelques difficultés:

• Si les travailleurs à distance souhaitent soulever un problème ou poser une question, pas facile pour eux de s'immiscer dans la conversation avec délicatesse.
• S’il arrive quelque chose de drôle qui provoque l’hilarité des personnes présentes, ceux qui se trouvent à distance se sentent exclus.
• Il est difficile pour eux d’entendre ceux qui parlent doucement.
• En cas de latence de la vidéo, l’expérience vécue par les collaborateurs en visioconférence sera différente de celle vécue par les personnes présentes physiquement.

Les employés à distance vont dépenser plus d’énergie pour accompagner la réunion, ce qui diminue d’autant leur capacité à contribuer.

“Forcer chacun à utiliser son propre PC pour participer aux réunions (même lorsque plusieurs collègues sont côte à côte) permet que tout le monde soit logé à la même enseigne. Sans cela, on aurait tendance à discuter sans cesse entre nous en excluant ceux qui travaillent à distance”

- Dan Lew, Android Developer, Minneapolis, MN

Lorsque tout le monde s’assoit à son bureau pour participer à la visioconférence, l’équilibre est rétabli. Tout le monde visualise distinctement le visage de chacun, et la distribution de la parole est plus équitable. Bien sûr, au début nous ne suivions pas toutes ces pratiques.

La première fois, les employés au siège de Trello trouvaient cela bizarre de s'asseoir chacun devant son PC pour participer à une réunion d’entreprise. Désormais, nous n’imaginons pas que cela puisse se passer autrement. Les réunions sont beaucoup plus cool lorsque tout le monde bénéficie du même traitement.

Règle numéro 4: La communication est asynchrone. Il faut s’y faire.

La mise en place du télétravail dans l’entreprise peut éventuellement conduire à devoir gérer une équipe de travail distribuée sur différents fuseaux horaires. Par exemple, l’équipe marketing de Trello est divisée entre Los Angeles, Chicago, Houston, Boston, New York City, Rio de Janeiro, São Paulo, Barcelone, Tokyo et le Canada. Ce sont 5 pays situés dans 5 fuseaux horaires différents. Et croyez-le ou non, nous sommes une équipe bien soudée qui mène à bien ses projets jusqu’au bout. Et cela signifie prendre en considération le fait que certains travaillent dur pendant que d’autres sont en train de dormir paisiblement.

L’une des nouvelles règles imposées par le télétravail, c’est qu’il n’est pas possible de prendre de décisions à la dernière minute. Si vous avez besoin d’éléments pour prendre une décision, faites en sorte d’anticiper suffisamment votre projet pour avoir tout ce dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin. Vous ne pouvez pas compter sur vos collègues à la minute même, parce qu’ils sont peut-être dans leur lit lorsque vous travaillez.

Vous craignez que cela alourdisse votre charge de travail? Au contraire, la communication asynchrone est plus efficace. Les réunions sont prévues à l’avance, généralement à un jour et horaire fixe où tout est mis sur la table avec l’ensemble de l’équipe. Cela permet d’en finir avec ces réunions de coin de table qui excluent les travailleurs à distance tout en interrompant vos collègues dans leur concentration.

“La mise en place du télétravail dans l’entreprise passe par la valorisation du travail effectué avant tout. On fait confiance aux gens pour travailler dans un environnement optimal et au meilleur moment pour donner le meilleur d’eux-même.”

- Stella Garber, Head of Product Marketing, Trello, Chicago, IL

Règle numéro 5: la machine à café n’a plus l'apanage pour tisser des liens sociaux

Bien sur, partager un même local est forcément synonyme de rencontres et de discussions amicales autour de la machine à café ou dans la cuisine, à raconter votre dernier week-end.

C’est un comportement tout à fait normal dans un espace de travail partagé où règne une bonne ambiance.

Mais ce n’est pas la seule manière de tisser des liens sociaux entre les employés lorsque certains pratiquent le télétravail. Ces derniers adorent également discuter et sortir! N’oubliez pas qu’ils sont probablement assis devant leur ordinateur toute la journée ou dans un espace de co-working, et leur envie de socialisation est d’autant plus grande.

Comme la communication de l’entreprise est plus intentionnelle avec la mise en place du télétravail, il peut être intéressant de prévoir des moments de socialisation dans l’agenda comme des activités de team building à distance. Vous pouvez facilement remplacer la contribution “socialisante” de la machine à café en prévoyant des moments spécifiques de visioconférence dont l’objectif ne sera pas purement professionnel.

Tisser des liens personnels avec vos collègues à distance facilite également votre collaboration professionnelle.

La socialisation passe aussi par des applications de chat comme Slack. Accepter que les employés échangent des images de leurs enfants, de leurs vacances ou de leur chat fait parti du processus d’adaptation à la mise en place du télétravail dans l’entreprise. Ces derniers peuvent aussi créer des canaux de discussions sur leurs activités, les tendances technologiques ou l’actualité. Toutes ces expériences aident à souder l’équipe malgré l’éloignement géographique.

"Lorsque nous avons organisé une sortie à la plage au siège de Trello, nous avons encouragé tout le monde a prendre un jour de repos pour partir à l’aventure. Il est possible d’organiser des activités sans les travailleurs à distance, pour peu qu’on les inclut d’une manière ou d’une autre en faisant preuve d’un peu de créativité - c’est même bénéfique pour eux aussi."

- Leah Ryder, Content Marketing Lead, Victoria, BC

Règle numéro 6: choisissez les bons outils

La mise en place du télétravail dans les entreprises n’est rendue possible que grâce aux avancées technologiques: rapidité de la connexion internet, meilleures plateformes de visioconférence, programmes plus matures… il est important d’utiliser le meilleur de la technologie à bon escient pour une stratégie qui fonctionne.

“Les outils doivent être efficaces. Que ce soit l’interface de chat, l’outil de visioconférence, quelle que soit la nécessité. Il est primordial de s’assurer que la communication soit efficace à tous les niveaux.”

- Lydia M, Recruiter, NYC

 

La meilleure manière de traiter ce problème est de suivre les recommandations de vos employés pour identifier les outils qui leur semblent les plus adaptés pour communiquer, accompagner leur efficacité, et évoluer. Les meilleurs outils sont ceux qui permettent de résoudre les problèmes des gens.

Voici quelques outils que nous avons adopté pour mettre en place le télétravail chez Trello:

• Zoom:

  Un excellent outil de visioconférence, peut-être la clé de voûte pour construire une culture de télétravail efficace dans l’entreprise. Nous en avons testé une pléthore, et Zoom nous est apparu comme l’outil le plus stable soumis aux aléas des connexions internet.

  Confluence:

  Confluence est un outil qui permet de diffuser une information sous forme de Wiki interne. C’est une manière efficace de publier de grandes quantités d’information de tout type, règlements de l’entreprise, documents stratégiques ou encore notes internes destinées à l’ensemble des employés. Parmi les fonctionnalités utiles on peut citer la possibilité de commenter, de répondre et de formater le texte.

  Trello:

  Lorsque vous voulez accompagner l’avancement quotidien des projets, avoir un aperçu rapide de l’évolution du statut des activités en cours, ou encore stocker au même endroit tous les documents importants, c’est Trello qui entre en jeu. L’information est accessible en continu à toute heure de la journée et de la nuit, ce qui est pratique lorsque l’équipe de travail est distribuée aux quatres coins du globe. Trello ne serait d’ailleurs pas aussi convivial si nous n’étions pas adepte du dogfooding.

  Slack:

  Les conversations quotidiennes n’ont pas disparu, mais elles sont désormais numériques. L’intérêt du chat, c’est de pouvoir conserver l’historique des conversations pour les personnes absentes. Il permet également que plus de personnes participent car ils ne sont pas limités géographiquement, même si vous êtes dans la cuisine par exemple. Les caractéristiques “sociales” de Slack comme les emojis sont chouettes pour enrichir la communication lorsque l’entreprise met en place le télétravail.

 “En tant qu’entreprise, nous travaillons pour aider les utilisateurs à élargir leur vision en utilisant Trello, et la caractéristique internationale et distribuée de nos équipes qui utilisent Trello au quotidien est fondamentale pour valider si nous allons dans la bonne direction, en tant que premiers utilisateurs de notre propre outil.”

- Jakub Misterka, Front End Developer, Chicago, IL

Si vous utilisez Trello pour la gestion de vos projets, sachez qu’il peut s’intégrer à Slack.

Choisissez le programme de visioconférence qui vous semble le plus fluide à l’utilisation, et le software de chat en ligne qui simule le mieux un véritable bureau. Après tout, l’essentiel de la communication aura lieu via vidéo et chat.

Pour les curieux, cet infographie regroupe d’autres outils que nous utilisons dans le cadre du télétravail en entreprise en plus des quatres cités ci-dessus.

Quelques astuces pour un télétravail réussi:

Voici un résumé des meilleures pratiques pour mettre en place le télétravail dans votre entreprise:

• Toutes les réunions doivent être virtuelles. Planifiez-les en avance, de manière à ce que tout le monde puisse participer et que vous puissiez disposer de comptes-rendus de réunion.
• Insérez le lien de la visioconférence dans l’invitation qui sera envoyé à tout le monde pour éviter la panique sur le chat dans les minutes qui précèdent la réunion. Et si vous avez besoin d’un calendrier pour gérer vos activités en ligne, pensez au Power-Up calendrier de Trello.
• Structurez vos réunions suivant des processus solides afin que tout le monde puisse suivre et participer sans difficulté, peu importe la localisation de chacun.
• Considérez par défaut que les personnes sont bien intentionnées dans leur communication. Les tons et les nuances ne sont pas aussi perceptibles sur le chat que dans une visioconference. En partant du principe que vos collègues sont toujours animés d’une bonne intention, vous éviterez les conflits qui peuvent survenir à la suite d’un malentendu.

Inutile de mentionner que ces principes fondamentaux de la communication à distance ne se limitent pas au contexte de la mise en place du télétravail dans une entreprise. Vous pouvez suivre ces pratiques et les intégrer dans la culture de votre entreprise si vous souhaitez créer un environnement positif qui favorise une bonne communication s’appuyant sur des outils numériques.

N’hésitez pas à partager votre expérience et vos conseils si vous êtes un adepte du télétravail, qu’il soit permanent ou concerne seulement quelques jours par mois, ou encore si vous avez l’habitude de vous communiquer avec des collègues situés loin de votre bureau.

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